Раздел 3. Административные процедуры

3. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя выполнение следующих административных процедур (блок-схема N 1) (приложение 1 к настоящему административному регламенту):

финансовое обеспечение деятельности мировых судей и их аппаратов;

материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей и их аппаратов.

3.1. Финансовое обеспечение деятельности мировых судей и их аппаратов содержит следующие действия:

3.1.1. Финансовое обеспечение деятельности мировых судей и их аппаратов.

На основании заключенных договоров и контрактов, представленных мировыми судьями заявок, справок служб по тарифам, штатного расписания и прочих документов специалисты отдела по финансовой работе и материально-техническому обеспечению управления составляют смету на последующий финансовый год и плановый период. После согласования с начальником отдела финансовой работы и материально-технического обеспечения управления и начальником управления сведения передаются для рассмотрения в Департамент финансов Орловской области.

После принятия закона об областном бюджете на очередной финансовый год и плановый период специалист отдела финансовой работы и материально-технического обеспечения управления (далее - специалист бухгалтерии, бухгалтерия) по поручению начальника отдела финансовой работы и материально-технического обеспечения управления (далее - главный бухгалтер) составляет бюджетную роспись на основании доведенных Департаментом финансов Орловской области (далее - Департамент финансов) уведомлений о бюджетных ассигнованиях и лимитах бюджетных обязательств.

Срок выполнения - 3 рабочих дня.

На основе представленных в бухгалтерию штатного расписания, графиков отпусков, договоров и контрактов на оплату товаров, работ, услуг и прочих документов на текущий финансовый год специалист бухгалтерии производит распределение годовых ассигнований, составляет смету и представляет на согласование главному бухгалтеру и на подпись начальнику управления.

Срок выполнения - 10 рабочих дней.

После открытия Департаментом финансов ежемесячного кассового плана на лицевом счете управления, специалисты бухгалтерии осуществляют исполнение расходных бюджетных обязательств.

3.1.2. Исполнение расходных бюджетных обязательств.

Специалисты бухгалтерии осуществляют исполнение бюджетной росписи, производят ее уточнение.

По состоянию на 1 число каждого месяца специалисты бухгалтерии осуществляют анализ использования денежных средств.

При недостаточности средств на определенных статьях расходов специалисты отдела перераспределяют лимиты бюджетных обязательств и при необходимости вносят предложения по изменению закона Орловской области об областном бюджете на текущий и последующие финансовые годы главному бухгалтеру, который после согласования с начальником управления доводит предложения до Департамента финансов Орловской области. Срок выполнения - ежемесячно.

3.1.3. Исполнение расходных бюджетных обязательств в части выплаты заработной платы сотрудникам.

На основании представленных первичных документов: табелей учета рабочего времени, больничных листов, актов выполненных работ, копий приказов начальника управления, приказов руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области, заявлений сотрудников, справок и иных документов специалист бухгалтерии с использованием программного обеспечения начисляет заработную плату сотрудникам (в т.ч. несписочного состава) в соответствии со штатным расписанием и иными регламентирующими документами.

Срок выполнения - ежемесячно, в установленные сроки.

Согласно действующему законодательству, нормативным правовым актам, инструкциям, заявлениям специалист бухгалтерии производит удержания из начисленной заработной платы и начисление налогов и сборов.

Срок выполнения - 2 рабочих дня.

Специалист бухгалтерии производит формирование расчетных, платежных ведомостей, расчетных листков, свода начислений и удержаний, свода проводок, налоговых ведомостей и других необходимых сведений.

Срок выполнения - 2 рабочих дня.

Специалист бухгалтерии осуществляет проверку и анализ произведенных начислений и удержаний и представляет платежные документы на подпись главному бухгалтеру.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Главный бухгалтер после проверки платежных документов передает их на подпись начальнику управления в тот же день.

Специалист бухгалтерии производит перенос бухгалтерских проводок из программы "Парус - Зарплата" в программу "Парус - Бухгалтерия".

Специалист бухгалтерии формирует журнал операций.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

3.1.4. Исполнение расходных бюджетных обязательств в части оплаты материальных ценностей, работ и услуг.

После утверждения документов к оплате (платежных ведомостей, заявлений на получение наличных денежных средств под отчет) и передачи их в кассу специалист бухгалтерии формирует платежные документы (заявки на получение наличных денег и кассовый расход, чек на получение наличных денежных средств), которые подписывает главный бухгалтер и передает на утверждение начальнику управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

После получения подписанных платежных документов специалист бухгалтерии формирует электронные версии платежей в программе Управления Федерального казначейства по Орловской области (далее - казначейство) "СЭД клиент" и по телекоммуникационным каналам связи направляет в казначейство. После этого специалист бухгалтерии первичные документы, заверенные подписью начальника и главного бухгалтера, передает в казначейство для списания денежных средств с лицевого счета управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Заявку на получение наличных денег вместе с чеком специалист бухгалтерии доставляет в казначейство для утверждения. Срок выполнения - 1 рабочий день.

3.1.5. Исполнение расходных бюджетных обязательств в части получения и выдачи наличных денежных средств.

Полученные наличные денежные средства специалист бухгалтерии приходует в кассу управления, а затем выдает по расходно-кассовым ордерам специалистам управления и обособленных подразделений согласно имеющимся платежным документам и заявлениям.

В конце каждого рабочего дня специалист бухгалтерии заносит все произведенные за рабочий день операции в кассовую книгу, составляет отчет кассира.

Срок выполнения - в течение месяца.

Денежные документы приобретаются специалистами обособленных подразделений на полученные под отчет суммы, о чем составляется авансовый отчет, который передается в бухгалтерию управления. По мере списания денежных документов в бухгалтерию управления подается отчет об использовании денежных документов. На основании этого специалистом бухгалтерии составляются необходимые бухгалтерские записи.

Материально-ответственное лицо, получившее денежные средства под отчет, предоставляет специалисту бухгалтерии авансовые отчеты.

Срок выполнения - в течение 3 дней со дня возвращения из командировки (по наличным средствам на командировочные расходы); по денежным средствам на другие цели и по денежным документам - в течение месяца.

Полученный авансовый отчет проверяет и обрабатывает специалист бухгалтерии: данные вносит в программу "Парус-Бухгалтерия" и формирует бухгалтерские проводки.

Оформленный авансовый отчет подписывает специалист бухгалтерии.

Специалист бухгалтерии формирует журналы операций в соответствии с инструкцией по бюджетному учету.

Срок выполнения - ежемесячно.

3.1.6. Финансовая отчетность.

Данные из журналов операций переносятся главным бухгалтером в главную книгу.

Срок исполнения - ежемесячно.

По итогам месяца главным бухгалтером предоставляется финансовая отчетность в Департамент финансов Орловской области.

3.2. Материально-техническое обеспечение деятельности мировых судей и их аппаратов.

3.2.1. Организация и проведение работ по обеспечению мировых судей и их аппаратов служебными помещениями.

После принятия закона Орловской области, определяющего создание судебных участков на территории Орловской области, заместитель начальника управления совместно с главным бухгалтером, специалистом бухгалтерии по материально-техническому обеспечению (далее - специалист МТО) определяют перечень мероприятий по обеспечению судебных участков служебными помещениями.

Срок выполнения - в течение 5 рабочих дней.

Заместитель начальника готовит за подписью начальника управления и направляет письма с просьбой о предоставлении помещений для размещения судебных участков в Департамент имущества, промышленности и информатизации Орловской области, управление Судебного департамента в Орловской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Орловской области.

В случае получения положительного ответа заместитель начальника управления организует обследование выделяемых помещений с целью определения необходимости проведения ремонта.

Срок выполнения - в течение 3 рабочих дней.

В случае получения отрицательного ответа заместитель начальника управления совместно с мировыми судьями, представителями органов местного самоуправления муниципальных образований Орловской области изыскивают возможность заключения договоров пользования помещениями, в исключительных случаях, с иными юридическими (физическими) лицами.

Срок выполнения - в течение 30 рабочих дней.

Начальником управления принимается решение о размещении судебных участков в предлагаемых помещениях, специалист по МТО направляет письменное заявление с приложением пакета документов, необходимого для заключения договора пользования помещениями.

Срок выполнения - 2 рабочих дня.

3.2.2. Организация надлежащей эксплуатации и содержания служебных помещений, инженерных сетей и коммуникаций, оборудования, связи в зданиях и помещениях, занимаемых мировыми судьями и их аппаратами.

После заключения договоров пользования служебными помещениями, в целях обеспечения содержания помещений, инженерных сетей и коммуникаций, оборудования, специалист по МТО готовит и направляет в соответствующие органы (организации) запросы на получение технических условий, тарифов на потребление услуг (далее - документы) для помещений, в которых размещены судебные участки.

Срок выполнения - 3 рабочих дня.

После получения комплекта документов специалист по МТО проводит работу по подготовке и оформлению требуемого пакета документов:

заполнение паспорта потребителя электрической, тепловой энергии, газа, водопотребления, водоотведения (до 5 рабочих дней);

запрос и оформление технических условий (до 30 рабочих дней);

проверка расчетов по объемам предоставляемых услуг для помещений судебных участков мировых судей (до 5 рабочих дней);

запрос тарифов в уполномоченных организациях и, в необходимых случаях, подготовка дополнительных соглашений с указанием суммы договора на текущий год (до 30 рабочих дней).

Заключение договора и оплата по нему осуществляются в соответствии с пунктами 3.2.4, 3.2.6 административного регламента.

3.2.3. Анализ и рассмотрение заявок (служебных записок) мировых судей или специалистов аппаратов мировых судей.

Специалист управления, ответственный за получение корреспонденции, осуществляет прием и передачу заявок (служебных записок) на рассмотрение заместителю начальника управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Заместитель начальника управления рассматривает и анализирует заявки (служебные записки), готовит предложения по их исполнению либо отклонению начальнику управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Начальник управления рассматривает заявки (служебные записки) и принимает решение о принятии к исполнению заявок (служебных записок) либо об их отклонении.

Заявки с соответствующей резолюцией начальника управления передаются заместителю начальника управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Заместитель начальника управления сообщает мировым судьям о решениях, принятых в ходе рассмотрения поступивших от них заявок (служебных записок) в письменной форме либо посредством телефонной, факсимильной связи с последующим направлением письменного сообщения. В случае отрицательного решения ответ на заявку должен содержать мотивированное разъяснение причин.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

В случае принятия положительного решения заместитель начальника управления совместно с главным бухгалтером в соответствии со сметой доходов и расходов управления (раздел "Судебная система") определяют объем финансирования на выполнение работ, оказание услуг, закупку товаров в соответствии с заявкой.

Срок выполнения - в течение рабочего дня.

3.2.4. Организация и проведение мероприятий по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг. Заключение государственных контрактов (договоров).

На основании согласованных заявок мировых судей, в соответствии с планом работы управления, сметой доходов и расходов, начальник управления совместно с заместителем начальника управления, главным бухгалтером формируют перечень товаров, работ, услуг, для закупки которых планируется заключение государственных контрактов (договоров) в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

Срок выполнения - 10 рабочих дней.

Если в заявке содержится просьба и обоснование необходимости проведения ремонта, заместитель начальника управления совместно со специалистом по МТО организуют комиссионное обследование зданий и помещений, занимаемых мировыми судьями и их аппаратами, в целях определения необходимости проведения капитального или текущего ремонта.

Срок выполнения - в течение 10 рабочих дней.

Специалист по МТО совместно с заместителем начальника управления готовит и утверждает у начальника управления виды и объемы работ по текущему или капитальному ремонту зданий и помещений судебных участков.

Срок выполнения - 5 рабочих дней.

Специалист по МТО организует разработку проектно-сметной документации по ремонту зданий и помещений судебных участков, ее согласование с соответствующими специализированными учреждениями, органами, балансодержателем.

Если в заявке содержится просьба об обеспечении судебного участка необходимыми товарно-материальными ценностями (далее - ТМЦ), то специалист по МТО, а так же специалисты, занимающиеся обеспечением деятельности мировых судей в составе государственного учреждения (по соглашению) по поручению заместителя начальника управления проводят анализ обеспеченности данного судебного участка ТМЦ, о чем информируют заместителя начальника управления.

Срок выполнения - 3 рабочих дня.

Заместитель начальника управления вносит предложения по закупке ТМЦ начальнику управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

После согласования необходимости проведения ремонта либо закупки ТМЦ на судебные участки заместитель начальника управления дает поручение специалисту по МТО о необходимости разработки документации по проведению процедуры размещения заказа.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Специалист по МТО разрабатывает документацию для проведения процедуры размещения заказа.

Срок разработки документации - 5 дней.

Проведение процедуры размещения заказа осуществляется в соответствии со сроками, определенными законодательством в сфере размещения заказов (Федеральный закон от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд").

По результатам размещения заказа заключается государственный контракт.

Заключение государственных контрактов предусматривает следующие действия:

1) рассмотрение поданного проекта государственного контракта специалистом по МТО.

Срок выполнения - 3 рабочих дня;

2) согласование контракта с начальником отдела организационно-правовой и кадровой работы.

Срок выполнения - 3 рабочих дня;

3) согласование контракта с главным бухгалтером, заместителем начальника управления, начальником управления.

Срок выполнения - 3 рабочих дня;

4) подписание контракта, прошедшего процедуру согласования, начальником управления.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

В том случае, когда организация и проведение мероприятий по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг не требуется (в связи с незначительностью суммы закупки, приобретением у единственного поставщика), после рассмотрения заявки начальником управления и принятия положительного решения о приобретении услуг или закупки ТМЦ заместитель начальника управления дает распоряжение специалисту по МТО или специалистам, занимающимся обеспечением деятельности мировых судей в составе государственного учреждения (по соглашению) об исполнении заявки мирового судьи.

Получив задание, специалист по МТО либо другой сотрудник подготавливает необходимые документы от нескольких поставщиков и представляет их заместителю начальника управления.

Заместитель начальника управления передает полученные документы начальнику управления для принятия решения о выборе поставщика.

Решение о выборе поставщика принимается коллегиально начальником управления, заместителем начальника управления и главным бухгалтером исходя из наиболее выгодных для управления условий.

После подписания начальником управления счетов и договоров документы передаются для оплаты в бухгалтерию.

Срок исполнения - 3 рабочих дня.

3.2.5. Организация и проведение ремонтных работ в помещениях судебных участков мировых судей.

В соответствии с заключенным государственным контрактом (договором) на проведение ремонтных работ специалист по МТО совместно со специалистами, занимающимися обеспечением деятельности мировых судей в составе государственного учреждения (по соглашению), по поручению заместителя начальника управления готовят помещения к проведению ремонта.

Срок выполнения - в течение рабочего дня.

По предусмотренным условиям государственного контракта (договора) бухгалтерия осуществляет предоплату в размере до 30 %.

Срок выполнения - в соответствии с условиями договора.

В процессе выполнения подрядчиком ремонтных работ специалист по МТО контролирует их соответствие проектно-сметной документации.

Срок проведения работ определяется государственным контрактом (договором).

После выполнения работ подрядчиком заместитель начальника управления организует комиссионную проверку качества работ, при необходимости составляется акт с указанием дефектов. При отсутствии замечаний по качеству и объему работ члены комиссии подписывают акт выполненных работ.

Срок выполнения - в течение 3 рабочих дней после окончания работ.

Заместитель начальника управления передает акт выполненных работ на подписание начальнику управления.

Срок выполнения - в течение рабочего дня.

Специалист, осуществляющий прием корреспонденции, передает акт выполненных работ в бухгалтерию для проведения оплаты.

Срок выполнения - 1 рабочий день со дня регистрации.

3.2.6. Оплата по актам выполненных работ, оказанных услуг, счетам в соответствии с заключенными государственными контрактами (договорами).

Специалист, ответственный за прием поступившей корреспонденции, осуществляет передачу поступивших счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ, оказанных услуг на рассмотрение главному бухгалтеру.

Срок выполнения -1 рабочий день.

Главный бухгалтер передает специалистам бухгалтерии счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, оказанных услуг для проведения проверки соответствия договорным условиям, тарифам, объемам финансирования.

Срок выполнения - в течение рабочего дня.

Специалисты бухгалтерии возвращают проверенные документы,

подлежащие оплате, главному бухгалтеру.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Главный бухгалтер, заместитель начальника управления на основании проведенной специалистами бухгалтерии проверки принимают одно из следующих решений:

о передаче счетов, счетов-фактур, актов выполненных работ, оказанных услуг на рассмотрение начальнику управления;

о возвращении платежных документов и актов выполненных работ, услуг для надлежащего оформления.

Срок выполнения - 2 рабочих дня.

Начальник управления рассматривает и визирует документы, утверждает акты выполненных работ, оказанных услуг, счета и возвращает их главному бухгалтеру для исполнения.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Специалисты бухгалтерии направляют в адрес контрагента утвержденные акты выполненных работ, оказанных услуг.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

3.2.7. Организация приемки товара (ТМЦ) по заключенным государственным контрактам (договорам) и постановки на учет.

В соответствии со сроками, установленными государственным контрактом (договором), заведующий складом, осуществляющий обеспечение деятельности мировых судей по соглашению (далее - заведующий складом), принимает ТМЦ на склад, проверяет их комплектность, ассортимент, соответствие условиям государственного контракта (договора).

Срок выполнения - 1 рабочий день.

Заведующий складом передает накладные специалисту бухгалтерии для постановки на учет основных средств и материальных запасов.

Срок выполнения - в течение рабочего дня.

Заведующий складом ведет учет находящихся на складе ТМЦ и осуществляет их выдачу на основании заявок (служебных записок) мировых судей или секретарей мировых судей, утвержденных начальником управления.

Сроки выполнения: ведение учета - постоянно, выдача - по предварительному согласованию сроков.

3.2.8. Доставка ТМЦ на судебные участки мировых судей.

Доставка ТМЦ на судебные участки осуществляется автотранспортом, закрепленным за управлением.

Заведующий складом передает ТМЦ материально-ответственным лицам - секретарям судебных участков под роспись в накладных.

Накладные о передаче ТМЦ на судебные участки заведующий складом передает в бухгалтерию для оформления журнала операций по выбытию, перемещению нефинансовых активов.

3.2.9. Организация надлежащей эксплуатации оргтехники, компьютерных информационных сетей в зданиях и помещениях судебных участков.

После согласования заявок мировых судей или специалистов аппаратов мировых судей заместитель начальника управления передает их на исполнение программисту, обеспечивающему деятельность мировых судей (по соглашению), который организует проведение работ по текущему ремонту оргтехники, компьютерного и сетевого оборудования. При необходимости осуществляется доставка неисправной оргтехники, компьютерного и сетевого оборудования с судебных участков в управление для проведения ремонтных работ.

Срок выполнения: для районных судебных участков - 10 рабочих дней, для

судебных участков г. Орла - 5 рабочих дней.

Программист проводит организационные и разъяснительные работы с материально-ответственными лицами по эксплуатации оргтехники, компьютерного и сетевого оборудования, программного обеспечения.

Срок выполнения - при установке и при необходимости.

При установке на судебном участке нового компьютерного оборудования программист настраивает необходимое программное обеспечение.

Срок выполнения - 1 рабочий день.

В течение срока эксплуатации оборудования специалист отдела МТО обеспечивает сопровождение установленного программного обеспечения -получение, установку и настройку обновлений, работу антивирусных программ, создание резервных копий документов и баз данных, устранение неполадок в работе программного обеспечения.

По истечении срока эксплуатации оргтехники заместитель начальника управления совместно с заведующим складом и программистом организует работы по экспертизе неисправной оргтехники и компьютерного оборудования, в необходимых случаях организует их списание.

Срок выполнения - до 30 рабочих дней.

3.2.10. Организация и проведение мероприятий по обеспечению помещений судебных участков телефонной связью.

В соответствии с планом работы управления или на основании заявки с соответствующей резолюцией начальника управления заместитель начальника управления совместно со специалистом по МТО анализируют необходимость установки в помещениях судебных участков точек доступа к телефонным сетям.

Срок выполнения - 3 рабочих дня.

При принятии положительного решения заместитель начальника управления поручает специалисту по МТО согласование со специализированной организацией в области обеспечения телефонной связью технической возможности установки в помещениях судебных участков точек доступа к телефонным сетям.

Срок выполнения - 5 рабочих дней.

При необходимости специалист по МТО организует разработку технических условий для установки в помещениях судебных участков точек доступа к телефонным сетям.

Срок выполнения - до 30 рабочих дней.

Заключение договора осуществляется в соответствии с пунктом 3.2.4 административного регламента.

Срок выполнения работ устанавливается в соответствии с заключенным договором.

Специалист по МТО осуществляет контроль за ходом

выполнения работ по установке точек доступа к телефонным сетям. Выполненные работы принимаются комиссией. Оплата выполненных работ осуществляется в соответствии с пунктом 3.2.6

административного регламента.

3.2.11. Осуществление мероприятий по обеспечению охраны и безопасности помещений (зданий) судебных участков.

Заместитель начальника управления согласовывает с начальником управления перечень услуг, работ в отношении монтажа и обслуживания охранной и пожарной сигнализации на судебных участках.

Срок выполнения - 3 рабочих дня.

Заключение договора и оплата по нему осуществляются в соответствии с пунктами 3.2.4, 3.2.6 административного регламента.

Начальник управления, заместитель начальника управления либо комиссия осуществляют прием монтажных работ и работ по установке сигнализации (проверяется работоспособность сигнализации, соблюдение правил пожарной безопасности и т.д.).

Срок выполнения - в соответствии с условиями договора.

Специалистом по МТО осуществляется контроль за противопожарным состоянием помещений судебных участков.

Срок выполнения - постоянно.

В соответствии с законодательством Российской Федерации по охране труда заместителем начальника управления, специалистом по МТО проводятся инструктажи по технике безопасности со специалистами аппаратов мировых судей.

Срок выполнения - при назначении на должность, далее - по мере необходимости.

3.2.12. Осуществление контрольных функций за сохранностью и достоверным учетом имущества и денежных документов, закрепленных за судебными участками.

На основании плана работы управления, по распоряжению начальника управления сотрудниками управления осуществляются проверки судебных участков на предмет сохранности и достоверного учета имущества, закрепленного за судебными участками.

Срок выполнения - в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа начальником управления.