Распоряжение Губернатора Московской области от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ "Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области" (утратило силу)

Распоряжение Губернатора Московской области
от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ
"Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству
в аппарате Правительства Московской области"

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Московской области от 27 декабря 2002 г. N 1193-РГ настоящее распоряжение признано утратившим силу с 1 января 2003 г.

1. В целях упорядочения системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, совершенствования ведения делопроизводства в аппарате Правительства Московской области утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 января 2001 г.

2. Управлению делами аппарата Правительства Московской области (Кольяк М.А.) обеспечить изготовление Инструкции в количестве 500 экземпляров.

3. Обязать структурные подразделения аппарата Правительства Московской области руководствоваться в своей работе настоящей Инструкцией.

4. Распоряжение Главы Администрации Московской области от 10 августа 1994 года N 746-р "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Московской области" с 1 января 2001 г. признать утратившим силу.

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области И.О. Пархоменко.

Губернатор Московской области

Б.В. Громов

Приложение
к распоряжению
Губернатора
Московской области
от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ

Инструкция
по делопроизводству в аппарате Правительства
Московской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы с документами в аппарате Правительства Московской области (далее - аппарат Правительства).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, Законом Московской области "О Правительстве Московской области", Регламентом Правительства Московской области, Положением об аппарате Правительства Московской области, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), основными правилами работы ведомственных архивов и Государственными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГАРАНТ:

См. Закон Московской области от 2 ноября 2005 г. N 230/2005-ОЗ "О Правительстве Московской области"

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппарате Правительства осуществляется общим отделом аппарата Правительства.

1.5. Делопроизводство в аппарате Правительства организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство" (далее - система "Делопроизводство").

Программное и информационное обеспечение системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется отделом информационных систем Управления делами аппарата Правительства.

1.6. Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих требованиям настоящей Инструкции.

1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.8. При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует общий отдел аппарата Правительства.

1.9. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений аппарата Правительства.

1.10. Сотрудники аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Документация аппарата Правительства

2.1. Состав документационной базы аппарата Правительства.

Деятельность аппарата Правительства обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией аппарата Правительства, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между подразделениями, органами государственной власти, организациями и учреждениями. Состав документационной базы аппарата Правительства включает следующие основные документы:

- организационные;

- нормативные правовые и распорядительные;

- информационно-справочные.

2.1.1. Организационные документы.

Организационные документы - документы, определяющие организацию работы аппарата Правительства, его подразделений, должностных лиц. К организационным документам относятся: Положение об аппарате Правительства Московской области, штатное расписание аппарата Правительства, положения о его подразделениях, должностные инструкции работников аппарата Правительства.

2.1.1.1. Положение.

Положение - нормативный правовой акт, который определяет порядок образования, задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы аппарата Правительства и его подразделений.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи и функции, полномочия, ответственность, организацию работы аппарата Правительства или его подразделений.

Положение об аппарате Правительства Московской области утверждается Губернатором Московской области.

Положение о подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается в соответствии с Положением об аппарате Правительства Московской области.

2.1.1.2. Штатное расписание.

Штатное расписание - организационный документ, определяющий должностной, численный состав аппарата Правительства и устанавливающий фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается постановлением Губернатора Московской области.

2.1.1.3. Должностная инструкция.

Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность должностного лица.

Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции работников подразделений аппарата Правительства утверждаются руководителями, курирующими соответствующие подразделения.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы.

Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемые исполнительными органами государственной власти Московской области акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неопределенный круг лиц и многократное применение. Нормативным правовым документом является постановление.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер, обращенные к подчиненным подразделениям, органам государственной власти или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание, инструкция.

2.1.2.1. Постановление.

Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил поведения.

Постановления Правительства Московской области, Губернатора Московской области принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, принятых по вопросам совместного ведения Российской Федерации и Московской области, законов и нормативных правовых актов Московской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий.

Постановления Правительства и Губернатора Московской области не могут противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации и Московской области (см. раздел 6 Инструкции).

2.1.2.2. Распоряжение.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первым заместителем, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области в целях разрешения оперативных вопросов в процессе деятельности Правительства Московской области, имеющий обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса.

Губернатором Московской области предоставлено право издавать распоряжения министрам Правительства Московской области в пределах своих полномочий для решения главным образом оперативных вопросов.

2.1.2.3. Приказ.

Приказ - правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия, для решения основных оперативных задач, а также может быть нормативным актом управления (например, при назначении на должность).

В аппарате Правительства дано право издавать приказы министру Правительства Московской области - руководителю аппарата Правительства Московской области в целях разрешения задач, стоящих перед подразделениями.

Содержащиеся в проектах приказов предложения должны быть конкретными и реальными, соответствовать действующему законодательству, обеспечиваться необходимыми материально-техническими средствами и финансированием.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

В случае, если предписываемое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны подразделения. В этом случае указываются инициалы и фамилия руководителя подразделения.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников аппарата Правительства прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего подразделения.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

2.1.2.4. Указание.

Указание - предписываемое действие конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.

2.1.2.5. Инструкция.

Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные и другие вопросы деятельности аппарата Правительства и его подразделений.

2.1.3. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная и служебная записка, доверенность, телеграмма, телефонограмма, стенограмма, план, справка и др.

2.1.3.1. Протокол.

Протокол - официальный документ, фиксирующий какие-либо фактические обстоятельства.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих), повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола лишь при небольшом составе участников совещания или заседания, к протоколам больших заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ").

Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (протокол заседания Правительства Московской области подписывается председательствующим на заседании).

Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.

Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

2.1.3.2. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

2.1.3.3. Письмо.

Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

2.1.3.4. Докладная записка.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

2.1.3.5. Объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на бланках.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.1.3.6. Служебная записка.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся подразделения аппарата Правительства или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.

Текст служебной записки составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

2.1.3.7. Доверенность.

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- полное наименование организации;

- подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации;

- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

- содержание полномочий;

- дата выдачи доверенности;

- срок действия доверенности.

2.1.3.8. Телеграмма.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление его отправителем телеграммы обязательно.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписью в несколько пунктов и адресатов необходимо сдавать на телеграф столько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указано адресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кроме перечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимо указывать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, куда следует доставить данный экземпляр телеграммы.

Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передаче большому количеству адресатов и во многие населенные пункты (города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и каждому адресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один экземпляр телеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов, остальные экземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждом размноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует ее доставить.

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

2.1.3.9. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть сначала застенографирована и записана с помощью звукозаписывающей техники с последующей расшифровкой. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.

2.1.3.10. Стенограмма.

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения.

Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.1.3.11. План.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

- наименование (содержание) работы или мероприятия;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- примечание или отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания.

Порядок составления планов регламентируется соответствующими инструкциями.

2.1.3.12. Отчет.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

2.1.3.13. Справка.

Справка - документ информационно-справочного, аналитического, служебного, отчетного характера или подтверждающий биографические и другие сведения.

2.1.3.14. Совместные документы.

Правительством Московской области могут быть приняты документы совместно с органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, организациями и учреждениями (соглашения, договоры, постановления, распоряжения, инструкции, положения, письма и др.).

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов и организаций, участвующих в подписании документа. Организация, являющаяся инициатором создания документа, указывается первой. Подписи руководителей оформляются на одном уровне.

Датой принятия документа является последняя дата подписания документа.

На подписанном документе проставляется номер, состоящий из номеров, присвоенных документу в каждой организации, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3. Прием, регистрация и распределение поступающей
корреспонденции

3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции:

3.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в аппарат Правительства корреспонденции производится в централизованном порядке канцелярией общего отдела аппарата Правительства (далее - канцелярия).

В нерабочее время документы принимаются Дежурной службой Губернатора Московской области с последующей передачей их в канцелярию.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются в канцелярии. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.1.2. Регистрация поступивших документов производится в канцелярии с вводом информации о них в систему "Делопроизводство". Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер.

3.1.3. Документы регистрируются и передаются для рассмотрения руководству Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) или непосредственным исполнителям, как правило, в день их поступления.

3.1.4. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения руководством Правительства документы возвращаются в канцелярию, а затем направляются на исполнение в подразделения аппарата Правительства.

3.1.5. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.1.6. На документах, подлежащих формированию в дела в соответствии с номенклатурой дел канцелярии, перед направлением на исполнение в подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в канцелярию".

3.1.7. Подготовленный и подписанный должностным лицом в аппарате Правительства документ также регистрируется в канцелярии. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.1.8. Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день их поступления в канцелярию.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование и оформление почтового отправления.

3.2. Документооборот:

Документооборот - движение документов в аппарате Правительства с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

3.2.1. Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

3.2.2. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, анализа различных аспектов управленческой деятельности, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами.

3.2.3. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.

Подсчет документооборота осуществляется в целом по аппарату Правительства с обязательным учетом документов, зарегистрированных в подразделениях аппарата Правительства (докладные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

4. Организация работы с документами в подразделениях

4.1. Организация работы с документами, ведение делопроизводства в подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемых руководителями подразделений в соответствии с их должностными инструкциями.

В обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении, входят:

- прием и распределение документов, поступающих в подразделение;

- направление документов на рассмотрение руководителю подразделения и в соответствии с его поручением - исполнителю;

- оформление исходящих документов и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

- разработка номенклатуры дел подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи;

- контроль за использованием копировально-множительной техники, установленной в подразделении;

- подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, организация их учета и выдачи.

4.2. Все документы направляются для исполнения в подразделения только через канцелярию.

Передача документов из одного подразделения в другое производится также через канцелярию.

4.3. Руководители подразделений организуют оперативное и качественное рассмотрение документов в установленные сроки.

4.4. В соответствии с содержанием документа (поручения) руководители подразделений осуществляют следующие основные мероприятия:

- разрабатывают план по исполнению документа или поручения и при необходимости выносят его на оперативное совещание с руководителями взаимодействующих подразделений с целью распределения задач и определения порядка взаимодействия в работе;

- дают конкретные, вытекающие из содержания документа поручения сотрудникам подчиненного подразделения;

- организуют контроль исполнения документа по вопросам, относящимся к компетенции подразделения;

- своевременно информируют руководителей при возникновении угрозы срыва выполнения контролируемого вопроса или возникновения условий, требующих внесения кардинальных изменений в принятое ранее решение.

4.5. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.6. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5. Подготовка и оформление нормативных правовых
и распорядительных документов, их учет и рассылка

5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных документов:

5.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первого заместителя, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области (далее - нормативные правовые и распорядительные документы) подразделения аппарата Правительства руководствуются порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных документов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца, утвержденных Губернатором Московской области и изготовленных типографским способом. Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, с указанием всех обязательных реквизитов организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

5.1.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу нормативных правовых и распорядительных документов, являются:

- герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации (должностного лица)";

- наименование организации (должностного лица) - автора документа (в соответствии с законодательством Московской области авторами документа являются: Правительство Московской области, Губернатор Московской области, Вице-губернатор Московской области, первый заместитель, заместители Председателя Правительства Московской области, министры Правительства Московской области);

- название вида документа (постановление, распоряжение, приказ);

- дата, регистрационный номер, место принятия документа;

- заголовок;

- текст документа;

- подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

- печать;

- лист согласования.

5.1.5. Датой принятия нормативного правового и распорядительного документа является дата его подписания.

Датой совместного нормативного правового и распорядительного документа является последняя дата его подписания.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных документов:

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных документов следует соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точно отражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос о чем (о ком) и располагается в центральной части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных документов подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер (например: "...в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области...").

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом "постановляю", постановлений Правительства Московской области словами "Правительство Московской области постановляет", после которых ставится двоеточие.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты, подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами.

В постановляющей (распорядительной) части документа в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается организация или подразделение аппарата Правительства, после названия организации (подразделения) в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя организации (подразделения) в именительном падеже. Например: "Поручить министру финансов Правительства Московской области Кузнецову А.В. выделить средства из областного бюджета..." или "Поручить Министерству финансов Московской области (Кузнецов А.В.) выделить средства из областного бюджета...".

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

- поручения должностным лицам, членам Правительства Московской области по осуществлению контроля за исполнением данного документа;

- сроки исполнения поручений;

- указания на обязательность опубликования в официальных изданиях (для документов, затрагивающих права человека и гражданина);

- указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов, если вновь принимаемый распорядительный документ исключает их действие;

- указания о снятии с контроля ранее принятого распорядительного документа в случае его выполнения либо если новый документ издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого документа или представляются одновременно в виде отдельного проекта документа.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение
к постановлению (распоряжению)
Губернатора Московской области
от N

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте документа записано: "Утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

УТВЕРЖДЕН
(в падеже, соответствующем виду
документа) постановлением Губернатора
Московской области (Правительства
Московской области)
от N

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках - сокращенное наименование (по форме: "далее именуется -" или "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "Согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далее именуется - Инструкция)".

Наименования упоминаемых в документе центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти, организаций приводятся в полном соответствии их официальным названиям, закрепленным положениями об этих органах и организациях, уставами.

5.2.6. Исполнитель (отдел, управление), которому поручена подготовка проекта нормативного правового, распорядительного документа, проводит редакторскую обработку текста и согласование проекта с руководителем подразделения, представляющего данный проект на рассмотрение, а затем передает проект документа в Правовое управление аппарата Правительства на правовую экспертизу и определение перечня должностных лиц, с которыми необходимо согласовать проект.

Согласование проектов документов исполнитель проводит по следующей схеме (приложение N 2):

- с руководителями центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, организаций, в компетенции которых находится вопрос, регулируемый данным актом;

- министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных Губернатором Московской области;

- Правовым управлением аппарата Правительства (повторно после согласования проекта с членами Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) и руководителями заинтересованных организаций);

- Юридической службой Правительства Московской области;

- министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области;

- первым заместителем Председателя Правительства Московской области;

- Вице-губернатором Московской области.

Согласованный проект документа передается на подпись Губернатору Московской области через протокольный отдел в Секретариат Губернатора Московской области.

5.2.7. Проекты постановлений Правительства Московской области подлежат обязательному согласованию до рассмотрения их на заседании Правительства Московской области.

Порядок подготовки, согласования и рассмотрения проектов постановлений Правительства Московской области определяется Регламентом Правительства Московской области.

5.2.8. Согласовывается проект постановления (распоряжения) путем визирования.

Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложениях к нему).

На листе согласования указываются (приложение N 3):

Проект представлен:

- должность, фамилия, инициалы руководителя, представившего проект, дата представления документа.

Проект согласован:

- должность, фамилия, инициалы лиц, согласующих проект, дата визирования;

- исполнитель указывает должность, фамилию, инициалы, дату и номер служебного телефона.

При наличии разногласий по проекту постановления (распоряжения) и невозможности найти взаимоприемлемое решение замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "замечания прилагаются", личная подпись, дата.

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого числа согласующих органов, организаций и лиц.

Допускается при наличии большого числа согласующих органов, организаций и лиц в целях ускорения процесса согласования, исполнителю рассылать проект нормативного правового и распорядительного документа одновременно нескольким согласующим организациям.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующей организации.

На основании полученных письменных ответов от согласующих организаций исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в котором указываются:

- наименование согласующего органа;

- должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

- дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, фамилии, инициалов и даты (приложение N 4).

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

5.2.9. Срок согласования проектов нормативных правовых и распорядительных документов определяется Регламентом Правительства Московской области.

5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных документов:

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и дискете передаются исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства.

Протокольный отдел аппарата Правительства передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на подпись в Секретариат Губернатора Московской области.

Распоряжения Вице-губернатора Московской области, первого заместителя, заместителей Председателя Правительства, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области сдаются в протокольный отдел аппарата Правительства после их подписания для оформления, тиражирования и рассылки.

5.3.2. Постановления Правительства Московской области, принятые на заседании Правительства Московской области, дорабатываются исполнителем с учетом высказанных в ходе их рассмотрения замечаний и предложений в течение 5 рабочих дней, если на заседании Правительства не установлен иной срок. Ответственность за своевременную доработку постановлений несут члены Правительства Московской области (согласно распределению обязанностей), а также руководители центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, представившие проект.

Постановление Правительства Московской области после доработки представляется исполнителем в Правовое управление аппарата Правительства для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи рассмотрения вопроса на заседании Правительства Московской области. После повторного визирования в Правовом управлении постановление Правительства Московской области сдается исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства для передачи на подпись Губернатору Московской области.

5.3.3. Подписанное Губернатором Московской области постановление (распоряжение) возвращается в протокольный отдел аппарата Правительства для оформления, тиражирования и рассылки.

Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение года.

Регистрация постановлений Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через дробь) номера протокола заседания Правительства Московской области. Пример: 41/9, где "41" - порядковый номер постановления, а "9" - номер протокола заседания.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московской области, "РГ" - распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" - распоряжение Вице - губернатора Московской области.

Регистрация распоряжений первого заместителя, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".

Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или более организациями, после согласования представляются на подпись и регистрацию в протокольный отдел аппарата Правительства в количестве экземпляров, равном числу организаций, подготовивших документ. Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из организаций, проставляемых через тире в порядке указания авторов в документе.

5.3.5. Список организаций и должностных лиц, которым необходимо разослать постановление (распоряжение), составляется автором проекта документа и сдается в протокольный отдел аппарата Правительства вместе с проектом и дискетой.

Подписанные документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 3 дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляется по согласованию с исполнителем.

Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных документов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области или его первого заместителя.

5.3.6. В протокольном отделе аппарата Правительства на каждый нормативный правовой и распорядительный документ оформляется кодификационная карточка для формирования информационно-поисковой картотеки.

5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных документов после их тиражирования и рассылки хранятся в протокольном отделе аппарата Правительства в течение двух календарных лет, а затем сдаются в архив общего отдела аппарата Правительства.

6. Контроль исполнения документов

6.1. Задачи контроля исполнения:

6.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, снятие исполненных документов (поручений) с контроля.

6.1.2. Непосредственный контроль за исполнением документов и поручений в аппарате Правительства осуществляют должностные лица, на которых возложен контроль в постановлениях, распоряжениях Губернатора Московской области или других распорядительных документах.

6.1.3. В центральных исполнительных органах государственной власти, государственных органах Московской области контроль за исполнением документов возлагается на службы делопроизводства или специально уполномоченных лиц, назначенных распоряжениями (приказами) руководителей этих органов.

6.1.4. Осуществление контроля за исполнением федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в части, касающейся Московской области, законов Московской области, иных нормативных правовых актов Московской области, принятых Московской областной Думой, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области и ревизий деятельности центральных исполнительных органов государственной власти возложено на Главное контрольно-ревизионное управление Московской области.

6.2. Организация контроля исполнения:

6.2.1. Организация контроля за исполнением документов в подразделениях предусматривает:

- получение регулярной информации о ходе контролируемых мероприятий и поручений;

- систематическую (промежуточную и окончательную по истечении срока) проверку исполнения конкретных заданий, вытекающих из содержания документа или поручения;

- изучение поступающей информации, связанной с исполнением документа или поручения, ее анализ и обобщение;

- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения документа или поручения в части, касающейся деятельности подразделения;

- выезды сотрудников подразделения на места с целью проверки и оказания помощи соответствующим подразделениям и их сотрудникам в работе по исполнению документов (поручений);

- отметку о ходе выполнения очередного этапа работы, а по ее завершении - об итоговых данных исполнения контролируемого документа и поручения.

6.2.2. Контроль исполнения организуется с использованием банка данных системы "Делопроизводство" и должен обеспечить оперативное информирование руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, а также предварительный контроль за сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, анализ исполнительской дисциплины.

На документах, подлежащих контролю, ставится штамп "Контроль".

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и видам документов.

6.3. Сроки исполнения документов:

6.3.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или в резолюции должностного лица, устанавливается в один месяц.

Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Губернатора Московской области с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Правительственные телеграммы исполняются безотлагательно, но не более 3 дней, остальные - в течение 10 дней.

6.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

О дате изменения срока сообщается исполнителю.

Изменение срока исполнения постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области осуществляется по служебной записке на имя Губернатора Московской области, направляемой в Главное контрольно-ревизионное управление Московской области.

Записку с просьбой о приостановлении исполнения документа на имя Губернатора Московской области, а также о его отмене представляет организация - автор документа или должностное лицо, давшее поручение.

Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения принимается руководителем или органом, давшим поручение.

6.4. Снятие документов с контроля:

6.4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.

В справке об исполнении документа или поручения за подписью руководителя или должностного лица, которому давалось поручение, должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения.

Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов или поручений.

Секретариаты, подразделения аппарата Правительства и специально назначенные в них сотрудники, осуществляющие контроль, проверяют правильность представляемой информации о выполнении поручений, полноту решения поставленных в них вопросов.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

7. Рассмотрение обращений граждан

7.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99 N 76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан.

ГАРАНТ:

См. Закон Московской области от 5 октября 2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан"

7.2. Организация централизованного учета и делопроизводства по обращениям граждан, поступившим на имя Губернатора Московской области, членов Правительства Московской области, работников аппарата Правительства, а также по обращениям граждан, поступившим в адрес Правительства Московской области из других организаций, возлагается на Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области (далее - Управление по работе с обращениями граждан).

7.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в информационной системе "Письма граждан". Канцелярия передает в Управление по работе с обращениями граждан для регистрации поступившие обращения граждан в течение суток со дня их получения, а телеграммы - немедленно. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, анонимные телеграммы, газетные вырезки, копии писем, переданные по факсу.

7.4. Рассмотрение письменных обращений граждан производится Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Московской области, министрами Правительства Московской области, руководителями и специалистами подразделений аппарата Правительства в соответствии с порядком рассмотрения обращений в Правительстве Московской области. Указанный порядок утверждается Губернатором Московской области.

7.5. Личный прием граждан в Правительстве Московской области проводится ежедневно по рабочим дням специалистами Управления по работе с обращениями граждан. Личный прием граждан членами Правительства Московской области, работниками подразделений аппарата Правительства, руководителями органов государственной власти Московской области проводится по графику, ежемесячно утверждаемому Губернатором Московской области по представлению министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

7.6. Письма и телеграммы граждан рассматриваются в подразделениях аппарата Правительства в срок до одного месяца со дня их регистрации.

7.7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

7.8. Информационно-справочную и аналитическую работу по обращениям граждан ведет Управление по работе с обращениями граждан.

8. Порядок работы с обращениями, поступившими
от депутатов

8.1. Регистрация и рассмотрение обращений, поступивших от депутатов:

8.1.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации (например, депутатов Московской городской Думы) и депутатов Советов депутатов городов и районов Московской области, адресованные Губернатору Московской области или членам Правительства Московской области, по вопросам, связанным с осуществлением депутатской деятельности, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.

8.1.2. Поступившие в аппарат Правительства обращения депутатов регистрируются в канцелярии и в тот же день направляются на рассмотрение:

- адресованные Правительству Московской области - в секретариаты членов Правительства Московской области в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между членами Правительства Московской области;

- обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, адресованные персонально Губернатору Московской области или члену Правительства Московской области - в соответствующие секретариаты;

- обращения депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов Советов депутатов городов и районов Московской области - в секретариаты членов Правительства Московской области в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между членами Правительства Московской области;

- обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, - в Управление по работе с обращениями граждан.

8.1.3. Копии обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляются для сведения в отдел по связи с федеральными органами законодательной власти.

8.1.4. Если рассмотрение обращения депутата требует получения заключения от органа государственной власти Московской области, органа местного самоуправления или другой организации, то в его адрес высылается копия, а оригинал обращения остается у исполнителя.

Копии ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляются для сведения в отдел по связи с федеральными органами законодательной власти.

8.2. Особенности рассмотрения парламентских и депутатских запросов:

8.2.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей Палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

8.2.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей Палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей Палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

8.2.3. В соответствии с Законом Московской области от 11.05.94 N 1/94-ОЗ "О статусе депутата Московской областной Думы" депутат, группа депутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом к Правительству Московской области, руководителям центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и органов местного самоуправления по вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Запрос вносится на заседании Московской областной Думы в письменной форме. Должностное лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Московской областной Думы) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной установленный Московской областной Думой срок.

9. Требования к оформлению документов

9.1. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов:

9.1.1. Документы изготавливаются на бланках, которые должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения и соответствовать ГОСТу Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и изменениям к нему от 21.01.2000.

9.1.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

9.1.3. Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

9.1.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

9.1.5. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 10 мм.

9.1.6. Бланки документов изготавливаются типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

9.1.7. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает реквизиты: герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается давать ограничительные отметки для реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту и отметка о контроле.

Бланк письма включает реквизиты: герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, адресат, отметка о контроле (приложение N 5) *

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании большого количества данных видов документов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

     --------------------------------

* Не приводится.

9.1.8. Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

9.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов документов аппарата Правительства:

9.2.1. При подготовке и оформлении документов в аппарате Правительства используются следующие реквизиты: герб Московской области, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа в аппарат Правительства, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

9.2.2. Изображение герба Московской области как субъекта Российской Федерации размещается на бланках органов представительной и исполнительной власти Московской области. Использование герба Московской области регламентируется Законом Московской области от 09.03.99 N 9/99-ОЗ "О гербе и флаге Московской области".

ГАРАНТ:

См. Закон Московской области от 15 июля 2005 г. N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области"

9.2.3. Справочные данные включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

9.2.4. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 августа 2000 г. следует оформлять - 25.08.2000.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например 18 августа 2000 г.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо от 06.10.2000 N...

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например, 02.08.2000. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

9.2.5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

9.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, на который дается ответ.

9.2.7. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

9.2.8. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
(инициалы, фамилия)

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела
101000, Москва, Центр,
Б. Черкасский пер., д. 5/2

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

142400, Московская обл.,
г. Ногинск, ул. Трудовая,
д. 12, кв. 72
Фадееву И.П.

9.2.9. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор
Московской области

Личная подпись Б.В. Громов
12.09.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

9.2.10. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

9.2.11. Заголовок к тексту включает краткое смысловое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком) ?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

- чего (кого), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

9.2.12. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

9.2.13. Текст документа несет основное смысловое содержание документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами и другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование организации - автора документа, название вида документа, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

9.2.14. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение: 1. Положение  о  Главном  управлении региональной

                    безопасности Московской области

                    на 5 л. в 1 экз.

                 2. Правила подготовки  и  оформления документов в

                    в Главном управлении региональной безопасности

                    Московской области

                    на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, в количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2
к распоряжению Вице-губернатора
Московской области
от 15.06.2000 N 456

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению Вице-губернатора
Московской области
от 15.06.2000 N 456

9.2.15. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Генеральный директор       Личная подпись        (инициалы, фамилия)

     Главный бухгалтер          Личная подпись        (инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

     Первый заместитель Председателя        Заместитель Министра

     Правительства Московской               финансов Российской Федерации

     области

     Личная подпись     В.Ю. Голубев        Личная подпись   А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

     Председатель комиссии       Личная подпись        И.В. Куликов

     Члены комиссии              Личная подпись        А.Н. Сорокин

                                 Личная подпись        К.А. Петров

                                 Личная подпись        С.М. Николаев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

9.2.16. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр строительства

Московской области

Личная подпись А.В. Горностаев

23.04.2000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Координационного

совета Главного управления региональной

безопасности Московской области

от 21.06.2000 N 10

9.2.17. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Начальник Правового управления

     Личная подпись                      (инициалы, фамилия)

     25.01.2000

     При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник Правового управления

     Личная подпись                      (инициалы, фамилия)

     25.01.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

9.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют гербовой печатью.

9.2.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

     Подпись

     Верно             М.П.

     Консультант общего отдела   Личная подпись  (инициалы, фамилия)

     07.06.2000

Допускается копию документа заверять простой (негербовой) печатью.

Если копия документа имеет несколько листов, то ее прошивают нотками и на последнем листе (его оборотной стороне) делают наклейку с заверительной подписью: "Прошито и пронумеровано __ листов", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата, печать.

9.2.20. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     Петров               или               Петров Иван Васильевич

     924-45-67                              924-45-56

9.2.21. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

9.2.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

9.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Московской области:

9.3.1. Бланки нормативных правовых и распорядительных документов Правительства Московской области, аппарата Правительства изготавливаются с воспроизведением герба Московской области и утверждаются распоряжением Губернатора Московской области.

9.3.2. Бланки документов с воспроизведением герба Московской области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

9.3.3. Гербовые бланки в аппарате Правительства изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

9.3.4. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом проставляются на лицевой стороне в правом нижнем углу учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика бланков;

- количество экземпляров;

- номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- номера гербовых бланков;

- наименование подразделения аппарата Правительства;

- фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка о получении;

- примечание (отметка об уничтожении с представлением акта и т.д.).

9.3.5. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

9.3.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

9.3.7. Контроль за изготовлением бланков возлагается на Управление делами аппарата Правительства, их использованием и хранением - на общий отдел.

9.3.8. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

10. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи.
Электронная почта

10.1. Факсимильная связь:

10.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

10.1.2. Официальные номера телефаксов аппарата Правительства установлены в Управлении делами аппарата Правительства. При приеме и передаче служебной информации по этим номерам работники подразделений руководствуются следующим порядком:

- оборудование для приема и передачи информации должно находиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние лица;

- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения, в отдел связи Управления делами аппарата Правительства;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы (приложение N 6) без проставления штампа регистрации;

- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело;

- поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 7) без проставления регистрационного штампа, вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

10.1.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях аппарата, осуществляется руководителями этих подразделений.

10.2. Электронная почта:

10.2.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для обмена информацией между средствами электронно-вычислительной техники, для обработки и хранения полученной и отправленной информации. ЭП используется как внутри одной организации, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

10.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.

10.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на сервере ЭП - "почтовый ящик", в который помещаются электронные сообщения для этого абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

10.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.

10.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП обеспечивает отдел информационных систем Управления делами аппарата Правительства.

10.2.6. Для обмена информацией с абонентами ЭП аппарата Правительства, не имеющими адреса ЭП, используется официальный адрес электронной почты аппарата Правительства - аmо@оblаdm.msк.su. Эксплуатацию абонентского места официального адреса ЭП производит отдел связи Управления делами аппарата Правительства. Подразделения аппарата Правительства передают или получают информацию в отделе связи на своих магнитных носителях (дискетах).

10.2.7. Статус документов, полученных по каналам ЭП, приравнивается к статусу документов, полученных по каналам факсимильной связи.

11. Изготовление документов на бумажных и электронных
носителях, копировально-множительные работы,
стенографирование, звукозапись мероприятий

11.1. Изготовление документов на бумажных и электронных носителях:

11.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных и электронных носителях в аппарате Правительства производится общим отделом аппарата Правительства и в соответствующих подразделениях с соблюдением установленных правил.

Для изготовления принимаются только служебные материалы. Подготовка документов под диктовку не допускается.

Расшифровка и оформление служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в общем отделе аппарата Правительства на основании письменных заявок подразделений.

Изготовление документов производится в порядке поступления материалов.

Срочные материалы оформляются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется общим отделом аппарата Правительства по согласованию с работниками, передавшими материал для оформления.

11.1.2. Представляемые рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, не принимаются.

11.1.3. При подготовке материалов для изготовления на бумажных и электронных носителях особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

Рукопись вместе с бланком заказа установленной формы, подписанным лицом, представившим документ, сдается в общий отдел аппарата Правительства.

Сданные материалы учитываются в журнале учета выполненных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем изготовленного материала.

11.1.4. Оформление документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на их лицевой стороне красками насыщенного цвета. При изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

11.1.5. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).

Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

11.1.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

11.1.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

11.1.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

11.1.9. Наименование вида документа, а также слова "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатаются прописными буквами.

Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных.

11.1.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

11.1.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку.

Точка в конце заголовка не ставится.

11.1.12. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

11.1.13. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

11.1.14. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

11.2. Копировально-множительные работы:

11.2.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование, макетирование и др.) осуществляется отделом организационно-технологического прохождения документов Управления делами аппарата Правительства. Копирование документов в небольших тиражах может производиться в подразделениях, где установлены копировальные аппараты.

Снятие копий и тиражирование производится только со служебных документов. Ограниченно допускается снятие копий с документов, изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).

11.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в подразделениях, несут должностные лица, в ведении которых они находятся. Все сотрудники, допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ на копировально-множительной технике.

11.2.3. Работа по снятию копий документов, тиражирование, макетирование в отделе организационно-технологического прохождения документов Управления делами аппарата Правительства производится на основании заполненного бланка заказа на производство работ, подписанного руководителем подразделения или его заместителем. Разрешение на производство работ дают руководители Управления делами аппарата Правительства, другие должностные лица, определяемые управляющим делами аппарата Правительства, заведующим общим отделом аппарата Правительства и заведующим протокольным отделом аппарата Правительства.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

11.2.4. Учет произведенных работ в отделе организационно-технологического прохождения документов ведется на основании заполненных бланков заказов, которые хранятся в отделе в течение года.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях аппарата Правительства, определяются руководителями подразделений. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

11.2.5. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

11.3. Стенографирование:

11.3.1. Стенографирование мероприятий Правительства Московской области, аппарата Правительства выполняется общим отделом аппарата Правительства и осуществляется по предварительным заявкам руководителей соответствующих подразделений. Заявки представляются в общий отдел аппарата Правительства за 2 дня до проведения мероприятия.

11.3.2. Стенографирование производится в специальных учитываемых тетрадях, которые хранятся в опечатываемых металлических шкафах или сейфах. Стенографические тетради уничтожаются спустя полгода после их заполнения.

При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения работ на бумажных и электронных носителях.

Не допускаются передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача писем, таблиц и другой информации по телефону.

11.3.3. Стенограммы заседаний Правительства Московской области, областных собраний, оперативных совещаний, проводимых Губернатором Московской области, печатаются в двух экземплярах, хранятся в протокольном отделе аппарата Правительства как приложения к протоколам.

Стенограммы других мероприятий учитываются в соответствующем журнале и передаются ответственным работникам подразделений под расписку.

11.4. Звукозапись мероприятий:

11.4.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первым заместителем и заместителями Председателя Правительства Московской области, осуществляется отделом связи Управления делами аппарата Правительства на основании предварительных заявок или служебных записок руководителей подразделений.

Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитную ленту (аудиокассету) и выполняется в архивном и диктофонном варианте. Звукозапись некоторых мероприятий производится только в диктофонном варианте.

Диктофонная запись ведется стенографистками. Расшифровка и распечатка диктофонной звукозаписи мероприятий осуществляется после их завершения.

11.4.2. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограммы, размагничиваются сразу после ее подготовки.

11.4.3. Архивная звукозапись производится на магнитную ленту, которая имеет свой порядковый номер. Перед началом или сразу после окончания мероприятия лента регистрируется в специальном журнале, где указывается название мероприятия, место проведения, время начала и окончания, скорость записи, порядковый номер ленты, фамилия работника, ответственного за звукозапись.

11.4.4. В необходимых случаях по служебной записке организаторов проводимых мероприятий осуществляется прослушивание или перезапись архивной звукозаписи.

Архивная магнитофонная лента проводимых мероприятий хранится отдельно в соответствии со своими порядковыми номерами в отделе связи Управления делами аппарата Правительства.

Размагничивание архивных звукозаписей производится, как правило, по истечении 1 месяца со дня проводимого мероприятия.

12. Порядок обращения с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

12.1. Настоящий раздел Инструкции определяет порядок обращения в аппарате Правительства с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Требования настоящего раздела не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

12.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности аппарата Правительства, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

12.1.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей подразделений.

12.1.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

Необходимость проставления пометки "ДСП" на служебных документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим служебный документ. Указанные пометки и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

При большом количестве документов они учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

12.1.4. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в общем отделе аппарата Правительства. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа сотрудник общего отдела аппарата Правительства указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет.

Служебные документы с пометкой "ДСП":

а) передаются под расписку исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение;

б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

в) размножаются (тиражируются) в отделе организационно-технологического прохождения документов Управления делами аппарата Правительства только с письменного разрешения соответствующего руководителя;

г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках), хранилищах.

12.1.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие служебные документы, также проставляется пометка "ДСП".

12.1.6. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначенными соответствующим руководителем. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

13. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов

13.1. Под печатью понимается вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

13.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

13.3. В аппарате Правительства используются круглые гербовые и негербовые печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях регламентируется Законом Московской области от 09.03.99 N 9/99-ОЗ "О гербе и флаге Московской области".

13.4. Изготовление гербовых печатей, контроль за их использованием и хранением производится в соответствии с порядком, установленным Губернатором Московской области.

13.5. В Правительстве Московской области имеются одна большая, одна малая гербовые мастичные печати и одна металлическая гербовая печать.

Подлинность подписей должностных лиц на нормативных правовых и распорядительных документах удостоверяется большой гербовой печатью, на наградных документах - малой гербовой печатью.

Подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверениях членов Правительства Московской области и подписи министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области на удостоверениях работников аппарата Правительства заверяются оттиском металлической гербовой печати.

13.6. Для регламентации использования печатей разрабатывается перечень документов, на которых ставится гербовая печать (приложение N 8).

13.7. Аппарат Правительства, при необходимости имеет круглые (негербовые) печати для своих подразделений. В этом случае в печати приводится дополнительная надпись с наименованием подразделения.

Рассылаемые копии постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первого заместителя, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области заверяются печатью с надписью "Аппарат Правительства Московской области. Протокольный отдел".

На документах по личному составу аппарата Правительства, доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется печать отдела кадров.

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать "Для пакетов".

13.8. Образцы печатей и штампов согласовываются подразделениями с общим отделом аппарата Правительства и утверждаются министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области или по поручению - его заместителем. Размещает и исполняет заказ отдел материально-технического обеспечения Управления делами аппарата Правительства.

Все печати и штампы регистрируются в общем отделе аппарата Правительства и выдаются руководителям подразделений под расписку.

13.9. В подразделениях печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

13.10. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет общий отдел аппарата Правительства.

В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заведующий общим отделом аппарата Правительства. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится в установленном порядке с участием работника общего отдела аппарата Правительства.

13.11. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений аппарата Правительства.

При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются в общий отдел аппарата Правительства по акту с отметкой в журнале учета.

14. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.
Порядок передачи дел в архив

14.1. Составление номенклатуры дел:

14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в аппарате Правительства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов, учета дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения; в архиве аппарата Правительства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел аппарата Правительства составляется общим отделом аппарата Правительства на основе номенклатур дел подразделений при методической помощи Центрального государственного архива Московской области.

Номенклатура дел аппарата Правительства, одобренная экспертной комиссией аппарата Правительства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления по делам архивов Московской области и утверждается министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области (приложение N 9).

14.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата Правительства, документы общественных организаций. Названиями разделов номенклатуры дел аппарата Правительства являются названия подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой, и названия общественных организаций.

После утверждения номенклатуры дел аппарата Правительства подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

14.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается для всех подразделений единый и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов власти, затем - Московской области, распорядительные документы аппарата Правительства, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы" или "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеются резервные номера для включения в течение календарного года дел, не предусмотренных номенклатурой.

По окончании делопроизводственного (календарного) года заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных за год. Сведения итоговой записи передаются в архив аппарата Правительства (ведомственный архив).

14.1.4. Утвержденная номенклатура дел хранится в системе "Делопроизводство" для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Московской области не реже чем раз в 5 лет.

14.2. Формирование дел:

14.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в аппарате Правительства формируются децентрализованно, т.е. в подразделениях.

Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях.

Контроль за формированием дел осуществляется общим отделом аппарата Правительства.

14.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

14.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные правовые и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

14.3. Экспертиза ценности документов:

14.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в аппарате Правительства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Правительства создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в подразделениях аппарата лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает экспертная комиссия аппарата Правительства.

Функции и права экспертной комиссии аппарата Правительства, а также организация ее работы определяются положением, разработанным на основании типового положения, утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по делам архивов Московской области и утвержденным министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области.

При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

14.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании перечня типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел аппарата Правительства путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

14.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 10).

14.4. Оформление дел:

14.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.

14.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (до 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (приложение N 11);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 12);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.

14.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ___ годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям, актам) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

14.5. Хранение и использование документов в подразделениях:

14.5.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Руководители подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия (выписка) которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

14.5.2. Выдача дел из подразделения другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области с представлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

14.5.3. Подлинники нормативных правовых и распорядительных документов и материалы к ним поступают в архив из протокольного отдела аппарата Правительства.

С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

14.5.4. Сотрудникам аппарата Правительства для работы выдаются во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в ведомственном архиве.

Сотрудники аппарата Правительства несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

14.6. Составление описей дел:

14.6.1. На завершенные дела постоянного, временного (до 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения N 13, 14). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел подразделений аппарата составляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (до 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные подразделениями аппарата, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит ведомственный архив и по которой передаются дела в Центральный государственный архив Московской области.

14.6.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается ведомственным архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.

14.6.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения и передается в архив.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.

К конце описи делается итоговая запись о количестве дел, опись подписывается составителем, согласовывается с общим отделом аппарата Правительства и утверждается руководителем подразделения.

14.7. Передача дел в архив аппарата Правительства и использование документ" архива:

14.7.1. Для хранения документов постоянного, временного (до 10 лет) сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в аппарате Правительства образуется ведомственный архив. Деятельность архива аппарата Правительства регламентирована Положением об архиве аппарата Правительства Московской области и Основными правилами работы ведомственных архивов.

14.7.2. В архив аппарата Правительства передаются дела постоянного, временного (до 10 лет) срока хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области. Передача их осуществляется по усмотрению ведомственного архива или по описям, или по номенклатуре дел. Дела со сроком хранения до трех лет в архив не передаются.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области.

14.7.3. Прием каждого дела производится общим отделом аппарата Правительства в присутствии работника подразделения, сдающего дела в архив. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы - картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

Приложение N 1
к Инструкции

Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации
в канцелярии аппарата Правительства Московской области

1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и др. издания.

2. Документы, получаемые по каналам факсимильной связи (факсограммы).

3. Документы на иностранных языках без перевода.

4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

5. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

8. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

9. Документы без подписей.

Приложение N 2
к Инструкции

Схема
прохождения согласования постановлений Правительства
Московской области, постановлений и распоряжений
Губернатора Московской области

                    /-----------------------------\

                    |ГУБЕРНАТОР МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ|

                    |         Б.В. ГРОМОВ         |

                    \-----------------------------/

              /------------------------------------------\

              |Секретариат Губернатора Московской области|

              \------------------------------------------/

        /-----------------------------------------------------\

        |На подпись проект передается через Протокольный отдел|

        \-----------------------------------------------------/

            /----------------------------------------------\

            |      Вице-губернатор Московской области      |

            |                  М.А. Мень                   |

            |----------------------------------------------|

            |Первый заместитель Председателя Правительства |

            |              Московской области              |

            |                 В.Ю. Голубев                 |

            |----------------------------------------------|

            |На согласование проект передается исполнителем|

            \----------------------------------------------/

      /----------------------------------------------------------\

      | Министр Правительства Московской области - руководитель  |

      |        аппарата Правительства Московской области         |

      |                     И.О. Пархоменко                      |

      |----------------------------------------------------------|

      |На согласование проект передается через Протокольный отдел|

      \----------------------------------------------------------/

     /-----------------------------------------------------------\

     |Главный советник Губернатора Московской области - начальник|

     |    Юридической службы Правительства Московской области    |

     \-----------------------------------------------------------/

                         /---------------------\

                         | ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ |

                         \---------------------/

                               |2-й этап|

        /--------------------------------------------------------\

        |После согласования с членами Правительства Московской   |

        |области (в соответствии с распределением обязанностей)  |

        |   и с руководителями заинтересованных организаций      |

        |              проект визируется юристами                |

        \--------------------------------------------------------/

                        /---------------------\

                        |Согласовывают проект:|

      /----------------------------------------------------------\

      |заместители Председателя Правительства Московской области,|

      | министры Правительства Московской области, руководители  |

      |   центральных и территориальных исполнительных органов   |

      |       государственной власти и других организаций        |

      \----------------------------------------------------------/

                         /---------------------\

                         | ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ |

                         \---------------------/

                               |1-й этап|

      /----------------------------------------------------------\

      |Проводит предварительную правовую экспертизу и определяет,|

      |            с кем будет согласовываться проект            |

      \----------------------------------------------------------/

                         /--------------------\

                         |Представляют проект:|

      /----------------------------------------------------------\

      |заместители Председателя Правительства Московской области,|

      | министры Правительства Московской области, руководители  |

      |   центральных и территориальных исполнительных органов   |

      |       государственной власти и других организаций        |

      \----------------------------------------------------------/

                            | Исполнитель  |

                            |--------------|

                            |Готовит проект|

                            \--------------/

Приложение N 3
к Инструкции

Образец листа согласования

      Проект представлен:

      Должность руководителя                      (инициалы, фамилия)

      Подпись, дата

      Проект согласован:

      Вице-губернатор Московской области

      Подпись, дата                               М.А. Мень

      Первый заместитель Председателя

      Правительства Московской области

      Подпись, дата                               В.Ю. Голубев

      Заместитель Председателя

      Правительства Московской области

      (в соответствии с распределением

      обязанностей)

      Подпись, дата                               (инициалы, фамилия)

      Министр Правительства Московской области -

      руководитель аппарата Правительства

      Московской области

      Подпись, дата                               И.О. Пархоменко

      Главный советник Губернатора Московской

      области - начальник Юридической службы

      Правительства Московской области

      Подпись, дата                               Ю.Г. Васильев

      Правовое управление аппарата

      Правительства Московской области

      Подпись, дата                               (инициалы, фамилия)

      Исполнитель:

      Должность

      Подпись, дата                               (инициалы, фамилия)

      Телефон

Приложение N 4
к Инструкции

Дополнительный лист согласования проекта постановления
(распоряжения) Губернатора Московской области
(Правительства, члена Правительства)

   /---------------------------------------------------------------\

   |                     (заголовок документа)                     |

   |---------------------------------------------------------------|

   |Название               |Должность, фамилия, |Дата согласования,|

   |органа (министерство,  |инициалы руководите-|номер документа,  |

   |комитет, главное       |ля, с которым согла-|содержащего визу, |

   |управление и т.д.)     |сован документ      |подтверждающую    |

   |                       |                    |согласование      |

   |-----------------------+--------------------+------------------|

   |Например:              |                    |                  |

   |                       |                    |                  |

   |Управление Министерства|Руководитель        |Письмо            |

   |Российской Федерации   |Управления          |от 20.12.2000     |

   |по налогам и сборам    |Серков Б.Н.         |N 105             |

   |по Московской области  |                    |(без замечаний)   |

   |                       |                    |                  |

   |                       |                    |или               |

   |                       |                    |                  |

   |                       |                    |Письмо            |

   |                       |                    |от 20.12.2000     |

   |                       |                    |N 105             |

   |                       |                    |(с замечаниями)   |

   |                       |                    |Замечания         |

   |                       |                    |учтены            |

   |                       |                    |                  |

   |                       |                    |или               |

   |                       |                    |                  |

   |                       |                    |Письмо            |

   |                       |                    |от 20.12.2000     |

   |                       |                    |N 105             |

   |                       |                    |(с замечаниями)   |

   |                       |                    |Замечания         |

   |                       |                    |не учтены         |

   |                       |                    |                  |

   |Исполнитель:           |                    |                  |

   |Название должности     |(подпись)           |И.О. Фамилия      |

   |                       |                    |Дата              |

   \---------------------------------------------------------------/

Приложение N 6
к Инструкции

Журнал
учета отправляемой служебной информации
средствами факсимильной связи

   /-------------------------------------------------------------------\

   |N  |Наименование|Адрес      |Коли- |Дата и|Отправил     |Отметка   |

   |п/п|структурного|получателя,|чество|время |-------------|о возврате|

   |   |подразделе- |код,       |листов|посту-|Дата и|Ф.И.О.|материала |

   |   |ния, Ф.И.О. |телефон,   |      |пления|время |      |          |

   |   |и телефон   |город      |      |мате- |      |      |          |

   |   |исполнителя |           |      |риала |      |      |          |

   \-------------------------------------------------------------------/

Приложение N 7
к Инструкции

Журнал
учета принятых факсограмм

   /--------------------------------------------------------------------\

   |N  |Адрес          |Дата и|Количество|Ф.И.О.|Наименование  |Дата и  |

   |п/п|корреспондента,|время |листов    |      |структурного  |время   |

   |   |его фамилия,   |      |          |      |подразделения,|отправки|

   |   |телефон        |      |          |      |Ф.И.О.        |        |

   |   |               |      |          |      |получателя    |        |

   \--------------------------------------------------------------------/

Приложение N 8
к Инструкции

Примерный перечень документов, на которых ставится
гербовая печать

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.).

3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

4. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.).

5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

6. Заключения и отзывы.

7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

8. Командировочные удостоверения.

9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные-сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.).

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

14. Смета расходов (на содержание аппарата Правительства Московской области, калькуляцию к договору и т.д.).

15. Соглашения, договоры, подписанные Губернатором Московской области от имени Правительства Московской области.

16. Постановления, распоряжения, подписанные Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первым заместителем, заместителем Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области.

17. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

18. Удостоверения.

19. Штатное расписание.

Приложение N 9
к Инструкции

      АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА                    УТВЕРЖДАЮ

      МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                                               Наименование должности

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         руководителя

      _________ N _________                    ______________________

      На ______________ год                    (личная подпись)

                                               (расшифровка подписи)

                                               ______

                                               (дата)

   /----------------------------------------------------------------\

   |Индекс|Заголовок дела|Количество дел |Срок хранения  |Примечание|

   |дела  |(тома, части) |(томов, частей)|и номера статей|          |

   |      |              |               |по перечню     |          |

   |------+--------------+---------------+---------------+----------|

   |  1   |       2      |       3       |       4       |     5    |

   \----------------------------------------------------------------/

      Заведующий общим отделом     (подпись)      Расшифровка подписи

   ОДОБРЕНО                           СОГЛАСОВАНО

   Экспертная комиссия аппарата       ЭПК Управления по делам архивов

   Правительства Московской области   Московской области

   Протокол от __________ N _______   Протокол от __________ N ______

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___

   году

      /---------------------------------------------------------\

      |По срокам хранения      |Всего|В том числе               |

      |                        |     |--------------------------|

      |                        |     |переходящих|с отметкой ЭПК|

      |------------------------+-----+-----------+--------------|

      |постоянного             |     |           |              |

      |------------------------+-----+-----------+--------------|

      |временного (свыше 5 лет)|     |           |              |

      |------------------------+-----+-----------+--------------|

      |временного              |     |           |              |

      |(до 10 лет включительно)|     |           |              |

      |------------------------+-----+-----------+--------------|

      |Итого                   |     |           |              |

      \---------------------------------------------------------/

      Итоговые сведения  переданы  в  архив  аппарата   Правительства

   Московской области.

      Заведующий общим отделом     (подпись)      Расшифровка подписи

      ______________

          (дата)

Приложение N 10
к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности
руководителя
_________ Расшифровка подписи
(подпись)
_________
(дата)

Акт N _____
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
дальнейшему хранению

      Мы, ___________________________________________________________

           (перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,

   __________________________________________________________________

                        составивших данный акт)

      На основании  "Перечня  типовых  документов  с указанием сроков

   хранения" (М., 1989)

      отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие научно - исторической

   ценности и утратившие  практическое  значение  документы  согласно

   номенклатуре дел аппарата Правительства Московской области

   __________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

       /-------------------------------------------------------\

       |N  |Год|Заголовок и|Количество|Номер статьи по|Срок    |

       |п/п|   |номер дела |дел       |номенклатуре   |хранения|

       |---+---+-----------+----------+---------------+--------|

       | 1 | 2 |     3     |    4     |       5       |    6   |

       \-------------------------------------------------------/

      Итого: за _________ год в акт N __________ внесено ____________

      ____________________________ дел

               (прописью)

                                       ______________________________

                                       ______________________________

                                       ______________________________

                                       (подписи лиц, составивших акт)

      Документы сданы на переработку   ______________________________

                                       (подпись лица, уничтожившего

                                       ______________________________

                                                  документ)

Приложение N 11
к Инструкции

      Лист-заверитель дела N ________

      В деле подшито и пронумеровано ____________________ листа (ов),

                                     (цифрами и прописью)

      в том числе литерные листы ____________________________________

      пропущенные номера ____________________________________________

      + листов внутренней описи _____________________________________

                /--------------------------------------\

                |Особенности физического |Номера листов|

                |состояния и формирования|             |

                |------------------------+-------------|

                |          1             |      2      |

                \--------------------------------------/

      ____________________________   _______      ___________________

      Наименование должности лица,   подпись      расшифровка подписи

      составившего заверительную                  (инициалы, фамилия)

                надпись

      __________

(дата)

Приложение N 11
к Инструкции

      Внутренняя опись

      документов дела N ______________

      /-------------------------------------------------------------\

      |N  |Индекс   |Дата     |Заголовок документа|Номера|Примечание|

      |п/п|документа|документа|                   |листов|          |

      |   |         |         |                   |дела  |          |

      |---+---------+---------+-------------------+------+----------|

      | 1 |    2    |    3    |         4         |   5  |     6    |

      \-------------------------------------------------------------/

      Итого ______________________________________________ документов

                           (цифрами и прописью)

      Количество листов внутренней описи ____________________________

                                             (цифрами и прописью)

      ____________________________   _______      ___________________

      Наименование должности лица,   подпись      расшифровка подписи

      составившего внутренную                     (инициалы, фамилия)

      опись документов дела

      __________

       (дата)

Приложение N 13
к Инструкции

      Аппарат Правительства             УТВЕРЖДАЮ

      Московской области

      _____________________             Наименование должности

      Название структурного             руководителя структурного

      подразделения                     подразделения

                                        _________ Расшифровка подписи

                                        (подпись)

                                        _________

                                          (дата)

      Опись N 1

      дел постоянного хранения за ____ год

   /----------------------------------------------------------------\

   |N  |Индекс дела  |Заголовок дела|Дата дела    |Кол-во|Примечание|

   |п/п|(тома, части)|(тома, части) |(тома, части)|листов|          |

   |   |             |              |             |в деле|          |

   |   |             |              |             |(томе,|          |

   |   |             |              |             |части)|          |

   |---+-------------+--------------+-------------+------+----------|

   | 1 |      2      |      3       |      4      |  5   |    6     |

   \----------------------------------------------------------------/

      В данную опись внесено __________________ дел с N ___ по N ___,

                            (цифрами и прописью)

   в том числе:

   литерные номера:

   пропущенные номера:

      Наименование должности

      составителя описи            (подпись)      Расшифровка подписи

      ______

      (дата)

      СОГЛАСОВАНО

      Заведующий общим отделом

      _________ Расшифровка подписи

      (подпись)

      _________

       (дата)

      Передал ________________________ дел и ________________________

                 (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

   регистрационно-контрольных форм к документам

      Наименование должности

      сотрудника структурного

      подразделения                (подпись)      Расшифровка подписи

      ______

      (дата)

      Принял _______________________ дел и __________________________

               (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

   регистрационно-контрольных форм к документам

      Наименование должности

      работника, ответственного

      за архив                     (подпись)      Расшифровка подписи

      ______

      (дата)

Приложение N 14
к Инструкции

      Аппарат Правительства             УТВЕРЖДАЮ

      Московской области

      _____________________             Наименование должности

      Название структурного             руководителя структурного

      _____________________             подразделения

         подразделения                  _________ Расшифровка подписи

                                        (подпись)

                                        _________

                                          (дата)

      Опись N 1

      по личному составу

      (временного хранения)

      за ____ год

   /-------------------------------------------------------------------------\

   |N  |Индекс дела  |Заголовок дела|Дата дела    |Кол-во|Срок    |Примечание|

   |п/п|(тома, части)|(тома, части) |(тома, части)|листов|хранения|          |

   |   |             |              |             |в деле|дела    |          |

   |   |             |              |             |(томе,|(тома,  |          |

   |   |             |              |             |части)|части)  |          |

   |---+-------------+--------------+-------------+------+--------+----------|

   | 1 |      2      |      3       |      4      |  5   |    6   |    7     |

   \-------------------------------------------------------------------------/

      В данную опись внесено __________________ дел с N ___ по N ___,

                            (цифрами и прописью)

   в том числе:

   литерные номера:

   пропущенные номера:

      Наименование должности

      составителя описи            (подпись)      Расшифровка подписи

      ______

      (дата)

      СОГЛАСОВАНО

      Заведующий общим отделом

      _________ Расшифровка подписи

      (подпись)

      _________

       (дата)

      Передал ________________________ дел и ________________________

                 (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

   регистрационно-контрольных форм к документам

      Наименование должности

      сотрудника структурного

      подразделения                (подпись)      Расшифровка подписи

      ______

      (дата)

      Принял _______________________ дел и __________________________

               (цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

   регистрационно-контрольных форм к документам

      Наименование должности

      работника, ответственного

      за архив                     (подпись)      Расшифровка подписи

      ______

      (дата)