Приложение N 1. Положение об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области

Приложение N 1
к указу Губернатора области
от 22 апреля 2005 г. N 83

Положение
об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора
и администрации Орловской области

I. Общие положения

Управление делопроизводства является структурным подразделением Аппарата Губернатора и администрации Орловской области.

Положение, структура и штатное расписание управления утверждается указом Губернатора области. Положения об отделах, должностные регламенты утверждает заместитель Губернатора области - руководитель Аппарата Губернатора и администрации области.

Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Орловской области, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, указами и распоряжениями Губернатора, постановлениями и распоряжениями Коллегии администрации Орловской области, настоящим Положением, приказами руководителя Аппарата Губернатора области.

II. Основные функции управления

- документационное обеспечение деятельности Губернатора области, Коллегии администрации области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;

- координация деятельности соответствующих служб органов исполнительной государственной власти специальной компетенции, органов местного самоуправления.

III. Основные функциональные задачи управления

- совершенствование форм и методов делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множителъной, машинописной и компьютерной техники;

- обеспечение оперативного прохождения документов в Аппарате Губернатора и администрации области, проведение систематического анализа служебной переписки, представление предложений Губернатору и Коллегии администрации области по ее сокращению, нормализации и оптимизации документооборота в аппарате;

- оказание помощи структурным подразделениям Аппарата Губернатора и администрации области, органам местного самоуправления в постановке делопроизводства;

- разработка сводной номенклатуры в Аппарате Губернатора и администрации области;

- оформление указов, распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области;

- документальное обеспечение подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;

- техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых Губернатором и Председателем Коллегии администрации области;

- прием и учет служебной корреспонденции;

- отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции; техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, диктофонно-машинописных и копировально-множителъных работ;

- отбор, учет, хранение копий указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, документов Совета Федерации и Государственной Думы;

- подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в Аппарате Губернатора и администрации области;

- обеспечение необходимой бланочной продукцией приемных руководства, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области;

- формирование в дела документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- оформление и хранение в течение установленного срока протоколов заседаний при Губернаторе и Председателе Коллегии администрации области, указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, в том числе по личному со ставу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел и документации Губернатора и Коллегии администрации области, подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами;

- осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения по ступивших в Аппарат Губернатора и администрации законов, указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства, информирование руководства области о сроках рассмотрения документов;

- доведение до сведения руководителей органов местного самоуправления, заинтересованных предприятий, учреждений и организаций, органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Коллегии администрации области, в том числе по личному составу;

- регистрация поступивших в Аппарат Губернатора и администрации области предложений, заявлений и жалоб граждан и передача их на рассмотрение руководству области; организация приема граждан по личным вопросам руководством области;

- осуществление контроля за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в Аппарате Губернатора и администрации области, в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции;

- ведение учета правовых актов, исполнение которых стоит на контроле; регулярное напоминание консультантам заместителей Губернатора о необходимости подготовки правовых актов о признании утратившими силу исполненных документов либо о продлении сроков их исполнения;

- подготовка копий официальных документов Губернатора области и Коллегии администрации области в электронном виде для ведения банка правовых актов, а также для сборника "Собрание нормативно-правовых, актов Орловской области";

- организация работы бюро пропусков в здании администрации Орловской области;

- разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков, штампов, печатей для Аппарата Губернатора и администрации области, составление графика приема граждан по личным вопросам руководством области, осуществление контроля за состоянием этой работы;

- проведение профилактического ремонта пишущих машинок и копировально-множительной техники в Аппарате Губернатора и администрации области;

- осуществление заверения документов гербовой и простой печатями.

IV. Права управления

Управление имеет право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на управление, требовать своевременного предоставления всех необходимых материалов к заседаниям и совещаниям, проводимым Губернатором и Председателем Коллегии администрации области;

- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата Губернатора и администрации области;

- возвращать исполнителям в структурные подразделения Аппарата Губернатора и администрации области для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

- привлекать по согласованию с руководителями структурных подразделений Аппарата Губернатора и администрации области специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации способов и приемов работы с документами, унификации и регламентации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.

- организовывать учебу кадров по вопросам делопроизводства;

- изучать накопленный опыт в области документоведения;

- вносить предложения на приобретение копировально-множителъной, машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, не обходимой для выполнения возложенных на управление функциональных задач;

- участвовать в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности;

- вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.

V. Организация деятельности управления

Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области возглавляет начальник управления, который назначается Губернатором области по представлению заместителя Губернатора -руководителя Аппарата Губернатора и администрации области.

Начальник управления осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции управления.

Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по его предложению Губернатором области по представлению замести теля Губернатора - руководителя Аппарата Губернатора и администрации области.

Заместитель начальника управления руководит порученным ему участком работы, координирует деятельность отделов и сектора управления, в соответствии с должностным регламентом выполняет другие поручения начальника управления.

VI. Ответственность должностных лиц

Начальник управления несет персональную ответственность за выполнение функций и функциональных задач, возложенных на управление, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением.

Заместитель начальника управления, начальники отделов управления, заведующий сектором несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными регламентами.

Специалисты управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными регламентами.