Указ Губернатора Орловской области от 16 мая 2002 г. N 153 " Об утверждении регламента работы Аппарата Губернатора и администрации области" (утратил силу)

Указ Губернатора Орловской области от 16 мая 2002 г. N 153
" Об утверждении регламента работы Аппарата Губернатора и
администрации области"

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Орловской области от 26 сентября 2007 г. N 285 настоящий Указ признан утратившим силу

В результате утверждения новой структуры исполнительной власти области и в целях повышения эффективности ее функционирования постановляю:

1. Утвердить регламент работы Аппарата Губернатора и администрации Орловской области согласно приложению.

2. Руководителям органов исполнительной государственной власти специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области организовать ознакомление сотрудников структурных подразделений с регламентом работы Аппарата Губернатора и администрации области.

3. Признать утратившим силу постановление Главы администрации Орловской области N 61 от 5.02.1999 г., утверждавшее регламент работы администрации Орловской области.

4. Контроль за выполнением настоящего указа возложить на заместителя Губернатора - руководителя Аппарата Губернатора и администрации области Михайлова М.Г.

5. Настоящий указ вступает в силу с момента его подписания.

Губернатор области

Е.С. Строев

Приложение
к указу Губернатора Орловской области
от 16 мая 2002 г. N 153

Регламент работы Аппарата Губернатора и администрации Орловской области

I. Общие положения

1.1. Настоящий регламент работы определяет порядок обеспечения деятельности по осуществлению полномочий и функций Аппарата Губернатора и администрации области.

1.2. Настоящий регламент разработан на основе Конституции Российской Федерации, Устава (Основного Закона) Орловской области, Законов Орловской области "О государственной службе Орловской области", "О системе органов исполнительной государственной власти Орловской области", "О схеме управления Орловской областью", указа Губернатора "Об утверждении положения и структуры Аппарата Губернатора и администрации области", а также иных нормативных актов, регламентирующих деятельность исполнительной власти в Орловской области.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Орловской области от 4 августа 2006 г. N 181 настоящий указ Губернатора Орловской области от 28 января 2002 г. N 40 признан утратившим силу

1.3. Соблюдение данного регламента обязательно для каждого работника Аппарата Губернатора и администрации области.

1.4. Внесение изменений и дополнений в регламент производится указом Губернатора области.

II. Планирование работы аппарата Губернатора и администрации
области

2.1. Текущее планирование деятельности Аппарата Губернатора и администрации области осуществляется на основе перспективных комплексно-целевых программ экономического и социального развития с учетом задач, вытекающих из федеральных и областных законов, из Указов Президента, постановлений Правительства РФ, указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии администрации Орловской области в рамках единого квартального плана работы администрации области.

2.2. Руководители органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области в срок до 10 числа последнего месяца очередного квартала направляют в управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области свои предложения, согласованные с курирующими заместителями Губернатора Орловской области, для формирования плана работы областной администрации на следующий квартал.

Предложения для включения в единый план работы администрации области на квартал должны определять основные направления деятельности структурного подразделения на ближайшую перспективу, а также мероприятия по реализации ранее принятых указов и распоряжений Губернатора Орловской области, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области.

2.3. На основе поступивших предложений управлением организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области готовится проект плана работы администрации области на квартал, который представляется для рассмотрения руководителю Аппарата Губернатора и администрации области.

2.4. Квартальный план работы утверждается Губернатором области, рассылается в установленном порядке всем структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области, органам исполнительной государственной власти области специальной компетенции.

2.5. Руководитель Аппарата Губернатора и администрации области непосредственно организует контроль за выполнением планов работы.

III. Распорядок работы аппарата Губернатора и администрации
области

3.1. Начало работы всех структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области с 9.00.

3.2. Перерыв на обед с 13.00 до 14.00.

3.3. Окончание рабочего дня в 18.00.

3.4. Каждый понедельник- совещание у Губернатора области;

вторник - день проведения мероприятий в администрации области;

каждая среда недели - день работы в подведомственных предприятиях, организациях, учреждениях. Проведение в этот день совещаний, вызовы руководителей городов и районов, предприятий, организаций, учреждений запрещаются;

каждый первый и третий четверг месяца - день проведения заседаний Коллегии администрации области.

По согласованию с областным Советом народных депутатов, представительными органами власти муниципальных образований определить каждую пятницу недели как день проведения мероприятий в областном, городских и районных Советах народных депутатов.

IV. Порядок подготовки и проведения мероприятий с участием
Губернатора области и заседаний коллегии администрации области

4.1. Заседания, совещания и иные мероприятия с участием Губернатора области проводятся по мере необходимости в соответствии с планом работы Губернатора области.

Аппарат Губернатора и администрации области осуществляет подготовку и проведение мероприятий с участием Губернатора области.

Порядок подготовки мероприятия с участием Губернатора области, предварительно согласованный с заместителем Губернатора - руководителем Аппарата Губернатора и администрации области, утверждается Губернатором области по представлению заместителя Губернатора, по чьей инициативе проводится данное мероприятие, не позднее, чем за 10 дней до его проведения. Материалы по плановым вопросам, включенным в повестку дня заседания (совещания) при Губернаторе области, согласованные в установленном порядке со всеми заинтересованными сторонами, представляются для оформления и размножения в управление делопроизводства не позднее, чем за 5 дней до даты, определенной планом.

Документы по внеплановым вопросам, включенные в повестку дня заседания (совещания) при Губернаторе области, согласованные в установленном порядке, представляются для оформления и размножения в управление делопроизводства не позднее, чем за один день до назначенной даты заседания.

Руководители структурных подразделений, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. По каждому из рассматриваемых на заседании при Губернаторе области вопросов приглашаются должностные лица, имеющие к этому вопросу непосредственное отношение.

Состав приглашаемых определяется руководителем Аппарата Губернатора и администрации области на основе предложений руководителей исполнительных органов государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области. Своевременное приглашение указанных лиц на заседание при Губернаторе области обеспечивает управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области.

Время для докладов на заседании (совещании) при Губернаторе области предоставляется, как правило, в пределах до 15 минут, для содокладов - до 10 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.

Управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области осуществляет регистрацию участников заседания, управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области ведет протокол заседания, хозяйственное управление Аппарата Губернатора и администрации области обеспечивает подготовку помещений и техническое обеспечение мероприятия.

Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на заседаниях при Губернаторе области определяет начальник информационно-аналитического управления Губернатора и Коллегии администрации области.

Участникам заседания и приглашенным лицам не разрешается приносить на заседание кино-, видео-, фотоаппаратуру и звукозаписывающие устройства, а также средства связи.

Официальную информацию об итогах рассмотрения вопросов на заседании при Губернаторе области средствам массовой информации предоставляет информационно-аналитическое управление Губернатора и Коллегии администрации области.

Заседания при Губернаторе области оформляются протоколом. В случае необходимости доработки проектов указов и распоряжений Губернатора области по вопросам, рассмотренным на заседании. Губернатор области дает поручения соответствующим структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области либо руководителям органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции и при необходимости образует в установленном порядке рабочие группы.

Поручения, данные на заседаниях и совещаниях Губернатором области должностным лицам, обобщаются в управлении организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области и в виде контрольных карточек рассылаются должностным лицам, ответственным за выполнение соответствующих поручений, для организации их исполнения.

Управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области следит за соблюдением сроков исполнения поручений Губернатора области, информирует руководителя Аппарата Губернатора и администрации области о состоянии исполнительной дисциплины в данном направлении. Руководитель Аппарата Губернатора и администрации области, при необходимости, организует проверку качества исполнения поручений.

Доработка проектов проводится в сроки, установленные Губернатором области. Если эти сроки специально не оговариваются, то доработка проектов осуществляется в срок до 5 дней.

Протокол заседания при Губернаторе области оформляется управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области в трехдневный срок. Принятые на заседаниях указы и распоряжения подлежат официальному опубликованию в установленном порядке.

Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области обеспечивает магнитную запись мероприятий и ее расшифровку.

4.2. Заседания (совещания) Коллегии администрации Орловской области. Повестка дня заседания Коллегии администрации Орловской области формируется управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области и представляется руководителем Аппарата Губернатора и администрации области для утверждения Председателем Коллегии администрации Орловской области.

Материалы к заседанию (совещанию) Коллегии администрации области представляются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области и доводятся до членов Коллегии администрации области не позднее) чем за три дня до даты его проведения.

В работе заседаний (совещаний) Коллегии администрации области, кроме членов Коллегии администрации области, могут участвовать главный федеральный инспектор, представитель Коллегии администрации области в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты и представители областного Совета народных депутатов, руководитель контрольно-счетной палаты области (по согласованию), руководители органов исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области (по списку, утвержденному Председателем Коллегии администрации области).

По каждому из рассматриваемых на заседании вопросов приглашаются должностные лица, имеющие к ним непосредственное отношение.

Состав приглашаемых определяется руководителем Аппарата Губернатора и администрации области на основе предложений руководителей исполнительных органов государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области. Своевременное приглашение указанных лиц на заседание при Коллегии администрации области обеспечивает управление организационной и кадровой работы Аппарата Губернатора и администрации области.

Время для докладов на заседании Коллегии администрации области предоставляется, как правило, в пределах до 15 минут, для содокладов - до 10 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.

Организационно-техническое обеспечение проведения заседаний (совещаний) Коллегии администрации Орловской области, обобщение поручений, данные должностным лицам Председателем Коллегии администрации области и контроль за их исполнением осуществляется в порядке, предусмотренном для мероприятий с участием Губернатора Орловской области (абзацы 13,14 пункта 4.1 параграфа IV.).

V. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов
Губернатора и коллегии администрации области

5.1. Указы Губернатора области и постановления Коллегии администрации области издаются по наиболее важным вопросам жизнеобеспечения области, решение которых входит в компетенцию Губернатора либо Коллегии администрации Орловской области, когда необходимо принять решение нормативного характера, рассчитанное на постоянное или многократное применение.

Распоряжения принимаются по оперативным, организационным, кадровым и другим текущим вопросам, входящим в компетенцию Губернатора либо Коллегии администрации области. Распоряжения Губернатора и Коллегии администрации области не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер и направленных на субъекты правоотношений, неподчиненные Губернатору либо Коллегии администрации области.

5.2. Проект указа, постановления, распоряжения (далее - проект) должен основываться на реальных возможностях и содержать указание на организационные, финансово- экономические и иные средства обеспечения выполнения содержащихся в нем поручений. В процессе работы над проектом должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, акты органов государственной власти, научная литература, материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, которые обеспечат его правовую основу.

5.3. Проекты документов готовятся:

а) по поручению Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) и его заместителей (членов Коллегии администрации области);

б) по инициативе органов исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области с учетом их функций и компетенций.

Проекты нормативных правовых актов (указов Губернатора, постановлений Коллегии) вносятся, как правило, на рассмотрение Губернатора области либо Коллегии администрации области с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение существа документа, необходимое обоснование и аналитические материалы с прогнозом ожидаемых социально-экономических или иных последствий их реализации и подписанной руководителем органа или структурного подразделения Аппарата Губернатора и администрации области, ответственного за подготовку проекта.

5.4. Указы, постановления, распоряжения могут быть отменены, изменены соответствующим указом, постановлением или распоряжением Губернатора либо Коллегии администрации области.

5.5. Ответственность за содержание текстов и качество подготовки проектов, их согласование с заинтересованными сторонами (визирование) несут руководители органов исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции или структурных подразделений, вносящих проекты.

5.6. Ответственность за прохождение юридической экспертизы проектов Губернатора и Коллегии администрации области на соответствие действующему законодательству Российской Федерации несет начальник правового управления Аппарата Губернатора и администрации области.

5.7. Проекты печатаются на бланках установленной формы, которые должны иметь обязательные реквизиты:

- номер типового бланка;

- заголовок к тексту (кроме распоряжения);

- текст.

На оборотной стороне последнего листа указа, постановления (распоряжения) располагаются следующие реквизиты:

- наименование органа исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции либо структурного подразделения Аппарата Губернатора и администрации области с указанием фамилии, имени, отчества руководителя подразделения (исполнителя), подготовившего документ:

- визы руководителей с указанием даты визирования;

- виза корректора;

- фамилия исполнителя и номер служебного телефона.

5.8. Проекты указов Губернатора и постановлений Коллегии должны иметь заголовок к тексту, который располагается у левого верхнего поля документа. Заголовок должен в краткой форме отражать содержание текста документа.

5.9. Структура проекта указа Губернатора, постановления Коллегии, распоряжения Губернатора либо Коллегии должна обеспечивать логическое развитие рассматриваемой темы. Разъяснение целей и мотивов принятия документа дается во вступительной части преамбулы. При ссылках на законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента РФ и постановления, распоряжения Правительства РФ, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, законы Орловской области, постановления областного Совета народных депутатов, указы и распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Коллегии администрации области, в соответствии с которыми принимаются акты Губернатора либо Коллегии администрации области, должны быть указаны: наименование документа, дата его принятия, номер и заголовок. Преамбула проекта постановления Коллегии администрации области завершается словами "коллегия постановляет", напечатанными заглавными буквами без кавычек и пробелов между буквами. В проектах распоряжений преамбула может отсутствовать.

5.10. Постановляющая часть предполагает совершение различных по характеру действий исполнителей. Поручения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. В каждом пункте указывается исполнитель (структурное подразделение, организация, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения.

5.11. Проекты могут иметь приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах текста. В правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием вида документа, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. Нумерация страниц на каждом приложении производится раздельно. Значительные по объему приложения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, при необходимости делятся на пункты и подпункты. Если в проекте приводятся таблицы, графики, схемы, то они также оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты должны иметь ссылки на эти приложения. Последний лист каждого приложения к документу подписывает руководитель подразделения с указанием должности, фамилии и даты, который несет ответственность за точность приведенных данных. При наличии в тексте формулировки "Утвердить" (прилагаемые устав, положения, программу) на самом приложении допускается в правом верхнем углу располагать слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на вид акта, его дату и номер.

5.12. При необходимости в тексте указа, постановления или распоряжения указывается момент вступления в силу документа: с момента опубликования или с момента подписания, в ряде случаев в тексте документа может указываться конкретная дата вступления его в силу.

5.13. Одновременно с разработкой проекта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу ранее изданных соответствующих документов или их частей.

5.14. Если при подготовке проектов указов, постановлений и распоряжений Губернатора и Коллегии администрации области выявились необходимость внести существенные изменения и дополнения в ранее изданные документы или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения создается новый единый акт. В проект такого документа включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют силу.

Указы и распоряжения Губернатора подписываются только Губернатором области или его первым заместителем, исполняющим обязанности Губернатора области, а также заместителем Губернатора - руководителем Аппарата Губернатора и администрации области в пределах его компетенции.

Постановления и распоряжения Коллегии администрации области подписываются только председателем Коллегии администрации области или лицом, исполняющим его обязанности.

5.15 Проекты документов, представленные с нарушением требований к их составлению и оформлению, возвращаются исполнителю на доработку.

VI. Порядок согласования проектов указов, постановлений,
распоряжений Губернатора и коллегии администрации области

6.1. Проект правового акта с визой руководителя органа исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции или структурного подразделения Аппарата Губернатора и администрации области (если в подразделении, подготовившем проект, предусмотрено наличие юридической службы или лица, исполняющего функции юриста, то обязательна его виза на документе) представляется в правовое управление Аппарата Губернатора и администрации области на первичную правовую экспертизу, в ходе которой уточняется форма и содержание правового акта. Согласование правового управления Аппарата Губернатора и администрации области, в случае отсутствия замечаний, подтверждается оттиском штампа "Согласовано". Несогласованный проект возвращается на доработку исполнителю, согласованные проекты возвращаются исполнителю для дальнейшего согласования. Согласованный правовым управлением Аппарата Губернатора и администрации области проект правового акта поступает на экспертизу сущностной стороны, что подтверждается согласованием всех заинтересованных сторон и заместителя Губернатора (члена Коллегии администрации области), курирующего направление деятельности, в рамках которого подготовлен проект. Окончательная правовая экспертиза проекта правового акта проводится в правовом управлении Аппарата Губернатора и администрации области перед согласованием данного проекта с руководителем Аппарата Губернатора и администрации области. В завершение проработки проект согласуется с руководителем Аппарата Губернатора и администрации области.

6.2. Согласование оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

6.3. Круг должностных лиц, с которыми требуется согласование постановления или распоряжения, определяется руководителем подразделения, подготовившего данный проект, он несет ответственность и за визирование. Обязательно согласование с руководителями, которым в данном документе дается поручение.

6.4. Замечания по проекту излагаются в письменном виде на отдельном листе и прилагаются к проекту, а затем и к указу, постановлению и распоряжению. При визировании (согласовании) ставится отметка "Замечания прилагаются", при этом проект рассматривается и дорабатывается на согласительной комиссии в правовом управлении Аппарата Губернатора и администрации области. В случае несогласия исполнителя с высказанными замечаниями, они рассматриваются у руководителя Аппарата Губернатора и администрации области либо у иного должностного лица по его поручению. При снятии замечаний ставится отметка "Замечания сняты" или "Замечания учтены" и подпись визирующего. При внесении в проект существенных изменений, он подлежи повторному согласованию.

6.5. Проекты указов, постановлений и распоряжений представляются на подпись Губернатору области. Председателю Коллегии администрации области либо, в случае его отсутствия, лицу, исполняющему данные обязанности, руководителем Аппарата Губернатора и администрации области.

6.6. Подготовку проектов правовых актов Губернатора либо Коллегии администрации области осуществляют только органы исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции либо структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области.

6.7. Запрещается представление документов, не прошедших согласование, на подпись. Руководитель подразделения, подготовившего такой проект правового акта, несет ответственность в соответствии с Законом Орловской области "О государственной службе Орловской области".

Проекты постановлений Коллегии в обязательном порядке визируются членами Коллегии и всеми заинтересованными лицами до заседания Коллегии. Если из-за сжатых сроков подготовки проекта это условие выполнить невозможно, подготовивший проект орган государственной исполнительной власти специальной компетенции или структурное подразделение направляет проект постановления членам Коллегии по листу рассылки (указывается дата получения и роспись получившего), который передается в управление делопроизводства. Замечания и предложения по проекту копируются и в обязательном порядке представляются членам Коллегии вместе с другими материалами.

В случае необходимости доработки проектов постановлений и распоряжений коллегии администрации области по вопросам, рассмотренным на заседании. Председатель Коллегии администрации области дает поручения соответствующим структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области либо руководителям органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции и при необходимости образует в установленном порядке рабочие группы.

Доработка проектов проводится в сроки, установленные Председателем Коллегии администрации области. Если эти сроки специально не оговариваются, то доработка проектов осуществляется в срок до 5 дней.

6.8. После подписания Губернатором области либо Председателем Коллегии администрации области указа, постановления или распоряжения данный документ передается в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области вместе с рассылкой, составленной и подписанной лицом, подготовившим документ, где он, если есть необходимость, перепечатывается, считывается, проверяется корректором, регистрируется (после подписания допускается внесение в текст документа лишь стилистических и орфографических правок).

В случае внесения существенных изменений в проект правового акта осуществляется повторное визирование правового акта всеми лицами.

По каждому подписанному документу в протокольном секторе вносятся сведения в регистрационный журнал. На все документы, подлежащие контролю (указы, постановления, распоряжения), заполняются две карточки, одна из которых вместе с документом передается непосредственному исполнителю, другая остается в протокольном секторе управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области.

Управление делопроизводства несет ответственность за своевременную рассылку и поставку документа.

6.9. Контроль за исполнением указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области может возлагаться на заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области и органов исполнительной государственной власти специальной компетенции. Ответственность по соблюдению сроков исполнения соответствующих правовых актов, если срок установлен правовым актом, несет заместитель Губернатора области, руководитель структурного подразделения Аппарата Губернатора и администрации области либо органа исполнительной государственной власти специальной компетенции, на которого возложен контроль за исполнением правового акта.

Заместитель Губернатора области, руководитель структурного подразделения Аппарата Губернатора и администрации области или органа исполнительной государственной власти специальной компетенции, после исполнения правового акта, готовит отчет о его исполнении вместе с правовым актом об отмене соответствующего правового акта либо его отдельных положений и представляет их соответственно Губернатору области либо Коллегии администрации области для принятия решения.

Срок исполнения правового акта может быть продлен. Решение о продлении сроков действия правового акта оформляется соответствующим правовым актом.

VII. Порядок организации законопроектной деятельности
Губернатора области

7.1. Работа над проектами законов Орловской области осуществляется на основы годового плана законопроектной деятельности.

7.2. Руководители органов исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области ежегодно в срок до 1 ноября представляют в правовое управление Аппарата Губернатора и администрации области свои предложения, согласованные с курирующими заместителями Губернатора области, для включения в план законопроектной деятельности.

7.3. Правовое управление Аппарата Губернатора и администрации области обобщает поступившие предложения и в течение первой декады ноября представляет их руководителю Аппарата Губернатора и администрации области.

7.4. Руководитель Аппарата Губернатора и администрации области вносит проект плана законопроектной деятельности на утверждение Губернатору области.

7.5. План законопроектных работ рассылается во все заинтересованные органы исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции и структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области. Сроки подготовки проекта закона и представления его на рассмотрение руководителя Аппарата Губернатора и администрации области, перечень должностных лиц, ответственных за работу над законопроектом, оговариваются в плане законопроектных работ.

7.6. Решение о готовности проектов нормативных правовых актов к направлению в законодательный орган принимает Губернатор области по представлению руководителя Аппарата Губернатора и администрации области.

Проект письма, посредством которого реализуется право законодательной инициативы Губернатора области, готовится правовым управлением Аппарата Губернатора и администрации области в двух экземплярах. Руководитель органа исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурного подразделения, подготовившего данный законопроект, визирует второй экземпляр письма, кроме этого, обязательными также являются визы руководителя Аппарата Губернатора и администрации области, заместителя Губернатора области, курирующего подразделение подготовившее законопроект, начальника правового управления Аппарата Губернатора и администрации области.

Пояснительная записка к законопроекту подписывается руководителем органа исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурного подразделения, подготовившего данный законопроект.

7.7. Законопроекты или иные акты Орловского областного Совета народных депутатов, поступившие Губернатору, Председателю Коллегии, подлежат учету и регистрации в установленном порядке в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области.

7.8. Зарегистрированные документы направляются Губернатору либо Председателю Коллегии администрации области и в соответствии с его резолюцией передаются для рассмотрения соответствующим органам исполнительной государственной власти Орловской области специальной компетенции либо структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области и в правовое управление Аппарата Губернатора и администрации области.

Правовое управление Аппарата Губернатора и администрации области обобщает замечания и предложения к законопроекту, поступившие от органов исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурных подразделений, которым данный проект был направлен в соответствии с резолюцией, и передает обобщенные материалы заместителю Губернатора - руководителю Аппарата Губернатора и администрации области.

7.9. Отработанный законопроект или предложения и замечания к нему представляются заместителем Губернатора - руководителем Аппарата Губернатора и администрации области Губернатору области для направления в Орловский областной Совет народных депутатов.

VIII. Порядок работы с нормативными актами Президента,
Правительства, Федерального собрания Российской Федерации

8.1. Поступившие Губернатору Орловской области либо в Коллегию администрации области нормативные акты Президента, Правительства, Федерального Собрания Российской Федерации регистрируются управлением делопроизводства и передаются Губернатору либо Председателю Коллегии администрации Орловской области.

По возвращении документа от Губернатора либо Председателя Коллегии администрации области или лица, исполняющего его обязанности, управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области в тот же день составляется контрольная карточка в двух экземплярах. Одна из карточек вместе с документом в тот же день передается в соответствии с резолюцией Губернатора либо Председателя Коллегии администрации области должностному лицу, на которого возлагается организация исполнения данного нормативного акта. Другая карточка остается в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области для осуществления контроля за сроками исполнения.

8.2. Поручения, содержащиеся в нормативных актах Президента, Правительства, Федерального Собрания Российской Федерации, исполняются в указанные в них сроки. Если он не определен в документе, срок исполнения не может превышать одного месяца.

8.3. Поручения Президента, Правительства Российской Федерации, содержащие в тексте указание "срочно", исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".

8.4. В случае если, Губернатор или Председатель Коллегии администрации области возложил обязанности по организации контроля за исполнением документа одновременно на двух или более должностных лиц (при этом оригинал документа направляется первому исполнителю, а его копия остальным исполнителям), то они в равной степени несут ответственность за его исполнение, при этом руководство работой по организации исполнения и информирование Губернатора либо Председателя Коллегии администрации области о выполнении данного документа возлагается на первого исполнителя.

8.5. Нормативные акты Президента, Правительства, Федерального Собрания Российской Федерации, иные документы, поступившие в Аппарат Губернатора и администрации области, считаются снятыми с контроля, если об этом имеется резолюция Губернатора или Председателя Коллегии или его первого заместителя, о чем делается соответствующая отметка на документе и контрольной карточке. Основанием для снятия с контроля нормативных актов Президента, Правительства РФ является также принятие соответствующего указа Губернатора области либо постановления Коллегии администрации области или выполнение других мероприятий в соответствии с требованиями резолюции Губернатора либо Председателя Коллегии администрации области.

8.6. Результаты рассмотрения проектов федеральных конституционных и федеральных законов оформляются в виде письменных заключений, рекомендаций, предложений или новой редакции законопроекта.

IX. Порядок учета и контроля за рассмотрением предложений,
заявлений и жалоб граждан, организация личного приема

9.1. Распоряжением Губернатора области устанавливаются дни и часы приема граждан по личным вопросам должностными лицами исполнительной государственной власти области.

Во время приема заполняется карточка личного приема.

9.2. Письменные обращения граждан регистрируются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства в день их поступления, на них заполняются регистрационно-контрольные карточки. После регистрации письменные обращения направляются для рассмотрения Губернатору области (Председателю Коллегии администрации области) или его заместителям (членам Коллегии администрации области), согласно указу Губернатора области "О распределении обязанностей между Губернатором области и его заместителями".

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и вручаются руководителю, должность или фамилия которого указаны на конверте.

9.3. В соответствии с резолюцией Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) или его заместителей (членов Коллегии администрации области), помощник Губернатора области или консультант заместителя Губернатора области переносит текст резолюции в регистрационно-контрольную карточку, указывает срок рассмотрения, передает письменное обращение или карточку личного приема исполнителю и контролирует исполнение.

9.4. Срок подготовки ответа на письменные и устные обращения граждан определяется в соответствии с Законом Орловской области "О порядке рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан в органах государственной власти и местного самоуправления Орловской области".

Письма заявителей, карточки личного приема и ответы на них хранятся в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области в течение пяти лет, затем уничтожаются по акту.

9.5. Рассмотрение обращения считается оконченным, когда разрешены или разъяснены поставленные в нем вопросы, о чем сообщается заявителю.

X. Порядок ведения делопроизводства в аппарате Губернатора и
администрации области

10.1. Служебные документы, поступившие на имя Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) и его заместителей (членов Коллегии администрации области), регистрируются в отделе управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области, за исключением письменных обращений граждан.

10.2. Прием, учет и контроль поступивших в структурное подразделение Аппарата Губернатора и администрации области документов осуществляется государственным служащим или техническим работником соответствующего подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.

10.3. Учет поступивших в структурное подразделение копий указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации и решений Правительства ведется в журналах установленной формы.

10.4. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с поступившими документами и организацию их исполнения обеспечивают руководители данных подразделений.

Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделения.

10.5. Поступившие в структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области указы и распоряжения Губернатора области, постановления или распоряжения Коллегии администрации области, нормативные акты Президента и Правительства Российской Федерации рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.

10.6. Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области с учетом важности содержащихся в документах вопросов обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения на рассмотрение Губернатору области (Председателю Коллегии администрации области) или его заместителям (членам Коллегии администрации области).

10.7. Срок исполнения служебных документов определяется в резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) или его заместителей (членов Коллегии администрации области). В случае, если срок исполнения не указан, документы исполняются в срок не более месяца. Руководитель подразделения отвечает за исполнение документа, готовит справку о результатах исполнения в соответствии с требованиями резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области) или его заместителей (членов Коллегии администрации области) и сдает ее вместе с документом помощнику Губернатора области или консультанту заместителя Губернатора области.

Исполненные документы передаются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области. Служебные документы структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области формируется в дела специалистами соответствующих подразделений.

Сведения о документах, занесенные в электронную базу данных, хранятся в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области 5 лет.

Управление делопроизводства закрывает документ в дело только при наличии соответствующей резолюции заместителя Губернатора области.

При оформлении документов специалисты подразделений должны руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-97. Основные из них:

1) содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации;

2) документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;

3) в документе - ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

4) адрес получателя документа печатается в правом верхнем углу документа;

5) полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки;

6) при направлении документа в организацию, ее наименование пишется в именительном падеже;

7) при направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности;

8) на оборотной стороне последнего листа основного исходящего документа, в левом нижнем углу, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

9) отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера документа (например: 12-21);

10) копия исходящего документа, завизированная исполнителем и руководителем органа исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурного подразделения, подготовившего документ (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

10.8. Документы, исходящие из Аппарата Губернатора и администрации области, печатаются только на бланках установленной формы.

10.9. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

На документе проставляется дата его подписания, утверждения или согласования, оформляемая цифровым способом.

Документы, адресованные в Администрацию Президента, Правительство, Федеральному Собранию Российской Федерации, подписываются только Губернатором области или его первым заместителем.

В документе информационно-справочного характера - письме, справке, пояснительной записке, заключении и т.д., имеющем приложения, названные в тексте, - после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Областная целевая программа "Здоровье" на 12 л. в 2 экз.

2. Мероприятия по реализации целевой программы на 4 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 2 экз.

XI. Порядок печатания и тиражирования документов

11.1. В Аппарате Губернатора и администрации области печатаются только материалы служебного характера.

Печатание документов осуществляется в машинописном бюро управления делопроизводства аппарата Губернатора и администрации области, а также в других структурных подразделениях, где, как правило, печатаются служебные письма, документы внутреннего характера.

11.2. Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий рабочий день.

Передаваемые для печатания в машинописное бюро рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале в машинописном бюро.

11.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документы на бланках формата А 4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, а формата А 5 - через 1 межстрочный интервал.

Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указывается номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.

11.4. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате Губернатора и администрации области производится централизованно в копировально-множительном бюро управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области, а также на отдельных копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

Разрешается копирование документов только служебного характера. Учет выполненных работ ведется в специальном журнале, который хранится в течение года.

Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А 3, А 4 или А 5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

Специалисты управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области, выполняющие копировальные работы, несут ответственность за качество и соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются под расписку.

Копирование указов, постановлений, распоряжений Губернатора области, Коллегии администрации области, правительственных документов, материалов архива производится по указанию Губернатора области (Председателя Коллегии администрации области), заместителей Губернатора области (членов Коллегии администрации области). Копирование бланков документов любого вида запрещается.

XII. Порядок прохождения в аппарате губернатора и
администрации области материалов для награждения государственными
и областными наградами

12.1. Представления и характеристики на лиц, представляемых к награждению государственными и областными наградами, поступают от руководителей соответствующих органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции, структурных подразделений Аппарата Губернатора администрации области, органов местного самоуправления, организаций (юридических лиц) на имя Губернатора Орловской области и регистрируются в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области. После регистрации представления и характеристики направляются в соответствующие структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области либо в аппараты органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции, курирующие данное направление. При наличии их положительного заключения документы направляются для согласования курирующему заместителю Губернатора, после - заместителю Губернатора - руководителю Аппарата Губернатора и администрации области.

После согласования с заместителем Губернатора, курирующим данное направление деятельности, и с заместителем Губернатора области - руководителем Аппарата Губернатора и администрации области, материалы направляются в наградной отдел управления организационной и кадровой работы для оформления.

Наградные листы оформляются организацией, вышедшей с ходатайством о награждении, только после завершения процедуры согласования представления и характеристики.

12.2 Руководители органов исполнительной государственной власти области специальной компетенции или структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области обеспечивают проверку достоверности представленных материалов, объективности содержащихся в них оценок в отношении лиц, представляемых к награждению.

12.3. Решение о награждении областными наградами и представлении к награждению государственными наградами принимает Губернатор области.

12.4. Оформление документов на награждение и представление к награждению осуществляет наградной отдел управления организационной и кадровой работы.