Постановление Главы Администрации города Дубны Московской области от 31 марта 2004 г. N П-346 "Об утверждении Положения об Архивном отделе города Дубны Московской области"

В целях совершенствования работы Архивного отдела города Дубны и в соответствии с решением Росархива от 26.09.2001 года "О примерном положении об архивном отделе местного самоуправления #, -

постановляю:

1. Утвердить Положение об Архивном отделе города Дубны Московской области (прилагается).

2. Считать утратившим силу: постановление мэра г. Дубны от 25.05.1998 г. N П-902 "Об утверждении Положения о муниципальном архивном отделе города Дубны Московской области"

Глава города Дубны

В.Э. Прох

Положение
об Архивном отделе города Дубны Московской области
(утв. постановлением Главы города Дубны
от 31 марта 2004 г. N П-346)

1. Общие положения

1.1. Орган местного самоуправления города Дубны Московской области в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

- организации и содержанию Архивного отдела города Дубны;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской Федерации.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация города Дубны образует в своем составе Архивный отдел, выполняющий функции городского муниципального архива.

1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации г. Дубны без статуса юридического лица. Пользуется печатью "Архивный отдел", зарегистрированной в Администрации г. Дубны и печатью Администрации города в установленном порядке, бланком со своим наименованием.

1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, Уставом города Дубны, решениями Главы города, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Управления по делам архивов Московской области и настоящим Положением.

1.5. Положение об Архивном отделе утверждается Главой города Дубны с учетом рекомендаций (по согласованию) Управления по делам архивов Московской области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус Архивного отдела, задачи и функции по руководству архивном делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих-работников Архивного отдела устанавливается Главой г. Дубны.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Архивного отдела осуществляется за счет средств местного бюджета муниципального образования.

1.7.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Московской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в г. Дубне; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Администрации города, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории г. Дубны; внебюджетные средства, в т.ч. от приносящей доход деятельности Архивного отдела; спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.8. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Архивного отдела утверждается Главой г. Дубны на основании перечня платных работ и услуг, разработанного (рекомендованного) Управлением по делам архивов Московской области.

1.9. Администрация города обеспечивает Архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен архивный отдел другим организациям Администрация города принимает предварительное решение о предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Основные задачи и функции

Основными задачами и функциями Архивного отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в Архивный отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом Московской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архивном отделе;

2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Московской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Московской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Московской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Московской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действующих на территории г. Дубны;

- печатных иллюстрационных и других материалов, дополняющих фонды Архивного отдела;

Примечание: при создании надлежащих условий Архивный отдел может принимать и хранить кино, фото, видеодокументы.

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

2.1.2. Архивный отдел по согласованию с Администрацией города может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и соблюдении необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Московской области поступают на хранение в Архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования Архивного отдела, утверждаемых Администрацией г. Дубны и согласовываемых с Управлением по делам архивов Московской области; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Архивный отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации г. Дубны в сохранении, комплектовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Архивного отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Управление по делам архивов Московской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архивный отдел в порядке установленном Управлением по делам архивов Московской области;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению унифицированной системы организационно-распорядительной документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных нужд.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публицистическая деятельность;

- исполнение социально-правовых запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных и информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации г. Дубны в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти Московской области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

2.6 Выполнение работ по наградным вопросам.

3. Права

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Архивного отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации города Дубны и Управления по делам архивов Московской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования Архивного отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории г. Дубны, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Дубны и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях любых форм собственности, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Администрации г. Дубны.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, Управлением по делам архивов Московской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией г. Дубны, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

3.11. Запрашивать от организаций, представляющих своих работников к наградам, сведения о работе организаций в соответствии с требованиями законодательства о наградах.

4. Организация работы

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник являющийся муниципальным служащим, входит в Реестр муниципальных должностей и исполняет обязанности в порядке, определенном Уставом муниципального образования и настоящим Положением.

Начальник Архивного отдела назначается и освобождается Главой города Дубны. Это решение может согласовываться с Управлением по делам архивов Московской области.

При смене начальника Архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации города Дубны, а также Управления по делам архивов Московской области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией города Дубны и представляется в Управление по делам архивов Московской области.

4.2. Начальник Архивного отдела:

4.2.1. Организует деятельность Архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архивный отдел задач и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией города Дубны и в установленном порядке - перед Управлением по делам архивов Московской области.

4.3. Деятельность Архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой города Дубны с учетом рекомендаций Управления по делам архивов Московской области.

4.4. Реорганизация или ликвидация Архивного отдела осуществляется Главой города Дубны в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Архивного отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Московской области в установленном порядке.

Начальник архивного отдела

Л.А. Чекмарева