4. Организация работы с документами в подразделениях и исполнительных органах власти

4. Организация работы с документами в подразделениях и исполнительных органах власти

4.1. Все документы, рассмотренные Губернатором и руководителем аппарата или руководителями исполнительных органов власти, направляются для исполнения только через отдел делопроизводства (соответствующее подразделение).

4.2. Документы, поступившие из других организаций непосредственно Губернатору Ивановской области, руководителю аппарата, вице-Губернатору, первым заместителям или заместителям Председателя Правительства, руководителю исполнительного органа власти незарегистрированными, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в отдел делопроизводства (соответствующее подразделение).

4.3. В подразделении учет поступления документов ведется в СЭД.

4.4. О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.

4.5. Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

4.6. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, о чем лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, делает соответствующие отметки в СЭД.

4.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в РКК документа в СЭД.

4.8. Руководители структурных подразделений обеспечивают:

оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Исполнитель обеспечивает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение, согласование) руководством;

подготовку документа к пересылке адресату.

4.9. При необходимости оперативного решения вопросов исполнитель без составления дополнительных документов делает отметки на документе или в СЭД: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Вся необходимая информация заносится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в РКК задания (документа) в СЭД.

4.10. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация о поступивших в подразделение документах хранится у ответственного за ведение делопроизводства в подразделении 5 лет.

4.11. Исполненные документы, направленные в подразделение на бумажных носителях, в 10-дневный срок передаются сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в отдел делопроизводства (соответствующее подразделение) для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4.12. Выдача служебных документов из дел, сформированных в Правительстве и находящихся на хранении в отделе делопроизводства (для работы, ознакомления, представления в суды и т.д.), в исполнительные органы власти и другие организации допускается в исключительных случаях и производится строго на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора либо руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок выдачи служебных документов в исполнительных органах власти определяется приказами (распоряжениями) их руководителей.