Приложение N 1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Мытищи

Приложение N 1

к постановлению Главы

городского поселения Мытищи

Московской области

от 30 мая 2007 г. N 430

Административный регламент рассмотрения обращений граждан
в администрации городского поселения Мытищи

ГАРАНТ:

Вводится в действие с 1 июня 2007 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Мытищи (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации городского поселения Мытищи.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации городского поселения Мытищи осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

- Уставом городского поселения Мытищи;

- Положением о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в органы местного самоуправления городского поселения Мытищи, утвержденным решением Совета депутатов городского поселения Мытищи от 05.10.2006 N 14/2.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Номер решения Совета депутатов городского поселения Мытищи от 05.10.2006 N 14/2 следует читать "N 14/5"

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой городского поселения Мытищи, первым заместителем и заместителями главы администрации городского поселения Мытищи, руководителями и работниками структурных подразделений администрации городского поселения Мытищи.

1.4. В администрации городского поселения Мытищи рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении администрации городского поселения Мытищи в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Московской области.

1.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, личный прием граждан.

II. Требования к порядку исполнения
функции по рассмотрению обращений граждан

2. Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с официальным текстом документа

2.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется непосредственно в структурных подразделениях администрации городского поселения Мытищи:

- с использованием средств телефонной связи и электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.2. Сведения о местонахождении администрации городского поселения Мытищи и ее структурных подразделений, полный почтовый адрес администрации городского поселения Мытищи и ее структурных подразделений, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:

- на Интернет-сайте органов местного самоуправления городского поселения Мытищи (www.mytischi-citi.ru);

- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан в вестибюле первого этажа здания администрации городского поселения Мытищи (далее - Администрация поселения).

2.3. Информация о местонахождении Приемной Администрации городского поселения Мытищи (далее - Приемная Администрации поселения), об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактные телефоны, телефоны для справок сообщаются по телефонам для справок и размещаются:

- на Интернет-сайте органов местного самоуправления городского поселения Мытищи (www.mytischi-citi.ru);

- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан в вестибюле первого этажа здания Администрации поселения и других зданий, где расположены подразделения Администрации поселения;

- на информационном стенде в Приемной Администрации поселения.

2.4. Работники при ответах на телефонные звонки подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

3. Срок исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан.

3.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок функции.

В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен главой городского поселения Мытищи или другим должностным лицом Администрации поселения, наложившим первичную резолюцию, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина.

3.2. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

3.3. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

4. Требования к письменному обращению граждан.

4.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать информацию, кому направляется письменное обращение:

- либо адрес Администрации поселения;

- либо фамилию, имя, отчество главы городского поселения Мытищи или соответствующего должностного лица Администрации поселения.

Также в заявлении должны быть указаны:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;

- изложение сути предложения, заявления или жалобы;

- личная подпись заявителя и дата.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (желательно в заверенных установленном законом порядке копиях).

4.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать информацию, кому направлено обращение:

- наименование Администрации поселения или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано;

- изложение существа обращения;

- фамилию, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон, дату.

5. Условия, сроки и время личного приема граждан в Приемной Администрации поселения.

5.1. Прием граждан в Приемной Администрации поселения ведут глава городского поселения Мытищи, первый заместитель, заместители главы администрации городского поселения Мытищи и руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема. Прием граждан руководителями структурных подразделений в служебных кабинетах проводится в соответствии с их графиком приема.

5.2. Непосредственную организацию личного приема граждан в Приемной Администрации поселения осуществляет работник общего отдела Управления делами Администрации поселения (далее - работник Приемной).

5.3. Руководители ведут прием граждан в соответствии с графиком приема граждан. График приема граждан составляется Управлением делами Администрации поселения и утверждается главой городского поселения Мытищи ежегодно.

Замена руководителей, заявленных в графике приема граждан, допускается в порядке исключения по согласованию с главой городского поселения Мытищи.

5.4. Прием граждан проводится по предварительной записи работниками Приемной. Запись на прием осуществляется два раза в неделю (понедельник и среда с 9.00 до 13.00).

5.5. Личный прием граждан руководителями производится с учетом числа записавшихся на прием с тем расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

5.6. Работники Приемной Администрации поселения помимо организации приема руководителями оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

5.7. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, либо документ, подтверждающий полномочия на представление интересов другого лица.

5.8. Работники Приемной Администрации поселения обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности, крепящимися с помощью зажимов к одежде, либо настольными табличками аналогичного содержания.

6. Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан.

6.1. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-ОЗ".

6.2. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются компьютером с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции.

6.3. При входе в здание, где размещается Приемная Администрации поселения, на видном месте размещается информация о режиме работы Приемной Администрации городского поселения Мытищи.

6.4. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.

7. Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

7.1. Результатом исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

7.2. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

8. Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.

8.1. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося или его личная подпись, или почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.2. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.

8.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

8.4. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

9. Ответственность работников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.

9.1. Работники Администрации поселения, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах (инструкциях).

9.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов.

9.3. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование.

9.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Администрации поселения исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

III. Административные процедуры

10. Последовательность административных действий (процедур).

10.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации поселения;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращения граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан.

11. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

11.1. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Администрацию поселения или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из государственных органов или органов местного самоуправления Мытищинского муниципального района или поселений в его составе для рассмотрения по поручению по вопросам, входящим в компетенцию Администрации поселения.

11.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, поступить по почте, каналам факсимильной связи, электронной почты.

11.3. Письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, присланные по почте, поступают в общий отдел Управления делами Администрации поселения; обращения, непосредственно доставленные гражданами, поступают в канцелярию; телеграммы - в приемную главы городского поселения Мытищи; обращения, поступившие по каналам факсимильной связи, электронной почты, - в отдел информационных ресурсов Управления делами Администрации поселения.

11.4. Работник, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;

- прикладывает впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы или их копии);

- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес Администрации поселения нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- возвращает на почту невскрытыми письма, ошибочно поступившие (не по адресу);

- составляет акт в 2 экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме купюр, изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками;

- составляет акт в 2 экземплярах на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в общем отделе Управления делами Администрации поселения, второй приобщается к поступившему обращению.

11.5. Работник, ответственный за прием документов:.

- получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию поселения.

11.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками канцелярии и общего отдела Управления делами.

Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина, личной подписи и почтового адреса для ответа.

По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

11.7. Обращения, поступившие по каналам факсимильной связи, принимаются и учитываются работниками отдела информационных ресурсов и направляются в общий отдел Управления делами Администрации поселения.

11.8. Обращения, поступившие по официальному адресу электронной почты Администрации поселения, принимаются работниками отдела информационных ресурсов и передаются в общий отдел Управления делами Администрации поселения в электронном виде.

11.9. В общем отделе Управления делами Администрации поселения документы, поступившие по каналам электронной связи, распечатываются, регистрируются и направляются для рассмотрения должностному лицу Администрации поселения для принятия решения.

11.10. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в общий отдел Управления делами Администрации поселения.

11.11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, адресованные главе городского поселения Мытищи, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются в общем отделе Управления делами Администрации поселения и в тот же день передаются ему на рассмотрение.

12. Регистрация и аннотирование поступивших обращений.

12.1. Поступившие в общий отдел Управления делами Администрации поселения обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Optima-Workflow" (далее - САДД "Optima-Workflow").

12.2. Работник, ответственный за регистрацию обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация городского поселения Мытищи" с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке САДД "Optima-Workflow" указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает в регистрационной карточке тип доставки обращения (почтой, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Московской областной Думы, Правительства Московской области и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

12.3. Письма на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в отдел внешних связей Администрации Мытищинского муниципального района (по соглашению). Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Мытищинскую местную организацию Всероссийского общества слепых (по соглашению). Их регистрация производится после поступления перевода.

12.4. Работники общего отдела Управления делами, осуществляющие аннотацию обращений:

- прочитывают обращение, определяют его характер, уясняют поставленные заявителем вопросы;

- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют его с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- заполняют рубрикатор в САДД "Optima-Workflow", составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

- проставляют шифр, соответствующий тематическому классификатору обращений граждан;

- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;

- на поручениях о рассмотрении обращений граждан, поступивших из государственных органов с контрольными сроками исполнения, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляют штамп "Контроль";

- на поручениях, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Губернатора Московской области, - штамп "Особый контроль".

Если в поручении указан срок рассмотрения обращения, на карточке с аннотацией проставляют штамп "Контроль. Срок".

12.5. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в информационной системе САДД "Optima-Workflow" и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

13. Направление обращения на рассмотрение.

13.1. Работники общего отдела Управления делами после регистрации и составления аннотации передают все обращения начальнику общего отдела.

Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

13.2. На рассмотрение главы городского поселения Мытищи направляются обращения граждан:

- затрагивающие вопросы реализации их конституционных прав, свобод, законных интересов, нарушений нормативных правовых актов, о недостатках в работе Администрации поселения;

- имеющие особую значимость для жизнедеятельности городского поселения Мытищи;

- содержащие жалобы на должностных лиц Администрации поселения, руководителей муниципальных унитарных предприятий, учреждений и акционерных обществ, где учредителем является Администрация поселения;

- повторные и коллективные обращения граждан;

- поступившие из государственных организаций с контрольными сроками исполнения;

- с сопроводительными записками депутатов всех уровней;

- с сопроводительными записками главы Мытищинского муниципального района и глав поселений в его составе;

- с приема граждан главы городского поселения Мытищи;

- со встреч главы городского поселения Мытищи с населением;

- с "прямых эфиров" главы городского поселения Мытищи.

13.3. На рассмотрение первого заместителя главы администрации городского поселения Мытищи направляются обращения:

- находящиеся в компетенции первого заместителя главы администрации городского поселения Мытищи;

- с соответствующей резолюцией главы городского поселения Мытищи;

- с приема первого заместителя главы администрации городского поселения Мытищи;

- направленные на имя первого заместителя администрации городского поселения Мытищи.

13.4. На рассмотрение заместителей главы администрации городского поселения Мытищи направляются обращения граждан:

- находящиеся в компетенции заместителей главы администрации городского поселения Мытищи;

- с соответствующей резолюцией главы городского поселения Мытищи, первого заместителя главы администрации городского поселения Мытищи;

- носящие информативный характер.

13.5. Письма граждан не направляются на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются.

13.6. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций, депутатов (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

13.7. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы Приемной Администрации поселения, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.

13.8. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Администрации поселения, обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются соответствующим должностным лицам.

13.9. Работниками общего отдела Управления делами, осуществляющими аннотирование, к обращениям, направляемым на рассмотрение в другие организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, оформляются сопроводительные письма, которые подписываются управляющим делами Администрации поселения, одновременно за той же подписью обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма оформляются на номерных бланках Администрации поселения.

13.10. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в Администрацию поселения подписываются управляющим делами Администрации поселения.

13.11. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается общим отделом Управления делами.

13.12. Обращения, зарегистрированные для исполнения, в структурные подразделения Администрации поселения согласно резолюции передаются через общий отдел Управления делами, а обращения, поставленные главой городского поселения Мытищи на "Особый контроль" и обращения, поступившие из вышестоящих организаций с контрольным сроком исполнения, - под расписку.

Не разрешается передача писем из одного структурного подразделения в другое, минуя общий отдел Управления делами.

13.13. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем в структурные подразделения Администрации поселения.

14. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации поселения.

14.1. Поступившие в структурные подразделения Администрации поселения (далее - подразделения) письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в общем отделе Управления делами, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

14.2. Обращения граждан могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу.

14.3. Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

14.4. В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Срок исполнения обращений, поставленных городским поселением Мытищи на "Особый контроль", исчисляется от даты наложения резолюции, но не должен превышать 30 дней от регистрации обращения.

14.5. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в государственные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

14.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

14.7. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в общий отдел Управления делами Администрации поселения, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

14.8. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 8 данного регламента.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, Управление делами Администрации поселения направляет обращение в правоохранительные органы.

14.9. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях Администрации поселения является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

15. Личный прием граждан.

15.1. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность, либо документа, подтверждающего полномочия на представление интересов другого лица. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, участники Великой Отечественной войны, граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

15.2. Работник Приемной Администрации поселения приглашает прибывшего в Приемную Администрации поселения гражданина на беседу, регистрирует заявителя с использованием САДД "Optima-Workflow", вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Администрацию поселения, содержание устного обращения гражданина.

В случае повторного обращения работник Приемной осуществляет подборку всех имеющихся в общем отделе Управления делами материалов, касающихся данного заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

15.3. Работник Приемной информирует заявителя о порядке разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения. На граждан, записанных на прием к руководителям, оформляется карточка личного приема гражданина на бумажном носителе, составляется краткая аннотация обращения и указанные реквизиты вводятся в базу данных САДД "Optima-Workflow".

15.4. Во время приема работник Приемной вправе направить заявителя в соответствующее подразделение Администрации поселения или в другую организацию, в компетенцию которой входит рассмотрение данного вопроса.

15.5. По просьбе заявителя он может быть записан на прием к главе городского поселения Мытищи или первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации городского поселения Мытищи или руководителям структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, в дни, установленные для них графиком приема граждан.

С графиком приема граждане могут ознакомиться на информационных стендах или по телефону Приемной Администрации поселения.

15.6. Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется сотрудником Приемной исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу. По отдельным вопросам такое решение может принять управляющий делами Администрации поселения.

15.7. Гражданин во время личного приема руководителем имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

16. Прием главы городского поселения Мытищи.

16.1. Запись на прием осуществляется в Приемной Администрации поселения при предоставлении ответа или копии ответа, полученного гражданином от заместителей главы администрации поселения или должностных лиц Администрации поселения, которыми он не удовлетворен.

16.2. Запись на прием к главе городского поселения Мытищи льготной категории граждан по телефону может осуществляться:

- для Героев России, Героев Советского Союза;

- участников ВОВ;

- инвалидов I и II групп.

При этом граждане должны сообщить реквизиты последнего полученного ответа, не удовлетворившего их, за подписью должностного лица Администрации поселения.

16.3. Работники Приемной данные документы направляют в рабочую группу, в состав которой входят начальник правового отдела, управляющий делами, руководители соответствующего структурного подразделения, для оценки поставленных вопросов и подготовки соответствующего заключения.

16.4. Работники Приемной могут пригласить гражданина на предварительное собеседование к управляющему делами Администрации поселения, которое проводится совместно с сотрудниками правового отдела, руководителем соответствующего структурного подразделения.

16.5. На личном приеме главы городского поселения Мытищи по его указанию при необходимости присутствуют: заместитель главы администрации поселения по направлению, управляющий делами, начальник правового отдела, руководитель соответствующего структурного подразделения.

Допускаются подготовка и направление письменного ответа гражданину за подписью главы городского поселения Мытищи или согласно его поручению заместителем главы администрации поселения по соответствующему направлению.

17. Прием первого заместителя и заместителей главы администрации поселения.

17.1. Гражданин при записи на прием к первому заместителю главы администрации городского поселения Мытищи предоставляет ответ или копии ответов, полученные им от должностных лиц Администрации поселения, которыми он не удовлетворен.

17.2. Первый заместитель главы администрации поселения проводит личный прием граждан по вопросам, входящим в его компетенцию, которая определена постановлением главы городского поселения Мытищи.

По его указанию при необходимости на приеме присутствует руководитель соответствующего структурного подразделения.

17.3. Запись граждан на личный прием к заместителям главы администрации поселения и руководителям структурных подразделений производится в Приемной Администрации поселения или у секретаря должностного лица Администрации поселения согласно утвержденному графику приема.

17.4. Руководитель по окончании приема доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

17.5. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

17.6. После завершения личного приема руководителями согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, сотрудники Приемной или секретарь должностного лица осуществляют рассылку документов для исполнения.

17.7. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным руководителями во время личного приема, направляется сотрудниками Приемной руководителю, осуществлявшему прием, для получения отметки "В дело", проставления даты и подписи.

На копиях ответа делается отметка о результатах рассмотрения: "Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано", "Поставлено на дополнительный контроль".

17.8. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет в соответствии с номенклатурой дел, а затем уничтожаются в установленном порядке.

17.9. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения обращения гражданина в структурное подразделение Администрации поселения или другой уполномоченный орган.

18. Постановка обращений граждан на контроль.

18.1. Поступающие в Администрацию поселения обращения граждан ставятся на контроль в общем отделе Управления делами.

На обращениях, направляемых в структурные подразделения, проставляется штамп: "Подлежит возврату вместе с ответом".

18.2. На "Особый контроль" ставятся поручения руководителей на поступившие на рассмотрение обращения граждан из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Губернатора Московской области. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается 15 дней.

18.3. Решение о постановке обращения граждан на "Особый контроль" вправе принять глава городского поселения Мытищи.

18.4. В случае если в ответе, полученном от структурного подразделения Администрации поселения, рассматривавшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

18.5. Обращение может быть возвращено в структурное подразделение Администрации поселения для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

18.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет общий отдел Управления делами Администрации поселения.

В структурное подразделение Администрации поселения направляются напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и о тех, срок рассмотрения которых уже истек.

18.7. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.

19. Продление срока рассмотрения обращений граждан.

19.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения гражданина, в иной государственный орган, должностному лицу или в другую организацию срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Решение о продлении сроков принимает должностное лицо, принявшее первое решение.

19.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку главе городского поселения Мытищи или должностному лицу Администрации поселения с обоснованием необходимости продления срока.

19.3. Глава городского поселения Мытищи или другое должностное лицо на основании служебной записки ответственного исполнителя принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль рассмотрения обращения установлен государственным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

20. Оформление ответа на обращения граждан.

20.1. Ответы на обращения граждан подписываются главой городского поселения Мытищи или должностными лицами в пределах своей компетенции.

Ответы в федеральные органы и органы государственной власти об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывают глава городского поселения Мытищи или по его поручению заместители главы администрации поселения.

Ответы на поручения, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, Губернатора и Правительства Московской области, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан подписывают глава городского поселения Мытищи или его первый заместитель.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу Администрации городского поселения Мытищи, ответ подписывается этим должностным лицом. При необходимости проекты ответов согласовываются с начальником правового отдела Администрации поселения.

20.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

20.3. В ответе в государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

20.4. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят муниципальный правовой акт (например, об оказании материальной помощи). Экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.

20.5. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму, если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

20.6. Ответы заявителям и в государственные органы печатаются на номерных бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации поселения. В левом нижнем углу ответа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

20.7. Подлинники обращений граждан в государственные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

20.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного рассмотрения письменного обращения.

20.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий отдел Управления делами Администрации поселения, где проверяется правильность оформления ответа, и краткое содержание ответа заносится в САДД "Optima-Workflow", делается отметка о результате рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляется дата. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

20.10. На копии ответа в правом нижнем углу делается надпись "В дело". Контроль правильности списания ответа "В дело" осуществляют управляющий делами Администрации поселения и должностное лицо, давшее поручение по рассмотрению обращения.

20.11. После регистрации ответа в САДД "Optima-Workflow" специалист общего отдела производит отправку корреспонденции.

Отправление ответов без регистрации не допускается.

Ответ на письменное обращение регистрируется номером исходящего письма.

Копии ответов направляются исполнителю для формирования архивных дел.

В случае если ответ заявителю регистрируется исходящим номером структурного подразделения, то и отправка производится этим же структурным подразделением, а копия ответа в обязательном порядке направляется в общий отдел Управления делами.

20.12. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.

20.13. Исполнитель при необходимости может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

20.14. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется работником общего отдела Управления делами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации поселения.

21. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения.

21.1. Заявитель имеет право в любое время с момента регистрации обращения знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

21.2. Справочную работу исполнения функции по рассмотрению обращений граждан ведут канцелярия и общий отдел Управления делами Администрации поселения.

21.3. Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются сотрудниками канцелярии и общего отдела Управления делами Администрации поселения. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.

21.4. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

21.5. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный дни - с 9.00 до 15.45.

21.6. Специалист общего отдела по работе с письменными обращениями граждан и организации приема граждан при получении запроса по телефону:

- называет наименование отдела, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свои фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку специалист подготавливает ответ.

21.7. Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

21.8. Управление делами Администрации поселения ежемесячно готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их главе поселения.

21.9. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

22. Порядок и формы контроля исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

22.1. Контроль полноты и качества исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

22.2. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан и принятию решений работниками, осуществляется руководителями структурных подразделений Администрации поселения.

22.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения работниками положений Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Московской области.

Периодичность текущего контроля устанавливается главой городского поселения Мытищи и осуществляется управляющим делами Администрации поселения.

23. Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по обращениям.

23.1. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в установленном законодательством порядке.

Управляющий делами Администрации

городского поселения Мытищи

Н.И. Сапожников