Приложение N 1. Инструкция по обеспечению сохранности документированной информации и порядку ведения журнала регистрации трудовых договоров

Приложение N 1
к Положению
о порядке регистрации договоров, заключаемых
работником с работодателем-физическим лицом,
не являющимся индивидуальным предпринимателем

Инструкция
по обеспечению сохранности документированной информации
и порядку ведения журнала регистрации трудовых договоров

Специалисты, осуществляющие в установленном порядке ведение журнала регистрации трудовых договоров ( в т.ч. электронной копии) обязаны:

знать и выполнять требования настоящего Положения;

хранить в тайне известные им сведения;

информировать руководителей подразделения о фактах нарушения порядка обращения со сведениями журнала регистрации трудовых договоров, о фактах несанкционированного доступа к информации;

строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета и хранения, исключить доступ к ним посторонних лиц;

знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей;

о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений журнала предоставить письменные объяснения.

Специалистам, осуществляющим в установленном порядке ведение журнала регистрации трудовых договоров (в т.ч. электронной копии), запрещается:

-использовать сведения, заносимые в журнал регистрации трудовых договоров в открытой переписке, статьях и выступлениях;

-использовать сведения журнала регистрации трудовых договоров в неслужебных целях, в разговорах с лицами, не имеющими отношения к этим сведениям;

-снимать копии с документов и других носителей информации, содержащих сведения, заносимые в журнал регистрации трудовых договоров, или производить выписки из них.

Требования по парольной защите:

ведение электронного журнала регистрации трудовых договоров должно осуществляется на ПЭВМ с установленной парольной защитой;

специалист, осуществляющий ведение электронного журнала, обязан обеспечивать сохранность паролей.

Специалисту, осуществляющему ведение электронного журнала, запрещается покидать помещение с включенным ПЭВМ (при кратковременном отсутствии на рабочем месте обязательно осуществлять выход из программы обработки данных журнала);

Порядок работы с лицами, регистрирующими трудовые договоры:

размещение и установка ПЭВМ должны предотвращать визуальный просмотр обрабатываемых сведений лицами, не имеющих к ним отношения;

в комнате, где производится прием граждан, должно находиться не более одного посетителя на одного ведущего прием сотрудника;

при работе с посетителем на столе и на мониторе должна находиться документация, касающаяся только этого посетителя;

в случае ухода сотрудника с рабочего места необходимо убрать все бумажные и магнитные носители из поля зрения посетителей (запереть на замок в шкаф или ящик стола);

магнитные носители информации и журналы регистрации должны храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах);

служебное помещение, в котором осуществляется регистрация трудовых договоров (установлен ПЭВМ), не должно оставаться без присмотра. Последний выходящий из него сотрудник должен попросить выйти из него посетителей и закрыть дверь на замок.

Председатель комитета

экономического анализа

прогнозирования и информации

Б.К. Кичкин