Приложение 2. Положение об экспертной комиссии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области

Приложение 2
к приказу
Управления по организационному
обеспечению деятельности
мировых судей
Орловской области
от 22 июля 2013 г. N 30

Положение
об экспертной комиссии Управления по организационному обеспечению
деятельности мировых судей Орловской области

I. Общие положения

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области (далее - Управление), их отбору на архивное хранение и выделению к уничтожению создается постоянно действующая экспертная комиссия Управления (далее также - экспертная комиссия, ЭК Управления, ЭК).

1.2. ЭК Управления является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их начальником Управления. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются или согласовываются экспертно-проверочной комиссией исполнительного органа государственной власти Орловской области (далее - ЭПК).

1.3. Состав ЭК утверждается приказом Управления. В состав ЭК в обязательном порядке включаются начальники отделов Управления и лица, ответственные за ведение делопроизводства Управления, не входящие в состав отделов Управления (далее - ответственные лица). В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители Государственного архива Орловской области (далее - Госархив).

1.4. В своей работе ЭК Управления руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области", Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года; приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее -перечень), методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры РФ, Управления культуры и архивного дела Орловской области, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области, утвержденной распоряжением Губернатора Орловской области от 12 мая 2011 N 197-р, номенклатурой дел Управления, приказами Управления и настоящим Положением.

II. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

III. Основные функции экспертной комиссии

ЭК Управления осуществляет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с отделами и ответственными лицами Управления работу:

по ежегодному отбору документов (в том числе электронных) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению;

по разработке номенклатуры дел Управления.

3.2. Дает экспертную оценку проектам нормативных и методических документов по вопросам ведения судебного делопроизводства и работы с архивами судебных участков в рамках своей компетенции.

3.3. Рассматривает представленные отделами и ответственными лицами Управления:

годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

разделы номенклатуры дел Управления;

разделы актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;

3.4. Рассматривает, одобряет и согласовывает:

сводные описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, номенклатуры дел Управления, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел, подлежащих передаче на хранение в Госархив;

предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующим перечнем, определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.5. Выносит решения:

3.5.1. о представлении на утверждение ЭПК, а затем на утверждение начальника Управления:

описей дел постоянного хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения свыше 10 лет, с отметкой "ЭПК" в перечне;

иных актов, подлежащих утверждению ЭПК;

3.5.2. о представлении на согласование ЭПК, а затем на утверждение начальника Управления:

положений об экспертной комиссии и об архиве Управления; сводной номенклатуры дел Управления; описей дел по личному составу;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

иных актов, подлежащих согласованию с ЭПК;

3.5.3. о представлении на рассмотрение ЭПК:

предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями;

предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

иных актов, подлежащих рассмотрению ЭПК;

3.5.4. о представлении на утверждение начальника Управления:

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в 3.5.1);

актов об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

IV. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Обращаться с запросами о розыске недостающих дел в органы и организации.

4.5. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Госархива, сторонних организаций.

4.6. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.7. Информировать руководство Управления по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.8. В установленном порядке представлять Управление в Госархиве.

V. Организация работы экспертной комиссии

5.1. Экспертная комиссия работает в контакте с Госархивом и ЭПК и получает от них необходимые организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по плану, утвержденному начальником Управления, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Отделы и ответственные лица Управления представляют документы для рассмотрения на заседании ЭК не позднее 10 дней до проведения заседания.

5.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем, секретарем и всеми членами комиссии.

5.5. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии.

При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются в пределах компетенции председателем экспертной комиссии либо выносятся на рассмотрение ЭПК.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.