Приложение. Положение об архиве мэрии города Кызыла

Приложение
к решению Кызылского городского
Хурала представителей
Республики Тыва
от 20 августа 2007 г. N 225

Положение
Об архиве мэрии города Кызыла

1. Общие положения

1.1. Архив мэрии города Кызыла в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется мэрией города Кызыла, Положение об Архиве утверждается Кызылским городским Хуралом представителей, в целях руководства архивным делом и входит в систему Государственной архивной службы РТ. Далее Архив. Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов Архивного фонда города.

1.2. Деятельность архивного фонда финансируется за счет средств местного бюджета города, а также внебюджетных средств.

1.3. Архив мэрии города Кызыла в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, иными решениями Федерального собрания РФ, указами и распоряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами республики, города, указаниями государственной архивной службы России, настоящим положением.

1.4. Архив мэрии города Кызыла сотрудничает с республиканским, местным отделением Российского общества историков-архивистов, профессиональными и другими общественными объединениями.

1.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

2. Состав документов

2.1. В состав документов Архива входят архивные документы мэрии города Кызыла; учреждений, организаций и предприятий, других структур, Территориальной избирательной комиссии действующих на территории города на любых видах носителей, подлежащие постоянному хранению:

2.2. документы постоянного хранения, законченные производством Мэрии и образовавшиеся в результате деятельности ее структурных подразделений;

2.3. документы временного хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности и документы по личному составу;

2.4. документы постоянного хранения по личному составу учреждений-предшественников;

2.5. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Мэрии г.Кызыла;

2.6. документы учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальному образованию;

2.7. личные фонды ведущих работников Мэрии, поступившие в Архив;

2.8. служебные и ведомственные издания;

2.9. научно-справочный аппарат к архивному фонду;

2.10. документация Территориальной избирательной комиссии;

2.11. другие документы, в порядке и на условиях, определяемых в соглашении (договоре) между собственником документов и Архивом.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива мэрии города Кызыла являются:

3.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов городского округа "Город Кызыл Республика Тыва", а также документов Территориальной избирательной комиссии.

3.2. Анализ состояния и регулирование развития архивного дела на территории города, обеспечение их функционирования.

3.3. Ведение учета документов архивного фонда мэрии города Кызыла, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

3.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, городского округа об Архивном фонде и архивах.

3.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления; использование и публикация документов; создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива.

3.6. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

3.7. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Мэрии на государственное хранение с соблюдением требований.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Принимает не позднее, чем через 5 лет после завершения делопроизводством, осуществляет хранение и учет документов структурных подразделений Мэрии в соответствии с требованиями, установленными законодательством;

4.2. Принимает документацию Территориальной избирательной комиссии, осуществляет ее хранение и учет.

4.3. Представляет в архивное Агентство РТ по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах;

4.4. Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

4.5. Разрабатывает и по согласованию с архивным Агентством РТ представляет на утверждение органа местного самоуправления списки муниципальных учреждений, документы которых подлежат передаче в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

4.6. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве;

4.7. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

4.8. Информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, выполняет их запросы;

4.9. Использует документы в социально-экономических и культурнопросветительных целях, на выставках, радио и телевидении; в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы Архива учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;

4.10. Вносит на рассмотрение органа местного самоуправления предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве; совершенствованию работы Архива и организации документов в делопроизводстве учреждений; созданию объединенных ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу; участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;

4.11. Проверяет выполнение муниципальными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

4.12. Информирует орган местного самоуправления, архивное Агентство РТ о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;

4.13. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений;

4.14. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного Агентства РТ и экспертно-проверочной комиссии Мэрии г. Кызыла, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив;

4.15. Изучает и обобщает практику деятельности Архива (ведомственных архивов) и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт: проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методике работы Архива (ведомственных архивов), экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

4.16. Подготавливает и передает хранящиеся в Архиве документы и описи к ним в соответствующий государственный архив;

4.17. В установленном порядке оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов;

4.18. С учетом потребностей использования документов создает банки и базы данных, традиционные виды архивных справочников для обеспечения поиска информации;

4.19. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социальноправового характера, копии, выписки из документов;

4.20. Внедряет в практику работы Архива прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.

5. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Мэрии;

5.2. Запрашивать у структурных подразделений Мэрии сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций;

5.3. Иметь своих представителей в экспертных и ликвидационных комиссиях муниципальных учреждений для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда.

5.4. По поручению архивного органа информировать руководителей муниципальных учреждений, а при необходимости орган местного самоуправления о выявленных недостатках в сохранности документов и организации работы с документами в делопроизводстве;

5.5. Участвовать в работе коллегий и других совещательных органов муниципальных учреждений при рассмотрении ими вопросов, относящихся к компетенции Архива;

5.6. Разрабатывать на основе типовых норм, а также самостоятельно и утверждать нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в Архиве;

5.7. Объединяться в установленном порядке на договорной основе в профессиональные ассоциации с другими юридическими лицами, входить в межотраслевые, региональные и другие объединения, создавать временные творческие коллективы для реализации задач в области издательской, публикаторской или иной деятельности, не противоречащих действующему законодательству и задачам, предусмотренным Положением об Архиве Мэрии;

5.8. Безвозмездно получать денежные средства и материальные ценности из благотворительных и других общественных фондов, от иных юридических и физических лиц, использовать их на развитие материально-технической базы Архива, материальное стимулирование, удовлетворение социально-бытовых и культурных нужд работников;

5.9. Давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.10. Иметь авторские права на подготовленные изданные и не изданные Архивом сборники документов, справочники и другие издания в пределах, установленных законодательством;

5.11. Кооперировать на договорных началах материальные и финансовые средства с архивными учреждениями, общественными организациями и благотворительными фондами, с другими юридическими и физическими лицами для улучшения деятельности и социальных условий коллектива.

6. Организация работы

6.1. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем органа местного самоуправления.

6.2. Заведующий Архивом:

6.1.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач;

6.1.2. Отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в Мэрии перед органами местного самоуправления;

6.1.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Архива в оборудовании и материалах;

6.1.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении Архива.

6.3. Деятельность Архива организуется на основе годового плана работы, согласованного с архивным органом и утвержденного органом местного самоуправления.