Постановление Администрации города Орла от 11 марта 2002 г. N 601 "О Регламенте работы администрации города Орла" (с изменениями и дополнениями) (отменено)

Постановление Администрации города Орла от 11 марта 2002 г. N 601
"О Регламенте работы администрации города Орла"
(с изменениями от 15 августа 2002 г., 12 августа 2003 г.)

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации города Орла от 28 марта 2007 г. N 686 настоящее постановление отменено

В целях совершенствования работы по подготовке нормативных правовых актов администрации города Орла, оперативного решения вопросов жизнеобеспечения города, соблюдения исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города и приведения регламента работы администрации города в соответствие с действующими нормативными правовыми актами, постановляю:

1. Утвердить в новой редакции: Регламент работы администрации города Орла (приложение N 1), Перечень документов с указанием сроков их исполнения (приложение N 2), Распорядок работы городской администрации (приложение N 3).

2. Считать утратившими силу: постановление администрации г. Орла N 1078 от 17.12.1997 г. "О регламенте администрации города Орла"; постановление администрации г. Орла N 2028 от 26.10.1998 г. "О регламенте проведения рабочего совещания"; постановление администрации г. Орла N 2054 от 30.10.1998 г. "Об утверждении новой редакции VI главы Регламента администрации города Орла".

3. Руководителям структурных подразделений администрации города Орла ознакомить своих сотрудников с настоящим постановлением.

4. Администрациям районов города Орла привести регламенты работы администраций районов в соответствие с данным постановлением.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя города Орла Соколова В.В.

Мэр города Орла

В. И. Уваров

Приложение N 1
к постановлению Администрации г. Орла
от 11 марта 2002 г.N 601

Регламент работы администрации города Орла

I. Общие положения

1.1. Регламент работы администрации города определяет порядок организационного обеспечения деятельности городской администрации.

1.2. Администрация города является исполнительным органом местного самоуправления в городе, возглавляется мэром города, выполняет свои функции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, нормативных правовых актов Орловской области, Устава города Орла, решений городского Совета народных депутатов и постановлений и распоряжений администрации города Орла.

1.3. Администрация города осуществляет свою деятельность на основе принципов народовластия, разделения властей, законности и гласности, солидарной и персональной ответственности за общую деятельность администрации города.

1.4. Для реализации своих полномочий мэр города утверждает структуру городской и районных в городе администраций, формирует аппарат, осуществляет общее руководство деятельностью муниципальных предприятий, учреждений и организаций, разрабатывает и выносит на утверждение городским Советом схему управления городом, осуществляет иные полномочия, возложенные на него Уставом города Орла, законодательством Российской Федерации и Орловской области, а также вытекающие из договорных обязательств города Орла.

1.5. Организующей основой деятельности администрации являются перспективные и текущие планы работ, разрабатываемые на основе концепций и программ развития города, указаний мэра города, с учетом планов работы управлений, комитетов, отделов, а также районных в городе администраций.

1.6. Исполнительно-распорядительные функции мэр города осуществляет путем издания в пределах своих полномочий постановлений и распоряжений, обязательных для исполнения всеми структурными подразделениями администраций города, районов в городе, муниципальными службами, предприятиями, организациями, учреждениями, находящимися на территории города, независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности, а также должностными лицами и гражданами.

Порядок подготовки, издания и исполнения постановлений и распоряжений определяется настоящим Регламентом и инструкцией о делопроизводстве в администрации города.

1.7. Постановления и распоряжения администрации города, затрагивающие права и интересы граждан, а так же информация о работе администрации города Орла доводятся до сведения населения через средства массовой информации.

1.8. Требования данного регламента обязательны для всех структурных подразделений и сотрудников администрации. Нарушение требований данного документа влечет дисциплинарную ответственность.

II. Аппарат и органы управления городской администрации

2.1. В аппарат и органы управления городской администрации входят функциональные и отраслевые структурные подразделения (управления, комитеты, отделы) в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием.

2.2. Структурные подразделения администрации действуют на основании Положений, утверждаемых мэром.

2.3. В качестве совещательного органа при мэре города создается коллегия в составе заместителей мэра, включая глав районных администраций, начальника управления организационной и кадровой работы, начальника финансово-казначейского управления, председателя городского Совета народных депутатов (по согласованию) и прокурора города (по согласованию).

III. Планирование работы

3.1. Планирование работы администрации города является одним из основных средств организационного обеспечения выполнения хозяйственных и социально-культурных задач в городе.

3.2. Управления, комитеты, отделы администрации г. Орла, муниципальные предприятия и учреждения, администрации районов до 20 числа последнего месяца квартала вносят мэру города через управление организационной и кадровой работы свои предложения по перечню основных вопросов для рассмотрения в следующем квартале на заседаниях коллегии администрации города и рабочих совещаниях мэра города с руководителями структурных подразделений и служб города. Вносимые предложения должны быть согласованы (завизированы) с соответствующими курирующими заместителями мэра города.

3.3. Всю работу по подготовке планов координирует управление организационной и кадровой работы администрации города, которое согласно предложений управлений, комитетов, отделов вносит их для рассмотрения мэром. В случае, если структурным подразделением администрации города предложения по перечню основный вопросов для рассмотрения на коллегиях, рабочих совещаниях не вносятся, управление организационной и кадровой работы вправе предложить на рассмотрение на коллегии, рабочем совещании мэра вопросы по согласованию с заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы.

3.4. Планы работы администрации города рассылаются управлением делопроизводства всем подразделениям администрации города, администрациям районов, а также заинтересованным организациям согласно списку рассылки.

3.5. Общая организация контроля за выполнением планов работы администрации города возлагается на управление организационной и кадровой работы администрации города которое при утверждении плана на очередной период информирует мэра города о выполнении предыдущего плана.

3.6. Управления, комитеты, отделы администрации планируют свою работу ежеквартально. План их работы подлежит согласованию с соответствующими курирующими заместителями мэра. Контроль за выполнением плана работы управления, комитета, отдела осуществляет руководитель подразделения.

3.7. Управление организационной и кадровой работы администрации города за три дня до начала каждого месяца представляет мэру календарь основных мероприятий, проводимых в городе в течении месяца. В него включаются мероприятия, обозначенные планами работы управлений, комитетов, отделов, администраций районов, направленными в управление организационной и кадровой работы до 20 числа текущего месяца. Календарь рассылается в установленном порядке в соответствующие подразделения и ведомства.

IV. Порядок подготовки и проведения совещаний в
администрации города Орла

4.1. Общий порядок подготовки и проведения коллегии и других совещаний в администрации города

4.1.1. На коллегии администрации, совещаниях города рассматриваются наиболее важные вопросы социально-экономической жизни города Орла.

4.1.2. Коллегии администрации города проводятся мэром или лицом, его замещающим, ежемесячно (третий четверг месяца).

4.1.3. Подготовку заседаний коллегии, совещаний у мэра города организует управление организационной и кадровой работы.

4.1.4. Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на коллегии, утверждается мэром на каждый квартал и уточняется за 5 дней до коллегии.

Право внесения предложений в перечень вопросов имеют заместители мэра города, руководители управлений, комитетов, отделов администрации города, главы районных администраций, руководители муниципальных предприятий и учреждений.

4.1.5. Проекты постановлений по рассматриваемым на коллегии администрации вопросам представляются мэру для рассмотрения тщательно подготовленными, качественно отпечатанными и завизированными руководителями (заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы, заместителем мэра, курирующим отрасль, начальником отдела правового обеспечения, руководителем соответствующего структурного подразделения администрации города, другими заинтересованными лицами) с приложением информационных справок и списка лиц. подлежащих приглашению на коллегию (по согласованию).

Проекты постановлений, необходимая информация и списки приглашенных должны быть сданы в управление организационной и кадровой работы администрации города не позднее 5 дней до начала коллегии. Папки с проектами постановлений, справками и другими материалами представляются управлением организационной и кадровой работы администрации города членам коллегии не позднее 2-х дней до начала коллегии.

4.1.6. Дата, повестка, регламент, начало коллегии (совещания), докладчики по вопросам повестки дня. списки приглашенных определяются заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы по согласованию с мэром по представлению соответствующего управления, комитета, отдела, который вносит вопрос.

4.1.7. Протоколы заседаний ведутся управлением делопроизводства.

4.1.8. Доработка проектов постановлений с учетом внесенных в ходе коллегии предложений, замечаний, поправок производится после коллегии в течение 3 рабочих дней, если не оговаривается другой срок.

4.1.9. На коллегии участвуют, как правило, руководители управлений, комитетов, отделов городской администрации (по списку), депутаты городского Совета (по согласованию).

На заседание коллегии, по мере необходимости, приглашаются руководители заинтересованных городских служб, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности.

Такое приглашение осуществляется руководителем, который готовит вопрос для рассмотрения на заседании коллегии. Приглашение должно быть согласовано с мэром города Орла через заместителя мэра по вопросам взаимодействия органов честного самоуправления, организационной и кадровой работы. Ответственность за явку приглашенных несет руководитель, который готовит вопрос для рассмотрения на заседании коллегии.

4.1.10. Организационное обеспечение работы коллегии администрации г. Орла осуществляется управлением организационной и кадровой работы.

4.1.11. В целях оперативного руководства деятельностью структурных подразделении администрации города и районов, муниципальных предприятий и служб в администрации города проводятся следующие совещания:

- рабочее совещание мэра города Орла с руководителями структурных подразделений администрации и служб города - еженедельно (среда);

- совещания с руководителями муниципальных служб, предприятий - по отдельным планам.

При организации рабочих совещаний по проблемам отраслей городского хозяйства оповещение, подготовку необходимых документов, протоколирование осуществляют соответствующие структурные подразделения.

Контроль за исполнением поручении осуществляют начальник отдела аппарата мэра г.Орла, соответствующие структурные подразделения, управление организационной и кадровой работы.

Заявки на проведение совещаний в зале заседаний подаются начальнику управления делопроизводства не позднее, чем за три дня до начала совещания.

4.2. Порядок подготовки и проведения рабочих совещаний мэра города Орла с руководителями структурных подразделений администрации города и руководителями служб, городского хозяйства

4.2.1. Время проведения рабочего совещания мэра с руководителями структурных подразделений администрации города и руководителями служб городского хозяйства - еженедельно но средам с 8 часов 30 минут до 10 часов 00 минут в заде заседаний администрации города Орла.

4.2.2. Перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению на рабочем совещании, утверждается мэром на каждый месяц и уточняется за 5 дней до начала рабочего совещания.

Право внесения предложений в перечень вопросов имеют заместители мэра города, руководители управлений, комитетов, отделов администрации города, главы районных администраций, руководители муниципальных предприятий и учреждений.

4.2.3. Проекты постановлений по основным вопросам, рассматриваемым на рабочем совещании, представляются мэру для рассмотрения отработанными, качественно отпечатанными и завизированными руководителями (заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы, заместителем мэра, курирующим отрасль, начальником отдела правового обеспечения, руководителем соответствующего структурного подразделения администрации города, другими заинтересованными лицами) с приложением информационных справок и списка лиц, подлежащих приглашению на коллегию (по согласованию).

Проект постановления, необходимая информация и список приглашенных но рассматриваемым вопросам представляются в управление организационной и кадровой работы не позднее 2-х дней до начала рабочего совещания (понедельник - до 13.00 часов).

Управление организационной и кадровой работы представляет материалы к рабочему совещанию мэру города Орла через начальника отдела аппарата мэра г. Орла не позднее 2-х дней до начала рабочего совещания (понедельник - до 17.30 часов).

4.2.4. Состав рабочего совещания и вопросы, выносимые на его заседание определяются мэром города Орла и доводятся до соответствующих руководителей через управление организационной и кадровой работы администрации города.

4.2.5. Кроме объявленного мэром состава рабочего совещания, на него могут, по мере необходимости. приглашаться руководители заинтересованных городских служб, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности.

Такое приглашение осуществляется руководителем, который готовит вопрос для рассмотрения на рабочем совещании. Приглашение должно быть согласовано с мэром города Орла через заместителя мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы. Ответственность за явку приглашенных несет руководитель, который готовит вопрос для рассмотрения на рабочем совещании.

4.2.6. На рабочем совещании вправе присутствовать представители средств массовой информации города Орла, состав которых определяется пресс-секретарем администрации города Орла по согласованию с заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы.

4.2.7. Ответственным за подготовку рабочего совещания является управление организационной и кадровой работы.

4.2.8. Рабочее совещание ведет мэр города Орла или лицо его замещающее.

4.2.9. Доклад мэру на рабочем совещании по основным вопросам жизнеобеспечения города Орла осуществляется в следующем порядке:

Начальник отдела аппарата мэра;

Начальник управления по делам ГО и ЧС:

Начальник МУ "Управление коммунальным хозяйством";

Генеральный директор МУП ЖРЭО;

Директор МУП "Спецавтобаза по санитарной очистке города":

Генеральный директор МПП ВКХ "Орелводоканал";

Начальник МУП "Орелгордорремстрой";

Директор МП "Орелгортеплоэнерго";

Директор совхоза "Коммунальник";

Директор МП ПАТП-1;

Директор МП "Орелэлектротранс";

Главный   архитектор   города,   начальник   управления     архитектуры и

градостроительства;

Начальник управления здравоохранения;

Главный санитарный врач города;

Начальник управления торговли и потребительского рынка;

Начальник управления образования;

Начальник управления делопроизводства;

Руководители инспекций МНС РФ по районам города Орла.

В случае отсутствия на рабочем совещании руководителя структурного подразделения, предприятия доклад осуществляют лица, их замещающие, о чем предварительно сообщается в управление организационной и кадровой работы.

4.2.10. По решению мэра города Орла может устанавливаться иная очередность докладов должностными лицами.

4.2.11 Время для доклада до 3 минут.

4.2.12. Доклады должны содержать информацию о ходе реализации постановлений, распоряжений и поручений мэра г. Орла, реализации утвержденных общегородских программ, обязанности по выполнению которых ложатся на соответствующих ответственных работников администрации г. Орла.

4.2.13. В ходе рассмотрения вопросов и при необходимости получения какой-либо информации по рассматриваемой проблеме, мэр города привлекает к ее обсуждению иных должностных лиц, кроме докладчика, в том числе и из состава приглашенных.

4.2.14 В докладах должностных лиц, очередность которых установлена п.4.2.9. настоящего регламента, в обязательном порядке должна содержаться информация о ходе выполнения поручений мэра города Орла, сделанных мэром на предыдущих рабочих совещаниях.

4.2.15. Протокол рабочего совещания ведет начальник отдела аппарата мэра города Орла.

4.2.16. Доработка проектов постановлений с учетом внесенных в ходе рабочего совещания предложений, замечаний, поправок производится в течение 3 рабочих дней, если не оговаривается другой срок.

4.2.17. Контроль за ходом исполнения поручений мэра города Орла, высказанных им на рабочем совещании, возлагается на начальника отдела аппарата мэра.

V. Порядок организации и контроля исполнения документов
в администрации города

5.1.Контроль за исполнением нормативных правовых актов Российской

Федерации Орловской области

5.1.1. Поступившие в администрацию города нормативные правовые акты Российской Федерации, Орловской области принимаются и регистрируются в секторе по вопросам приема населения, корреспонденции и контроля управления делопроизводства (далее сектор), после чего передаются мэру города, а в отсутствие мэра - первому заместителю мэра, на которого возложено исполнение обязанностей мэра.

5.1.2. По возвращении документа с резолюцией мэра, ответственный работник сектора делает отметку в журнале регистрации о содержании резолюции и направляет документ исполнителю. Изучение документов мэром не должно превышать, как правило, двух суток, а телеграммы - одних суток.

Исполнители контролируемых документов и сроки их исполнения указываются в тексте документов либо в резолюциях мэра города, его заместителей.

5.1.3. Контроль за исполнением в установленный срок документов Российской Федерации. Губернатора и администрации Орловской области, постановлений и распоряжений администрации города Орла осуществляют управление делопроизводства и управление, организационной и кадровой работы администрации города. Если срок исполнения документа не указан в самом документе или резолюции мэра, то он устанавливается согласно перечню документов с указанием сроков их исполнения (см. приложение N2 к постановлению "О Регламенте работы администрации города Орла").

В случае необходимости управление делопроизводства, управление организационной и кадровой работы делают напоминание исполнителям о сроках исполнения документов.

5.1.4. Специалисты, которым поручено осуществлять контроль за исполнением документа, в течение контрольного срока проверяют фактическое исполнение документа непосредственно на местах, запрашивают отчеты и информацию о ходе его выполнения, готовят итоговые справки, отчеты об исполнении документа.

5.1.5. Мэр города может по своему усмотрению осуществлять контроль за исполнением любого документа, в том числе и того, контроль за исполнением которого был поручен заместителю мэра или другому должностному лицу.

Если мэр возложил обязанность по контролю за исполнением документа одновременно на двух или более исполнителей (при этом оригинал документа направляется первому исполнителю, а его копия - остальным исполнителям), то за организацию исполнения несет ответственность лицо, указанное в резолюции первым.Оно же (лицо) докладывает мэру о результатах исполнения.

5.1.6. При исполнении нормативных правовых актов Губернатора Орловской области, принятых во исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и касающихся компетенции администрации города, представляется доклад об их исполнении Губернатору области. По каждому такому документу на имя мэра города не позднее чем за 3 дня до истечения срока контроля представляется проект доклада об исполнении за подписью заместителя мэра, которому была поручена организация исполнения данного документа.

В проекте доклада должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документов Губернатора области. Могут вноситься также другие предложения и замечания. По указанным актам, в которых отсутствуют конкретные сроки исполнения и рассчитанным на длительное действие, информация о ходе исполнения представляется по запросу аппарата Губернатора и администрации Орловской области.

5.1.7. Документы РФ и Орловской области считаются снятыми с контроля, если об этом имеется резолюция должностного лица, установившего контроль за исполнением, о чем делается соответствующая отметка на документе и контрольной карточке.

Основанием для снятия с контроля исполнения нормативных правовых актов РФ и Орловской области является также принятие соответствующего постановления администрации города или справка по данному вопросу.

5.1.8. Указы, постановления, распоряжения и другие нормативные правовые акты РФ и Орловской области, поступившие в администрацию города и снятые с контроля, в течение календарного года хранятся в управлении делопроизводства до наступления срока сдачи их в архив.

5.2. Контроль исполнения постановлений и распоряжений мэра города

Орла

5.2.1. Необходимость постановки на контроль постановлений и распоряжений мэра города в каждом случае определяется самим постановлением или распоряжением. В том случае, если контрольный срок не определен постановлением или распоряжением, он может быть установлен мэром, заместителем мэра.

На постановление или распоряжение, подлежащее контролю, в протокольном секторе управления делопроизводства заполняются два экземпляра карточки контроля, один из которых вместе с контролируемым постановлением, распоряжением направляется должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением, а другой вместе с постановлением, распоряжением направляется в управление организационной и кадровой работы администрации города для постановки на учет.

5.2.2. Фактический контроль за выполнением постановлений и распоряжении администрации города осуществляет мэр, его заместители, руководители структурных подразделений администрации. Заместители мэра регулярно, как правило, не реже одного раза в квартал, рассматривают на своих производственных совещаниях вопросы контроля и исполнения постановлений и других документов, заслушивают информацию ответственных работников о проводимой ими работе по выполнению постановлений, распоряжений, и дают заключение в виде служебной записки на имя мэра, заместителя мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы на снятие данного документа с контроля или продление сроков исполнения.

5.2.3. Управление организационной и кадровой работы администрации города:

- ведет учет постановлений и распоряжений, поставленных на контроль;

- наблюдает за наступающими сроками исполнения постановлений, распоряжений или отдельных пунктов из них;

- запрашивает информацию и отчеты о выполнении постановлений, распоряжений или отдельных пунктов из них в установленные сроки;

- систематически, раз в квартал, информирует мэра города, его заместителей о ходе выполнения стоящих на контроле постановлений и распоряжений.

5.2.4. Управления, комитеты, отделы администрации города оперативно доводят принятые постановления до сведения исполнителей, высказывают свои рекомендации по работе с ними, составляют рабочие планы, мероприятия с указанием сроков проверки фактического состояния дел на местах.

5.2.5. В управлениях, комитетах, отделах администрации города концентрируются все материалы о ходе реализации постановлений, распоряжений. На каждое взятое на контроль постановление формируется накопительная папка, в которую помещается контролируемое постановление, план мероприятий по организации его выполнения, справочный материал, информации с мест и другие документы, отражающие ход исполнения, итоговая записка о результатах выполнения данного постановления.

5.2.6. О результатах проделанной работы по выполнению постановления, распоряжения управление, комитет, отдел представляет записку (информацию, справку), которая адресуется, как правило, мэру и должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения постановления, а также предложение о снятии постановления с контроля или, в случае необходимости, о продлении срока исполнения и сдают их в управление организационной и кадровой работы.

Если исполнение постановления организуют и контролируют несколько структурных подразделений, то в необходимых случаях каждый из них готовит информацию о выполнении постановления или дает заключение.

5.2.7.Постановление, распоряжение администрации города снимается с контроля на основании информации, резолюций мэра, заместителей мэра о снятии с контроля или постановлением мэра по аналогичному вопросу.

5.2.8. Снятое с контроля постановление и документы, характеризующие его выполнение, остаются в управлении организационной и кадровой работы.

Во всех экземплярах контрольных карточек делаются необходимые отметки или записи.

5.2.9. Вопрос об изменении срока исполнения постановлений в целом, либо отдельных их пунктов, решается по представлению мотивированной просьбы управления, комитета, отдела. Сроки выполнения постановления могут быть продлены резолюцией мэра.

Управление организационной и кадровой работы устанавливает контроль за выполнением постановлений по новым срокам. Отметка об изменении сроков исполнения делается в контрольных карточках.

VI. Порядок подготовки и издания официальных документов администрации
города

6.1. Официальными документами администрации города являются постановления, распоряжения администрации города, изданные в соответствии с требованиями законодательства РФ, нормативных актов Президента и Правительства РФ, нормативных актов Орловской области, Устава города Орла, решениями городского Совета народных депутатов.

6.2. Документы принимаются в соответствии с перспективными и текущими планами, решениями вышестоящих органов, а также по инициативе руководителей отделов, комитетов, управлений, муниципальных служб, предприятий, учреждений, организаций, граждан.

6.3. Подготовку проектов официальных документов осуществляют структурные подразделения администрации города, а ответственность за качество подготовки несут заместители мэра, руководители управлений, комитетов и отделов.

6.4. По конкретным вопросам, требующим оперативного руководства, а также по организационным, кадровым и другим текущим вопросам администрации города издаются распоряжения администрации города.

Максимальный срок подготовки постановлений и распоряжений администрации города не должен превышать, как правило, 10 рабочих дней со дня поручения мэра города. Издание нормативных актов в виде писем и телеграмм не допускается.

6.5. Для подготовки наиболее важных и сложных нормативных актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями администрации города, рекомендуется создавать рабочие группы.

6.6. Постановления и распоряжения администрации города, требующие оперативного реагирования, готовятся и визируются исполнителем в течение одного рабочего дня, если в поручении мэра не указан иной срок.

6.7. Специалист, осуществляющий подготовку проекта документа, обеспечивает в обязательном порядке:

- организацию сбора необходимых письменных заключений, их анализ, предварительное обсуждение с заинтересованными службами и доработку проекта официального документа;

-согласование доработанного проекта официального документа с руководителями предприятий, организаций, служб, управлений, отделов и других заинтересованных органов;

-грамотное написание и оформление официального документа в соответствии с установленной формой;

-составление списка организаций и должностных лиц, которым должен направляться документ.

6.8. Не допускается принятие повторных постановлений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового постановления продиктована существенными изменениями обстоятельств).

6.9. Постановления, распоряжения могут быть отменены, изменены соответствующим постановлением или распоряжением администрации города Орла.

6.10. Все проекты документов подлежат обязательному визированию заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы и начальником отдела правового обеспечения, а также исполнителями и руководителями заинтересованных служб, за исключением срочных распоряжений, принимаемых для ликвидации аварийных ситуаций на дорогах, линиях электротранспорта и других инженерных коммуникациях. В этом случае документы должны быть в обязательном порядке завизированы заместителем мэра по вопросам коммунального хозяйства, транспорта, связи и энергетики - начальником штаба по чрезвычайным ситуациям г. Орла.

6.11. Круг должностных лиц, с которыми требуется согласование постановления или распоряжения, определяется руководителем подразделения, подготовившего данный проект. Обязательно согласование проекта с руководителями, которым в данном документе дается поручение.

Лица, не согласные с проектом документа в целом или его отдельными пунктами, представляют свои замечания в виде справки (служебной записки). Замечания излагаются в письменном виде на отдельном листе и прилагаются к проекту документа. При визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

6.12. Структура проекта постановления, распоряжения должна обеспечивать логическое развитие рассматриваемой темы. Разъяснение целей и мотивов принятия документа дается во вступительной части преамбулы. При ссылках на законы Российской Федерации, Указы, распоряжения Президента РФ и постановления, распоряжения Правительства РФ, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, нормативные правовые акты Орловской области, решения городского Совета народных депутатов, распоряжения и постановления администрации города, должны быть указаны: наименование документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула проекта постановления завершается словом "Постановляю", напечатанное заглавными буквами без кавычек и пробелов между буквами. В проектах распоряжений преамбула может отсутствовать.

Постановляющая часть предполагает различные по характеру действия исполнителей. Поручения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. В каждом пункте указывается исполнитель (структурное подразделение, организация, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения.

6.13. Проекты могут иметь приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах текста. В правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием вида документа, его даты и номера. При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. Нумерация страниц на каждом приложении производится раздельно. Значительные по объему приложения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, при необходимости делятся на пункты и подпункты. Если в проекте приводятся таблицы, графики, схемы, то они также оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты должны иметь ссылки на эти приложения. Последний лист каждого приложения к документу подписывает руководитель структурного подразделения с указанием должности, фамилии и даты, который несет ответственность за точность приведенных данных. При наличии в тексте формулировки "Утвердить" ( прилагаемые устав, положения, программу) на самом приложении допускается в правом верхнем углу располагать слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на вид акта, его дату, номер и оформляется аналогично приложению.

6.14. На обратной стороне последнего листа постановления (распоряжения) располагаются реквизиты в следующем порядке:

- визы руководителей с указанием даты визирования;

- наименование структурного подразделения администрации города с указанием фамилии, имени, отчества руководителя подразделения, подготовившего документ;

- фамилия исполнителя, его подпись и номер служебного телефона.

6.15. По согласованию с заместителем мэра проект постановления может быть вынесен на рассмотрение мэра при наличии замечаний или возражений со стороны заинтересованных организаций.

При наличии замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

6.16. Одновременно с разработкой проекта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу ранее изданных соответствующих документов или их частей. Нормативные правовые акты изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с теми же структурными подразделениями администрации города и организациями, с которыми они согласовывались при принятии.

6.17. Если при подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации города выявилась необходимость внести существенные изменения и дополнения в ранее изданные документы или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочивания создается единый новый акт. В проект такого документа включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют силу.

6.18. Подготовленный проект документа вместе со списком рассылки, составленным и подписанным лицом, подготовившим документ, передается в протокольный сектор управления делопроизводства для предоставления мэру.

Не допускается представление на подпись мэру г. Орла документов, не прошедших согласования (визирования).

6.19. В случае, если документы направлены в управление делопроизводства после подписания их мэром города без необходимых виз руководителей, то они к оформлению не принимаются, и ответственный исполнитель организует визирование документа согласно настоящему регламенту.

6.20. Официальный документ, по которому мэром города сделаны замечания, дорабатывается муниципальным служащим администрации, готовившим его, в течение трех дней.

6.21. Если официальный документ подлежит контролю, то последним пунктом постановляющей части документа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль.

6.22. После подписания официальные документы направляются в протокольный сектор управления делопроизводства, где они регистрируются и рассылаются согласно списку рассылки.

6.23. Внесение каких-либо исправлений в подлинные документы запрещается.

Замена разосланных экземпляров документов по объективным причинам может быть произведена с разрешения заместителя мэра.

6.24. Регистрация постановлений и распоряжений проводится в течение года в порядке возрастания регистрационных номеров.

6.25. Официальные документы могут быть опубликованы в средствах массовой информации города через пресс-секретаря администрации города после согласования мэром, если мэром не установлен иной порядок их обнародования.

6.26. Руководители структурных подразделений администрации города могут принимать приказы в пределах полномочий данного структурного подразделения.

6.27. Приказы руководителей структурных подразделений администрации города имеют ненормативный характер.

6.28. В случае необходимости принятия нормативных правовых актов, касающихся вопросов деятельности структурного подразделения, руководители данных структурные подразделений представляют проекты постановлений или распоряжений администрации города в соответствии с установленным настоящим Регламентом порядком.

VII. Порядок работы с письмами и заявлениями граждан

7.1. Все поступающие письменные обращения граждан принимаются сектором управления делопроизводства. Они должны быть датированы и подписаны заявителем с указанием фамилии, имени, отчества и места жительства. Обращения, не содержащие этих сведений, признаются анонимными.

Анонимные обращения используются для информации и подлежат рассмотрению по усмотрению должностного лица, на имя которого адресовано данное обращение.

Конверты с пометкой "лично" в секторе не вскрываются и не регистрируются.

В случае, когда решение вопроса, поставленного в письме, относится к компетенции иных органов государственной власти и местного самоуправления или должностных лиц, зав. сектором в тот же день, по указанию мэра или его заместителей, направляет это письмо в компетентный орган (должностному лицу), известив об этом заявителя.

7.2. Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в лень поступления в секторе. После регистрации письменные обращения граждан направляются на рассмотрение мэру города или его заместителям.

7.3. Мэр города, его заместители своей резолюцией поручают конкретному исполнителю подготовить ответ на данное обращение. Специалисты сектора доводят обращения до исполнителя (согласно должностных инструкций) в тот же день.

7.4. Срок подготовки ответа на письмо определяется в соответствии с действующим законодательством.

7.5. Копии ответов и письма заявителей хранятся в секторе в течение пяти лет, затем уничтожаются по акту.

7.6. Рассмотрение обращения считается оконченным, когда разрешены поставленные в нем вопросы, либо их разрешение компетентными органами невозможно, о чем сообщается заявителю.

7.7. Вместе с ответом заявителю о результатах рассмотрения его обращения возвращаются поступившие от него подлинные документы.

7.8. Ответы, в которых сообщается о том, что просьба заявителя будет удовлетворена позже (обязательно указывается по какой причине и время исполнения), считаются неокончательными (промежуточными, обещающими) и остаются на контроле у зав. сектора по вопросам приема населения, корреспонденции и контроля управления делопроизводства. Зав. сектором регулярно представляет информацию о состоянии работы с письмами и заявлениями начальнику управления делопроизводства.

VIII. Порядок организации проверок работы районных администрации

8.1. Структурные подразделения администрации города в своей практической деятельности проводят проверки работы соответствующих структур администраций районов, подотчетных им служб, организаций, предприятий и учреждений.

8.2. Управление организационной и кадровой работы координирует вопросы, связанные с организацией проверок и изучением деятельности районных администраций, муниципальных предприятий и учреждений города.

8.3. Деятельность районных администраций города проверяется не чаще одного раза в квартал, при этом параллельная проверка в течение квартала двумя и более структурными подразделениями администрации города не допускается.

8.4. Об организации проверки структурного подразделения районной администрации либо районной администрации в целом издается распоряжение администрации города, которое должно быть согласовано с соответствующим заместителем мэра по территории и содержать персональный состав рабочей группы по проверке, задание (перечень вопросов), сроки проведения проверки.

8.5. Руководители комиссии по результатам проверок обязательно информируют мэра города о результатах проверок.

8.6. В целях упорядочения проводимых проверок структурные подразделения администрации города включают их в свои квартальные планы.

IX. Муниципальная служба

Муниципальная служба осуществляется в соответствии с законом Орловской области "О муниципальной службе в Орловской области" N 46-03 от 14.08.97 г. и положением "О муниципальной службе в г. Орле", принятом Орловским городским Советом народных депутатов (решение N9/132-ГС от 27.09.2001г.) - с учетом вносимых изменений и пополнений.

ГАРАНТ:

Постановлением администрации города Орла от 15 августа N 2251 раздел Х настоящего регламента изложены в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

X. Единый режим рабочего времени администрации города Орла

Для городской и районных администраций города Орла, их структурных подразделений устанавливается единый режим рабочего дня: начало рабочего дня 9.00 часов, окончание рабочего дня - 18.00 часов, перерыв для отдыха с 13.00 час. до 14.00 час..

Работа сотрудников после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни может быть организована согласно указаниям руководства администраций.

XI. Организация работы с кадрами

11.1. В целях обеспечения эффективности управления в администрации города проводится единая кадровая политика.

11.2. Пределы полномочий городской администрации в сфере кадровой политики регулируются Конституцией Российской Федерации, нормативно-правовыми актами вышестоящих органов власти. Уставом города Орла и решениями городского Совета народных депутатов.

11.3. Основные направления организации кадровой работы в городе (концепции, программы, планы подготовки и переподготовки кадров, проведение аттестации, конкурсов на замещение вакантной должности муниципального служащего муниципальной службы, оказание методической помощи в кадровой работе всем звеньям исполнительной власти, местного самоуправления в городе) по поручению мэра города осуществляет управление организационной и кадровой работы администрации города по согласованию с заместителем мэра по вопросам взаимодействия органов местного самоуправления, организационной и кадровой работы.

11.4. Учет движения кадров, входящих в перечень должностей, ведет управление организационной и кадровой работы. Оно же формирует резерв руководящих работников для замещения вакансий, готовит предложения по подбору и расстановке кадров, совершает иные кадровые работы, определенные Положением "О порядке назначения руководящих кадров города Орла".

11.5. Мэр города Орла, согласно статье 31 ч. 1 п.5, 6, 10, 11 Устава города, формирует и возглавляет администрацию города Орла, утверждает структуру и штаты администрации города и ее структурных подразделений, выносит на утверждение городского Совета народных депутатов кандидатуры первых заместителей мэра г. Орла и глав районных администраций - заместителей мэра по территории, назначает и освобождает от должности должностных лиц администрации города (кроме первых заместителей мэра и глав районных администраций - заместителей мэра по территории), а также совершает иные кадровые изменения, согласно Положения "О порядке назначения руководящих кадров г. Орла".

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации города Орла от 5 июля 2006 г. N 1228 положение, утв. постановлением Администрации города Орла от 26 марта 2002 г. N 788 признано утратившим силу

11.6. Предложения в резерв на каждую руководящую должность предоставляются в управление организационной и кадровой работы руководителями структурных подразделений администрации города и главами районных администраций.

Обновление резерва кадров проводится один раз в два года.

XII. Порядок представления к награждению

12.1. Ходатайства о награждении государственными наградами РФ возбуждается в коллективах предприятий, организаций, учреждений всех форм собственности, либо администрациями районов или города в соответствии с Указом Президента РФ от 6.01.1999г. N 19, Указом Президента РФ от 02.03.1994 г. N 442. постановлением администрации г. Орла от 21.02.2000г. N 350.

12.2. Ходатайства о награждении Почетными грамотами администрации города представляются мэру города руководителями предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, заместителями мэра, руководителями структурных подразделений администрации города.

XIII. Организация личного приема граждан

13.1. Личный прием граждан в администрации города организуется согласно действующем) законодательству.

13.1. Мэром города утверждается график приема граждан мэром и его заместителями, информация об этом помещается на стенде в фойе здания.

13.3. Предварительную запись на личный прием к мэру города организует управление делопроизводства, а на прием к заместителям мэра - секретари приемных.

13.4. Начальники структурных подразделений администрации принимают граждан в течение рабочего времени без установления определенных дней и часов. В отделах ведется журнал регистрации личного приема граждан, в котором ведется учет устных просьб и делается пометка об их исполнении.

13.5. На все устные обращения граждан обязательно дается письменный или устный ответ в сроки, установленные законодательством (не позднее 30 дней).

13.6. Зав. сектором по вопросам приема населения, корреспонденции и контроля управления делопроизводства анализирует все устные и письменные обращения граждан, составляет статистические отчеты и дает информацию руководству администрации. Зав. сектором, при обращении к нему граждан, вправе приглашать к себе ответственных работников администрации для дачи объяснений по существу жалобы или заявления.

13.8. Контроль за организацией личного приема в администрации города возлагается на начальника управления делопроизводства.

XIV. Организация работы со служебными и секретными документами

Порядок организации работы со служебными документами, а также с секретными документами, осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о делопроизводстве администрации города и секретном делопроизводстве.

XV. Порядок взаимодействия администрации города с городским Советом
народных депутатов по подготовке отдельных проектов
решений

Все проекты документов, подготовленные к заседанию городского Совета, в обязательном порядке согласовываются с мэром города и вносятся на рассмотрение Совета в соответствии с распоряжением администрации г. Орла от 30.05.2001 г. N 326 "О назначении официальных представителей администрации г. Орла в городском Совете народных депутатов".

XVI. Развитие деловых и партнерских связей между г. Орлом, субъектами
Федерации и городами - побратимами

Функции по развитию деловых и партнерских связей между городом Орлом, субъектами Федерации и городами - побратимами возлагаются, по поручению мэра, на заместителя мэра, либо на иных должностных лиц администрации города Орла, о чем издается соответствующее распоряжение.

XVII. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент

Предложения по изменению и дополнению Регламента обобщаются в управлении организационной и кадровой работы и выносятся на рассмотрение мэра города.

Заместитель мэра города Орла

В.В. Соколов

Начальник управления

организационной и кадровой работы

А.И. Рассказов

Начальник управления делопроизводства

Н.П. Юрченко

Заместитель мэра города Орла

В.В. Соколов

Начальник управления делопроизводства

Н.П. Юрченко

Заместитель мэра города Орла

В.В. Соколов

Начальник управления

организационной и кадровой работы

А. И. Рассказов