Постановление Главы городского округа Химки Московской области от 6 февраля 2007 г. N 129 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа и ее структурных подразделениях" (утратило силу)

Постановление Главы городского округа Химки Московской области
от 6 февраля 2007 г. N 129
"Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа и ее структурных подразделениях"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации городского округа Химки Московской области от 17 апреля 2012 г. N 606 настоящее постановление признано утратившим силу

В соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" и с целью, дальнейшего совершенствования работы по рассмотрению обращений граждан и правил ведения делопроизводства:

1. Утвердить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа Химки и ее структурных подразделениях (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Главы городского округа Химки от N 23 от 27.01.2006 "Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа Химки Московской области".

3. Заместителям главы Администрации городского округа Химки, руководителям структурных подразделений изучить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа Химки и строго руководствоваться в повседневной деятельности.

4. Заместителю Главы Администрации городского округа Даниловскому А.Ф. опубликовать утвержденный регламент в средствах массовой информации и разместить на официальном информационном сайте Администрации городского округа Химки.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации городского округа Хомутова А.О.

Глава городского округа

В.В. Стрельченко

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в Администрации городского округа Химки Московской области
(утв. постановлением Главы городского округа Химки Московской области
от 6 февраля 2007 г. N 129)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент обращений граждан в Администрацию городского округа Химки Московской области (далее - Регламент) в соответствии с Законом Московской области "Об рассмотрении обращений граждан" устанавливает дополнительные гарантии права граждан на обращение к Губернатору Московской области, в Московскую областную Думу, Правительство Московской области, центральные и территориальные исполнительные органы государственной власти Московской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области и их должностным лицам, а также административную ответственность за нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений граждан. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрацию городского округа Химки Московской области (далее - Администрация).

1.2. В Администрации рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении Администрации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области, нормативно-правовыми актами Администрации.

1.3. Рассмотрение обращений производится Главой городского округа (далее - Глава), заместителями Главы Администрации, руководителями и работниками структурных подразделений Администрации.

1.4. Справочную работу по обращениям ведет отдел по рассмотрению обращений граждан Управления по работе с гражданами и обеспечению документооборота.

1.5. Отдел по рассмотрению обращений граждан регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан и представляет их Главе.

1.6. Все работники Администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.7. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование (на основании Закона Московской области "О рассмотрении обращений граждан" ст. 19), о результатах которого информируется начальник Управления по работе с гражданами и обеспечению документооборота.

1.8. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.9. В Администрации периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел документооборота.

2.2. При приеме и первичной обработке документов в отделе документооборота:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником отдела документооборота, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес Администрации нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

2.3. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в отделе документооборота, второй приобщается к поступившему обращению.

2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемные часы в отделе документооборота. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. На втором экземпляре обращения ставиться отметка о принятии.

2.5. Обращения, поступившие на имя:

- Главы, заместителей Главы Администрации, вскрываются в отделе документооборота;

- работников структурных подразделений Администрации (МУ, МП, Управления, Комитеты и Комиссии), передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел документооборота.

Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю.

2.6. Обращения, поступившие на "горячую" линию Главы, принимаются и учитываются и контролируются в оперативно-контрольном отделе. Снятие с контроля обращений производит отдел документообората.

2.7. После первичной обработки в отделе документооборота все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением (кроме обращений, поступивших на "горячую" линию Главы) передаются под расписку соответствующим сотрудникам.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Поступившие в отдел документооборота обращения сортируются по территориям проживания отправителей, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп Администрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Работники отдела документооборота производят регистрацию обращения с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

3.3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже), его адрес и личная подпись. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просит направить ответ или же ставятся буквы "КЛ" и следующий регистрационный номер. Общее число авторов указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным (с обязательным указанием Ф.И.О, адреса ответственного лица);

- прием обращения от имени заявителя другим лицом, осуществляется по доверенности;

- если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы, Правительства Московской области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "контроль";

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом (производится дублирование номера).

- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. Зарегистрированные обращения передаются в приемную Главы или заместителей Главы для рассмотрения и доклада Главе, а затем, согласно резолюции о рассмотрении, передается исполнителям. Обращения направляются на рассмотрение в соответствии с резолюциями через отдел документооборота.

4.2. Обращения, адресованные заместителям Главы Администрации и не требующие доклада Главе, после регистрации направляются по принадлежности.

4.3. Переадресование зарегистрированных обращений от одного исполнителя к другому осуществляется через отдел документооборота после доклада должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, который имеет право дать новое поручение и определить других исполнителей.

4.4. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Администрации, то обращение в пятидневный срок, после поступления и регистрации, пересылается по подведомственности тому органу или должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов с уведомлением об этом обратившегося гражданина (или же списывается в дело). Обращения, присланные не по принадлежности из других органов, возвращаются в направившую организацию в трехдневный срок.

4.5. Запрещается направлять обращения для рассмотрения тем органам и должностным лицам, решения и действия которых обжалуются.

4.6. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений подписываются заместителем Главы Администрации или начальником Управления по работе с гражданами и обеспечению документооборота.

4.7. На обращения, направленные на исполнение в структурные подразделения, заводится регистрационно-контрольная карточка, на которой исполнитель расписывается в получении.

4.8. Исполнитель получает обращения, после рассмотрения их должностным лицом, в соответствии с резолюцией.

4.9. При наличии в резолюции Главы, заместителей Главы нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Обращение размножается и доводится до всех исполнителей.

5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации

5.1. Поступившие в структурные подразделения Администрации письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, в срок до пятнадцати календарных дней со дня их регистрации в отделе документооборота, если в резолюции не установлен иной срок исполнения. В случае нарушения сроков исполнения обращений, устанавливается и применяется ответственность за нарушение законодательства (статья NN 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 Закона МО N 164/2006-ОЗ от 05.10.2006)

5.2. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций производится безотлагательно.

5.3. Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях Администрации или же пересылаться в порядке ведомственной подчиненности или по подведомственности иному органу, организации, их должностным лицам (МУП ПТО ГХ, Электросвязь, МОБТИ и т.д.) с уведомлением об этом заявителя.

5.4. В резолюциях даются указания по исполнению обращения. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись соответствующего должностного лица, дающего поручение, дата.

5.5. Резолюции оформляются на отдельном бланке, который скрепляется с документом.

5.6. Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители, не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения, обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы; запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц; привлекать переводчиков и экспертов, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место; поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращения за исключением случаев, установленных федеральными законами.

5.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его должностному лицу, давшему ему поручение, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.9. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях исполнитель направляет такие обращения в правоохранительные органы.

5.10. Обращения с просьбами о личном приеме у должностных лиц Администрации передаются в общественную приемную Главы или помощникам заместителей Главы, ведущих запись граждан на прием.

5.11. Обращения без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело руководителями соответствующих структурных подразделений. Обращения, бессмысленные по содержанию, списываются в дело начальником Управления по работе с гражданами и обеспечению документооборота. Обращения без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

5.12. Обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), не регистрируются и ответы, как правило, не даются.

5.13. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено, и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в Администрацию с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальником Управления по работе с гражданами и обеспечению документооборота может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

5.14. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям, что и в обращении находится в производстве суда, или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

5.15. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, о чем уведомляется заявитель.

5.16. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

5.17. В случаях, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц), рассмотрение обращения прекращается.

5.18. В случаях, если в обращении не указана фамилия обратившегося гражданина или почтовый адрес для ответа.

5.19. Обращение, направленное лицом, признанным решением суда недееспособным, может быть оставлено без рассмотрения.

6. Рассмотрение обращений, поступивших на "горячую" линию
Главы городского округа

6.1. Прием обращений, на "горячую" линию Главы городского округа (далее - "горячая" линия), осуществляется на Химкинском телевидении в рабочие дни с 09 до 17 часов.

6.2. После окончания приема, обращения поступают для регистрации в оперативно-контрольный отдел Администрации.

6.3. Зарегистрированные обращения передаются в приемную Главы городского округа, затем, согласно резолюции о рассмотрении через отдел документооборота исполнителям.

7. Продление срока рассмотрения обращений граждан

7.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

7.2. Продление сроков производится по согласованию с должностным лицом, его установившем и давшем поручение о рассмотрении, на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

8. Требования к оформлению ответа

8.1. Ответы на обращения граждан подписывают должностные лица Администрации в пределах своей компетенции.

Ответы об исполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области подписывает Глава.

Ответы на депутатские запросы, на поручения Аппарата Правительства Московской области подписывает должностное лицо, которому направлен запрос или поручено рассмотрение данного вопроса.

8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие конкретные меры приняты по фактам, изложенным в обращении.

8.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель, в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

8.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

8.5. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

8.6. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

8.7. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия, инициалы, подпись исполнителя и номер его служебного телефона.

8.8. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

8.9. Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

8.10. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел документооборота, где проверяется правильность оформления ответа (наличие бланка с приложением двух копий ответа с фамилией, именем и отчеством исполнителя, с указание номера телефона и его подписью, почтовый адрес заявителя), и делается отметка в информационной системе. Специалист отдела вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом и предложить переоформить ответ.

8.11. Отправление ответов без регистрации в отделе документооборота не допускается.

8.12. На копии ответа работник отдела документооборота проставляет номер и дату и подшивает в дело.

8.13. Аналогичный порядок применяется к направляемым в дело справкам о рассмотрении обращений, полученных из МП, МУ, Управлений, Комитетов, Комиссий и территориальных управлений.

8.14. Ответы на письменные обращения граждан, как правило, даются в письменной форме и отправляются по почте. Исполнитель может выдать ответ на руки заявителю в случае соответствующей договоренности под подпись.

Получение ответа на руки представителю заявителя производится при наличии доверенности.

Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает заявителя), о чем на обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и с информацией о лице, его получившем, или прикладывается расписка заявителя.

8.15. Ответ на обращения граждан списывается в дело должностным лицом, в чей адрес поступило обращение или кому было поручено рассмотрение данного обращения.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Личный прием граждан осуществляется:

- Главой, заместителями Главы Администрации в соответствии с графиком, утвержденным распоряжением Главы;

- представителями Главы городского округа и главами территориальных управлений городского округа Химки;

- сотрудниками постоянно действующей Приемной Главы городского округа.

9.2 График приема граждан размещается при входе в приемные. Организация личного приема (предварительная запись) граждан руководителями Администрации осуществляется в общественной приемной в соответствии с графиком работы.

9.3. Во время предварительной записи устанавливается кратность обращения гражданина. При повторных обращениях осуществляется подборка всех материалов. Повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

9.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

9.5. Дата приема, паспортные данные о заявителе, краткое содержание обращения заносятся в журнал (карточку) учета приема.

9.6. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление, либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых вопросов.

9.7. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов, подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействия) которых обжалуются, и одновременно с поручением о рассмотрении обращений принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

9.8. На устные обращения, как правило, дается ответ в устной форме, если изложенные в обращении факты и обстоятельства очевидны, и не требуют дополнительной проверки. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.9. Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения). Необходимость в записи на повторный прием определяется работником отдела приема граждан исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

9.10. В случае необходимости проведения дополнительной проверки обстоятельств, изложенных в устном обращении, устное обращение оформляется справкой должностного лица, к которому поступило обращение, и в дальнейшем, рассматривается в порядке, установленном настоящим Порядком.

9.11. Заявитель уведомляется о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда поступит ответ.

9.12. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные законодательством, а также настоящим Регламентом.

9.13. В Приемной Администрации могут не рассматриваться:

- обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

- обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке;

- обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

- обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законную силу, признаны недееспособными;

- обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц);

- обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

9.14. Контроль исполнения резолюций, данных в ходе личного приема граждан, осуществляет должностное лицо, давшее поручение.

9.15. По итогам квартала для подготовки статистического и аналитического отчетов помощники руководителей Администрации до 25 числа последнего месяца квартала представляют в Приемную сведения о личном приеме граждан соответствующим руководителем.

9.16. На основе поданных сведений ответственный работник Приемной Главы готовит отчет о личном приеме граждан за соответствующий период.

9.17. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

10. Контроль за рассмотрением обращений граждан

10.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения обращений, поручений, зафиксированных в обращениях и резолюций по ним, а также с целью устранения недостатков в работе структурных подразделений Администрации, получения материалов для обзора почты, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

Ответственность за качественное и своевременное рассмотрение обращений и исполнение поручений возлагается на должностных лиц Администрации в соответствии с их компетенцией.

10.2. На "контроль" становятся поручения Губернатора Московской области, Председателя Правительства Московской области, запросы депутатов Госдумы и Мособлдумы, Министерств, Прокуратуры Московской области и Прокуратуры городского округа Химки, поручения Главы.

10.3. Решение о постановке обращений на контроль принимают должностные лица Администрации. На обращениях, взятых на контроль, отдел документооборота проставляет штамп "Контроль", с указанием сроков исполнения.

10.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет отдел документооборота, который периодически направляет в структурные подразделения напоминания об обращениях, срок которых истекает, а отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек. Указанные напоминания передаются в структурные подразделения под расписку.

Отдел документооборота еженедельную справку "О состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Администрации по рассмотрению обращений граждан", результаты которой учитываются при ежемесячном подведении итогов работы в подразделениях.

10.5. Заместителям Главы еженедельно отдел документооборота предоставляет информацию об обращениях, находящихся на рассмотрении в подчиненных им структурных подразделениях и сроках их исполнения.

10.6. Обращение или поручение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, о выполнении предусмотренных в них поручений доложено руководителю или должностному лицу, написавшему резолюцию, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заинтересованным лицам (с правильным оформлением ответа).

10.7. Одновременно ответственным исполнителем выносится предложение о снятии с контроля исполненных обращений или поручения.