Приложение N 1. Порядок формирования номенклатуры дел Совета депутатов муниципального образования "Городской округ Климовск" Московской области

Приложение N 1
к решению Совета депутатов
городского округа Климовск
Московской области
от 25 сентября 2008 г. N 16/9

Порядок
формирования номенклатуры дел Совета депутатов муниципального
образования "Городской округ Климовск" Московской области

1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Совете депутатов муниципального образования "Городской округ Климовск" Московской области (далее - Совет депутатов), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов, учета дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

Номенклатура дел Совета депутатов составляется подразделением, созданным в системе органов местного самоуправления и уполномоченным обеспечивать документационное сопровождение деятельности Совета депутатов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов. По окончании делопроизводственного (календарного) года заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных за год. Сведения итоговой записи передаются в архив после окончания срока полномочий депутатов Совета депутатов (5 лет).

Номенклатуру дел составляют следующие графы (Приложение N 1 к настоящему Порядку):

- порядковый номер (индекс дел);

- заголовок дела (группы документов);

- количество ед. хр. (указывается по итогам года);

- сроки хранения документов и N статей по перечню;

- примечания.

2. Формирование дел

2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела. При формировании документов необходимо соблюдать следующие основные требования:

2.1.1. помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

2.1.2. помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

2.1.3. помещать приложения вместе с основными документами: группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2.1.4. раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

2.1.5. в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

2.1.6. дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом).

1. Экспертиза ценности документов

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приведена в соответствии с официальным текстом документа

3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов в Совете депутатов проводится постоянно действующей Экспертной комиссией подразделения органов местного самоуправления, уполномоченного обеспечить документационное сопровождение деятельности Совета депутатов:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему хранению.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделении органов местного самоуправления, уполномоченном обеспечить документационное сопровождение деятельности Совета депутатов, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании перечня типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Совета депутатов путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения (Приложение N 5, 6, 7 к настоящему Порядку) и акты о выделении дел к уничтожению (Приложение N 2 к настоящему Порядку).

2. Оформление дел

4.1. Оформление дел - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются при их заведении и по завершению года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится подразделением органов местного самоуправления, уполномоченным обеспечить документационное сопровождение деятельности Совета депутатов, при методической помощи и под контролем специалистов архива. При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием следующих позиций: наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата (период времени, к которому относятся документы дела), срок хранения.

4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (Приложение N 3);

- составление внутренней описи документов дела (Приложение N 4);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекс, заголовок дела, дата (период времени, к которому относятся документы дела), проставление номера тома, количества листов и т.д.). На обложке предусматриваются места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела.

4.3. Дела временного (до лет 10 включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не ставить.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текст документа, простым графическим карандашом.

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "Имеются документы за годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томом (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами.

3. Хранение и использование документов

5.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

4. Составление описей дел

6.1. На завершенные дела постоянного и временного срока хранения, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи. Описи дел составляются подразделением органов местного самоуправления, уполномоченным обеспечить документационное сопровождение деятельности Совета депутатов. Описи составляются не менее чем в четырех экземплярах.

6.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись дела подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п. В конце опись подписывается составителем и утверждается руководителем подразделения.

5. Передача дел в архив

Передача дел в архив производится только по описям с составлением исторической справки. Дела временного срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.