Приложение N 5. Оформление протоколов заседаний, совещаний

Приложение N 5

Оформление протоколов заседаний, совещаний

5.1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.

5.2. Протокол имеет следующие реквизиты:

Герб Ивановской области (Указывается на бланках протоколов заседаний администрации Ивановской области, а также на бланках выписок из этих протоколов).

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ

Вид заседания, совещания, например:

                ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                   или

               СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

                            ИВНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               И.О.Фамилия

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Например:

                             П Р О Т О К О Л

       заседания Комиссии по вопросам по рассмотрению уровня цен и

         тарифов на услуги и продукцию предприятий (организаций),

       регулирование которых осуществляется органами исполнительной

                        власти Ивановской области

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номера протоколов заседаний администрации Ивановской области состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.

Номер протокола совещания у главы администрации или его заместителей состоит из знака N, инициалов имени и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N ВТ-5-10 или N АК-2-7

Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом .

Например: от 14.04.2003 N 12 или от 17.04.2003 N ВТ - 5 - 10

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрованно прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 2 интервалами ниже - также центрованно инициалы и фамилия.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке), например:

члены администрации

ответственные сотрудники аппарата

администрации Ивановской области

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов), оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости, приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает инициал имени и фамилии.

При необходимости на протоколе проставляется гриф "Для служебного пользования", который печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется пот отношению к ним.

Образцы прилагаются.

Образец

                         Герб Ивановской области

                                 ПРОТОКОЛ

                                ЗАСЕДАНИЯ

                     АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                             от ____N____

                           ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

           ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               В.И. ТИХОНОВ

Присутствовали:

--------------

Члены администрации Ивановской области:

наименование должности                    инициалы и фамилии в алфавитном

                                          порядке

руководители государственных              инициалы и фамилии в алфавитном

органов власти и управления,              порядке

принимающих участие  в заседаниях

администрации Ивановской области

выступающие по соответствующим            инициалы и фамилии в алфавитном

вопросам                                  порядке

Ответственные  работники  органов  исполнительной   власти   и   аппарата

администрации  Ивановской   области,   представители   средств   массовой

информации

_________________________________________________________________________

       I. О реорганизации приемников распределителей - органов

        внутренних дел и создания на их базе учреждений социальной

           помощи для лиц без определенного места жительства в

               системе органов социальной защиты населения

               -------------------------------------------

                           (Штепа, Зимин)

     1.  Принять  к  сведению  информацию  о   реорганизации   приемников

распределителей - органов внутренних дел и создании на их базе учреждений

социальной помощи для лиц без определенного места  жительства  в  системе

органов социальной защиты населения.

     2. Управлению социальной защиты населения Ивановской  области  (Г.П.

Штепа) подготовить и внести в установленном порядке для  рассмотрения  на

заседании администрации Ивановской  области  в  марте  2003  года  проект

соответствующего распоряжения.

                                                                В.Тихонов

Образец

                                 ПРОТОКОЛ

              СОВЕЩАНИЯ У ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА)

                            ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               В.И.ТИХОНОВА

-------------------------------------------------------------------------

                                                           от ______N____

Присутствовали:

--------------

Наименование должности                                 инициалы и фамилии

                                                     в алфавитном порядке

-------------------------------------------------------------------------

             I. О строительстве на территории г. Иванова

                  мусороперерабатывающего комбината

                  ---------------------------------

                    (Тихонов, Григорьев, Агапов)

     1. Одобрить...................

     2. Рекомендовать администрации г. Иванова.....................

     3.  Комитету  Ивановской  области  по  охране  окружающей  среды   и

природных ресурсов (Агапов) доработать....................

                                                                В.Тихонов

Образец

                                 ПРОТОКОЛ

                ЗАСЕДАНИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ КООРДИНАЦИОННОЙ

              КОМИССИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОТДЫХА, ОЗДОРОВЛЕНИЯ И

                       ЗАНЯТОСТИ ДЕТЕЙ И ПОДРОСТКОВ

                                                         от______N_______

                           ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

                  ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

                            ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                Н.В.ЗИМИН

Присутствовали:

--------------

Члены комиссии

Наименование должности                                 инициалы и фамилии

                                                     в алфавитном порядке

-------------------------------------------------------------------------

       1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости детей и

                                подростков

     Слушали: Иванову И.И.   - (краткая запись выступления)

     Выступили: Сидоров С.С. - (краткая запись выступления)

                Петров П.П.  - (краткая запись выступления)

     Решили: 1. Одобрить..............

             2. Поручить..............

Председательствующий            Подпись              Расшифровка  подписи

Ответственный секретарь         Подпись              Расшифровка  подписи