Приложение. Муниципальная программа "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области" на 2014 - 2017 годы"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ливны Орловской области от 30 января 2017 г. N 11 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
Администрации г. Ливны
Орловской области
от 10 октября 2013 г. N 69

Муниципальная программа
"Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области" на 2014 - 2017 годы"

С изменениями и дополнениями от:

30 января 2014 г., 30 января 2017 г.

1. Паспорт муниципальной программы "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области на 2014 - 2017 годы"

Наименование программы	Муниципальная программа "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области" на 2014 - 2017 годы" (далее - программа)
Основания для разработки программы	Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Заказчик программы	администрация города Ливны (далее -администрация)
Разработчик программы	архивный отдел администрации города Ливны (далее - архивный отдел)
Исполнители программы	администрация города Ливны
Цель программы	Совершенствование архивного дела в городе Ливны:
Задачи программы	- создание оптимальных условий для обеспечения сохранности документов в помещениях архивохранилищ; - укрепление материально-технической базы муниципального архива; - развитие информатизации архивного дела: совершенствование учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда города Ливны, повышение эффективности использования архивных документов в интересах государства, общества, граждан;
Сроки и этапы реализации программы	2014 - 2017 годы
Перечень основных мероприятий	1. Обеспечение сохранности, повышение уровня безопасности документов Архивного фонда города Ливны 2. Укрепление материально-технической базы и модернизация муниципального архива; 3. Развитие информатизации архивного дела: внедрение автоматизированных архивных технологий в деятельность архивного отдела;
Прогнозируемые объемы финансирования программы	Общий объем финансирования мероприятий программы составит 235500 рублей, в том числе: в 2014 году - 100000 рублей; в 2015 году - 50000 рублей; в 2016 году - 30500 рублей; в 2017 году - 55000 рублей
Важнейшие целевые показатели и индикаторы	1. Количество установленных оконных блоков в основном помещении архива, площадью 130 кв. м. 2. Количество архивных документов, обеспеченных нормативным температурно-влажностным режимом хранения. 3. Количество приобретенных и установленных металлических стеллажей. 4. Количество закартонированных документов. 5. Количество современного компьютерного оборудования и оргтехники.
	Реализация мероприятий программы позволит достичь следующих результатов: 1. Количество установленных оконных блоков в основном помещении архива - 8. 2. Количество архивных документов, обеспеченных нормативным температурно-влажностным режимом хранения - 27100 ед.хр. 3. Количество приобретенных и установленных металлических стеллажей - 3 3. Количество закартонированных документов 4375 дел. 4. Количество современного компьютерного оборудования и оргтехники - 1 шт.

2. Содержание проблемы, обоснование необходимости ее решения

Муниципальная программа "Развитие архивного дела в городе Ливны на 2014 - 2017 гг." содержит цели, задачи и направления развития архивного дела в городе Ливны на период до 2017 года и разработана в соответствии с Федеральным законом от 7 мая 2013 года N 104-ФЗ "О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием бюджетного процесса"; Федеральными законами от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, Законом Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области"; Уставом города Ливны.

Необходимость разработки Программы обусловлена необходимостью создания условий, обеспечивающих развитие архивного дела в городе, повышения безопасности и эффективности работы муниципального архива, связанной с ростом потребностей населения в поиске и получении архивной информации, в том числе в электронном виде. Программа направлена на усиление социальной значимости архива в социально-экономической и культурной жизни города Ливны.

2.1. Характеристика текущего состояния архивного дела в городе Ливны

Роль и значение архивного дела в последние годы существенно возросли. Архивный фонд города является неотъемлемой частью историко-культурного наследия жителей города. Сохраняя документацию, отражающую материальную, духовную жизнь жителей Ливенского края, имеющую историческое, научное, экономическое, политическое, социальное и культурное значение, а так же документы по личному составу ликвидированных городских организаций, архивы становятся активными участниками социально-экономических процессов, происходящих в городе, выступают гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения.

Актуальность разработки Программы "Развитие архивного дела в городе Ливны на 2014 - 2017 годы" обусловлена назревшей необходимостью совершенствования сферы архивного дела в городе, цель которого - внедрение принципов, технологий и систем организации, способствующих обеспечению запросов и потребности общества в области сохранения и использования архивной информации. Программа рассматривает принципиальные вопросы развития архивного дела в городе в перспективе на 2014 - 2017 годы и трактуется как система основных направлений архивной работы.

Архивный отдел администрации города Ливны исполняет роль муниципального архива и осуществляет в пределах своей компетенции организационно-методическое руководство архивами учреждений,

организаций -источников комплектования Архивного фонда города, контролирует в них постановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления.

По состоянию на 1 января 2013 года источниками комплектования муниципального архива являются 36 организаций и предприятий, создающих документы, имеющие историческое, социальное, экономическое и культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия города.

Объем Архивного фонда города Ливны на 01.10.2013 составляет 97 фондов в количестве 25758 единиц хранения.

Процессы, связанные с реформацией архивного отдела, разделение по форме собственности внесли существенные коррективы в организацию процесса комплектования муниципального архива.

В соответствии с Распоряжением главы города от 8 сентября 2003 года N 496 "О передаче архивных документов архивному отделу районной администрации" осуществлена передача документов постоянного хранения районного звена в архивный отдел администрации Ливенского района. Из архивного отдела администрации Ливенского района приняты документы по личному составу.

В рамках настоящей Программы как первую и наиболее масштабную следует решить проблему сохранности, предотвращения повреждения и утраты документов Архивного фонда города Ливны.

В настоящее время существующее состояние архивохранилищ и материально-техническая база муниципального архива не обеспечивают в полной мере сохранность архивных документов на уровне нормативных требований, что приводит к преждевременному старению архивных документов, разрушению их физической основы.

Кроме того, до 2005 года архив комплектовался документами постоянного хранения города и района, в связи с ограниченностью свободных площадей был сокращен плановый прием документов постоянного хранения из организаций. В условиях прекращения планового комплектования в источниках комплектования увеличилось количество дел, находящихся в организациях сверх установленного срока.

Сверх установленного срока на 1 июля 2013 года в организациях источниках комплектования архива находится 1972 единиц постоянного хранения, прием которых необходимо осуществлять.

С 2006 года архивный отдел расположен в приспособленном помещении по улице Дружбы Народов, 163, на 1-м этаже пятиэтажного дома. Помещение оснащено современными системами охранной и пожарной сигнализации, что соответствует нормативным требованиям к архивам, но вместе с тем из-за недостатка бюджетного финансирования некоторые вопросы остаются нерешенными. Отсутствуют системы кондиционирования воздуха, требуют замены деревянные оконные рамы.

В условиях непрекращающегося процесса ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе их деятельности, поступают на хранение в архивный отдел независимо от формы собственности организации. Это соответственно влечет за собой постоянную потребность в увеличении площадей архивохранилищ, на сегодняшний день загруженность основного архивохранилища составляет 99%, погонных метров стеллажей.

В связи со сложившейся ситуацией администрацией города Ливны было выделено дополнительное помещение площадью 37,2 кв. м., требующее мероприятий по обеспечению его технической укрепленности в соответствии с современными требованиями к архивохранилищам. В текущем году проведен капитальный ремонт, установлена охранно-пожарная сигнализация, приточно-вытяжная вентиляция. В настоящее время проводится работа по оснащению архивохранилища технологическим оборудованием.

Динамика поступления документов в архив за 2006 - 2012 годы

	2006	2007	2008	2009	2010	2011	2012	Всего
Документы постоянного срока хранения	498	1881	1097	702	299	1349	422	6248
Документы по личному составу	806	447	163	119	186	310	583	2614
ИТОГО	1304	2328	1260	821	485	1659	1005	8862

В 2013 году наряду с плановым приемом архивных документов постоянного хранения в архивный отдел уже принято документов 1505 ед. хранения документов, из них от ОАО "Ливныпластик" в количестве 1244 дела. В текущем году ожидается поступление документов от ОАО "Ливныпластик", ОАО "Ливенский завод противопожарного машиностроения" в количестве 800 дел.

Анализ показывает, что в ближайшие годы эта тенденция сохранится.

Приоритетным направлением при комплектовании архива является комплектование документами постоянного хранения муниципальной собственности города Ливны, которыми архив пополняется планово и регулярно. Прогнозируется также увеличение объемов поступающих в архив документов по личному составу ликвидируемых организаций.

Дальнейшее развитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочного аппарата, без определения перспектив технического оснащения архива.

Таким образом, в муниципальном архиве назрела необходимость приобретения металлических стеллажей, замены оконных блоков, установки сплит-систем кондиционирования воздуха в соответствии с нормативными требованиями к помещениям, приспособленным под архив.

В связи с отсутствием в архиве современного оборудования для реставрации не проводится реставрация документов со значительными повреждениями их физической основы.

Приобретение архивных коробов улучшит условия сохранности документов и обеспечит их нормативное хранение.

Существуют также проблемы с обеспечением сохранности документов Архивного фонда города Ливны в организациях -источниках комплектования муниципального архива. В организациях нарушается график проведения обработки документов и график своевременного предоставления справочного аппарата к ним (описей, исторических справок и т.д.) в муниципальный архив. Следовательно, может сложиться ситуация, при которой будет нарушено соблюдение законодательно установленных сроков приема-передачи дел на хранение, что отрицательно скажется на обеспечении их сохранности, создаст угрозу утраты, уничтожения и порчи документов, находящихся на стадии ведомственного хранения.

Интенсивность работы по использованию архивных документов с каждым годом повышается в связи с возросшим интересом населения, молодёжи к истории малой родины, с поисками первичных правоустанавливающих документов связанных с регистрацией собственности на недвижимость и землю.

В связи с пенсионной реформой увеличивается потребность населения в архивных справках для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы. Множество запросов поступает от бывших работников ООО СПУ-6 "Орелстрой", ОАО "Диск", "Филиал Автоколонна N 1545" ОАО "Орловское АТП", ОАО "Ливныпластик" и других предприятий, массово высвободившихся в 90-е годы и проживающих сегодня не только в центральных областях России, но также в странах СНГ и в странах дальнего зарубежья.

На протяжении последних нескольких лет наблюдается стабильный рост поступающих и исполняемых запросов граждан.

В среднем в год специалисты муниципального архива выполняют более 1300 запросов.

Анализ количества поступивших запросов за последние 3 года, показывает, что снижение их количества не прослеживается.

Муниципальная услуга по исполнению социально-правовых запросов является одним из самых трудоемких направлений в работе архивов и, соответственно, занимает основную часть рабочего времени архивистов.

Из года в год растет количество граждан, желающих поработать с архивными документами и документами справочно-информационного фонда. Не имея читального зала, изыскивается возможность для работы исследователей с архивными документами.

Обеспеченность компьютерной техникой в архивном отделе недостаточна.

Оснащение современным компьютерным оборудованием архива приведет к созданию современного научно-справочного аппарата (путеводителей, указателей, описей дел) в электронном виде и позволит обеспечить доступ к этой информации, продолжить внедрение новой пятой версии общеотраслевого программного комплекса "Архивный фонд", что значительно снизит затраты бюджета рабочего времени на выполнение архивных работ.

Для выбора правильной стратегии и тактики дальнейшего развития муниципального архива города Ливны наиболее целесообразным является программно-целевой метод, позволяющий конкретизировать комплексные и системные решения приоритетных проблем архивного дела в городе Ливны в перспективе на 2014 - 2017 годы.

Включенный в программу комплекс мероприятий (приложение 1) направлен на решение системных вопросов развития отрасли, связанных с созданием условий для соблюдения нормативных требований хранения архивных документов, обеспечивающих сохранность и безопасность архивных фондов, на улучшение условий труда работников архивного отдела.

Реализация программного метода позволит решить многие проблемы, связанные с материально-техническим обеспечением архивного отдела и будет способствовать достижению более высоких показателей развития архивного дела в администрации города Ливны.

3. Цели и задачи программы

Основной целью программы "Развитие архивного дела в городе Ливны на 2014 - 2017 годы" является совершенствование архивного дела в городе Ливны.

Целевую установку Программы возможно реализовать посредством решения следующих задач:

- создание оптимальных условий для обеспечения сохранности документов в помещениях архивохранилищ, обеспечение противопожарной и антитеррористической безопасности;

- укрепление материально-технической базы архива

- развитие информатизации архивного дела:

совершенствование учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда города Ливны, повышение эффективности использования архивных документов в интересах государства, общества, граждан;

4. Срок реализации программы

Реализация мероприятий программы рассчитана на 2014 - 2017 годы.

5. Перечень программных мероприятий

В целях реализации Программы предусмотрены следующие мероприятия:

1) Установка оконных блоков в действующем архивохранилище

2) Приобретение и установка сплит-системы (кондиционер).

3) Проведение картонирования архивных фондов (приобретение архивных коробов).

4) Проведение обследования состояния сохранности документов в органах местного самоуправления и источниках комплектования муниципального архива.

5) Комплектование архива документами постоянного хранения органов местного самоуправления и источников комплектования, а также дифференцированный прием документов по личному составу от ликвидированных организаций города Ливны.

6) Приобретение архивных металлических архивных стеллажей

7) Создание и поддержание на сайте администрации города Ливны страницы архива.

8) Приобретение Визуализатора архива "viar" для оцифровки документов.

9) Издание справочника по фондам муниципального архива (издательские работы)

10) Приобретение автоматизированного рабочего места (персональный компьютер)

Перечень мероприятий с указанием источников их финансирования и сроков выполнения, представлен в приложении N 1 к настоящей Программе.

6. Обоснование ресурсного обеспечения Программы

При планировании ресурсного обеспечения Программы учитывалась реальная ситуация в бюджетной сфере на муниципальном уровне, экономическая и социальная значимость проблем, а также реальная возможность их решения.

Финансирование Программы осуществляется согласно перечню мероприятий Программы из средств, предусмотренных в бюджете города Ливны.

Объем финансирования из местного бюджета на 2014 - 2017 годы составляет 235500 рублей, в том числе:

- 2014 г. - 100000 руб.

- 2015 г. - 50000 руб.

- 2016 г. - 30500 руб.

- 2017 г. - 55000 руб.

Ежегодно начиная с 2014 года объем финансирования будет уточняться при формировании бюджета города.

Для реализации Программы предполагается привлечение и эффективное использование финансовых ресурсов областного бюджета.

7. Механизм реализации программы

Механизм реализации программы определяется муниципальным заказчиком Программы - администрацией и предусматривает проведение организационных мероприятий, обеспечивающих выполнение Программы.

Муниципальный заказчик программы:

согласовывает с исполнителем возможные сроки выполнения мероприятий Программы, объемы их финансирования;

несет ответственность за реализацию программы в целом;

осуществляет текущую работу по координации деятельности и исполнению, обеспечению и реализации мероприятий программы, а также по целевому и эффективному использованию средств, выделяемых на реализацию программы.

Корректировка программы, в том числе включение в нее новых мероприятий, а также продление срока ее реализации осуществляется в соответствии с Порядком по предложению муниципального заказчика программы - администрации.

8. Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения

Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения основываются на формах и методах управления, определяемых муниципальным заказчиком программы и направлены на координацию исполнения программных мероприятий, включая мониторинг их реализации, оценку результативности, непосредственный контроль за ходом выполнения мероприятий программы, подготовку отчетов о реализации программы, внесение предложений по корректировке программы.

Контроль за реализацией программы осуществляется муниципальным заказчиком Программы.

Муниципальный заказчик программы и исполнители программы несут персональную ответственность за ее реализацию, конечные результаты, целевое и эффективное использование финансовых средств, предусмотренных на выполнение Программы.

9. Оценка эффективности реализации Программы

Программа является социально ориентированной. Отличительной особенностью сферы архивного дела является то, что основные результаты деятельности выражаются, как правило, в отложенном социальном эффекте и проявляются в увеличении потребности граждан в архивной информации. Последствия такого рода не поддаются обычным статистическим измерениям. Предполагается использовать систему показателей, характеризующих лишь текущие результаты деятельности архива, ее объемные показатели.

Оценка эффективности реализации Программы производится ежегодно с целью уточнения степени решения задач и выполнения мероприятий Программы.

Реализация мероприятий Программы будет служить укреплению материально-технической базы архива, оснащению его современным специальным технологическим оборудованием, совершенствованию обеспечения сохранности архивных документов.

Развитие информатизации архивного дела приведет к значительному улучшению деятельности муниципального архива, состояния государственного учета документов Архивного фонда города Ливны, научно-справочного аппарата к архивным документам. Будут существенно снижены затраты и время на выполнение традиционных видов архивных работ, повышена оперативность получения архивной информации и доступность информационных архивных ресурсов.

В целом, в результате реализации поставленных целей и задач, можно прогнозировать высокую социальную эффективность Программы.

Целевые показатели и индикаторы целевой Программы приведены в приложении N 2.