Указ Председателя Правительства Республики Тыва от 22 августа 2002 г. N 140 "О Регламенте Канцелярии Председателя Правительства Республики Тыва" (утратил силу)

Указ Председателя Правительства Республики Тыва
от 22 августа 2002 г. N 140
"О Регламенте Канцелярии Председателя Правительства Республики Тыва"

ГАРАНТ:

Указом Председателя Правительства Республики Тыва от 6 сентября 2011 г. N 136, указом Председателя Правительства Республики Тыва от 17 ноября 2011 г. N 194 настоящий указ признан утратившим силу

Утвердить прилагаемый Регламент Канцелярии Председателя Правительства Республики Тыва и приложения к нему.

Председатель Правительства

Республики Тыва

Ш.Ооржак

Регламент
канцелярии председателя правительства республики Тыва
(утв. Указом Председателя Правительства Республики Тыва
от 22 августа 2002 г. N 140)

1. Общие положения

1.1. Регламент Канцелярии Председателя Правительства Республики Тыва (далее - Регламент) устанавливает общие требования к управленческой деятельности, подбору, расстановке кадров и организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, хранения и использования документов в Канцелярии Председателя Правительства Республики Тыва (далее - Канцелярия).

1.2. Документационное обеспечение Канцелярии, разработка и контроль за соблюдением единой системы делопроизводства и обучение работников его основам возлагается на отдел делопроизводства Канцелярии.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.

1.4. Должностные лица и работники подразделений Канцелярии несут персональную ответственность за выполнение требований регламента, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно в письменном виде докладывается Председателю Правительства Республики Тыва (далее - Председатель Правительства) и заместителю Председателя Правительства Республики Тыва Руководителю Канцелярии Председателя Правительства Республики Тыва (далее - Руководитель Канцелярии).

1.5. При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту, ключи от сейфа - начальнику организационного отдела управления государственной службы и кадровой политики, служебное удостоверение - в отдел кадров управления государственной службы и кадровой политики.

1.6. Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

1.7. Положения Регламента распространяются на все виды делопроизводства, в том числе и на организацию работы с документами, подготовленными с помощью вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящего Регламента.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Председатель Правительства подписывает принятые Великим Хуралом Республики Тыва законы Республики Тыва, издает указы и распоряжения.

2.2. Руководитель Канцелярии по вопросам, Отнесенным к его ведению, издает распоряжения.

2.3. Указы, распоряжения Председателя Правительства и Руководителя Канцелярии оформляются на бланках строгой отчетности.

2.4. Проекты указов, распоряжений Председателя Правительства, распоряжений Руководителя Канцелярии, другие служебные документы на стадии их подготовки в подразделениях Канцелярии являются конфиденциальными.

2.5. Печатание проектов указов и распоряжений, служебных документов в вышестоящие органы и иные организации за подписью Председателя Правительства, распоряжения Руководителя Канцелярии осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в подразделениях Канцелярии.

Отпечатанные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилии исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, количество экземпляров, вид и номер бланка, инициалы машинистки, которые проставляются в левом нижнем углу последнего листа.

Например: 2/мм, где 2 - количество экземпляров, мм - первые буквы имени и фамилии машинистки.

2.6. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила (приложение N1), обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, а также возможность обработки с помощью средств электронной вычислительной техники.

2.7. Документ имеет юридическую силу при наличии следующих реквизитов: наименования организации, наименования вида документа, заголовка, даты, регистрационного номера, текста, подписи, фамилии исполнителя. Финансовые документы должны иметь реквизиты, установленные законодательством.

2.8. Фамилия исполнителя документа и номер его служебного телефона располагается на лицевой стороне последнего листа документа: Например: Ооржак, 11186.

2.9. Документы, подготовленные от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

2.10. Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого - дата утверждения.

2.11. Дата оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 03.09.97.

2.12. Документы, направляемые в вышестоящие государственные органы власти и управления, подписываются только Председателем Правительства или первым заместителем Председателя Правительства, на которого возложены обязанности Председателя Правительства.

Документы, направляемые от имени Председателя Правительства сторонним организациям, подписываются только Председателем Правительства.

Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются Председателем Правительства, его заместителями, заместителями Руководителя Канцелярии и руководителями подразделений Канцелярии.

2.13. Документы, касающиеся финансовых обязательств (гарантии, залоги и т. д.), подписываются исключительно Председателем Правительства после согласования с должностными лицами и службами в установленном настоящим Регламентом и специальными положениями порядке.

Документы о расходовании средств Канцелярии визируются главным бухгалтером - начальником отдела финансов, бухгалтерского учета и отчетности.

2.14. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициал имени и фамилию.

2.15. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

2.16. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

2.17. Для оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.

2.18. Согласование оформляется путем визирования документа должностными лицами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования и ставится на втором экземпляре документа.

2.19.Визы проставляются на листе согласования либо на лицевой стороне листа документа ниже подписи руководителя.

2.20. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

2.21. Замечания докладываются Руководителю Канцелярии, который, рассмотрев их, принимает решение.

2.22. Текст документа излагается четко, логично, кратко. В тексте при первичном упоминании употребляются полные официальные наименования организаций, в последующем могут быть использованы общепринятые сокращения.

2.23. Исходящие документы оформляются, как правило, на бланках. При ответах на запросы указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

2.24. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

2.25. При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например: Администрация Президента Российской Федерации

Управление кадров

2.26. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже.

Например: Администрация Президента Российской Федерации

Управление кадров

Ведущему специалисту

А.И. ПЕТРОВУ

2.27. При адресации документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например: Генеральному директору

ОАО "Тувинские авиалинии"

А. И. ИВАНОВУ

2.28. При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например: Руководителям органов местного самоуправления Республики Тыва

2.29.Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например: Редакция газеты "Шын"

667000, г. Кызыл,

ул. Красноармейская, 100

2.30. Документ не может содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, на каждом документе проставляется только один адресат.

2.31. Резолюции на документах должны быть четкими, конкретными. В состав резолюции входят: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция пишется на свободном месте между текстом и адресом или на специальном бланке Канцелярии. При наличии в резолюции нескольких исполнителей лицо, обозначенное первым, имеет право созывать соисполнителей, получать необходимую информацию, давать поручения и несет персональную ответственность за исполнение резолюции.

2.32. Переадресация документа другому исполнителю производится после письменного мотивированного обоснования на имя автора резолюции.

2.33. Приложения на документах оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

2.34. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л., в 3 экз.

2.35. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л., в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л., в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.36. Телеграммы оформляются в соответствии с правилами телеграфной связи.

3. Планирование работы

3.1. Секретариат Руководителя Канцелярии составляет календарный план мероприятий, проводимых в структурных подразделениях на месяц и на полугодие.

3.2. Руководители подразделений до 5 числа каждого месяца представляют в организационный отдел управления государственной службы и кадровой политики информацию о ходе выполнения календарного плана мероприятий, проводимых в подразделениях Канцелярии, с анализом результатов работы.

4. Подготовка и издание законов республики Тыва, указов
и распоряжений председателя Правительства

4.1. Закон Республики Тыва - правовой акт нормативного характера, обладающий высшей юридической силой по отношению к другим правовым актам.

Указ - правовой акт, издаваемый по вопросам компетенции Председателя Правительства. Указы издаются также по вопросам назначения заместителей Председателя Правительства, министров, руководителей государственных комитетов и иных органов исполнительной власти Республики Тыва, полномочных представителей, советников и помощников Председателя Правительства.

Распоряжение - правовой акт, регулирующий вопросы, носящие оперативный характер.

4.2. Законы Республики Тыва, указы и распоряжения Председателя Правительства не должны противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным законам, указам Президента Российской федерации.

4.3. Согласно Конституции Республики Тыва право законодательной инициативы в Великом Хурале Республики Тыва (далее - Великий Хурал) принадлежит Председателю Правительства и Правительству Республики Тыва.

Разработка вносимых Председателем Правительства законопроектов, указов и распоряжений Председателя Правительства может осуществляться подразделениями Канцелярии, рабочими группами, создаваемыми из числа сотрудников управлений, отделов Канцелярии и специалистов, привлекаемых к этой работе на договорной основе.

Концепция законопроекта, его задачи, цели и основные положения первоначально согласовываются с заместителем Председателя Правительства (куратором).

Управления, отделы Канцелярии и другие организации, готовящие законопроекты для внесения их на рассмотрение, должны представить Полномочному представителю Председателя Правительства в Великом Хурале (далее - Полномочный представитель) следующие документы:

а) текст законопроекта;

б) пояснительную записку, содержащую обоснование необходимости принятия закона, развернутую характеристику, цели и основные положения, а также прогноз социально - экономических последствий его принятия, перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие данного закона, а также предложения по разработке нормативно - правовых актов, необходимых для его исполнения, финансово - экономическое обоснование (в случаев несения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных затрат);

в) список законов и других нормативных актов, а также юридической и научной литературы, использованных при разработке законопроекта;

г) предложение о назначении официального представителя Председателя Правительства при рассмотрении законопроекта в Великом Хурале.

Непосредственно в текст законопроекта должны быть включены следующие положения:

а) о сроках и порядке вступления закона в силу;

б) об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых законов и других нормативных правовых актов в связи с принятием данного закона.

Представленный Председателю Правительства для внесения в Великий Хурал законопроект должен быть завизирован. Первым визирует проект закона заместитель Председателя Правительства - куратор. В обязательном порядке проект закона визируют: руководитель подразделения, его готовивший, Министерство финансов Республики Тыва, Полномочный представитель, после чего - Руководитель Канцелярии. Дополнительно к указанному перечню круг лиц, с кем должен быть согласован проект закона, определяет заместитель Председателя Правительства - куратор.

4.4. Законы, принятые Великим Хуралом, в двухдневный срок после поступления в Канцелярию направляются Полномочным представителем в соответствующие управления и отделы для изучения и подготовки предложений.

Управления и отделы в трехдневный срок направляют Полномочному представителю предложение о подписании либо об отклонении закона с указанием оснований отклонения.

Полномочный представитель на основании внесенных предложений в трехдневный срок готовит обобщенное предложение о промульгации, которое подписывается Руководителем Канцелярии, либо проект письма в адрес Великого Хурала об отклонении закона с указанием мотивов отклонения, которое визируется Руководителем Канцелярии.

4.5. Законы, принятые Великим Хуралом, подписываются Председателем Правительства либо отклоняются и направляются на повторное рассмотрение Великому Хуралу в течение четырнадцати дней после получения и регистрации в Канцелярии.

4.6. Если при повторном рассмотрении закон будет одобрен Великим Хуралом в ранее принятой редакции не менее чем двумя третями голосов от установленного числа депутатов, Председатель Правительства обязан подписать его в четырнадцатидневный срок.

4.7. Подготовка указов и распоряжений осуществляется на основании поручений Председателя Правительства, Руководителя Канцелярии или по инициативе руководителей органов исполнительной власти Республики Тыва, руководителей органов местного самоуправления кожуунов, городов Кызыла и Ак-Довурака, руководителей ведомств.

4.8. Срок подготовки проектов указов и распоряжений (от поручения до передачи на подпись) устанавливается до пятнадцати рабочих дней, срочных - до пяти дней. Должностное лицо, дающее поручения на подготовку проекта, может установить и другой конкретный срок.

4.9. Проекты указов, распоряжений должны быть краткими, предусматривать конкретные мероприятия по улучшению работы, четкие задания и сроки исполнения, ответственных исполнителей, наименование организаций и фамилии лиц, на которых возлагается контроль за их исполнением. Ответственность за качество подготовки проектов указов и распоряжений и их исполнение возлагается на Руководителя Канцелярии.

Если издаваемые указ или распоряжение исключает действие ранее принятых нормативных актов, то оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.

При необходимости в констатации издаваемых указов и распоряжений делается ссылка на соответствующие нормативно - правовые акты.

Проекты указов не должны превышать четырех, а распоряжений - двух страниц машинописного текста через полтора интервала, не считая приложений.

4.10. Управления, отделы и другие организации, представляющие проекты указов и распоряжений, обязаны произвести их визирование. Первым визирует проект указа или распоряжения заместитель Председателя Правительства - куратор, который определяет конкретный срок подготовки проекта документа (ставится конкретная дата, например: до 24.07.02), а также круг лиц, с кем должен быть согласован документ. В обязательном порядке в следующей последовательности визируют: руководитель структурного подразделения, готовившего проект, исполнители, другие заинтересованные организации, Министерство по делам юстиции Республики Тыва, Министерство финансов Республики Тыва, после чего - Руководитель Канцелярии.

Проект указа или распоряжения, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих проведения экспертизы, не более трех рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение трех часов.

4.11. При наличии разногласий одновременно с проектом представляется письменное заключение возражающей стороны, в котором указываются четко сформулированные - дополнения или замечания по проекту.

4.12. Имеющиеся разногласия по проекту указа или распоряжения должны быть в обязательном порядке рассмотрены заместителем Председателя Правительства - куратором. В случае снятия разногласий на листе согласования делается запись: "Разногласия сняты" и ставится подпись заместителя Председателя Правительства - куратора. После этого документ визируется Руководителем Канцелярии.

4.12.1. После визирования у Руководителя Канцелярии документы передаются в машинописное бюро Канцелярии для обработки и исполнения на лазерном принтере и подготовки к выпуску документа.

Отпечатанные документы передаются помощнику Председателя Правительства для представления на подписание Председателю Правительства.

4.12.2. Информация о соблюдении сроков подготовки указов и распоряжений ежемесячно готовится помощником Председателя Правительства и представляется Руководителю Канцелярии до 5 числа каждого месяца.

На подпись Председателю Правительства представляется согласованный проект указа или распоряжения.

4.12.3. Проекты документов могут быть признаны неподготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- неустранения принципиальных разногласий по проекту документа;

- отрицательных выводов экспертизы;

- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов исполнительной власти и других организаций;

- если они оформлены с нарушениями "Правил оформления документов в Канцелярии Председателя Правительства";

- низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печати текста магнитному носителю;

4.13. Указы и распоряжения подписываются Председателем Правительства, а в случае его отсутствия - первым заместителем Председателя Правительства, на которого распоряжением возложено исполнение обязанностей Председателя Правительства.

Указы и распоряжения по важнейшим вопросам жизнедеятельности в области социальной сферы, финансам, а также по назначению, освобождению заместителей Председателя Правительства, министров, председателей Государственных комитетов, заместителей Руководителя Канцелярии, полномочных представителей, помощников, советника, пресс-секретаря и руководителя службы протокола Председателя Правительства подписываются только Председателем Правительства.

4.14. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу делается пометка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение

к Указу Председателя

Правительства Республики Тыва

от 24.07.02 N 130

4.15. Если приложение имеет нормативный характер, то в правом верхнем углу пишется:

Утверждено

Указом Председателя

Правительства Республики Тыва

от 24.07.02 N 131

4.16. За прохождение проектов указов и распоряжений при их визировании отвечают руководители подразделений Канцелярии и других организаций, готовивших данные документы.

На листе согласования проектов указов и законов Республики Тыва указывается фамилия и телефон непосредственного исполнителя.

4.17. Подписанные указы и распоряжения в течение двух дней регистрируются в секретариате Руководителя Канцелярии, размножаются и рассылаются исполнителям. Список рассылки за подписью заместителя Председателя Правительства - куратора подает подразделение, готовившее документ.

4.18. Указы Председателя Правительства направляются в:

Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Тыва, контрольное управление Аппарата Правительства еженедельно, Конституционный суд Республики Тыва, Министерство Республики Тыва по делам юстиции, Великий Хурал, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, прокурору республики, пресс-службу, редакции газет "Тувинская правда" и "Шын".

4.19. Подлинники указов и распоряжений Председателя Правительства в течение 10 лет хранятся в отделе делопроизводства. По истечении десятилетнего срока указанные документы сдаются в Государственный архив на постоянное хранение.

5. Организация контроля

Контролю подлежат:

- нормативные акты вышестоящих органов государственной власти, поручения по ним Председателя Правительства, в которых содержатся вопросы, относящиеся к компетенции Канцелярии;

- указы и распоряжения Председателя Правительства;

- Предвыборная программа Председателя Правительства;

- ежегодные послания Председателя Правительства;

- служебные документы, требующие исполнения или ответа.

5.1. Общий порядок контроля

5.1.1. Контроль за исполнением нормативных документов осуществляет секретариат Руководителя Канцелярии, служебных документов, требующих исполнения или ответа, - отдел делопроизводства.

5.1.2. Документы исполняются в сроки, указанные в резолюции, ноне более одного месяца. Проекты законов Республики Тыва, направленные на согласование и визирование в управления, отделы Канцелярии, рассматриваются в течение десяти дней, проекты указов и распоряжений

Председателя Правительства - в трехдневный срок. Срок исполнения исчисляется со дня регистрации, а по нормативным актам, если срок не определен в самом документе или руководством Канцелярии, - с даты поступления документа исполнителю. Поручения с пометкой "срочно" исполняется в течение трех рабочих дней, "весьма срочно" - в течение трех - пяти часов.

5.1.3. На контролируемые документы в отделе делопроизводства заполняются в двух экземплярах контрольные карточки: первая помещается в контрольную картотеку, вторая направляется помощникам Председателя Правительства, Руководителю Канцелярии для контроля за исполнением документа в срок.

5.1.4. Документы снимаются с контроля, как правило, лицом, давшим поручение, или Руководителем Канцелярии и его первым заместителем. По каждому контролируемому документу руководителю представляется информация, в которой отражаются конкретные результаты работы по исполнению поручения. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных поручений. Могут также вноситься другие предложения.

5.1.5. Допускается оформление общей справки о реализации поручений, относящихся к одному вопросу. Общая справка составляется также, если исполнение поручения возложено на несколько исполнителей.

5.1.6. Если в документах, исполнение которых рассчитано на длительный период, отсутствуют конкретные сроки представления информации, то информация о ходе выполнения представляется по запросу секретариата Руководителя Канцелярии.

5.1.7. В том случае, если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения, руководители подразделений не позднее чем за три дня до истечения установленного срока должны представить в секретариат Руководителя Канцелярии на имя лица, давшего поручение, мотивированную просьбу и предложения по новому сроку.

5.1.8. Секретариат Руководителя Канцелярии, отдел делопроизводства ежемесячно письменно информируют руководство о состоянии контроля и проверки исполнения нормативных актов вышестоящих органов, указов и распоряжений Председателя Правительства.

5.1.9. Каждый понедельник Руководителю Канцелярии передается подготовленная секретариатом Руководителя Канцелярии и отделом делопроизводства письменная информация о поручениях, данных Председателем Правительства, срок исполнения которых истекает наследующей неделе (с понедельника по воскресенье включительно) В течение недели Руководитель Канцелярии принимает меры по исполнению указанных поручений.

5.2. Порядок организации контроля указов и распоряжений председателя
правительства

5.2.1. Контроль за ходом выполнения указов и распоряжений Председатель Правительства (первый заместитель Председателя Правительства, на которого возложены обязанности Председателя Правительства) возлагает на Руководителя Канцелярии.

5.2.2. Порядок организации исполнения указов и распоряжений Председателя Правительства в соответствии с поручением определяет Руководитель Канцелярии.

5.2.3. Непосредственно организацию и проверку исполнения указов и распоряжений осуществляют управления, отделы Канцелярии или конкретные лица, указанные в документе. Если указ, распоряжение контролируется несколькими подразделениями Канцелярии, то координирует работу подразделение, указанное в указе, распоряжении первым или по предложению которого оно принято.

5.2.4. Формы и методы работы, обеспечивающие решение поставленных в указах и распоряжениях вопросов в установленные сроки, управления, отделы или их работники, контролирующие выполнение указов и распоряжений, определяют самостоятельно.

5.2.5. Указы и распоряжения Председателя Правительства, принятые по одному вопросу или в развитие вопроса, контролируются как единый документ.

5.2.6. Сроки исполнения указов или отдельных его пунктов определяются в самом документе или секретариатом Руководителя Канцелярии по согласованию с Руководителем Канцелярии.

5.2.7. Справки о выполнении указа, распоряжения адресуются Председателю Правительства, подписываются руководителем подразделения, визируются Руководителем Канцелярии и представляются в секретариат Руководителя Канцелярии в пятидневный срок после истечения срока контроля.

5.2.8. Указы и распоряжения снимаются с контроля по представлению секретариата Руководителя Канцелярии только Председателем Правительства, в его отсутствие - первым заместителем Председателя Правительства, на которого возложены обязанности Председателя Правительства.

5.3. Контроль за прохождением служебных документов

5.3.1. Корреспонденция, адресованная Председателю Правительства, принимается и регистрируется отделом делопроизводства в день поступления. Перечень нерегистрируемых документов прилагается (приложение N 2).

Корреспонденция, адресованная в управления, отделы Канцелярии, передается им на регистрацию.

5.3.2. Телеграммы принимаются в приемной Председателя Правительства и доставляются по назначению немедленно, остальная корреспонденция - в течение дня.

5.3.3. Соглашения, договоры, заключенные Правительством Республики Тыва, регистрируются и хранятся в секретариате Руководителя Канцелярии. Контроль за их исполнением возлагается на подразделения Канцелярии, готовившие соглашения или договоры.

5.3.4. Документы, не прошедшие регистрацию, на рассмотрение руководством не принимаются.

5.3.5. Документы, в зависимости от содержания, докладываются Председателю Правительства, Руководителю Канцелярии через помощников.

В соответствии с резолюцией Председателя Правительства, Руководителя Канцелярии документы направляются исполнителям под роспись.

5.3.6. На документах с поручениями, а также на документах, требующих исполнения или ответа, и на карточках учета ставится штамп "контроль".

5.3.7. О выполнении поручения в установленный срок исполнители представляют письменную информацию на имя лица, давшего поручение.

5.3.8. Все документы, подписанные Председателем Правительства его заместителями высылаются адресатам только через отдел делопроизводства.

6. Контроль за прохождением служебных документов
в подразделениях канцелярии

6.1. Руководитель подразделения определяет ответственного заведение делопроизводства (ответственного исполнителя), который обеспечивает регистрацию и прохождение документов в установленные сроки, отправку исходящей корреспонденции, информирует его о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и другими документами.

6.2. Вся поступающая в управление, отдел корреспонденция регистрируется в установленном порядке и докладывается руководителю подразделения. Если на документе имеется резолюция (поручение) Председателя Правительства, Руководителя Канцелярии, то ее выполнение берется на контроль. Документ снимается с контроля руководителем, давшим поручение.

6.3.Справки по документам с поручениями руководителей подразделений подписываются работниками, исполняющими поручения, снимаются с контроля и направляются "в дело" руководителями этих подразделений, а в их отсутствие - лицами, их замещающими.

6.4. По окончании года исполненные и оформленные в дела документы образуют текущий архив управления, отдела.

6.5. Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти и управления, подготовленные в подразделениях Канцелярии, печатаются на бланках Председателя Правительства, визируются исполнителем и руководителем подразделения, заместителем Председателя - куратором, подписываются Председателем Правительства или первым заместителем Председателя, исполняющим обязанности Председателя Правительства, и передаются на отправку в отдел делопроизводства.

6.6. При оформлении исходящей корреспонденции в управлениях, отделах Канцелярии вместе с исходящим номером документу присваивается индекс структурного подразделения (приложение N3), который пишется впереди исходящего номера через дробь.

Например: исх. N 02-14/82 от 24.07.02 г., где 02 - индекс структурного подразделения (управление госслужбы и кадровой политики), 14 - номер дела, 82 - порядковый регистрационный номер.

6.7. При выездах в длительные командировки или уходе в отпуск работник управления, отдела обязан сдать все числящиеся за ним документы и ключи от сейфа руководителю подразделения, отчитаться о находящихся на исполнении и требующих оперативного рассмотрения документах и обращениях граждан.

7. Порядок подготовки и проведения совещаний в канцелярии

7.1. Проведение совещаний в Канцелярии по различным направлениям деятельности определяется Председателем Правительства или Руководителем Канцелярии. Проведение совещаний предусматривается в плане мероприятий на месяц.

7.2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на руководителей соответствующих подразделений Канцелярии. Руководителем Канцелярии утверждается план подготовки и порядок его проведения. Координация вопросов по подготовке совещаний с участием Председателя Правительства возлагается на Руководителя Канцелярии.

7.3. Подготовка необходимых материалов (докладов, информации, справок и т. д.), план подготовки, порядок проведения совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания, организация пропускав здание возлагаются на соответствующие отделы Канцелярии в соответствии с планом подготовки совещания.

7.4. Аудиозапись совещаний проводится по указанию Председателя Правительства или Руководителя Канцелярии.

7.5. Протокол совещания с участием Председателя Правительства ведет ответственный работник соответствующего подразделения.

В трехдневный срок после совещания руководителем соответствующего подразделения составляется протокол поручений, который визируется Руководителем Канцелярии вместе с листом рассылки передается в Секретариат Руководителя Канцелярии для тиражирования и отправки.

8. Рассмотрение писем и организация приема граждан

8.1. Поступившие письма граждан и ответы о результатах их рассмотрения регистрируются в отделе делопроизводства.

Анонимные письма рассмотрению не подлежат.

8.2. В зависимости от содержания письма направляются Председателю Правительства и Руководителю Канцелярии для рассмотрения.

О направлении писем на рассмотрение в соответствующие органы и организации сообщается автору.

Не допускается направление писем и жалоб на рассмотрение должностным лицам, действия которых в них обжалуются.

8.3. Обращения граждан рассматриваются, как правило, в срок не более месяца после их регистрации. Срок рассмотрения может быть продлен лицом, давшим поручение, о чем исполнитель сообщает автору письма.

8.4. На каждое обращение автору дается письменный или устный ответ.

Повторные обращения, на которые ранее давались аргументированные ответы, с разрешения Председателя Правительства, Руководителя-Канцелярии могут в дальнейшем не рассматриваться, о чем сообщается заявителю.

8.5. О результатах рассмотрения письма представляется справка, адресуемая лицу, давшему поручение. В справке должны содержаться исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы, указывается, с выездом ли на место рассматривалось письмо, кем и когда дан ответ автору. Справка о рассмотрении письма подписывается руководителем подразделения или лицом, его замещающим, и визируется непосредственным исполнителем.

Заключение о результатах рассмотрения письма, отметка о беседе с автором и данном ему ответе могут быть изложены на письме при наличии свободного от текста места.

8.6. Прием граждан в Канцелярии проводится по графику.

8.7. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация и проведение личного приема возлагаются на секретариат Руководителя Канцелярии.

За день до начала приема материалы по приему граждан передаются в секретариат Руководителя Канцелярии для ознакомления и выработки решения по затрагиваемым вопросам.

Данные о гражданах, записанных на прием, заносятся в компьютер. Контроль за сроками исполнения принятых на приеме решений осуществляет секретариат Руководителя Канцелярии.

8.8. О приеме посетителей заполняется карточка, которая затем передается в секретариат Руководителя Канцелярии (карточка заполняется и в том случае, если посетитель был принят в не приемный день) Если посетитель оставил письмо, то оно передается в секретариат Руководителя Канцелярии, регистрируется и рассматривается в обычном порядке. В карточке делается запись: "Оставлено письмо".

8.9. Секретариат Руководителя Канцелярии ведет учет письменных и устных обращений, два раза в год готовит руководству анализ устных и письменных обращений граждан, ежеквартально - цифровую информацию о побывавших на личном приеме и поступивших обращениях, а также случаях нарушения сроков их рассмотрения.

8.10. Секретариат Руководителя Канцелярии осуществляет контроль за своевременным и качественным рассмотрением устных и письменных обращений граждан, проводит регулярные проверки состояния этой работы в управлениях и отделах Канцелярии.

9. Работа с кадрами

9.1. Заместители Председателя Правительства назначаются на должность Председателем Правительства. Назначение на должность и освобождение их от должности оформляется указом.

Распределение обязанностей между Председателем Правительства и заместителями Председателя Правительства устанавливается Председателем Правительства и оформляется указом.

9.2. Первый заместитель, заместитель Руководителя Канцелярии - начальник управления, пресс-секретарь Председателя Правительства, руководитель Службы протокола Председателя Правительства, полномочные представители Председателя Правительства, помощники Председателя Правительства, советник Председателя Правительства назначаются на должность и освобождаются от должности Председателем Правительства по представлению Руководителя Канцелярии.

Назначение на должность и освобождение их от должности оформляется распоряжением.

Отношения Руководителя Канцелярии с руководителями подразделений регулируются на основании трудовых договоров (контрактов), заключаемых в соответствии с законодательством о государственной службе.

9.3. Заместители руководителей подразделений Канцелярии назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Канцелярии по представлению руководителя подразделения.

Назначение на должность и освобождение их от должности оформляется распоряжением.

9.4. Руководители отделов, секторов, главные, ведущие специалисты, замещающие государственные должности, относящиеся к "ведущим" и "старшим" государственным должностям, назначаются на должности Руководителем Канцелярии по представлению соответствующих руководителей подразделений Канцелярии с обязательным согласованием с управлением государственной службы и кадровой политики Канцелярии на предмет соответствия кандидатур квалификационным требованиям по образованию, стажу и опыту работы, предъявляемым к соответствующей должности.

9.5.Руководители подразделений Канцелярии строго руководствуются перечнем должностей, назначаемых и согласуемых в Канцелярии, и при решении кадровых вопросов направляют в отдел кадров анкету, справку - объективку, краткую характеристику на предъявляемую к назначению на должность кандидатуру.

10. О гербовой печати и факсимиле

10.1. Гербовой печатью Председателя Правительства заверяются подписи Председателя Правительства, его заместителей.

10.2. Ответственность за хранение, учет, законность пользования гербовой печатью Председателя Правительства и факсимиле возлагается на секретариат Руководителя Канцелярии.

10.3. Документы заверяются (удостоверяются) в секретариате Руководителя Канцелярии руководителем секретариата или лицом, его замещающим.

10.4. Факсимиле на копиях документов проставляются в секретариате Руководителя Канцелярии руководителем секретариата или лицом, его замещающим.

10.5. Для оперативного решения вопросов социально экономического развития республики в федеральных органах власти и управления печать Председателя Правительства выдается должностным лицам Канцелярии по письменному распоряжению Председателя Правительства.

10.6. Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал название должности и подлинную подпись лица, подписавшего документ.