4. Организация работы с документами в подразделениях и исполнительных органах власти

4. Организация работы с документами в подразделениях и исполнительных органах власти

4.1. Все документы, в том числе рассмотренные Губернатором Ивановской области, первыми заместителями Председателя Правительства и заместителями Председателя Правительства или руководителями исполнительных органов власти, направляются для исполнения только через канцелярию (соответствующее подразделение).

4.2. Документы, поступившие из других организаций непосредственно Губернатору Ивановской области, первым заместителям или заместителям Председателя Правительства, руководителю исполнительного органа власти незарегистрированными, должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в канцелярию (соответствующее подразделение).

4.3. В структурном подразделении учет поступления документов ведется в журналах регистрации (в том числе в электронном виде).

Копии поручений подлежат учету у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.4. О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.

4.5. Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.

4.6. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя подразделения, о чем лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, делает соответствующие отметки в СЭД.

4.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении фиксируются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, в РКК документа в СЭД.

4.8. Руководители структурных подразделений обеспечивают:

оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Исполнитель обеспечивает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение, согласование) руководством;

подготовку документа к пересылке адресату.

4.9. При необходимости оперативного решения вопросов исполнитель без составления дополнительных документов делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Вся необходимая информация заносится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в РКК документа в СЭД.

4.10. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация о поступивших в подразделение документах хранится у ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении 5 лет.

4.11. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в канцелярию (соответствующее подразделение) для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 15 февраля 2011 г. N 24-р раздел 4 настоящего приложения дополнен пунктом 4.12

4.12. Выдача служебных документов из дел, сформированных в Правительстве и находящихся на хранении в канцелярии (для работы, ознакомления, представления в суды и т.д.), в исполнительные органы власти и другие организации допускается в исключительных случаях и производится строго на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора Ивановской области либо руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок выдачи служебных документов в исполнительных органах власти определяется приказами (распоряжениями) их руководителей.