Приложение. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области

Приложение

к распоряжению

главы администрации

Ивановской области

от 22 декабря 2003 г. N 1658-р

Инструкция по делопроизводству
в аппарате администрации Ивановской области

С изменениями и дополнениями от:

24 января 2007 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (далее именуется - инструкция) определяет порядок работы с документами в аппарате администрации Ивановской области (далее именуется - аппарат администрации) и разработана с учетом положений инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Российской Федерации и типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.2. Делопроизводство в аппарате администрации организуется с использованием системы электронного документооборота (далее именуется - СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации возлагается на их руководителей.

1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях назначается ответственный из числа сотрудников за ведение делопроизводства, который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в подразделении.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата администрации, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в электронной базе;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов,

- ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление делопроизводства и контроля;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленными в подразделении и по электронной почте;

- организация использования в подразделении средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка заявок на получение, учет и выдача в подразделении канцелярских принадлежностей.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции в аппарате администрации осуществляется управлением делопроизводства и контроля.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием проектов документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения соответствующих заместителей главы администрации области или руководителя аппарата администрации области.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений аппарата администрации обязаны передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается в управление делопроизводства и контроля. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата администрации и начальник управления делопроизводства и контроля.

1.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется пресс - центром администрации Ивановской области или по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата администрации области.

1.13. Экземпляр настоящей инструкции выдается руководителям структурных подразделений аппарата администрации области для ознакомления сотрудников под расписку.

1.14. Сотрудники аппарата администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.15. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей инструкции.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в аппарат администрации Ивановской области корреспонденции производятся в централизованном порядке канцелярией управления делопроизводства и контроля. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником управления делопроизводства и контроля.

2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в канцелярии управления делопроизводства и контроля с вводом информации о них в СЭД. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер, количество листов приложения.

На регистрируемый документ составляется регистрационно - контрольная карточка (далее - РКК, приложение N 1) в системе электронного документооборота, которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатывается регистрационно - контрольная карточка документа, которая вместе с документом направляется по назначению.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе не менее 5 - ти лет.

2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией управления делопроизводства и контроля в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы администрации Ивановской области

Документы, направленные на имя главы администрации Ивановской области передаются в приемную руководителя аппарата администрации для подготовки проекта резолюции главы администрации или, в его отсутствие, лица, исполняющего его обязанности.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются канцелярией исполнителям под расписку в журнале регистрации с указанием даты вручения, фамилии, инициалов имени и отчества, а также наименования должности.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию управления делопроизводства и контроля.

2.5. Федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, зарегистрированные в канцелярии направляются в юридический отдел аппарата администрации Ивановской области для подготовки проекта соответствующей резолюции главы администрации области и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для представления их главе администрации области.

Документы с резолюцией главы администрации Ивановской области направляются канцелярией соответствующим исполнителям.

2.6. Постановления Законодательного Собрания Ивановской области, зарегистрированные в канцелярии, передаются полномочному представителю главы администрации Ивановской области в Законодательном Собрании Ивановской области для подготовки проекта резолюции главы администрации и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для представления их главе администрации области.

2.7. Копии документов с поручениями главы администрации области направляются канцелярией соответствующим исполнителям и в отдел контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации области для организации контроля за их исполнением.

2.8. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы) направляются в отдел по работе с обращениями граждан.

2.9. Документы, поступившие во исполнение поручений главы администрации Ивановской области или его заместителей, направляются непосредственно руководителям структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенным к сферам их ведения.

2.10. Договоры, соглашения, доверенности, подписанные главой администрации области подлежат регистрации и хранению в канцелярии управления делопроизводства и контроля. Регистрационные номера договоров (соглашений) и иных документов, составленных двумя и более организациями состоят из регистрационных номеров документа каждой организации и проставляются через косую черту.

2.11. Корреспонденция на иностранных языках, поступившая в администрацию области, направляется в структурное подразделение аппарата администрации, в ведении которого находится осуществление международных связей для перевода и затем подлежит возврату в канцелярию для регистрации и передаче главе администрации или его заместителям.

2.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

2.13. Зарегистрированные в СЭД документы с регистрационно - контрольной карточкой доставляются в структурные подразделения.

4. Виды официальных документов

Все решения, принимаемые главой администрации Ивановской области, его заместителями, администрацией Ивановской области подлежат обязательному документальному оформлению и признаются официальными документами.

К официальным документам относятся: указы губернатора Ивановской области, распоряжения главы администрации Ивановской области, постановления и распоряжения администрации, договоры и соглашения, исковые заявления в суды, доверенности.

Официальными документами также являются оформленные в надлежащем порядке уставы, положения, регламенты, правила, планы, программы, мероприятия, рекомендации, предложения, представления, поручения, заявления и обращения, письма и другие документы, подписываемые главой администрации Ивановской области или его заместителями (в пределах своей компетенции), решения комиссий, осуществляющих государственные функции в пределах их полномочий,

заключения юридического отдела аппарата администрации Ивановской области в пределах его компетенции.

5. Подготовка и оформление проектов
правовых актов

5.1. Подготовка проектов правовых актов Ивановской области осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 17 октября 2001 г. N 255-УГ (в действующей редакции), и Регламентом администрации Ивановской области, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 28 января 2002 г. N 9-УГ.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 24 января 2007 г. N 35-р пункт 5.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Оформление проектов правовых актов осуществляется в соответствии с приложениями N 2, N 3, кроме проектов распоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам.

Оформление проектов распоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам осуществляется в соответствии с требованиями, установленными приказом руководителя аппарата Правительства Ивановской области.

5.3. Акты главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области, отпечатанные на бланке, с сопроводительными документами и листом согласования передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для подписания главой администрации (губернатором) Ивановской области.

5.4. Подписанные акты передаются начальником управления делопроизводства и контроля в отдел подготовки документов управления делопроизводства и контроля для их регистрации и выпуска.

5.5. Подписанные акты направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам.

Если акты направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать в указателе рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса.

Досылка актов осуществляется по заявке подразделения-исполнителя или по указанию руководителя аппарата администрации области, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

Замена разосланных актов производится по указанию руководителя аппарата администрации или начальника управления делопроизводства и контроля.

Электронные версии правовых актов могут направляться отделом подготовки документов структурным подразделениям аппарата администрации области, органам государственной власти, учреждениям и организациям по утвержденному списку.

5.6. Подлинники актов, их копии и соответствующие им материалы с указателем рассылки остаются на хранении в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля в течение 5-ти лет.

6. Подготовка материалов к заседаниям
администрации Ивановской области

Подготовка и проведение заседаний администрации Ивановской области осуществляется в соответствии с Регламентом администрации, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 28 января 2002 г. N 9-УГ и настоящей инструкцией.

7. Осуществление главой администрации
(губернатором) Ивановской области
законодательной инициативы

7.1. глава администрации (губернатор) Ивановской области вносит в Законодательное Собрание области законопроекты в соответствии с планом законодательных инициатив главы администрации области, который ежегодно утверждается распоряжением главы администрации области.

7.2. Предложения в план законодательных инициатив главы администрации области вносят заместители главы администрации области, руководители органов исполнительной власти Ивановской области.

7.3. Предложения в план законодательных инициатив главы администрации области направляются в отдел контроля управления делопроизводства и контроля не позднее 1 декабря текущего года и содержат обоснование необходимости внесения законопроекта, сроков его подготовки, указание ответственных за подготовку законопроекта.

7.4. Предложения органов исполнительной власти в обязательном порядке визируются заместителями главы администрации области, курирующими данные вопросы.

7.5. Отдел контроля обобщает предложения, поступившие в план законодательных инициатив, готовит проект соответствующего распоряжения главы администрации области и после утверждения плана законодательных инициатив контролирует его выполнение.

7.6. В плане законодательных инициатив главы администрации области указываются:

- рабочее наименование законопроекта,

- срок представления законопроекта на заседание администрации области,

- лица, ответственные за подготовку законопроекта.

7.7. Подготовка проектов законов Ивановской области регламентируется Порядком, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 17 октября 2001 г. N 255-УГ (в действующей редакции), с особенностями, установленными Регламентом Законодательного Собрания Ивановской области.

7.8. Оформление проектов законов Ивановской области осуществляется в соответствии с приложением N 4.

8. Опубликование правовых актов, договоров (соглашений)

8.1. Правовые акты направляются заведующим отделом подготовки документов управления делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области (далее именуется - заведующий отделом подготовки документов) для официального опубликования в "Собрании законодательства Ивановской области" или "Ивановской газете", если в самом правовом акте не определен иной порядок или срок их опубликования.

8.2. Заведующий отделом подготовки документов по мере издания правовых актов:

- составляет к 7 и 22 числу каждого месяца перечень правовых актов, подлежащих опубликованию в "Собрании законодательства Ивановской области"

- согласовывает 6 и 21 числа каждого месяца с ЗАО "НПО "Консультант" объем очередного выпуска "Собрания законодательства Ивановской области"

- представляет 6 и 21 числа каждого месяца согласованный с ЗАО "НПО "Консультант" перечень руководителю аппарата администрации Ивановской области на утверждение

- направляет 7 и 22 числа каждого месяца перечень правовых актов и правовые акты, подлежащие официальному опубликованию в "Собрании законодательства Ивановской области" и их электронные копии в ЗАО "НПО "Консультант"

- проверяет соответствие опубликованных текстов правовых актов подписанным актам

- проставляет соответствующие отметки об опубликовании правовых актов (дата и название издания) в журналах регистрации правовых актов и регистрационно - контрольных карточках правовых актов СЭД.

8.3. Очередность публикации правовых актов и необходимость их опубликования в "Ивановской газете" определяется руководителем аппарата администрации Ивановской области.

8.4. При необходимости срочного опубликования правового акта заведующий отделом подготовки документов согласовывает опубликование с руководством "Ивановской газеты" и обеспечивает оперативную доставку правового акта.

8.5. Издание "Собрание законодательства Ивановской области" и номера "Ивановской газеты", в которых состоялось официальное опубликование правовых актов, хранятся в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля.

8.6. Опубликование договоров (соглашений) осуществляется в порядке, установленном постановлением главы администрации Ивановской области от 20 января 2000 г. N 36 "О порядке опубликования в Собрании законодательства Ивановской области договоров и соглашений".

9. Работа с проектами федеральных законов и
законов Ивановской области

9.1. Поступившие в канцелярию проекты федеральных законов регистрируются в канцелярии и передаются в юридический отдел для подготовки проекта резолюции главы администрации и затем передаются руководителю аппарата администрации Ивановской области для подписания главой администрации Ивановской области.

Проект федерального закона в соответствии с резолюцией главы администрации области направляется канцелярией заместителю главы администрации области в соответствии с распределением обязанностей для подготовки, в случае необходимости, проекта отзыва и проекта постановления Законодательного Собрания области.

9.2. Проект отзыва и проект постановления Законодательного Собрания области согласовываются с полномочным представителем главы администрации в Законодательном Собрании Ивановской области (далее - полномочный представитель) или, в его отсутствие, с начальником юридического отдела аппарата администрации Ивановской области.

9.3. Проекты законов, направляемых Законодательным Собранием главе администрации на заключение, регистрируются в канцелярии и со всеми документами направляются полномочному представителю, или в его отсутствие, начальнику юридического отдела аппарата администрации для подготовки резолюции главы администрации.

9.4. Проект закона Ивановской области после подписания необходимых документов главой администрации области комплектуется соответствующим структурным подразделением аппарата администрации области в соответствии с перечнем, указанным в сопроводительном письме и передается в канцелярию для направления в Законодательное Собрание.

Для направления в Законодательное Собрание Ивановской области в канцелярию управления делопроизводства и контроля представляются:

- оригинал сопроводительного письма в Законодательное Собрание Ивановской области, подписанный главой администрации Ивановской области с указанием перечня прилагаемых документов;

- копия сопроводительного письма в Законодательное Собрание Ивановской области с визой полномочного представителя главы администрации Ивановской области в Законодательном Собрании Ивановской области или, в его отсутствие, начальника юридического отдела администрации Ивановской области;

- проект закона в двух экземплярах;

- проект постановления Законодательного Собрания Ивановской области о принятии закона Ивановской области в двух экземплярах;

- материалы, указанные в перечне сопроводительного письма в двух экземплярах;

- распоряжение главы администрации Ивановской области о внесении проекта закона в Законодательное Собрание Ивановской области и назначении официального представителя при рассмотрении в Законодательном Собрании проекта закона Ивановской области в двух экземплярах;

- дискета с копией документа

На дискете должен находиться только один файл с текстом нормативного правового акта и всех его приложений. Дискета не должна содержать поврежденных участков и не иметь вирусов.

Ответственность за качество подготовки документов, направляемых в Законодательное Собрание Ивановской области, несут руководители органов, подготовивших их.

9.5. Работа над поправками к законопроекту.

Законопроект, принятый Законодательным Собранием в первом чтении за основу, направленный на доработку в администрацию области в соответствии с постановлением Законодательного Собрания, регистрируется в канцелярии и направляется полномочному представителю главы администрации области в Законодательном Собрании Ивановской области или, в его отсутствие, начальнику юридического отдела аппарата администрации области для подготовки проекта резолюции главы администрации области.

После подписания резолюции, копия резолюции главы администрации области направляется ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в отдел контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации области.

9.6. Орган исполнительной власти, готовивший проект закона, в сроки, установленные главой администрации, вносит поправки, согласовывает изменения и дополнения с заинтересованными сторонами и готовит сопроводительное письмо для направления в Законодательное Собрание Ивановской области.

9.7. Законы, принятые Законодательным Собранием Ивановской области и направляемые главе администрации для подписания и опубликования, регистрируются в канцелярии и со всеми документами направляются полномочному представителю (в его отсутствие начальнику юридического отдела аппарата администрации области).

В соответствии с Уставом (Основным законом) Ивановской области, глава администрации (губернатор) Ивановской области подписывает и официально опубликовывает законы в течение 14 дней со дня их поступления, либо отклоняет их.

9.8. Полномочный представитель ведет учет поступивших к нему законов.

9.9. Полномочный представитель визирует второй экземпляр закона в случаях, когда законопроект вносился главой администрации, либо на законопроект давалось заключение главы администрации и он принят в соответствующей редакции и затем передает в юридический отдел для заключения и представления руководителю аппарата.

9.10. В случаях, когда закон принят по инициативе других субъектов законодательной инициативы, либо в законопроект вносились поправки, не согласованные главой администрации, либо при принятии закона не соблюдена процедура, установленная регламентом Законодательного Собрания, полномочный представитель главы администрации в Законодательном Собрании Ивановской области (в его отсутствие - начальник юридического отдела аппарата администрации) в день поступления закона и регистрации в канцелярии готовит проект резолюции главы администрации и передает руководителю аппарата администрации области для подписания главой администрации Ивановской области.

9.11. После подписания резолюции главой администрации, осуществляется копирование и размножение необходимого количества экземпляров закона с поручением главы администрации. Подлинники законов направляются канцелярией полномочному представителю, который осуществляет обобщение и сбор заключений органов исполнительной власти по данному закону.

9.12. Должностное лицо, которому направлен закон для заключения, в 3 - дневный срок либо визирует закон, либо представляет полномочному представителю проект письма главы администрации области об отклонении закона.

.

9.13. Полномочный представитель не позднее чем за 6 дней до окончания срока подписания закона представляет его в юридический отдел для заключения

9.14. Юридический отдел в 2 - дневный срок дает заключение по закону и либо визирует закон, либо визирует проект письма главы администрации области об отклонении закона. Закон со всеми материалами передается полномочному представителю для представления руководителю аппарата администрации области для подписания главой администрации Ивановской области.

9.15. Контроль за соблюдением вышеуказанных сроков осуществляется полномочным представителем главы администрации области в Законодательном Собрании Ивановской области.

9.16. После подписания законов главой администрации области и их регистрации в управлении делопроизводства и контроля, копии законов направляются в юридический отдел аппарата администрации для подготовки, при необходимости, проекта резолюции главы администрации области о реализации данного закона.

10. Порядок подготовки и оформления поручений
главы администрации Ивановской области и
его заместителей

10.1. При подготовке на доклад руководству администрации поступивших документов устанавливается следующий порядок оформления поручений:

- подготовка проектов поручений главы администрации области осуществляется руководителем аппарата администрации или, по его поручению, ответственным сотрудником аппарата администрации.

- подготовка проектов поручений заместителей главы администрации, осуществляется только в структурных подразделениях аппарата администрации ответственным сотрудником, на которого возложены данные обязанности;

- проекты поручений главы администрации или его заместителей оформляются в виде резолюции на соответствующие документы и печатаются на регистрационно - контрольных карточках или бланках установленной формы;

- в проекте поручения указываются исполнители, содержание поручения, а в необходимых случаях сроки его выполнения;

- если в проекте поручения предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против его фамилии пишется слово "сбор" или "обобщение".

10.2. Проекты поручений готовятся и докладываются главе администрации области или его заместителям, как правило, в день поступления материалов. Проекты поручений главы администрации области визируются руководителем аппарата администрации Ивановской области.

10.3. После подписания резолюций копии поручений в обязательном порядке рассылаются:

- должностным лицам, указанным в поручении

- отделу контроля управления делопроизводства и контроля (копии поручений главы администрации области)

В необходимых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в 4 адреса, то к нему прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем. Если поручения направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен указать их почтовые адреса.

10.4. Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в канцелярию управления делопроизводства и контроля для последующей рассылки.

10.5. Организациям и должностным лицам рассылаются копии поручения главы администрации и его заместителей и документов, по которым оно дано. Подлинник поручения главы администрации, на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам и соответствующие документы остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля. Подлинник поручения заместителей главы, на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам, вместе с подлинниками документов направляется в соответствующее структурное подразделение аппарата администрации для организации контроля исполнения.

10.6. Сведения об оформленных поручениях и ходе их выполнения вводятся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в РКК системы электронного документооборота.

11. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях,
проводимых главой администрации или его
заместителями

11.1. Организация совещаний, проводимых главой администрации Ивановской области или его заместителями, и контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, возлагается на соответствующие структурные подразделения аппарата администрации области.

11.2. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней. Проект протокола совещания (приложение N 5) составляется совместно сотрудниками соответствующего структурного подразделения аппарата администрации Ивановской области и органов исполнительной власти, в ведении которых находятся рассмотренные на совещании вопросы. Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих органов исполнительной власти. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа оригинала.

Проект протокола совещания, проводимого главой администрации Ивановской области, визируется заместителем главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.

11.3. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании.

11.4. Протокол регистрируется в соответствующем структурном подразделении аппарата администрации Ивановской области, где ему присваивается номер, который состоит из инициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.5. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

11.6. Копии протоколов совещаний у главы администрации Ивановской области и его заместителей оформляются и готовятся к рассылке сотрудником структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает их с указателем рассылки в канцелярию управления делопроизводства и контроля администрации Ивановской области.

На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата администрации Ивановской области, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются.

После отправки копий протоколов адресатам подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, и соответствующие материалы остается в структурном подразделении аппарата администрации Ивановской области, ответственным за проведение совещания для организации контроля за его исполнением. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело.

Подлинник протокола совещания у главы администрации Ивановской области передается на хранение в канцелярию управления делопроизводства и контроля.

11.7. Организация подготовки и проведения заседаний, создаваемых администрацией Ивановской области комиссий (советов), возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии подписывается и регистрируется ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

12. Подготовка и оформление проектов приказов
руководителя аппарата администрации
Ивановской области

12.1. Приказами руководителя аппарата администрации Ивановской области (далее именуются - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы аппарата администрации Ивановской области.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений (указаний) руководителя аппарата администрации Ивановской области или его заместителя, либо в инициативном порядке.

Приказы подписываются руководителем аппарата администрации Ивановской области или, по его поручению, заместителем руководителя аппарата администрации Ивановской области.

проекты приказов.

12.2. Ответственность за подготовку проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят

12.3. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также, в необходимых случаях, руководителями подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, и других заинтересованных подразделений.

Имеющиеся у руководителей подразделений возражения по проекту приказа излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 24 января 2007 г. N 35-р пункт 12.4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (приложение N 6), кроме приказов по кадровым вопросам, и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован.

Оформление приказов руководителя аппарата Правительства Ивановской области по кадровым вопросам осуществляется в соответствии с требованиями, установленными приказом руководителя аппарата Правительства Ивановской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 24 января 2007 г. N 35-р пункт 12.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.5. Подписанные приказы направляются в управление государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации с применением системы индексации, установленной приказом руководителя аппарата Правительства Ивановской области, в пределах календарного года.

Копии приказов заверяются печатью управления государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.

Замена разосланного приказа осуществляется по указанию руководителя аппарата Правительства Ивановской области или его заместителя, подписавшего приказ.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 24 января 2007 г. N 35-р пункт 12.6 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.6. Подлинники приказов хранятся в управлении государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области в соответствии с установленными сроками хранения и по их окончанию передаются на архивное хранение в управление по делам архивов Ивановской области.

13. Организация работы с запросами и обращениями
членов Совета Федерации и депутатов
представительных органов власти

13.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов представительных органов власти (далее именуются - запросы) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата.

В качестве обращения рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации или депутата представительного органа власти, имеющее соответствующую подпись и дату.

13.2. Прием, обработка и направление поступающих запросов и обращений производится канцелярией управления делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области в соответствии с установленным порядком работы с входящей корреспонденцией.

13.3. Срок представления ответа на обращение не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения в администрацию Ивановской области.

Если обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то орган исполнительной власти - исполнитель поручения должен сообщить письменно об этом автору в 3-дневный срок с момента поступления обращения или запроса.

13.4. Запросы и обращения после их рассмотрения формируются в структурных подразделениях аппарата администрации Ивановской области в дела в соответствии с номенклатурой дел.

14. Порядок работы с обращениями граждан

14.1. Работа с поступающими в администрацию области устными и письменными обращениями граждан регламентируется Порядком организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Ивановской области и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан, утвержденным постановлением главы администрации области от 25 мая 1998 г. N 385.

14.2. Регистрация обращений граждан осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан, с использованием автоматизированной системы регистрации и контроля за исполнением обращений граждан и РКК.

14.3. Обращения граждан, не относящиеся к компетенции администрации области, в трехдневный срок рассматриваются главой администрации области, вице-губернатором, первыми заместителями и заместителями главы администрации области, руководителем аппарата и направляются в соответствующие органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, коммерческие и некоммерческие организации, другие организации, с извещением об этом заявителю в письменной форме.

14.4 В зависимости от содержания исполнение части обращений, направленных на рассмотрение, ставится на контроль с последующим докладом о результатах работы главе администрации области и его заместителям, руководителю аппарата.

14.5. Письма граждан, поступившие из вышестоящих органов государственной власти, министерств, ведомств, средств массовой информации, депутатов, с контролем, а также письма, имеющие большое общественное значение, рассматриваются главой администрации области и его заместителями в соответствии с распределением обязанностей и, по их поручению, структурными подразделениями, органами местного самоуправления и другими организациями.

14.6. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в администрацию области, рассматриваются в срок не более тридцати дней со дня их поступления. Обращения граждан, не требующие дополнительной проверки, рассматриваются в срок до пятнадцати дней. При необходимости специальной проверки для разрешения заявления или жалобы, получения дополнительных материалов и сведений, проведения мероприятий по рассмотрению вопроса срок работы с обращением может быть продлен до одного месяца, с сообщением об этом заявителю.

14.7. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением данных писем осуществляют специалисты структурных подразделений аппарата администрации области.

Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в органы исполнительной власти области, осуществляют руководители этих органов.

14.8. Прием посетителей в администрации области организуется специалистами отдела по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.

14.9. Прием граждан по личным вопросам в отделе по работе с обращениями граждан осуществляют глава администрации области и его заместители, руководитель аппарата администрации области, руководители структурных подразделений аппарата администрации области, органов исполнительной власти области и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти. Прием граждан главой администрации области проводится по предварительной записи.

14.10. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет ежедневный контроль за соблюдением сроков и качеством рассмотрения поступающих в адрес администрации предложений, заявлений и жалоб граждан, не реже одного раза в квартал представляет аналитический материал о проделанной работе руководителю аппарата.

15. Контроль за исполнением документов и поручений

15.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля документов.

15.2. Контролю подлежат только зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

15.3. Контроль исполнения обеспечивают глава администрации (губернатор) Ивановской области, вице-губернатор - первый заместитель главы администрации области, первый заместитель главы администрации области, заместители главы администрации, отдел контроля управления делопроизводства и контроля. Отдел контроля через руководителей структурных подразделений аппарата администрации области и ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организует контроль за ходом исполнения документов. Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов и поручений.

15.4. Контролю подлежит исполнение:

- поручений главы администрации (губернатора) Ивановской области на нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

- поручений главы администрации области на законы Ивановской области, нормативные правовые акты Законодательного Собрания Ивановской области;

- правовых актов главы администрации (губернатора) Ивановской области и администрации Ивановской области;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний администрации Ивановской области;

поручений главы администрации (губернатора) Ивановской области на служебные письма и иную деловую корреспонденцию;

поручений главы администрации Ивановской области на акты прокурорского реагирования: протесты и представления;

поручений главы администрации Ивановской области на судебные решения;

поручений главы администрации Ивановской области на заключения управления юстиции по Ивановской области;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний комиссий, советов администрации Ивановской области (в соответствии с утвержденными положениями об этих комиссиях, советах);

- планов, программ, мероприятий, утвержденных главой администрации (губернатором) Ивановской области;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у главы администрации области (губернатора) Ивановской области и его заместителей;

- поручений, содержащихся в резолюциях заместителей главы администрации Ивановской области, по рассмотренным документам,

- поручений главы администрации Ивановской области и его заместителей на запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ивановской области.

15.5. Руководители структурных подразделений аппарата администрации Ивановской области контролируют исполнение перечисленных в пункте 15.4 настоящей инструкции поручений по вопросам, относящимся к сфере их ведения.

Учет поручений, контроль за сроками и ходом исполнения документов и поручений осуществляется отделом контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области.

15.6. Для осуществления контроля за исполнением законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов Ивановской области отделом контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области готовится план проведения проверок, в котором указываются ответственные исполнители.

План проведения проверок утверждается главой администрации Ивановской области и контроль за его выполнением осуществляется отделом контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области.

15.7. Исполнение правовых актов главы администрации (губернатора) и администрации Ивановской области контролируется соответствующими структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области.

15.8. Контроль исполнения поручений главы администрации Ивановской области или его заместителей, данных во исполнение нормативных правовых актов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации по существу вопроса, осуществляется структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области.

15.9. Контроль исполнения поручений главы администрации Ивановской области, данных во исполнение законов Ивановской области и нормативных правовых актов Законодательного собрания Ивановской области по существу вопроса, осуществляется соответствующими структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области.

15.10. Контроль за исполнением поручений главы администрации Ивановской области на акты прокурорского реагирования, судебные решения, заключения управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ивановской области осуществляется отделом контроля управления делопроизводства и контроля.

Копии указанных поручений в обязательном порядке направляются в юридический отдел аппарата администрации.

15.11. Исполнение поручений главы администрации Ивановской области, содержащихся в протоколах совещаний у главы администрации области и в протоколах заседаний администрации Ивановской области, контролируется соответствующими структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области.

Руководители структурных подразделений аппарата администрации обязаны в установленном порядке представлять главе администрации Ивановской области информацию о выполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых главой администрации области.

Поручения заместителей главы администрации Ивановской области, в том числе содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых ими, контролируются соответствующими структурными подразделениями аппарата администрации.

15.12. Исполнение поручений главы администрации Ивановской области, данных по итогам поездок в города и районы области контролируется управлением государственной службы и организационной работы администрации области совместно с другими подразделениями, если им также поручено осуществление контроля.

15.13. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, видам документов (указы и распоряжения главы администрации области, поручения главы администрации области, постановления и распоряжения администрации области), группам документов (правовые акты, служебная переписка, обращения граждан). Ответственные за ведение делопроизводства и контроль в структурных подразделениях аппарата администрации области в обязательном порядке вносят в РКК текущую информацию о ходе выполнения контролируемых документов и краткое содержание ответов.

15.14. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- по запросам депутатов Законодательного Собрания Ивановской области - в 7- дневный срок, по обращениям - не позднее 20 дней со дня получения обращения;

- по протесту прокурора - подлежат обязательному рассмотрению не позднее, чем в 10-дневный срок с момента его поступления в администрацию области;

- по представлению прокурора - подлежат безотлагательному рассмотрению в течение месяца со дня внесения представления;

- по судебным решениям - в сроки, установленные судебным решением;

- по обращениям граждан, поступившим в администрацию области - в срок до 1 месяца со дня регистрации, а не требующим дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней.

Проекты нормативных правовых актов администрации области во исполнение документов вышестоящих органов власти и управления готовятся исполнителями в сроки, указанные в резолюции главы администрации области, а при отсутствии указанных сроков - в течение месяца со дня подписания резолюции.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется отделом контроля в регистрационно - контрольной карточке.

15.15. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации Ивановской области мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля.

15.16. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.

15.17. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже двух раз в год; задания последующих месяцев текущего года - ежеквартально; задания текущего месяца - за 3 дня до установленного срока исполнения.

Ход исполнения нормативных правовых актов области заслушивается на заседаниях администрации области, совещаниях у главы администрации области, его заместителей, у руководителя аппарата, а также в органах исполнительной власти Ивановской области.

15.18. Руководители структурных подразделений аппарата администрации области, органов исполнительной власти Ивановской области в соответствии со сроками исполнения вносят предложения заместителю главы администрации о снятии документа с контроля или, при необходимости, проект правового акта о признании его утратившим силу или обоснование причин продления срока его исполнения.

Предложение о снятии с контроля в обязательном порядке подлежит согласованию с отделом контроля управления делопроизводства и контроля.

15.19. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

15.20. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов и поручений принимает глава администрации области на основании представленной исполнителем информации, согласованной с заместителем главы администрации Ивановской области, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы. Исполненные указы губернатора, распоряжения главы администрации, постановления и распоряжения администрации Ивановской области снимаются с контроля резолюцией главы администрации (губернатора) Ивановской области.

Сведения о снятии с контроля вносятся отделом контроля в регистрационно - контрольную карточку документа.

15.21. Поручения главы администрации области на нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законы Ивановской области, постановления Законодательного собрания Ивановской области с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект указа, постановления (распоряжения)" считаются исполненными, если проекты указанных документов или материалы не возвращены на доработку.

В информации о выполнении поручения исполнителем должны быть отражены конкретные результаты работы. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных поручений. Днем исполнения резолюции главы администрации области считается день регистрации правового акта. В случае невозможности выполнения поручения к сроку, указанному в резолюции, он подлежит продлению автором резолюции. В противном случае документ считается не исполненным вовремя. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение причин задержки.

.

15.22. Ответственность за исполнение федеральных законов, указов, распоряжений или поручений Президента Российской Федерации, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, документов Правительства Российской Федерации, законов Ивановской области, нормативных правовых актов Законодательного Собрания Ивановской области, правовых актов главы администрации (губернатора) и администрации Ивановской области, поручений главы администрации области в установленные сроки несут исполнители, перечисленные в резолюции главы администрации области

15.23. Если документ с поручением главы администрации Ивановской области адресован нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует и несет ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении, на основании представленных ему исполнителями материалов, должностное лицо, указанное в резолюции главы администрации первым или тот, за кем определен сбор или обобщение.

15.24. Исполненные поручения главы администрации области на правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации снимаются с контроля главой администрации области или, по его поручению, руководителем аппарата администрации области на основании информации отдела контроля управления делопроизводства и контроля.

15.25. При выполнении своих контрольных функций управление делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области и иными органами исполнительной власти в установленном порядке: запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у руководителей органов исполнительной власти Ивановской области, структурных подразделений аппарата администрации области и ответственных за ведение делопроизводства и контроль в структурных подразделениях аппарата администрации области.

Копии информаций о выполнении поручений главы администрации области по исполнению документов вышестоящих органов власти и управления, правовых актов, на служебную переписку направляются в управление делопроизводства и контроля.

Отдел контроля управления делопроизводства и контроля готовит информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов и представляет ее руководителю аппарата администрации области для информирования главы администрации Ивановской области.

На каждый контрольный документ заводится контрольное дело, в котором отражаются меры по организации выполнения документа, помещаются статистические, информационные, отчетные материалы, характеризующие работу по выполнению данного документа, материалы проверок положения дел на местах.

16. Оформление писем и телеграмм, отправка
исходящих документов

16.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 7) и печатаются: письма - на бланках установленной формы, телеграммы - листах формата А4.

Письма на бланках "глава администрации Ивановской области" и "администрация Ивановской области", подлежащих учету, подписываются главой администрации Ивановской области и исполняющим обязанности главы администрации в соответствии с компетенцией главы администрации Ивановской области и администрации Ивановской области.

Письма на бланках "администрация Ивановской области", подлежащих учету, могут подписываться заместителями главы администрации Ивановской области.

Письма за подписью заместителей главы администрации Ивановской области оформляются с использованием соответствующих электронных шаблонов бланков заместителей главы администрации Ивановской области.

16.2. Проекты писем и телеграмм за подписью заместителей главы администрации визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения аппарата администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

16.3. Подготовленные исполнителями проекты писем за подписью главы администрации Ивановской области визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения аппарата администрации и соответствующим заместителем главы администрации Ивановской области.

Проекты писем с указанными визами редактируются (устраняются стилистические недочеты), корректируются (устраняются грамматические ошибки), визируются в отделе подготовки документов и оформляются на бланках установленного образца.

Оформленные на бланках проекты писем подлежат визированию руководителем аппарата администрации области и представляются им главе администрации области для подписания.

16.4. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

16.5. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.

16.6. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем в канцелярию управления делопроизводства и контроля для регистрации и отправки.

Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 8.15 до 17.15.

Документы, оформленные с нарушением требований настоящей инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

Копия исходящего документа с соответствующими визами (при необходимости - с указателем рассылки) помещается в дело.

16.7. Исходящие документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно" доставляются адресатам фельдъегерской связью.

Степень срочности доставки документа определяется руководителем, подписавшим документ, руководителем аппарата администрации Ивановской области или начальником управления делопроизводства и контроля.

17. Организация приема и передачи документов с
использованием средств факсимильной связи и
электронной почты

17.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций) и устанавливаются в канцелярии и приемных главы администрации Ивановской области и его заместителей.

17.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию, ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

17.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге со шрифтом не менее N 8.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

17.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

17.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю.

При необходимости, полученная факсограмма передается в канцелярию управления делопроизводства и контроля для регистрации.

17.6. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

17.7. Для передачи и получения информации может использоваться электронная почта как внутри аппарата администрации Ивановской области, так и между органами исполнительной власти, учреждениями и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

17.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

17.9. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель и ставит отметку "Соответствует электронной копии".

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

18. Правила обращения с информацией, передаваемой
(получаемой) по каналам специальной
документальной связи

18.1. Обращение с исходящими телеграммами.

По каналам специальной документальной связи (СДС) разрешается передавать информацию в адрес органов государственной власти РФ и органов государственной власти субъектов РФ. Возможность передачи информации в конкретный адрес предварительно согласуется с работниками подразделения СДС.

Текст отправляемого документа оформляется в виде телеграммы.

На проектах телеграмм указываются:

- полный адрес получателя в дательном падеже;

- заголовок, раскрывающий содержание текста;

- текст;

- должность, инициал имени и фамилия лица, подписывающего телеграмму;

- дата подписи;

- фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя телеграммы.

Содержание телеграммы должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.

Текст пишется без применения произвольных сокращений слов, со всеми знаками препинания, предлогами, союзами. Объем текста телеграммы не должен превышать одного печатного листа формата А4.

В телеграммах-ответах и телеграммах-дополнениях указывается номер и дата документа, на который дается ответ или направляется дополнительный доклад (информация). Например:

- "На письмо N ___ от ___",

- "На телеграмму N ___ от ___",

- "На поручение И.И. Иванова N ___ от ___",

- "В дополнение к нашей телеграмме N ___ от ___",

- "В дополнение к нашему письму N ___ от ___" и т. п.

Исходящие телеграммы, направляемые двум и более адресатам, пишутся (печатаются) в одном экземпляре с указанием всех адресатов. При большом количестве адресатов составляется расчет рассылки таких телеграмм на обороте их последнего листа, либо на отдельном листе, который заверяется подписью исполнителя или лица, подписавшего телеграмму.

После подготовки текста исходящей телеграммы исполнитель производит его распечатку на стандартный лист бумаги формата А4. Отпечатанная исходящая телеграмма должна содержать сведения о наименовании файла, с которого печатался документ.

Документ подписывается главой администрации, одним из его заместителей или руководителем аппарата. После подписи, лицо, подписавшее телеграмму, накладывает резолюцию: "Отправить по каналам специальной документальной связи".

Телеграмма регистрируется в канцелярии.

При наличии исправлений и дополнений в подписанном тексте исходящей телеграммы они вносятся исполнителем в электронную копию на ГМД, диск проверяется на отсутствие вирусов, на обороте подписанной телеграммы делается отметка об идентичности ЭК распечатанному тексту и отсутствии вирусов. Например: "Электронная копия идентична. На ГМД вирусов нет. Подпись, дата".

Работник подразделения специальной документальной связи в присутствии исполнителя проверяет соответствие ЭК подписанному тексту.

После отправки телеграмма возвращается в канцелярию.

18.2. Обращение с входящими телеграммами.

Входящие телеграммы, поступившие по каналам специальной документальной связи, сдаются в несекретное делопроизводство, где осуществляется их учет, доклад и хранение.

Информационные материалы и документы объемного характера, поступившие в электронном виде, на бумажные носители не распечатываются, а в таком же виде передаются адресатам.

19. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

19.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Примечание:

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

описания структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджетов всех уровней и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне.

19.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в аппарате администрации Ивановской области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

19.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя аппарата администрации Ивановской области.

19.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

19.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются канцелярией управления делопроизводства и контроля. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.

19.6. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в управлении делопроизводства и контроля.

19.7. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только управлением делопроизводства и контроля при наличии визы начальника управления делопроизводства и контроля.

19.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией управления делопроизводства и контроля фельдъегерской связью или заказным почтовым отправлением. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившим документ.

19.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

19.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в канцелярию управления делопроизводства и контроля. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

19.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в канцелярии управления делопроизводства и контроля, осуществляется с согласия руководителя аппарата администрации Ивановской области или его заместителя, или руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудниками подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

19.12. Дополнительная рассылка документов с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя аппарата администрации Ивановской области или его заместителя, либо по заявкам руководителей структурных подразделений, их готовивших.

19.13. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в канцелярию управления делопроизводства и контроля.

В канцелярии управления делопроизводства и контроля проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.

19.14. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения аппарата администрации информирует об этом руководителя аппарата администрации области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата администрации Ивановской области.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

19.15. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

19.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

20. Формирование дел, передача их в архив,
оперативное использование документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

.

20.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения

20.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в администрацию Ивановской области и подготовленным в структурных подразделениях аппарата администрации, справочные и контрольные картотеки, личные дела сотрудников аппарата администрации Ивановской области.

20.3. При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения.

20.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.

Примечание.

В делах переписки после индекса проставляется буквенное обозначение категории срока хранения:

"а" - дела переписки постоянного хранения;

"б" - дела переписки временного хранения, не подлежащие передаче в архив.

20.5. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года структурными подразделениями аппарата администрации Ивановской области, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с управлением делопроизводства и контроля администрации Ивановской области и подписывается руководителем структурного подразделения (приложение N 8).

20.6. Сводная номенклатура дел аппарата администрации Ивановской области составляется управлением делопроизводства и контроля на основании номенклатуры дел структурных подразделений, подписывается начальником управления делопроизводства и контроля,

согласовывается с управлением по делам архивов Ивановской области и после ее одобрения экспертной комиссией аппарата администрации Ивановской области утверждается руководителем аппарата администрации Ивановской области (приложение N 9).

После утверждения сводной номенклатуры дел аппарата администрации Ивановской области в структурные подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.

20.7. В случае изменения структуры аппарата администрации Ивановской области в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

20.8. Сводная номенклатура дел аппарата администрации Ивановской области в конце каждого календарного года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Экспертная архивная комиссия аппарата
администрации Ивановской области

20.9. Для рассмотрения проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная архивная комиссия аппарата администрации Ивановской области, состав которой утверждается приказом руководителя аппарата администрации Ивановской области.

20.10. Председателем экспертной архивной комиссии аппарата администрации Ивановской области является по должности начальник управления делопроизводства и контроля.

20.11. Функции экспертной архивной комиссии аппарата администрации Ивановской области и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем аппарата администрации Ивановской области.

Формирование дел в подразделениях, оформление
документов, законченных делопроизводством

20.12. Законченные делопроизводством документы сдаются в 10-дневный срок исполнителем сотруднику структурного подразделения аппарата администрации, ответственному за ведение делопроизводства в данном подразделении, который формирует их в дела.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел.

20.13. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

20.14. Отдельные дела заводятся на акты главы администрации (губернатора) Ивановской области и администрации Ивановской области, протоколы заседаний администрации Ивановской области.

В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты актов, заключения на эти проекты, справки подразделений, листы согласования и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов. Отдельные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты указанные документы.

20.15. Комплексные дела заводятся на несколько актов главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области по одному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.

20.16. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным поручениями и письмами главы администрации Ивановской области или его заместителей, а также по вопросам, рассмотренным в подразделениях.

20.17. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хранения и отдельно для документов с временными сроками хранения.

Систематизация документов внутри дела

20.18. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.

20.19. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

20.20. В комплексном деле разделы располагаются в порядке хронологии принятия актов сверху вниз.

В делах переписки разделы располагаются в порядке хронологии сверху вниз.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома делается запись "Продолжение дела (пункта) см.том:".

20.21. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

20.22. Если в деле имеются документы, поступившие в разные сроки и исполненные одним актом главы администрации (губернатора) Ивановской области или администрации Ивановской области, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а затем внутри группы по хронологическому признаку.

20.23. В случае выхода актов главы администрации (губернатора) Ивановской области или администрации Ивановской области во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.

20.24. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательных актов представительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Ивановской области, указов и распоряжений главы администрации (губернатора) Ивановской области, актов администрации Ивановской области, поручений и распоряжений главы администрации (губернатора) Ивановской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти документы дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.

Справка о снятии с контроля документа подшивается в заведенное на данный документ дело. Если имеется справка о снятии с контроля нескольких документов, следует сделать необходимое количество копий этой справки и подшить их в соответствующие дела.

20.25. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение N 10). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, которая подписывается руководителем подразделения. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.

На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется виза "в архив", которая подписывается руководителем подразделения.

В комплексном деле виза "в архив" проставляется на последнем листе каждого раздела.

Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.

Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.

Учет дел

20.26. Учет дел в структурных подразделениях аппарата администрации ведется в журнале регистрации дел (далее именуется - реестр) установленной формы (приложение N 11).

20.27. Порядковые номера дел в реестре (с первого номера) присваиваются сначала делам переписки по количеству индексом, включенных в номенклатуру дел, затем - отдельным и комплексным делам по мере выхода актов, на которые они заведены.

Все тома, включая приложения, сформированные в отдельные тома, записываются в соответствующую графу реестра без присвоения им дополнительных порядковых номеров.

Оформление обложки дел

20.28. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год.

20.29. Номер дела состоит из индекса вопроса по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру.

20.30. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта главы администрации (губернатора) Ивановской области или администрации Ивановской области. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.

Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, учреждений.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

20.31. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации входящего документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя.

При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

20.32. Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименование подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом.

Нумерация листов

20.33. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу, лист, сложенный и подшитый за середину, - как 2 листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

20.34. После завершения нумерации листов на внутренней стороне обложки каждого дела делается заверительная надпись, в которой прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (графики и т.п.) и дата, ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись проставляется вновь.

20.35. Листы в делах переписки временного срока хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах на прокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе.

20.36. Каждое дело состоит не боле чем из 150 листов.

Составление сводной описи дел

20.37. По окончании календарного года сотрудником управления делопроизводства и контроля составляется сводная опись дел.

20.38. В опись дел постоянного срока хранения (приложение N 12) сначала вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельными позициями с присвоением очередных порядковых номеров. При внесении в опись подряд томов дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами "то же", другие сведения о томах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Приложения, сформированные в отдельные тома, вносятся в опись под своими заголовками.

Дела по вопросам, находящимся на контроле, также включаются в опись, при этом в графе "Примечание" карандашом делается пометка "н/к" (на контроле).

Передача дел в канцелярию управления
делопроизводства и контроля

20.39. Отдельные комплексные дела сдаются в канцелярию управления делопроизводства и контроля в 10 - дневный срок после выхода документов, в связи с подготовкой которых эти дела были заведены, или снятия этих документов с контроля.

20.40. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в канцелярию управления делопроизводства и контроля.

20.41. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.

20.42. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.

20.43. По окончании передачи дел за год в канцелярию управления делопроизводства и контроля представляется опись дел.

20.44. Описи дел подписывают руководитель структурного подразделения (с указанием года, месяца и числа их составления) и сотрудник канцелярии управления делопроизводства и контроля, осуществляющий прием дел. Первый экземпляр подписанной описи остается в канцелярии управления делопроизводства и контроля, второй хранится в подразделении 10 лет.

20.45. Дела переписки временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение N 13), который согласовывается с управлением делопроизводства и контроля и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата администрации.

20.46. Подлинники актов главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области и справки к ним хранятся в отделе подготовки документов в течение 5 - ти лет и затем передаются на архивное хранение.

Подлинники протоколов заседаний администрации Ивановской области и расшифрованные стенографические записи заседаний администрации Ивановской области формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.

Оперативное использование документов

20.47. Документы, находящиеся на хранении в управлении делопроизводства и контроля, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы во временное (не более одного месяца) пользование под расписку в учетной карточке выдачи документов. Указанные сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.

20.48. Ознакомление с документами и делами, находящимися на хранении в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля, снятие с них копий осуществляется с согласия руководителя аппарата или начальника управления делопроизводства и контроля в соответствии с заявкой, заполняемой по установленной форме и подписанной соответствующим заместителем главы администрации области или руководителем структурного подразделения аппарата администрации области.

Документы и дела, находящиеся на хранении в отделе подготовки документов, могут быть представлены работникам структурных подразделений аппарата администрации для работы в помещении отдела подготовки документов.

Документы и дела выдаются во временное, на срок не более 3 дней, пользование вне помещения отдела подготовки документов отдела под расписку в журнале регистрации только главе администрации области и руководителю аппарата администрации области.

Отделом подготовки документов в журнале регистрации делаются соответствующие отметки о предоставлении материалов для ознакомления, их выдаче и возврате с указанием даты.

Работа с документами вне служебных помещений не разрешается. Ответственность за сохранность выданных документов и дел на период их использования несут получившие их лица.

20.49. Копии документов могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам в установленном порядке с разрешения руководителя аппарата администрации области.

21. Машинописные и копировально-множительные работы

Машинописные работы

21.1. В аппарате администрации Ивановской области печатаются только материалы служебного характера.

21.2. В подразделениях, как правило, печатаются письма за подписью соответствующего заместителя главы администрации, руководителя подразделения, проекты актов главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области, заявки и документы внутреннего характера.

В управлении делопроизводства и контроля печатаются проекты писем за подписью главы администрации области или его заместителей, иные материалы служебного характера.

21.3. Печатание на бланках установленной формы актов главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области, писем за подписью главы администрации Ивановской области осуществляется только в управлении делопроизводства и контроля.

21.4. В управлении делопроизводства и контроля в первую очередь печатаются проекты актов главы администрации (губернатора) Ивановской области, администрации Ивановской области, материалы к заседаниям администрации, к совещаниям у главы администрации Ивановской области или его заместителей, а также проекты писем за подписью главы администрации Ивановской области. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителями структурных подразделений или начальником управления делопроизводства и контроля.

Документы, сданные в работу после 17 час.15 мин. печатаются, как правило, на следующий день.

21.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в ином органе исполнительной власти или подразделении с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 2 машинописных листа, исполнитель, представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма. При этом в работу принимаются документы в формате текстового редактора WinWord 6,0 или в другом, совместимом с ним.

Печатание документов под диктовку не производится.

Заказ на печатание в управлении делопроизводства и контроля оформляется на специальном бланке.

21.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

21.7. Используемые при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля.

21.8 Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя структурного подразделения-заказчика запрещена.

Копировально-множительные работы

21.9. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации производится централизованно в управлении делопроизводства и контроля, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

21.10. В управлении делопроизводства и контроля копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников аппарата администрации Ивановской области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

21.11. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.

21.12. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям администрации Ивановской области.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.

21.13. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража.

21.14. Копирование бланков установленной формы, находящихся на учете в отделе подготовки документов запрещается.

22. Выполнение стенографических работ

22.1. Управление делопроизводства и контроля обеспечивает стенографирование заседаний администрации Ивановской области.

22.2. Тетради и магнитные носители, предназначенные для обеспечения стенографирования заседаний администрации Ивановской области, учитываются в управлении делопроизводства и контроля.

22.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в день заседания администрации Ивановской области. Текст визируется полистно работником, ответственным за ведение стенографии. Ознакомление со стенографическими записями осуществляется только с разрешения руководителя аппарата администрации Ивановской области или начальника управления делопроизводства и контроля.

22.4. Подлинники стенографических записей заседания администрации Ивановской области хранятся в течение года в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля вместе с подлинниками протоколов заседаний администрации Ивановской области, после чего передаются на архивное хранение.

Магнитные записи хранятся в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля в течение года, после чего уничтожаются путем их размагничивания.

Тетради после их заполнения хранятся в течение года в отделе подготовки документов управления делопроизводства и контроля, а затем уничтожаются по акту.

23. Изготовление и использование печатей и штампов

23.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, контроле, других отметок применяются соответствующие штампы.

23.2. Гербовые печати с надписями "глава администрации Ивановской области", "губернатор Ивановской области", "администрация Ивановской области" проставляются на подлинниках правовых актов, подписанных главой администрации (губернатором) Ивановской области или лицом, исполняющим его обязанности.

Гербовые печати проставляются также на служебных удостоверениях работников аппарата администрации области, на платежных поручениях, других финансовых документах, договорах (соглашениях) и в иных установленных случаях.

23.3. На копиях принятых правовых актов проставляется круглая (негербовая) печать с надписью "Аппарат администрации Ивановской области. Управление делопроизводства и контроля" для удостоверения их соответствия подлинникам.

23.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации Ивановской области производится по разрешению руководителя аппарата администрации Ивановской области.

23.5. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Ивановской области или его заместителей определяется главой администрации Ивановской области, его заместителями и руководителем аппарата администрации Ивановской области.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Ивановской области или его заместителей подписывается руководителем аппарата администрации Ивановской области.

23.6. Управление делопроизводства и контроля передает заявки на изготовление печатей и штампов в хозяйственное управление аппарата администрации Ивановской области.

23.7. Все изготовленные печати и штампы учитываются в режимном секторе аппарата администрации Ивановской области и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

23.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Ивановской области или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

23.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата администрации Ивановской области и начальник управления делопроизводства и контроля.

23.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в режимный сектор аппарата администрации Ивановской области, где они уничтожаются по акту.

23.11. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на сотрудников, ответственных за их использование.

23.12. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в режимный сектор аппарата администрации Ивановской области.