Постановление Главы администрации Пучежского муниципального района Ивановской области от 16 июля 2008 г. N 341-п "Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации Пучежского муниципального района" (утратило силу)

Постановление Главы администрации Пучежского муниципального района Ивановской области
от 16 июля 2008 г. N 341-п
"Об утверждении административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации Пучежского муниципального района"

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в целях реализации права граждан на обращения в органы местного самоуправления и повышения качества их рассмотрения в администрации Пучежского муниципального района и ее структурных подразделениях постановляю:

1. Утвердить административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Пучежского муниципального района (прилагается).

2. Заместителям главы администрации района, руководителям структурных подразделений в работе с письменными и устными обращениями граждан строго руководствоваться нормами и требованиями Федерального закона от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящего Регламента.

3. Постановление вступает в силу с момента его принятия.

4. Отделу по управлению делами администрации района (Соколова С.А.) разместить информацию о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации Пучежского муниципального района в газете "Пучежские вести" и на сайте администрации района.

И.о. Главы администрации

Л.А. Швецова

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации Пучежского муниципального района
(утв. постановлением главы администрации Пучежского муниципального района
от 16 июля 2008 г. N 341-п)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Пучежского муниципального района (далее - Административный регламент) разработан в целях реализации права граждан на обращения в органы местного самоуправления и повышения качества их рассмотрения в администрации района и ее структурных подразделениях, определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации района.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации района осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Решением Совета депутатов Пучежского муниципального района от 28.04.2008 г. N 215 "О Положении о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления".

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Главой администрации района, первыми заместителями и заместителями Главы администрации района, руководителями и работниками структурных подразделений администрации района.

1.4. В администрации района рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении администрации района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами.

1.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

2. Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.1. Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

2.1.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях администрации района;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Сведения о местонахождении администрации района, полный почтовый адрес администрации района, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению гражданина и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:

- на Интернет-сайте администрации района (www.Pucheg.ru);

- на информационном стенде в отделе по управлению делами.

2.1.3. Информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах, телефонах для справок размещается:

- на Интернет-сайте администрации района (www.Pucheg.ru):

- на информационном стенде в отделе по управлению делами.

2.1.4. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.2. Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан

2.2.1. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

2.2.2. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме.

Структурным подразделениям, ответственным за исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

2.2.3. В здании администрации района на видном месте размещаются вывески, содержащие информацию о графике приема граждан.

2.2.4. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- системой охраны.

2.2.5. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений.

2.2.6. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.3. Срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.3.1. Каждое обращение подлежит обязательному рассмотрению, при необходимости - с выездом на место. Общий срок рассмотрения письменного обращения и зарегистрированного устного обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного, устного обращения.

2.3.2. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в письменных обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения письменных обращений граждан могут быть продлены главой администрации района, первыми заместителями, заместителями главы администрации района либо уполномоченным на то должностным лицом в соответствии с их компетенцией не более чем на 30 дней.

Уведомление гражданину о продлении срока рассмотрения обращения направляет отдел по управлению делами.

2.3.3. Предложения граждан по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций рассматриваются безотлагательно.

2.3.4. Глава администрации района и его заместители, руководители структурных подразделений при рассмотрении обращений граждан, поступивших в администрацию района, могут устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан, если того требуют интересы дела.

2.4. Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.4.1. Конечным результатом исполнения функции по рассмотрению обращений граждан являются:

- устный ответ (с согласия гражданина) в ходе личного приема;

- письменный ответ на поставленные в письменном обращении вопросы;

- уведомление о переадресовании письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- отказ в рассмотрении обращения.

2.4.2. Основания для отказа в рассмотрении обращений:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в адрес администрации Пучежского муниципального района или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные ли оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа, либо они не поддаются прочтению;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.4.3. При наличии оснований для отказа в рассмотрении обращения гражданин, направивший обращение, уведомляется об этом письменно, за исключением случае, указанных в абзацах пятом и шестом подпункта 2.4.2. настоящего административного регламента.

2.4.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.4.5. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется расследование или судебное разбирательство, заявителю дается разъяснение о сроках и порядке обжалования принятых в ходе расследования или судебного разбирательства решений.

3. Административные процедуры

3.1. Требования к письменному обращению гражданина

3.1.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование администрации района либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица (Главы администрации района или его заместителей, руководителей структурных подразделений), а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

3.1.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.

3.2. Описание последовательности действий при рассмотрении письменного обращения

3.2.1. Рассмотрение письменного обращения включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка письменного обращения;

- регистрация и направление обращения на рассмотрение;

- рассмотрение обращения;

- постановка обращения на контроль;

- оформление ответа на обращение;

- оформление дела по обращению, хранение.

3.2.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.2.2.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения гражданина в администрацию Пучежского муниципального района.

3.2.2.2. Обращение может поступить одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте;

- нарочным;

- лично.

3.2.2.3. Обращения, направленные по почте, посредством факсимильной связи либо по электронной почте поступают в приемную администрации района.

3.2.2.4. Работник, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

- в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку "Письма в адрес Администрации Пучежского муниципального района нет", подписывает ее и прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма; указанные акты передаются в отдел по управлению делами.

После первичной обработки в приемной все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по управлению делами.

3.2.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан, а также от нарочных осуществляется в отделе по управлению делами. По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ему ставится отметка с указанием даты приема обращения и подпись принявшего обращение муниципального служащего.

3.2.3. Регистрация и направление обращения на рассмотрение.

3.2.3.1. Письменные обращения регистрируются в отделе по управлению делами в течение 3 дней с момента поступления в администрацию Пучежского муниципального района с использованием системы электронного документооборота.

Все письма регистрируются на регистрационно-контрольных карточках.

При регистрации в карточке регистрации предложений, заявлений и жалоб базы данных СЭДО вносится следующая информация о поступившем обращении;

- данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);

- дата регистрации письменного обращения и его регистрационный индекс;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

- данные о корреспонденте, направившем письменное обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения письменного обращения;

- тема (темы) обращения;

- данные о наличии приложений;

- аннотация обращения.

Датой регистрации считается дата, указанная на штампе администрации района, проставляемом отделом по управлению делами в правом нижнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя..

Регистрационный индекс письма также указывается в регистрационном штампе и состоит из условного цифрового обозначения: начальной буквы слова "обращение", порядкового номера поступившего письма, двух последних цифр текущего года (например, О/15-08). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.

Письменное обращение проверяется на повторность. Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Администрацию Пучежского муниципального района области, учитываются под регистрационным индексом первого обращения.

Аннотация, составляемая на письмо, должна быть четкой, краткой, отображать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение и шифр темы в соответствии с тематическим классификатором обращений граждан, если в обращении несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них.

3.2.3.2. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации Пучежского муниципального района, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.2.3.3. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, в 7-дневный срок возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие сведения.

3.2.3.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

3.2.3.5. Результатом выполнения административного действия по регистрации и направлению обращения на рассмотрение является регистрация письменного обращения в базе данных и подготовка письменного обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3.2.4. Рассмотрение обращения.

3.2.4.1. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Письма с просьбой о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема граждан заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений, а обращения списываются "в дело" как исполненные.

Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и организаций, возвращаются в направившие это обращение государственный орган или организацию.

3.2.4.2. Заведуюший отделом по управлению делами;

- готовит проект - резолюции главы администрации района по рассмотрению обращения, в том числе предложения о постановке обращения на контроль, о рассмотрении обращения с выездом на место и пр.;

- вносит в базу данных содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

- готовит сопроводительные письма исполнителям и уведомление заявителю о переадресации обращения;

- направляет копии обращения указанным в резолюции должностным лицам или государственным органам вместе с сопроводительным письмом за подписью Главы администрации Пучежского муниципального района либо уполномоченного на то должностного лица.

3.2.5. Постановка обращения на контроль.

3.2.5.1. На контроль ставятся письменные обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях прав и законных интересов граждан, а также обращения по наиболее значимым вопросам. Постановка обращений на контроль также осуществляется с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзора почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.

3.2.5.2. В случае если в полученном ответе, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.

3.2.5.3. Обращение может быть возвращено в орган местного самоуправления для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям и по иным основаниям.

3.2.5.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляется отделом по управлению делами.

3.2.5.5. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит письмо с обоснованием необходимости продления срока и представляет его Главе администрации района либо уполномоченному на то должностному лицу.

3.2.5.6. Глава администрации района либо уполномоченное на то должностное лицо на основании письма ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении ответственным исполнителем заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.

3.2.6. Оформление ответа на обращение.

3.2.6.1. Ответы на письменные обращения граждан подписывают Глава администрации района, первые заместители, заместители главы администрации района либо уполномоченное на то должностное лицо в пределах своей компетенции.

Ответы в федеральные органы государственной власти об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывают первые заместители и заместители главы администрации района в пределах своей компетенции.

Представляемые на подпись ответы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект ответа.

3.2.6.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно и давать пояснения на все поставленные в письме вопросы.

3.2.6.3. В ответе в федеральные органы государственной власти должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

3.2.6.4. Подготовка специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт. Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.

3.2.6.5. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.2.6.6. Подлинники обращений граждан в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.2.6.7. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел по управлению делами, где проверяется правильность оформления ответа, а данные о результатах рассмотрения заносятся в базу данных СЭДО.

3.2.6.8. После регистрации ответа в базе данных СЭДО отдел по управлению делами передает его на отправку в приемную.

3.2.6.9. При необходимости ответственный исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.2.6.10. Поступившие ответы на запрос о рассмотрении обращений граждан из государственных органов, органов местного самоуправления и от должностных лиц передаются из приемной в отдел по управлению делами. Ответ проверяется на соответствие установленным требованиям, а затем направляется главе администрации района либо уполномоченному должностному лицу, давшему поручение на рассмотрение обращения, на ознакомление.

3.2.7. Оформление дела по обращению, хранение.

Отдел по управлению делами в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации района формирует дело по письменному обращению гражданина, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения главы администрации района либо уполномоченного должностного лица, поступившие ответы, справки.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки в соответствии с тематическим классификатором обращений граждан и располагаются в них в порядке возрастания номеров.

Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений хранятся в картотеке письменных обращений граждан, которая комплектуется в хронологическом порядке.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом по управлению делами в текущем архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков хранения в архиве отдела по управлению делами соответствующие обращения и материалы их рассмотрения уничтожаются в установленном порядке.

3.3. Последовательность административных действий при личном приеме граждан

3.3.1. Условия и время личного приема граждан в администрации района

3.3.1.1. Прием граждан в администрации района ведут Глава администрации района, первые заместители и заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным распоряжением главы администрации района.

3.3.1.2. Исполнение функции по рассмотрению устных обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня обращения.

3.3.1.3. Предварительная запись на прием к главе администрации района осуществляется отделом по управлению делами, запись на прием к заместителям главы администрации района и руководителям структурных подразделений производится работниками данных подразделений

3.3.1.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны (при наличии документов), а также беременные женщины принимаются вне очереди.

3.3.2. Личный прием граждан включает в себя следующие административные действия:

регистрация устного обращения;

рассмотрение устного обращения;

подготовка письменного или устного ответа;

оформление дела по устному обращению.

3.3.3. Регистрация устного обращения.

3.3.3.1. Непосредственную организацию личного приема граждан в администрации Пучежского муниципального района осуществляет отдел по управлению делами, который:

- обеспечивает организацию рассмотрения устных обращений должностным лицом;

- регистрирует обращение гражданина в журнале учета устных обращений граждан;

- распечатывает контрольно-регистрационную карточку.

При необходимости распечатывает историю обращений гражданина, которая передается должностному лицу, осуществляющему личный прием.

3.3.4. Рассмотрение устного обращения.

3.3.4.1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося гражданина, удаленности места проживания от районного центра, даты и времени обращения.

3.3.4.2. При необходимости с гражданами, ожидающими личного приема, могут проводиться предварительные беседы.

3.3.4.3. Лица, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина, при необходимости дают соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке обращения.

3.3.4.4. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке.

3.3.4.5. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема лицом, осуществляющим прием, дается соответствующее поручение о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.

3.3.4.6. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.3.4.7. Во время личного приема гражданин имеет возможность сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

3.3.4.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.3.5. Подготовка письменного или устного ответа.

3.3.5.1. После окончания личного приема отдел по управлению делами проводит первичную обработку материалов приема граждан.

Заявления граждан, изъявивших желание отдать свое обращение в письменном виде, не дожидаясь личного приема, передаются вместе с регистрационно-контрольной карточкой лицу, осуществляющему личный прием.

3.3.5.2. Если в ходе личного приема возникает необходимость подготовки письменного ответа на устное обращение, лицо, ведущее прием, определяет исполнителя по подготовке письменного ответа и ставит обращение на контроль.

3.3.5.3. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан главой администрации района, за своевременностью и качеством их исполнения возлагается на отдел по управлению делами.

Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан первыми заместителями и заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений, за своевременностью и качеством их исполнения, возлагается на лицо, ведущее прием.

Подготовка письменного ответа осуществляется в соответствии с административными действиями, изложенными в подпунктах 3.2.6.2., 3.2.6.4., 3.2.6.5., 3.2.6.7. данного административного регламента.

3.3.6. Оформление дела по устному обращению.

3.3.6.1. Основанием для начала административного действия является поступление подготовленного исполнителем проекта ответа по обращению гражданина лицу, проводившему личный прием.

3.3.6.2. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает лицо, проводившее личный прием.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

3.3.6.3. Обращения граждан, ответы и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации района. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами.

Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом по управлению делами в текущем архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков хранения в архиве отдела по управлению делами соответствующие устные обращения и материалы их рассмотрения уничтожаются в установленном порядке.

3.4. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

3.4.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.4.2 Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет отдел по управлению делами и работники, ответственные за регистрацию обращений.

Справки предоставляются при личном обращении или посредством телефона.

3.4.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.4.4. Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00.

3.4.5. При получении запроса по телефону работник:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.

3.4.6. Во время разговора работник, ответственный за регистрацию обращения, должен произносить слова четко, избегать, "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

3.4.7. Отдел по управлению делами регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их Главе администрации района.

3.4.8. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

3.5. Ответственность работников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

3.5.1. Работники, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.

3.5.2. Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращениях информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

3.5.3. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Глава администрации района.

3.5.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения администрации района. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении администрации района.

3.6. Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан

3.6.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

3.6.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и принятием решений работниками осуществляется руководителями структурных подразделений администрации города.

3.6.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.7. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

З.7.1. В рамках контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

3.7.2. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется отделом по управлению делами в тесном взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации района.

3.7.3. Информационно-аналитические справки направляются главе администрации района, первым заместителям, заместителям, в структурные подразделения администрации района.

3.8. Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по обращениям

Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в административном и (или) судебном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.