Приложение. Положение об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области

Приложение
к Указу Губернатора области
от 7 августа 2006 г. N 185

Положение
об управлении делопроизводства
Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства (далее - управление) является структурным подразделением Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Орловской области, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, указами и распоряжениями Губернатора области, постановлениями и распоряжениями Коллегии Орловской области, приказа ми заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области, настоящим Положением.

1.3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Аппарата Губернатора и Коллегии области, органами исполнительной государственной власти специальной компетенции области.

1.4. Положение об управлении и его структура утверждаются Губернатором области. Должностные регламенты сотрудников управления утверждаются заместителем Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителем Аппарата Губернатора и Коллегии области.

2. Основные функции управления

К основным функциям управления относятся:

2.1. Документационное обеспечение деятельности Губернатора и Коллегии области, структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области.

2.2. Координация деятельности органов исполнительной государственной власти специальной компетенции в части ведения делопроизводства.

2.3. Обеспечение прохождения документов в Аппарате Губернатора и Коллегии области, проведение систематического анализа служебной переписки представление предложений Губернатору и Коллегии области по ее нормализации и оптимизации документооборота, разработка инструкции по делопроизводству.

2.4. Учет, регистрация и направление входящей корреспонденции, отправка исходящих служебных документов, прием и хранение копий законов РФ, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, документов Совета Федерации и Государственной Думы.

2.5. Контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших федеральных законов, правовых актов Президента и Правительства РФ, информирование руководства области о состоянии этой работы.

2.6. Документационное обеспечение и протоколирование мероприятий, проводимых Губернатором и Председателем Коллегии.

2.7. Лингвистическая экспертиза проектов указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии области, приказов заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области, договоров и соглашений между Коллегией области и федеральными органами государственной власти, иных служебных документов.

2.8. Регистрация и хранение указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии области, приказов заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области, направление копий правовых актов согласно рассылке.

2.9. Направление копий правовых актов Губернатора и Коллегии области в Контрольное и Государственно-правовое управления Президента РФ, Конституционный суд РФ, Департамент регионального мониторинга Правительства РФ.

2.10. Подготовка копий правовых актов Губернатора и Коллегии области в электронном виде для прокуратуры Орловской области, банка правовых актов и сборника "Собрание нормативных правовых актов Орловской области".

2.11. Учет правовых актов Губернатора и Коллегии администрации области, за исполнением которых осуществляется контроль, регулярное напоминание консультантам заместителей Губернатора и Председателя Коллегии области о необходимости подготовки соответствующих правовых актов о признании утратившими силу исполненных указов, постановлений, распоряжений либо о продлении сроков их исполнения.

2.12. Работа с поступающими в Аппарат Губернатора и Коллегии области предложениями, заявлениями и жалобами граждан, передача их на рассмотрение руководству области.

2.13. Организация личного и выездного приема граждан по личным вопросам руководством области.

2.14. Контроль за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение результатов их рассмотрения и анализ состояния этой работы в Аппарате Губернатора и Коллегии области.

2.15. Оказание консультативной помощи органам местного самоуправления по их обращению в работе с документами и обращениями граждан.

2.16. Обеспечение органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области необходимой бланочной продукцией подготовка предложений по составу и форме печатей, штампов и бланков, применяемых в Аппарате Губернатора и Коллегии области, строгое соблюдение требований заверения документов гербовой и простой печатями.

2.17. Составление сводной номенклатуры дел, хранение правовых актов Губернатора и Коллегии области, протоколов мероприятий при Губернаторе и Председателе Коллегии области, иных законченных делопроизводством документов в течение установленного срока, оформление и передача дел в архив, взаимодействие с областным архивом по использованию архивных документов.

2.18. Осуществление машинописных работ в установленном порядке.

2.19. Обеспечение пропускной системы в здание Дома Советов.

3. Права управления

Управление имеет право:

3.1. Запрашивать и получать от органов исполнительной государственной власти специальной компетенции материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на управление, требовать своевременного предоставления всех необходимых материалов к заседаниям и совещаниям, проводимым Губернатором и Председателем Коллегии области.

3.2. Осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции.

3.3. Возвращать исполнителям в структурные подразделения Аппарата Губернатора и Коллегии области для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил.

3.4. Привлекать по согласованию с заместителем Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителем Аппарата Губернатора и Коллегии области специалистов научно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций по рационализации способов и приемов работы с документами, унификации и регламентации документационных процессов, повышению эффективности и культуры управленческого труда.

3.5. Организовывать учебу кадров по вопросам делопроизводства.

3.6. Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями Аппарата Губернатора и Коллегии области, органами исполнительной государственной власти специальной компетенции области по вопросам, относящимся к компетенции управления подготовка предложений по составу и форме печатей, штампов и бланков, применяемых в Аппарате Губернатора и Коллегии области, строгое соблюдение требований заверения документов гербовой и простой печатями.

4. Руководство деятельностью управления

4.1. Руководство деятельностью управления осуществляет начальник управления, который назначается на должность Губернатором области по представлению заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области.

4.2. Начальник управления:

осуществляет действия от имени управления, представляя его интересы перед всеми органами и организациями, по вопросам, относящимся к компетенции управления;

координирует деятельность структурных подразделений управления, при необходимости перераспределяет обязанности между сотрудниками управления;

представляет заместителю Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителю Аппарата Губернатора и Коллегии области кандидатуры для назначения на должность и освобождения от замещаемой должности, вносит предложения о поощрении работников управления и применения к ним мер дисциплинарного взыскания.

4.3. В отсутствие начальника управления его обязанности исполняет заместитель, назначаемый Губернатором области по представлению заместителя Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области (предложение о его назначении вносит начальник управления). Заместитель начальника управления руководит порученным ему участком работы, координирует деятельность отделов управления в соответствии с настоящим Положением и должностным регламентом.

5. Ответственность должностных лиц

5.1. Начальник управления несет персональную ответственность за выполнение функций, возложенных на управление, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением.

5.2. Заместитель начальника управления, начальники отделов управления несут персональную ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными регламентами.

5.3. Специалисты управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными регламентами.