Приложение. Указания по заполнению регистрационно-контрольной карточки

Приложение
к регистрационно-контрольной
карточке

Указания по заполнению регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1. Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей.

2. Род занятий.

3. Предыдущие обращения -даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

4. Вид документа предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме и количество листов в них.

5. Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

6. Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.

7. Код содержания.

8. Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.

9. Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

10. Резолюция переносится с документа или записывается на личном приеме.

11. Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

12. Срок исполнения указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе "Сроки"с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решения о его изменении.

Оборотная сторона

1. Движение документа - графа "Дата передачи на исполнение" указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю.

2. Графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы непосредственного исполнителя (графа заполняется при каждом перемещении документа).

3. Графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса.

4. Дата, индекс исполнителя - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

5. Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

6. Содержание - заголовок ответственного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

7. Графа "Дополнительный контроль" - проставляется дата контроля до "__"_______200__г. По истечении срока делается отметка о результатах (удовлетворено, разъяснено).

8. С контроля снял должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

9. Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

10. По итогам исполнения поручения по каждому обращению заполняется справка следующей формы:

Справка

     По заявлению гр.___________________________________________________

     Резолюция__________________________________________________________

     Дата "___"________200__г.

     Результат рассмотрения заявления___________________________________

     Заявителю сообщено_________________________________________________

                                 (когда, кем)

     _______________________                 "____"_____________200__г.

     (фамилия исполнителя)                       (дата исполнения)

     Руководитель_________________ _____________________________________

                    (подпись)                  (и.о. фамилия)

     "____"_____________200__г.