Способы упростить работу с путевыми листами ("Деловой Орел", N 6, февраль 2008 г.)

Способы упростить работу с путевыми листами

Путевой лист - один из документов, которые необходимы, чтобы подтвердить расходы на ГСМ. Между тем в силу довольно жестких правил оформления путевые листы либо вообще не поступают в бухгалтерию, либо проверяющие находят в них ошибки. Предлагаем два подхода, позволяющие упростить работу с этими документами.

Чиновники считают, что без путевого листа затраты на бензин в уменьшение налогооблагаемого дохода списать нельзя. В частности, об этом сказано в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640. Поэтому инспектору, скорее всего, будет совершенно неважно, что водители не успевают каждый день заполнять путевой лист. Если этих документов не будет, расходы на ГСМ исключат из расчета налога на прибыль.

К такому же результату приведет ситуация, когда путевые листы есть, но заполнены с ошибками. Самая распространенная из них -отсутствие данных о маршруте движения на оборотной стороне путевого листа. Чиновники считают этот реквизит обязательным (см. письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129). Ведь с его помощью можно установить, являются ли расходы на бензин экономически оправданными.

Как же сделать так, чтобы путевые листы были заполнены полностью и вовремя? Предлагаем два способа.

Что предпринять

Усовершенствовать форму путевого листа и составлять его раз в месяц. Такой способ предложили сами чиновники из Минфина России в письме от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77. В нем сказано, что составлять путевые листы можно один раз в месяц. Но при том условии, что на оборотной стороне путевого листа можно уместить информацию о разъездах за целый месяц и данные о расходе топлива.

А в письме от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129 Минфин России предложил компаниям самостоятельно разрабатывать форму путевого листа (внимание! это не относится к автотранспортным предприятиям). Но чтобы избежать споров с проверяющими, лучше взять форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78, и дополнить ее нужными реквизитами.

Например, на лицевой стороне путевого листа оставляем все те же реквизиты, только реквизит "дата" меняем на "период". Оборотную сторону можно оформить в виде приложений. Разработать их нужно с таким расчетом, чтобы они использовались друг за другом до конца месяца. За какой период представлять сводный путевой лист, зависит от особенностей конкретной компании, но не реже чем за месяц. Таким образом, раз в месяц (неделю) водитель должен будет представить один путевой лист без оборотной стороны, но с приложениями к нему, которые и будут содержать сведения о маршрутах и показания спидометра. Кроме того, такое приложение можно дополнить любыми другими реквизитами - например, подписью и печатью организации, в которую был направлен водитель.

Пример приложения к путевому листу смотрите ниже.

Разработать реестры путевых листов. Работу можно упростить также и с помощью реестра путевых листов. Такой документ будет особенно полезен тем компаниям, у которых много автомобилей. При этом путевые листы все равно будут составляться и подтверждать фактический расход топлива. Но относить на расходы стоимость бензина бухгалтер сможет один раз в месяц на основании одной бумаги - реестра с перечнем путевых листов, оформленных в течение этого месяца. Таким образом, бухгалтеру не придется делать проводки по каждому путевому листу и объем работы существенно сократится.

Составлять реестр можно по подразделениям или по сотрудникам. Например, может быть реестр, который будет составлять водитель по своим путевым листам за месяц. Или реестр обособленного подразделения. В документе нужно указать все номера и даты путевых листов, количество истраченного топлива по каждому из них и итоговые суммы за период.

Еще одно преимущество реестра. Такой документ очень удобен и при проверках. Зачем давать кипу путевых листов, когда сначала можно предложить проверяющим реестры. По ним налоговики смогут установить норму расхода ГСМ по каждому автомобилю, правильно ли затраты на топливо распределяются между подразделениями и прочее. А путевые листы инспекторы могут посмотреть и выборочно.