3. Организация работы с документами в подразделениях

3. Организация работы с документами в
подразделениях

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации Ивановской области или его заместителями, направляются для исполнения только через канцелярию управления делопроизводства и контроля.

3.2. Прием и учет поступивших в подразделение документов осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении. Документы, поступившие из других организаций непосредственно главе администрации Ивановской области, заместителям главы администрации или в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию управления делопроизводства и контроля.

3.3. В структурном подразделении учет поступления документов ведется по регистрационно - контрольным карточками и в журналах регистрации.

Копии поручений подлежат учету у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

3.4. О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.

3.5. Рассмотрение документов производится руководителями, как правило, в день их поступления.

Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

3.6. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, о чем ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении делает соответствующие отметки в системе электронного документооборота.

3.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении фиксируются ответственным за ведение делопроизводства как в РКК системы электронного документооборота, так и в распечатанной регистрационно - контрольной карточке.

Информация о ходе и результатах исполнения документов представляется в отдел контроля управления делопроизводства и контроля исполнителями документов.

3.8. Руководители структурных подразделений аппарата администрации Ивановской области обеспечивают:

- оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

- сбор и обработку необходимой информации,

- подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение) руководством администрации области,

- своевременное представление копии резолюции в отдел контроля,

- подготовку документа к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на копирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

Вся необходимая информация заносится ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в регистрационно - контрольные карточки.

3.9. При необходимости оперативного решения вопросов, исполнитель, без составления дополнительных документов делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.10. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация о поступивших в подразделения документах и регистрационно - контрольные карточки документов хранятся у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении 5 лет.

3.11. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в канцелярию управления делопроизводства и контроля для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.12. При составлении и оформлении документов сотрудники структурных подразделений аппарата администрации области руководствуются настоящей инструкцией и приложениями N 1-13 к ней.