Приложение N 1. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации Шуйского муниципального района и её структурных подразделений

Приложение N 1

к постановлению

администрации Шуйского

муниципального района

от 9 апреля 2010 г. N158

Положение
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации Шуйского муниципального района и её структурных подразделений

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями (фото-, кино-, видео- и аудио пленки, машинные носители информации и др.) информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации Шуйского муниципального района и её структурных подразделений.

Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов власти и организаций, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия органов местного самоуправления;

- информация о состоянии окружающей среды;

- информация о деятельности органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

- информация, накапливаемая в государственных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

- иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (в некоторых случаях на документах данного вида проставляется пометка "Снятие копий запрещено").

1.5. К должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, относятся:

1.5.1. В администрации Шуйского муниципального района: - Глава администрации Шуйского муниципального района; первый заместитель и заместители главы района администрации Шуйского муниципального района.

1.5.2. В структурных подразделениях администрации Шуйского муниципального района:

"руководители структурных подразделений администрации Шуйского муниципального района".

1.6. Должностные лица, указанные в п. 1.5 настоящего Положения, принимают решение:

- о порядке копирования документов "Для служебного пользования" и передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

- о порядке снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей служебной информации ограниченного распространения;

- об организации защиты служебной информации ограниченного распространения;

- о снятии копий с документов с пометкой "Для служебного пользования" и их количестве.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник администрации Шуйского муниципального района, сотрудник структурного подразделениях администрации Шуйского муниципального района может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.10. В случае ликвидации структурного подразделения аппарате администрации Шуйского муниципального района документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются в управление делами и муниципальной службой администрации Шуйского муниципального района по акту.

1.11. При ликвидации структурного подразделения администрации Шуйского муниципального района решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает руководитель структурного подразделения администрации Шуйского муниципального района.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием, учет (регистрация), копирование и направление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются в администрации Шуйского муниципального района централизованно управлением делами и муниципальной службой администрации Шуйского муниципального района (далее - управление делами), в структурных подразделениях, которым поручен прием и учет (регистрация) несекретной документации (далее - структурные подразделения).

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- печатаются исполнителем (на обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, контактный телефон и дату печатания документа; отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации в управление делами или уполномоченное структурное подразделение);

- учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации (при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами; учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с инструкциями по делопроизводству в аппарате администрации Шуйского муниципального района и структурных подразделений администрации Шуйского муниципального района; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП");

- передаются работникам структурных подразделений под расписку в журнале регистрации и учета документов "Для служебного пользования";

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения уполномоченного лица (в соответствии с п. 1.5 настоящего Положения); учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; запрещается копирование документов администрации Шуйского муниципального района и иных документов "Для служебного пользования" с пометкой "Снятие копий запрещено";

- хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. В структурных подразделениях аппарата администрации Шуйского муниципального района, структурных подразделениях администрации Шуйского муниципального района для работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" назначается ответственное лицо, которым ведется журнал регистрации и учета документов "Для служебного пользования", в котором фиксируется прохождение данного вида документов внутри подразделения и учитываются все КОПИИ, направляемые в подведомственные структуры.

2.5. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем, принявшим решение о рассылке документа и передается вместе с необходимым количеством копий для рассылки в канцелярию (уполномоченное подразделение).

2.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурами дел администрации Шуйского муниципального района и её структурных подразделений. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". Срок хранения служебной информации ограниченного распространения определяется номенклатурой дел соответственно администрации Шуйского муниципального района и её структурных подразделений.

2.7. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшим сроком хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится централизованно управлением делами и муниципальной службой (уполномоченным подразделением) по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя (в соответствии с п. 1.5 настоящего Положения).

2.9. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в канцелярии (уполномоченном подразделении), осуществляется с согласования заместителя главы района - руководителя аппарата администрации Шуйского муниципального района, или руководителей структурных подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

2.10. Дополнительная рассылка документов с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя главы района - руководителя аппарата администрации Шуйского муниципального района, или руководителей структурных подразделений, либо по заявкам руководителей структурных подразделений, их готовивших.

2.11. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем (в соответствии с п. 1.5 настоящего Положения).

2.12. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом соответствующего руководителя, при этом в состав комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В архиве администрации Шуйского муниципального района проверка наличия документов может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.13. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель (в соответствии с п. 1.5 настоящего Положения) и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив администрации Шуйского муниципального района для включения в дело фонда.

2.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.