Раздел 1. Содержание проблемы и обоснование необходимости ее решения программными методами

Раздел 1. Содержание проблемы и обоснование
необходимости ее решения программными методами

Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" формирование и содержание муниципального архива относится к вопросам местного значения.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" установлены полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела в муниципальном образовании, и Архивный фонд муниципального образования определен как муниципальная собственность.

Муниципальный архив уполномочен осуществлять управление архивным делом в городе Орле и выполнять функции муниципального архива в соответствии с постановлением администрации города Орла от 3 февраля 2010 года N 317 "Об утверждении Положения об организации муниципального архива муниципального образования "Город Орел".

Предметом деятельности муниципального архива города Орла является обеспечение хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда города Орла, который входит в состав Архивного фонда Российской Федерации и является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России.

Сохраняя документацию, отражающую материальную, духовную жизнь жителей города Орла, имеющую историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, архив становится активным участником социально-экономических процессов, происходящих в городе, выступает гарантом социальной защищенности граждан и их пенсионного обеспечения.

Объем Архивного фонда города Орла на 01.03.2012 г. составляет 133 фонда в количестве 18,5 тысяч единиц хранения или 6 млн. документов.

По состоянию на 1 января 2012 года источниками комплектования муниципального архива являются 11 организаций муниципальной собственности, создающих документы постоянного хранения, имеющие социальное и экономическое значение и являющиеся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии с существующим законодательством текущее финансирование и материально-техническое обеспечение архива, в том числе, и обеспечение помещениями, его содержание, техническое оснащение, оборудование пожарно-охранной сигнализацией, комплектование документами и их использование, обеспечение сохранности документов и создание необходимых условий труда работникам осуществляется за счет средств городского бюджета. В настоящее время из-за недостатка бюджетного финансирования многие проблемы муниципального архива города Орла остаются нерешенными.

В рамках настоящей Программы как первую и наиболее масштабную следует решить проблему сохранности, предотвращения повреждения и утраты документов Архивного фонда города Орла.

В настоящее время существующее состояние архивохранилищ и материально-техническая база муниципального архива не обеспечивают в полной мере сохранность архивных документов на уровне нормативных требований, что приводит к преждевременному старению архивных документов, разрушению их физической основы, угрозе гибели. Резерв действующих площадей архивохранилищ ограничен и составляет 68 м2.

Приоритетным направлением при комплектовании архива является комплектование документами постоянного хранения муниципальной собственности города Орла, которыми архив пополняется планово и регулярно. Прогнозируется также увеличение объемов поступающих в архив документов по личному составу, в связи с чем, резерв функционирующих площадей по предварительным подсчетам будет исчерпан в ближайшие 1 - 1,5 года.

Администрацией города Орла муниципальному архиву было выделено дополнительное помещение, примыкающее к существующему, и требующее мероприятий по обеспечению его технической укрепленности, в соответствии с современными требованиями к архивохранилищам.

Таким образом, в муниципальном архиве назрела необходимость производства ремонта дополнительно выделенных площадей под второе архивохранилище, производство ремонта в действующих помещениях архива, установка в них современной модульной пожарной сигнализации, кондиционеров сплит-системы, металлических стеллажей и технологического оборудования в соответствии с нормативными требованиями к помещениям, приспособленным под архив.

В связи с отсутствием в архиве современного оборудования для реставрации и дезинфекции архивных документов, не проводится реставрация документов со значительными повреждениями их физической основы и угасающим текстом. Приобретение дезинфекционной камеры для осуществления дезинфекции архивных документов позволит производить профилактическую дезинфекцию архивных документов на стадии их приема от организаций-источников комплектования на постоянное хранение и избежать угрозы полной утраты зараженных архивных документов. Приобретение архивных коробов улучшит условия сохранности документов и обеспечит их нормативное хранение. Установка системы автоматического пожаротушения в помещениях архива значительно повысит уровень пожарной безопасности архивохранилищ.

Существуют также проблемы с обеспечением сохранности документов Архивного фонда города Орла в организациях - источниках комплектования муниципального архива. В организациях нарушается график проведения обработки документов и график своевременного предоставления справочного аппарата к ним (описей, исторических справок и т.д.) в муниципальный архив. Следовательно, может сложиться ситуация, при которой будет нарушено соблюдение законодательно установленных сроков приема-передачи дел на хранение, что отрицательно скажется на обеспечении их сохранности, создаст угрозу утраты, уничтожения и порчи документов, находящихся на стадии ведомственного хранения.

Создание единого информационного пространства между архивами позволит организовать работу по методическому руководству архивами источников комплектования, а также усилить контроль за соблюдением существующих требований на стадии ведомственного хранения архивных документов, что приведет к увеличению процента упорядоченности управленческой документации и обеспечит ее сохранность.

Следующая проблема, решение которой предполагается осуществить в рамках настоящей Программы, обусловлена совершенствованием использования архивной информации, расширением доступа к ней граждан и юридических лиц, эффективным использованием архивных документов.

За последнее десятилетие резко выросла потребность населения в архивных справках для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы в связи с пенсионной реформой. Множество запросов поступает от бывших работников промышленных, строительных и других предприятий, массово высвободившихся в 90-е годы и проживающих сегодня не только на территории Российской Федерации, но также в СНГ и в странах дальнего зарубежья.

Ежегодно в архив города обращается более 5000 граждан и юридических лиц, из которых большая часть оставляет свои социально-правовые запросы в архиве, запросы исполняются в установленные законом сроки.

В настоящее время Российское законодательство обязывает архивы использовать новые информационные технологии - принимать запросы от граждан и юридических лиц и обеспечивать доступ к архивным документам также и через сеть Интернет по научно-справочному аппарату до уровня заголовков дел, создавать электронные фонды пользования, то есть производить оцифровку наиболее востребованных материалов архива, что позволит удовлетворять различные гражданско-правовые запросы.

Муниципальный архив города Орла за весь период своей деятельности с 2001 по 2012 год принял на хранение более 6 млн. документов по личному составу ликвидированных предприятий и продолжает осуществлять их прием. Муниципальная услуга по исполнению социально-правовых запросов является одним из самых трудоемких направлений в работе архивов и, соответственно, занимает основную часть рабочего времени архивистов.

Оснащение современным компьютерным оборудованием архива, внедрение новых информационных технологий и специализированных программных продуктов по архивному делу позволит широко использовать архивные документы в информационном пространстве, приведет к созданию современного научно-справочного аппарата (путеводителей, указателей, описей дел) в электронном виде и позволит обеспечить доступ к этой информации на сайте администрации города Орла в режиме онлайн, внедрить новую четвертую версию общеотраслевого программного комплекса "Архивный фонд", что значительно снизит затраты на выполнение архивных работ.

На дальнейшее развитие архивного дела в городе Орле существенно влияет также проблема кадрового обеспечения муниципального архива.

Анализ работы муниципального архива за 2011 год показывает, что полезный фонд рабочего времени работников архива в 1,5 раза превышает расчетные показатели норм времени выполняемых архивных работ. Также при стабильном увеличении количества документов Архивного фонда города Орла и количества поступающих запросов, и, в связи с необходимостью решения задач по переводу архивного дела на новые информационные технологии, в архив необходимо ввести дополнительную ставку архивного работника. В условиях сокращения финансовых средств на ближайшую перспективу возможно создание кадрового резерва, что позволит в дальнейшем решить проблему кадрового обеспечения.

Работа по повышению квалификации кадров в муниципальном архиве города в настоящее время ограничивается проведением семинарских занятий по основным направлениям архивного дела. В целях повышения квалификации архивистов, внедрения и эксплуатации новых информационных архивных технологий, требуется специальное обучение сотрудников архива на базе Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета и на базе отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документальному обеспечению управления Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

Для выбора правильной стратегии и тактики дальнейшего развития муниципального архива города Орла наиболее целесообразным является программно-целевой метод, позволяющий конкретизировать комплексные и системные решения приоритетных проблем архивного дела в городе Орле в перспективе на 2013-2016 годы, а также позволяющий обеспечить контроль за эффективностью расходования бюджетных средств.