Раздел 7. Порядок подготовки документации и основные начала делопроизводства

7. Порядок подготовки документации и основные начала делопроизводства

7.1. Приказами оформляются решения Управления, в том числе по основной деятельности, оперативным, организационным, по вопросам работы с сотрудниками и другим вопросам работы Управления, а также решения нормативного правового характера.

Проекты приказов по основной деятельности готовятся в соответствии с поручениями начальника Управления, которые могут быть письменными, в том числе в виде резолюций, либо устными, а также во исполнение задач и функций, реализуемых отделами, в инициативном порядке.

Проекты приказов по вопросам работы с сотрудниками, решение которых в соответствии с законодательством Орловской области входит в компетенцию органов исполнительной власти Орловской области специальной компетенции, готовит соответствующий специалист

Управления, в обязанности которого входит ведение кадрового делопроизводства, в порядке, указанном в абзаце втором настоящего пункта.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников отделов, которые готовят и вносят проект.

Правовая экспертиза проектов приказов нормативного правового характера осуществляется правовым управлением Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов в части наличия необходимых виз осуществляет специалист второй категории.

Проект приказа Управления подлежит обязательному согласованию:

а) с заместителем, курирующим деятельность отдела, подготовившего проект приказа, в соответствии с утвержденной структурой;

б) начальником отдела, подготовившего проект приказа;

в) начальником отдела административного производства - в случаях, когда проектом приказа затрагиваются вопросы организации, проведения проверок и оформления документов, связанных с административным производством;

г) начальником отдела финансов, бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером в случаях, когда проектом приказа затрагиваются вопросы расходования денежных средств, выделяемых Управлению.

При наличии неурегулированных разногласий проект приказа Управления визируется с замечаниями, которые представляются начальнику Управления в письменном виде.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

7.2. Проекты приказов (за исключением приказов нормативного правового характера) представляются на подпись с пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, его обоснование, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой издания приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по кадровым вопросам нумеруются и формируются в дела отдельно.

Копии приказов или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

7.3. При подготовке проектов нормативных правовых актов либо актов ненормативного характера по вопросам, входящим в полномочия Управления, сущностная сторона проекта прорабатывается отделом Управления, в задачи и функции которого входит рассмотрение данных вопросов.

Проект подлежит обязательному согласованию с заместителем начальника Управления, курирующим направление деятельности отдела, подготовившего нормативный правовой акт либо акт ненормативного характера.

7.4. Решения, принятые по результатам мероприятия (заседания, совещания, семинара и т.п.), организуемого и проводимого Управлением, оформляются протоколом. Проект протокола проведенного мероприятия подготавливается лицом либо отделом, ответственным за проведение мероприятия, визируется начальником отдела (в случае проведения мероприятия отделом), заместителем начальника Управления, курирующим деятельность отдела, подготовившего протокол, и представляется начальнику Управления в срок по прямому указанию начальника Управления, а в случае отсутствия прямого указания - не позднее суток с момента окончания мероприятия.

К проекту протокола совещания прилагается список рассылки, подписанный заместителем начальника Управления, курирующим деятельность отдела, ответственного за проведение совещания.

В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Орловской области, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и организации, в задачи которых входят рассматриваемые вопросы.

Копии протоколов совещаний у начальника Управления направляются указанным выше органам и лицам специалистом второй категории незамедлительно после их подписания.

7.5. Проекты договоров (государственных контрактов, соглашений) подготавливаются соответствующими отделами во исполнение поручений начальника Управления, а также задач и функций, реализуемых отделами в соответствии с требованиями действующего законодательства, и подлежат обязательному согласованию:

а) с заместителем, курирующим деятельность отдела, подготовившего проект договора (государственного контракта, соглашения);

б) начальником отдела административного производства - в случаях, когда проектом договора затрагиваются вопросы организации, проведения проверок и оформления документов, связанных с административным производством;

в) начальником отдела бухгалтерского учета, отчетности и финансов - в случаях, когда проектом затрагиваются вопросы расходования денежных средств, выделяемых Управлению.

Правовая экспертиза проектов договоров (за исключением государственных контрактов) осуществляется правовым управлением Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области .

При наличии неурегулированных разногласий проект договора (государственного контракта, соглашения) визируется с замечаниями, которые представляются начальнику Управления в письменном виде.

7.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Управлении возлагается на специалиста второй категории.

Специалист второй категории Управления ведет учет и регистрацию приказов по основной деятельности Управления.

Соответствующий специалист Управления, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, ведет учет и регистрацию приказов по вопросам работы с сотрудниками, решение которых входит в компетенцию органов исполнительной власти Орловской области специальной компетенции.