Распоряжение начальника Главного управления архитектуры и градостроительства Московской области от 30 января 2007 г. N 4 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Главном управлении архитектуры и градостроительства Московской области"

В соответствии с Законом Московской области от 08.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" и дальнейшего усовершенствования ведения делопроизводства по обращениям граждан:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Дату Закона Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" следует читать "от 05.10.2006"

1. Утвердить Административный регламент рассмотрения обращений в Главном управлении архитектуры и градостроительства Московской области.

2. Назначить ответственными за работу с обращениями граждан заведующих отделами: Сурова С.В., Кутергину Т.А., Кириенко Ю.П., Власова Ю. П., Рубченкова В.П., Зотову Н.С.

3. Признать утратившим силу распоряжение Главного управления архитектуры и градостроительства Московской области от 09.01.2002 N 1 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Главном управлении архитектуры и градостроительства Московской области".

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя начальника Главного управления Зубахина В.Ф.

Начальник Главархитектуры

А.Е. Фролов

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в Главном управлении
архитектуры и градостроительства Московской области
(утв. распоряжением начальника Главного управления
архитектуры и градостроительства Московской области
от 30 января 2007 г. N 4)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений Российской Федерации" и Законом Московской области от 08.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в Главном управлении архитектуры и градостроительства Московской области (далее - Главархитектура) и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Название Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ следует читать "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Дату Закона Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" следует читать "от 05.10.2006"

1.2. В Главархитектуре Московской области рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении Главархитектуры в соответствии с Положением о Главном управлении архитектуры и градостроительства Московской области, с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится начальником, первым заместителем и заместителями начальника, заведующими и специалистами структурных подразделений Главка. Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет Общий отдел Главархитектуры (далее - Общий отдел).

1.4. Общий отдел регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляют ее руководству Главка и в Правительство Московской области.

1.5. Все сотрудники структурных подразделений, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель Главка.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Общий отдел Главархитектуры Московской области.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в Общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма, сотрудником канцелярии общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес Главархитектуры Московской области нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в Общем отделе. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и почтовый адрес для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.6. Обращения, поступившие на имя начальника Главархитектуры с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и учитываются в Общем отделе.

2.8. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются под расписку в отделы на рассмотрение.

3. Регистрация поступивших обращении

3.1. Поступившие в Общий отдел обращения сортируются по вопросам, поставленным отправителями, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Главное управление архитектуры и градостроительства Московской области". В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. При регистрации:

письму присваивается регистрационный номер;

указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из аппарата Правительства Московской области, Московской областной Думы, и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "контроль". Срок______;

определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. После составления аннотации специалист общего отдела принимает решение о передаче обращения на рассмотрение. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения, независимо от того, на чье имя оно адресовано,

4.2. В случае, если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в орган местного самоуправления.

4.3. В случае, если вопрос находится в ведении Главархитектуры Московской области (в соответствии с утвержденными Положениями о Главном управлением архитектуры и градостроительства Московской области), обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий отдел.

4.4. Обращения, по которым имеется поручение Губернатора Московской области, направляются начальнику Главархитектуры.

4.5. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в вышестоящие организации подписываются начальником или его заместителем.

4.6. На письма, направляемые в структурные подразделения Главархитектуры, распечатываются две учетно-регистрационные карточки по форме, утвержденной руководителем Главка. Один экземпляр карточки помешается в картотеку Общего отдела, второй передается в структурное подразделение вместе с обращением. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующий штамп.

4.7. В структурные подразделения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

4.8. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главархитектуры направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.9. Главархитектура при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления может в случае необходимости запрашивать в указанных органах документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях

5.1. Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в Общем отделе, а письма не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до пятнадцати дней.

5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях или с выездом на место.

5.3. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя.

5.5. В случае, если обращение по мнению исполнителя направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в Общий отдел, указывая при этом подразделение, в которое по его мнению следует направить обращение.

5.6. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется отделом писем. В необходимых случаях отдел писем направляет такие письма в правоохранительные органы.

5.7. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело работниками соответствующих структурных подразделений. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

5.8. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

5.9. В случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

5.10. В случае, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

5.11. Главархитектура дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.12. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Главархитектуры либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Главархитектуру. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5.13. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6. Продление срока рассмотрения обращении граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями структурных подразделений от начальника управления и выше. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители Главархитектуры.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.5. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Главархитектуры.

7.6. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

7.7. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.8. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.9. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в Общий отдел, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в карточке.

7.10. Отправление ответов без регистрации в Общем отделе не допускается.

7.11. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату. указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет главный специалист общего отдела.

7.12. Аналогичный порядок применяется к направляемым в дело справкам о рассмотрении обращений, полученных из областных организаций и органов местного самоуправления.

7.13. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения, возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.14. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Глав архитектуре Московской области".

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

8.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней.

8.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет Общий отдел, который периодически направляет в структурные подразделения напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек. Указанные напоминания передаются в структурные подразделения под расписку.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Организацию личного приема граждан осуществляет Общий отдел.

9.2. Прием граждан ведет руководство Главархитектуры.

9.3. Запись на прием к руководителям осуществляют сотрудники Общего отдела каждый понедельник с 9.00 до 17.00.

9.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. На каждого гражданина, обратившегося на прием к руководителю, заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия должностного лица, ведущего прием. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в Главархитектуру. При повторных обращениях ведущий запись делает подборку всех имеющихся в Общем отделе материалов по предыдущим обращениям и подкалывает их к карточке.

9.5. Ожидающие приема граждане приглашаются на беседу сотрудником Общего отдела. Сотрудник, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает краткую аннотацию просьбы в карточке установленного образца, консультирует посетителя и разъясняет ему порядок разрешения его вопроса.

9.6. Во время приема сотрудник вправе по договоренности направить заявителя на беседу в соответствующее подразделение Главархитектуры.

9.7. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в Общий отдел может быть приглашен (по договоренности) специалист соответствующего подразделения Главархитектуры..

9.8. Во время личного приема руководителями каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление, либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

9.9. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов, подведомственных ему отделов.

9.10. В ходе приема руководитель уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

9.11. После завершения личного приема должностными лицами и согласно их поручениям сотрудники Общего отдела оформляют рассылку документов с приема. Поручения оформляются на специальном бланке, а в случае, если оно написано непосредственно на документе или в карточке, то сотрудник Общего отдела оформляет это поручение в установленном порядке.

9.12. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.13. По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

9.14. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотренные заявления считаются завершенными.

9.15. Устные обращения к руководителям Главархитектуры поступают от граждан во время личного приема. Устные обращения также могут поступать по специально организованным "телефонам доверия", "горячим линиям", во время "прямых эфиров" по радио и телевидению.

9.16. В случае, если обстоятельства, изложенные в устном обращении, требуют дополнительной проверки, устное обращение оформляется справкой должностного лица, к которому поступило обращение, и в дальнейшем рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством для письменных обращений граждан.

9.17. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.18. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Законом.

9.19. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных Главархитектуры, при записи на прием или в ходе приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

9.20. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.