Статья 3. Основные функции деятельности общего отдела

Статья 3. Основные функции деятельности общего отдела

Общий отдел в целях исполнения возложенных на него задач выполняет следующие функции:

1) прием, учет, регистрация и отправка (направление) входящих (поступающих) и исходящих (отправляемых) документов;

2) учет (регистрация) и хранение документов, создающихся в результате деятельности администрации города;

3) передача документов на рассмотрение главе города Мценска или его заместителям и после получения соответствующих письменных указаний (резолюций) - непосредственно исполнителям;

4) контроль за прохождением и сроками рассмотрения и исполнения документов;

5) подготовка проекта номенклатуры дел администрации города Мценска;

6) проведение справочно-информационной работы, т.е. поиск и выдача работникам администрации города документов и текущих дел в пределах объема документов, хранящихся в общем отделе, и контроль за их возвратом;

7) ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение, отбор и уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) анализ и информирование главы города Мценска об исполнении документов и поручений;

9) анализ и составление отчетности о количественном и качественном составе документооборота и об исполнении документов, передача указанной отчетности в администрацию области;

10) организация проведения личного приема руководителями органов исполнительной государственной власти Орловской области, депутатов Орловского областного Совета народных депутатов;

11) разработка графиков личного приема граждан главой города Мценска, его заместителями, начальниками управлений и комитетов, отделов;

12) организация проведения личного приема граждан главой города Мценска, его заместителями в соответствии с утвержденными графиками;

13) учет, ведение и хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек работников администрации города;

14) подготовка проектов распоряжений по кадровому составу, графика отпусков;

15) ведение учета рабочего времени работников аппарата администрации города (в пределах своей компетенции);

16) оформление и учет командировочных удостоверений;

17) подготовка и выдача справок, заверенных копий документов по кадровым вопросам и нормативных правовых актов (в пределах своей компетенции);

18) обеспечение структурных подразделений администрации города бланками постановлений, распоряжений, писем, удостоверений личности и т.п.;

19) обеспечение аппарата администрации города (в пределах своей компетенции) канцелярскими принадлежностями, хозтоварами;

20) оформление и учет выданных и возвращенных удостоверений личности работников администрации города;

21) организация работы приемной главы города Мценска и первого заместителя главы администрации города;

22) организация проведения работ по праздничному художественному оформлению здания администрации города и уборке:

а) кабинетов и помещений здания администрации города,

б) закрепленной прилегающей к зданию администрации города территории;

23) организация проведения и документальное сопровождение технического обслуживания и ремонта здания администрации, инженерных сетей, оргтехники;

24) обеспечение транспортного обслуживания служебных поездок специалистов администрации города;

25) техническое обеспечение проведения совещаний, проводимых в здании администрации города с участием главы города Мценска.