Распоряжение Губернатора Московской области от 27 декабря 2002 г. N 1193-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области"

С изменениями и дополнениями от:

30 июня 2006 г.

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, установления единого порядка ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 января 2003 года.

2. Руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, государственных учреждений Московской области, министру Правительства Московской области - руководителю аппарата Правительства Московской области Пархоменко И.О. обеспечить соблюдение Инструкции работниками исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, аппарата Правительства Московской области.

3. Центральным исполнительным органам государственной власти Московской области, государственным органам Московской области разработать на основе настоящей Инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству в каждом центральном исполнительном органе государственной власти Московской области, государственном органе Московской области и ввести их в действие до 1 июня 2003 года.

4. Управлению по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (Тарасов С.Я.) обеспечить изготовление Инструкции в количестве 1000 экземпляров.

5. Признать утратившими силу с 1 января 2003 г. распоряжения Губернатора Московской области от 29.12.2000 N 1165-РГ "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области", от 23.04.2002 N 313-РГ "Об образовании рабочей группы по подготовке Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области".

Губернатор

Московской области

Б.В. Громов

Инструкция
по делопроизводству в исполнительных
органах государственной власти Московской области,
государственных органах Московской области
(утв. распоряжением Губернатора Московской области
от 27 декабря 2002 г. N 1193-РГ)

С изменениями и дополнениями от:

30 июня 2006 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в аппарате высшего исполнительного органа государственной власти Московской области - Правительства Московской области (далее - Правительство), центральных и территориальных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - государственные органы). Действия Инструкции распространяются также на государственные учреждения Московской области, созданные для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью (далее - государственные учреждения).

1.2. Государственные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, законодательству Московской области и настоящей Инструкции.

1.3. Организационно-методическое, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности Правительства осуществляет аппарат Правительства Московской области (далее - аппарат Правительства).

1.4. Делопроизводство в аппарате Правительства ведется с использованием средств организационной и вычислительной техники, технологий системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД). Программное и информационное обеспечение системы делопроизводства в процессе ее эксплуатации в аппарате Правительства осуществляется Управлением по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области.

1.5. Применение САДД и других автоматизированных технологий в делопроизводстве в аппарате Правительства, государственных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - подразделения аппарата Правительства), государственных органах возлагается на их руководителей.

1.8. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в аппарате Правительства, государственных органах в соответствии с требованиями настоящей Инструкции осуществляет комиссия, создаваемая Губернатором Московской области.

1.9. Методическое руководство службами делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Правительства, государственных органах осуществляется общим отделом аппарата Правительства Московской области (далее - общий отдел). По этим и другим вопросам ведения делопроизводства общий отдел взаимодействует с соответствующими подразделениями аппарата Правительства и государственных органов.

II. Состав управленческих документов Правительства
и государственных органов

Деятельность Правительства, государственных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства, государственных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством, государственными органами, другими органами управления и организациями.

Функции управления в Правительстве, государственных органах реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.1. Нормативные правовые акты

Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Постановления Губернатора Московской области, Правительства Московской области принимаются в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Московской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий (см. главу V Инструкции).

2.2. Распорядительные документы

Распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности аппарата Правительства, государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.

2.2.1. Распоряжение, приказ.

Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, имеют обязательную силу для должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

По вопросам, находящимся в их компетенции, центральные исполнительные органы государственной власти Московской области вправе принимать распоряжения, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.

Приказ принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.

Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности государственных органов.

Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения аппарата Правительства и государственных органов на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовят кадровые службы.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.2.2. Указание.

Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.

Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

2.3. Организационные документы

Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции организации (учреждения), устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о государственных органах, структурных подразделениях, правила, инструкция, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников.

2.3.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции государственного органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Положение об организации (учреждении), структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3.2. Штатное расписание.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав государственного органа с указанием должностных окладов работников.

В штатном расписании указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается руководителем государственного органа.

2.3.3. Должностная инструкция.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

2.4. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

2.4.1. Протокол.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

2.4.2. Служебные письма.

Служебные письма в аппарате Правительства, государственных органах готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства;

- как исполнение поручений Губернатора Московской области и Правительства в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и актов Правительства;

- как ответы на запросы юридических и физических лиц;

- как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

2.4.3. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записка.

Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.4.5. Стенограмма.

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.4.6. План.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

- наименование (содержание) работы или мероприятия;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

2.4.7. Отчет.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

III. Прием, обработка и распределение
поступающих документов

3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

3.1.1. Доставка корреспонденции в адрес Правительства, государственных органов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

3.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Правительство корреспонденции производятся в централизованном порядке отделом служебной корреспонденции аппарата Правительства Московской области (далее - отдел служебной корреспонденции), в государственных органах - службами делопроизводства. В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Правительства, принимается отделом дежурной службы Губернатора Московской области с последующей передачей ее в отдел служебной корреспонденции, в государственных органах корреспонденция принимается ответственными дежурными.

3.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.

Отдел служебной корреспонденции принимает документы, поступающие только для Губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области и его заместителей, подразделений аппарата Правительства, расположенных по адресу: Москва, Старая площадь, д. 6, 8.

3.1.4. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.1.5. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналах (на карточках). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например: 1569 - номер первого документа (по определенному вопросу), второй - по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 1569/1, третий - за N 1569/2 и т.д.

Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу, но через тире. Например: основной N 1569, первый ответ на него будет за N 1569-1, второй - за N 1569-2 и т.д.

3.1.6. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются работниками отдела служебной корреспонденции, служб делопроизводства государственных органов, а затем направляются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

- требующие обязательного рассмотрения членами Правительства, руководителями государственных органов;

- направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

3.1.7. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения членами Правительства, руководителями государственных органов документы возвращаются соответственно в отдел служебной корреспонденции и службы делопроизводства государственных органов для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.

3.1.8. Документы в аппарате Правительства, направляемые отделом служебной корреспонденции на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов передается в отдел служебной корреспонденции подразделением аппарата Правительства, руководителем которого дано поручение.

3.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.

3.1.10. На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату".

В аппарате Правительства ответы на поручения руководства направляются в отдел служебной корреспонденции, в государственных органах - в службы делопроизводства вместе с документом, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).

3.1.11. Поступившие в Правительство документы после первичной обработки и регистрации в отделе служебной корреспонденции передаются в день их поступления Губернатору Московской области, Вице-губернатору Московской области, первым заместителям и заместителям Председателя Правительства Московской области, министрам Правительства Московской области, а также в государственные органы и государственные учреждения Московской области по вопросам, отнесенным к их компетенции. Обращения граждан передаются в Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области (далее - управление по работе с обращениями граждан).

Документы с резолюциями руководителей Правительства направляются отделом служебной корреспонденции на исполнение соответствующим подразделениям аппарата Правительства, государственным органам после введения всех сведений о прохождении документа в компьютерную базу данных.

3.1.12. Доставка корреспонденции в секретариаты Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области осуществляется работниками отдела служебной корреспонденции по установленному графику.

Работники подразделений аппарата Правительства, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в отдел служебной корреспонденции и забирают документы из этого отдела 2 раза в день (в 10.00 и 15.00). О поступивших срочных документах после 15.00 отдел служебной корреспонденции сообщает подразделениям аппарата Правительства по телефону. Отправка пакетов с документами через фельдъегерскую службу осуществляется в 9.00 и 14.00.

В государственных органах доставка и отправка корреспонденции осуществляется по графику, утвержденному руководителем государственного органа.

Документы, направляемые подразделениями аппарата Правительства в отдел служебной корреспонденции, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилию исполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если документ имеет более 1 страницы печатного текста).

При сдаче документов в отдел служебной корреспонденции работники подразделений аппарата Правительства должны в обязательном порядке обращать внимание сотрудников этого отдела на срочные документы.

3.1.13. Подпись должностного лица, списывающего документ в дело, должна быть расшифрована.

Списанные в дело и сданные в отдел служебной корреспонденции документы формируются в дела текущего архива и хранятся 2 года (текущий и предыдущий ему, т.е. 2002 и 2001 гг.).

При необходимости дела выдаются из текущего архива работникам под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.

3.1.14. Поступившие телеграммы принимаются в отделе служебной корреспонденции и службах делопроизводства государственных органов под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностным лицам.

3.2. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

3.2.1. Документы, отправляемые аппаратом Правительства, государственными органами, передаются фельдъегерской, почтовой и электросвязью.

3.2.2. Обработка документов для отправки почтой и фельдсвязью осуществляется отделом служебной корреспонденции аппарата Правительства и службами делопроизводства государственных органов.

3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области и его первым заместителем (приложения N 11, 14, 16, 18, 20, 23-25.)

Документы, оформленные на бланках письма аппарата Правительства (приложение N 26), подписываются заместителями министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, руководителями управлений и самостоятельных отделов аппарата Правительства, на бланках секретариата Губернатора Московской области - заведующим секретариатом Губернатора Московской области, на бланках советника Губернатора Московской области - советниками Губернатора Московской области (приложения N 49-51).

В государственных органах исходящие документы оформляются на бланках государственных органов, утверждаемых руководителями государственных органов, и подписываются соответствующими должностными лицами (приложения N 44-46).

3.2.5. Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела служебной корреспонденции и службами делопроизводства государственных органов правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения N 4, 5).

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

3.2.7. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение N 6).

При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема сто девять" (приложение N 7).

3.3. Организация документооборота

3.3.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по Правительству и в государственных органах с обязательным учетом документов, зарегистрированных в их подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

IV. Организация работы с документами в подразделениях

4.1. Организация и ведение делопроизводства в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах, прием и учет поступивших документов осуществляются службами делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах, подключенных к САДД, ведется в соответствии с технологией этой системы. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК) либо посредством записей в журналах установленной формы (приложения N 2, 3).

4.2. Поступившие документы передаются службами делопроизводства руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение работнику под расписку в используемой учетной форме. При ознакомлении с документом работники проставляют свою подпись на документе либо на специальном листе ознакомления.

Руководители подразделений аппарата Правительства, государственных органов организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.

На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа руководителем подразделения аппарата Правительства, государственного органа проставляется отметка "В дело".

Службы делопроизводства периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов.

4.3. Подготовленный ответ на исполненный документ передается на подпись руководителю подразделения аппарата Правительства, государственного органа вместе с документом. Подписанный руководителем ответ передается вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства, государственного органа вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

4.4. Формирование и ведение дел в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах осуществляются в соответствии с требованиями, изложенными в главе 12 настоящей Инструкции.

4.5. При работе с документами в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения, где работает работник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

- не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение N 8);

- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

V. Подготовка и оформление нормативных правовых
и распорядительных актов, их учет и рассылка

5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных актов

5.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области (далее - нормативные правовые и распорядительные акты) подразделения аппарата Правительства, государственные органы руководствуются порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с Регламентом Правительства Московской области и настоящей Инструкцией.

5.1.2. Проекты нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Московской области, Правительства оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготовляемых типографским способом (приложения N 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 22, 27, 28), протоколы заседаний Правительства оформляются на бланках (приложение N 29).

В государственных органах нормативные правовые и распорядительные акты (распоряжения, приказы) оформляются на бланках, утверждаемых руководителями государственных органов (приложения N 47, 48).

Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

5.1.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых и распорядительных актов являются:

- герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа (должностного лица)";

- наименование органа (должностного лица) - автора документа;

- название вида документа (постановление, распоряжение, приказ);

- дата, регистрационный номер, место принятия документа;

- заголовок;

- текст документа;

- подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

- печать;

- лист согласования.

5.1.5. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.

Датой совместного нормативного правового и распорядительного акта является последняя дата его подписания.

5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных актов

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов необходимо соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "о чем (о ком)?" и располагаются в центральной части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер (например: "...в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области"...).

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом "постановляю", постановлений Правительства Московской области - словами "Правительство Московской области постановляет", после которых ставится двоеточие.

Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается государственный орган или подразделение аппарата Правительства, после названия государственного органа (подразделения) в скобках указываются фамилия и инициалы его руководителя в именительном падеже, например: "Министру финансов Правительства Московской области Кузнецову А.В. ..." или "Министерству финансов Московской области (Кузнецов А.В.)...".

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

- поручения членам Правительства или руководителям государственных органов по осуществлению контроля за исполнением акта;

- сроки исполнения поручений;

- указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина);

- указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;

- указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:

                                                               Приложение

                                     к постановлению (или к распоряжению)

                                           Губернатора Московской области

                                          от ___________ N ______________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте акта записано: "утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

                                                                УТВЕРЖДЕН

                                 (в роде, соответствующем виду документа)

                                               постановлением Губернатора

                                                       Московской области

                                        (или постановлением Правительства

                                                      Московской области)

                                         от ____________ N ______________

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в акте неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция)".

Наименования упоминаемых в акте государственных органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).

5.2.6. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов устанавливаются Регламентом Правительства Московской области.

5.2.7. Согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется путем визирования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому образцу (приложение N 30).

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования".

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у должностного лица, представившего проект, а также в Правовом управлении аппарата Правительства Московской области (далее - правовое управление). Прежний вариант проекта с визами прилагается.

При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).

5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам, организациям и лицам.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующем органе (организации).

На основании полученных письменных ответов от согласующих органов (организаций) исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указываются:

- наименование согласующего органа;

- должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

- дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение N 31).

5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных актов

5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и в электронном виде (дискете) с пояснительной запиской (к проекту постановления Правительства или при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства Московской области (далее - протокольный отдел).

Протокольный отдел передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на подпись в секретариат Губернатора Московской области.

Распоряжения Вице-губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области сдаются в протокольный отдел после их подписания для оформления, тиражирования и рассылки.

5.3.2. Постановление Правительства после доработки представляется исполнителем в правовое управление для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи заседания Правительства. После повторного визирования в правовом управлении постановление Правительства сдается исполнителем в протокольный отдел для передачи на подпись Губернатору Московской области.

5.3.3. Подписанное Губернатором Московской области постановление (распоряжение) возвращается в протокольный отдел для оформления, тиражирования и рассылки.

Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах установленной формы в течение календарного года.

Регистрация постановлений Правительства ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через дробь) номера протокола заседания Правительства. Пример: 41/9, где "41" - порядковый номер постановления, а "9" - номер протокола заседания.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московской области, "РГ" - распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" - распоряжение Вице - губернатора Московской области.

Регистрация распоряжений первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".

Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или более органами, после согласования представляются на подпись и регистрацию в протокольный отдел в количестве экземпляров, равном числу органов, подготовивших документ. Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документов каждого органа, проставляемых в порядке указания авторов в документе (через дробь).

5.3.5. Подписанные документы тиражируются с указанием и согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 3 дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляется по согласованию с исполнителем.

Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и распорядительных актов (при обнаружении редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором документа и с разрешения министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

5.3.6. В протокольном отделе на каждый нормативный правовой и распорядительный акт оформляется кодификационная карточка для формирования информационно-поисковой картотеки.

5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов после их тиражирования и рассылки хранятся в протокольном отделе в течение двух календарных лет, а затем передаются в архив общего отдела.

5.3.8. Оформление и заверение соответствия копии постановления (распоряжения) подлиннику акта осуществляется заведующим протокольным отделом, а в его отсутствие - заместителем заведующего отделом по письменным обращениям на имя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

5.3.9. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Губернатору Московской области, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, Регламентом Правительства Московской области и Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области, утверждаемыми Губернатором Московской области.

5.3.10. В государственных органах договор (соглашение) регистрируется и хранится в службах делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

VI. Контроль исполнения

6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

6.2. Контролю исполнения подлежат принятые нормативные правовые и распорядительные акты, зарегистрированные в делопроизводстве служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.

6.3. Руководители государственных органов, структурных подразделений аппарата Правительства возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения поручений за собой.

6.4. Организация контроля включает:

- распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;

- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;

- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

- проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;

- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения мероприятий.

6.5. Руководитель, на которого возложен контроль, при постановке задачи работнику, осуществляющему непосредственно контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в какие конечные сроки должен быть получен, разъясняет задачи соисполнителей и порядок взаимодействия с ними; отдает указания о порядке запроса у исполнителей (служебной запиской или устно) данных о ходе исполнения контролируемого мероприятия или документа.

6.6. Работники, осуществляющие контроль, заносят сведения о контролируемом мероприятии в электронную таблицу контроля (приложение N 32), контрольную карточку, контрольное дело (далее - контрольная карточка).

Впоследствии в контрольные карточки заносятся сведения о всех разрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросу документах (или их копии).

6.7. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

6.8. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:

- для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочих дней;

- исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, - до 1 месяца.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Московской области от 30 июня 2006 г. N 395-РГ в пункт 6.9 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.9. Контрольный орган в контрольные сроки должен получить документированную или устную информацию о ходе выполнения нормативного правового и распорядительного акта или контролируемого мероприятия.

Документированные данные (письмо, факсограмма, электронная почта) и содержание сведений, полученных устно (по телефону), заносятся в контрольную карточку.

Исполнители поручений Губернатора Московской области через секретариаты или ответственных за контроль должностных лиц еженедельно представляют в секретариат Губернатора Московской области оперативную информацию об исполнении поручений, в том числе по устным докладам Губернатору Московской области, принятым решениям по ним или копии документов с докладами, по которым приняты решения.

6.10. По истечении срока и проведении всех мероприятий контрольный орган докладывает результаты своей работы по контролируемому вопросу вышестоящему руководителю для получения его резолюции - "выполнено, с контроля снять" или "продолжить контроль до устранения недостатков".

6.11. Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительных актов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.

В зависимости от оценки руководителя процесс контроля продолжается или контрольная карточка закрывается и хранится в контрольном органе.

6.12. Доклад о состоянии исполнения документов руководителю осуществляется с установленной им периодичностью - еженедельно или ежемесячно.

При этом по указанию руководителя доклад может быть полным или сокращенным (только по мероприятиям с нарушенными сроками исполнения).

Доклад, как правило, включает:

- докладную записку со сводным анализом состояния исполнения документов в сфере ответственности руководителя с указанием общих причин вскрытых недостатков, тенденций развития исполнения документов и предлагаемых мер по исправлению положения;

- статистический анализ состояния исполнения документов по подразделениям, подчиненным данному руководителю, за отчетный период или нарастающим итогом, обычно с начала года;

- таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения.

6.13. Контроль за выполнением правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных органов государственной власти организуется аналогичным образом.

VII. Рассмотрение обращений граждан и депутатов

7.1. Организация работы с обращениями граждан

7.1.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99 N 76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан.

7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан в аппарате Правительства и государственных органах ведется централизованно и отдельно от других видов документов. В аппарате Правительства организация централизованного учета и делопроизводства по обращениям граждан ведется управлением по работе с обращениями граждан в государственных органах - специальными подразделениями или работниками, назначенными руководителями.

7.1.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в информационной системе в течение суток со дня их получения. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки, копии писем, переданные по факсу.

7.1.4. В соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" работа с обращениями граждан производится в соответствии с утвержденным руководителем государственного органа Порядком рассмотрения обращений граждан. Порядок рассмотрения обращений граждан в Правительстве утверждается Губернатором Московской области. Управление по работе с обращениями граждан в пределах своей компетенции оказывает государственным органам необходимую методическую помощь, а также ведет информационно-справочную и аналитическую работу по обращениям граждан, поступившим в Правительство.

7.2. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов

7.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации (например, депутатов Московской городской Думы) и депутатов Советов депутатов муниципальных образований Московской области, адресованные Губернатору Московской области или членам Правительства Московской области, руководителям государственных органов, по вопросам, связанным с осуществлением депутатской деятельности, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.

7.2.2. Поступившие в Правительство обращения депутатов регистрируются в отделе служебной корреспонденции и в тот же день направляются на рассмотрение:

- обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, адресованные персонально Губернатору Московской области, Вице-губернатору Московской области, первым заместителям Председателя Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области, членам Правительства, - в соответствующие секретариаты или службы делопроизводства;

- адресованные Правительству Московской области - в секретариаты заместителей Председателя Правительства Московской области в соответствии с распределением обязанностей между ними;

- обращения депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов Советов депутатов муниципальных образований Московской области - членам Правительства в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между ними;

- обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, - в управление по работе с обращениями граждан.

7.2.3. Копии обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и копии ответов после их получения на указанные обращения направляются для сведения в Управление по связям с федеральными органами государственной власти аппарата Правительства Московской области.

7.2.4. Если рассмотрение обращения депутата требует получения заключения от государственного органа Московской области, органа местного самоуправления или другой организации, то в его адрес высылается копия, а оригинал обращения остается у исполнителя.

7.3. Особенности рассмотрения парламентских и депутатских запросов

7.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

7.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

7.3.3. В соответствии с Законом Московской области N 1/94-ОЗ "О статусе депутата Московской областной Думы" (с изменениями, внесенными Законами Московской области N 22/95-ОЗ, N 23/95-ОЗ, N 55/97-ОЗ, N 64/97-ОЗ, N 47/2000-ОЗ, N 61/2002-ОЗ) депутат, группа депутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом к Правительству Московской области, руководителям центральных исполнительных органов государственной власти Московской области по вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Должностное лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Московской областной Думы) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной установленный Московской областной Думой срок.

VIII. Подготовка и оформление документов

8.1. Бланки документов

8.1.1. Оформленные документы Правительства, аппарата Правительства, государственных органов должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 33).

Документы оформляются на бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 х 148 мм и 210 х 210 мм).

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

8.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.

Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

8.1.3. Установлены следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

8.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

8.2.1. Бланки документов с воспроизведением герба Московской области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

8.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

8.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления, номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

8.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Правительства и аппарата Правительства, выдача их подразделениям аппарата Правительства, государственным органам возлагается на Управление по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области.

8.2.5. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых бланков Правительства, аппарата Правительства в подразделениях аппарата Правительства обеспечивает общий отдел.

8.2.6. В государственных органах контроль за учетом, использованием, хранением гербовых бланков Правительства и аппарата Правительства, а также гербовых бланков государственных органов возлагается на службы делопроизводства или на работников, назначенных руководителями.

8.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

8.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты: герб Московской области, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

8.3.2. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов.

8.3.3. Наименование организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

8.3.4. При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.

8.3.5. Наименование вида документа.

Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.

8.3.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.

Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок их вступления в силу.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2002 г.) или цифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2002 (при ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "письмо от 12.03.2002 N ...)".

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 08.02.2002.

При обозначении в документах временного периода (план 2001-2005 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...", например: "с 2001 по 2003 гг.", "за период с 15.12.2001 по 31.12.2002", "по состоянию на 15.12.2001". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается ("в марте 2002 года", а не "в марте месяце 2002 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой ("в I квартале 2002 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2002 года".

8.3.7. Регистрационный номер документа.

Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

8.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

8.3.9. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

8.3.10. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа), например:

     СОГЛАСОВАНО

     Министр экономики Правительства

     Московской области

     Личная подпись    И.О. Фамилия

     23 мая 2002 г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Российской академии

     медицинских наук

     от 30.10.2000 N 451-805

или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания координационного

     совета Главного управления региональной

     безопасности Московской области

     от 21.06.2002 N 10

8.3.11. Визы согласования документа.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Начальник правового управления

     Личная подпись       (инициалы, фамилия)

     25.01.2002

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник правового управления

     Личная подпись       (инициалы, фамилия)

     25.01.2002

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

8.3.12. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                Министерство юстиции Российской Федерации

                               Управление систематизации законодательства

или

                                Министерство экономики Московской области

или

                                        Администрация Коломенского района

                                                       Московской области

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например:

                               Управление Президента Российской Федерации

                                          по работе с обращениями граждан

                                        Заместителю начальника Управления

                                                            В.Д. Матвееву

или

                                            Комитет по земельным ресурсам

                                 и землеустройству Наро-Фоминского района

                                        Заместителю председателя Комитета

                                                           В.П. Сергеевой

или

                                       Министерство жилищно-коммунального

                                          хозяйства, топлива и энергетики

                                                       Московской области

                                             Первому заместителю министра

                                                             В.Л. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                   Генеральному директору

                                                          ОАО "Мосэнерго"

                                                            А.Н. Ремезову

или

                                                  Главе Раменского района

                                                              В.Ф. Демину

или

                                                    Командующему войсками

                                              Московского военного округа

                                                       генерал-полковнику

                                                            И.И. Ефремову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

                                         Главам муниципальных образований

                                                       Московской области

или

                                    Председателям комитетов по управлению

                                     имуществом муниципальных образований

                                                       Московской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

     И.П. Сидорову

     ул. Триумфальная, д. 5, кв. 36

     г. Королев, Московская область, 143204

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

Почтовый адрес не проставляется на документах. При направлении документов в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

8.3.13. Утверждение документа.

"Гриф утверждения документа" располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                            Губернатор Московской области

                                                 (подпись)   И.О. Фамилия

                                                           17 мая 2002 г.

или

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                              Первый заместитель министра

                                       Правительства Московской области -

                                      руководителя аппарата Правительства

                                                       Московской области

                                                 (подпись)   И.О. Фамилия

                                                          20 июня 2002 г.

8.3.14. Резолюция.

Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.

Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложение N 34).

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование структурных подразделений, сторонних организаций), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

В.Д. Петрову

П.С. Никитину

Прошу принять срочные меры.

Доложить к 19.01.2002.

Личная подпись

09.01.2002

или

Министерство культуры Московской области

Администрация Лотошинского района

Просьба рассмотреть вопросы,

находящиеся в Вашей компетенции,

и о результатах сообщить заявителям

Личная подпись   (инициалы, фамилия)

09.01.2002

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

8.3.15. Заголовок к тексту.

"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

8.3.16. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы "К" или штампа "КОНТРОЛЬ".

8.3.17. Текст документа.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New RomaN Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.

8.3.18. Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

            2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172

            и приложение к нему, всего на 7 л.

В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                           Приложение N 2

                                            к постановлению Правительства

                                                       Московской области

                                                    от 22.03.2001 N 93/12

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

     Приложение в 3 экз.

или

     Приложение: техническое задание на разработку  системы  "Электронная

почта" в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.

8.3.19. Подпись документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Начальник Управления

по связи и информатизации (подпись)      П.В. Сергеев

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления      (подпись)      А.Т. Бычков

Главный бухгалтер      (подпись)      Е.Д. Брынкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии      (подпись)            Н.В. Куликов

Члены комиссии             (подпись)            К.М. Артемьева

                           (подпись)            С.П. Матвеев

                           (подпись)            В.А. Филатов

8.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

8.3.21. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Подпись    (инициалы, фамилия)

Верно

Заместитель

заведующего отделом кадров   (подпись)   И.О. Фамилия

23.10.2001

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.

8.3.22. Отметка об исполнителе.

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Лебедев

975-41-51

8.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Материалы отправлены

факсом 26.02.2002

N 03-15/131.

В дело.   (подпись)    (инициалы, фамилия)

27.02.2002

или

Издан приказ от 28.10.98 N 120

"О создании экспертной комиссии".

В дело N 01-46.

Подпись     (инициалы, фамилия)

29.01.2002

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

8.3.24. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, в поле которого указываются порядковый номер и дата поступления документа.

IX. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи.
Электронная почта

9.1. Факсимильная связь

9.1.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

9.1.2. В аппарате Правительства официальные номера факсов установлены в Управлении по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области.

9.1.3. При приеме и передаче по телефаксам служебной информации работники, назначенные ответственными за этот участок работы в аппарате Правительства, государственных органах, руководствуются следующим порядком:

- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы (приложение N 35) без проставления штампа регистрации;

- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело;

- поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 36) без проставления регистрационного штампа, вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

9.1.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях аппарата Правительства, государственных органах, возлагается на руководителей подразделений аппарата Правительства и государственных органов.

9.2. Электронная почта

9.2.1. Электронная почта (далее именуется "ЭП") используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники. ЭП используется как внутри одной организации, так и между различными государственными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

9.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.

9.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на сервере. ЭП - "почтовый ящик", в который помещаются электронные сообщения для этого абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

9.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщении на свой компьютер.

9.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП в аппарате Правительства обеспечивает Управление по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области, в государственных органах - работники, назначенные руководителями.

9.2.6. Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющими адреса ЭП, используется официальный конкретный адрес электронной почты.

Х. Изготовление документов на бумажных и электронных
носителях, копировально-множительные работы.
Стенографирование. Звукозапись мероприятий

10.1. Изготовление документов на бумажных и электронных носителях

10.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных и электронных носителях в аппарате Правительства производится общим отделом, в государственных органах - соответствующими подразделениями с соблюдением установленных правил.

Для изготовления принимаются только служебные материалы. Подготовка документов под диктовку не допускается.

Изготовление документов производится в порядке поступления материалов, срочные материалы оформляются вне очереди.

10.1.2. Представляемые рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, не принимаются.

10.1.3. Рукопись для изготовления документа сдается вместе с подписанным бланком заказа установленной формы.

Сданные материалы учитываются в журнале учета выполненных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя и название документа.

10.1.4. Оформление документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на их лицевой стороне красками насыщенного цвета. При изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

10.1.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

10.1.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

10.1.7. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

10.1.8. Наименование вида документа, а также слова "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" печатаются прописными буквами.

Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных.

10.1.9. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

10.1.10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

10.1.11. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

10.2. Копировально-множительные работы

10.2.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование, макетирование и др.) осуществляются в аппарате Правительства Управлением по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области, в государственных органах - соответствующими службами. Копирование документов в небольших тиражах может производиться в подразделениях, где установлены копировальные аппараты.

Снятие копий и тиражирование производятся только со служебных документов. Ограниченно допускается снятие копий с документов, изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).

10.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в подразделениях, несут должностные лица, в ведении которых они находятся. Все работники, допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ на копировально-множительной технике.

10.2.3. Работа по снятию копий документов, тиражирование в аппарате Правительства, в государственных органах должны производиться на основании заполненного бланка заказа на производство работ, подписанного руководителем подразделения или его заместителем.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

10.2.4. Учет произведенных работ ведется на основании заполненных бланков заказов, которые хранятся в течение года.

Не допускаются необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях, определяются руководителями подразделений. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

10.2.5. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка.

10.3. Стенографирование

10.3.1. Стенографирование мероприятий Правительства, аппарата Правительства выполняется общим отделом и осуществляется по предварительным заявкам руководителей соответствующих подразделений (приложение N 52). Заявки представляются в общий отдел за 3 дня до проведения мероприятия. В государственных органах стенографирование проводимых мероприятий обеспечивается службами делопроизводства или другими службами, определенными руководителями.

10.3.2. Стенографирование производится в специальных учитываемых тетрадях. Стенографические тетради уничтожаются спустя полгода после их заполнения.

При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения работ на бумажных и электронных носителях.

Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача писем, таблиц и другой информации по телефону.

10.3.3. Стенограммы заседаний Правительства, областных собраний, оперативных совещаний, проводимых в Правительстве, печатаются в двух экземплярах, учитываются в журнале регистрации стенографических работ и направляются на хранение в протокольный отдел как приложения к протоколам.

Стенограммы других мероприятий также учитываются в журнале и передаются ответственным работникам подразделений аппарата Правительства, государственных органов под расписку.

10.4. Звукозапись мероприятий

10.4.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, осуществляется Управлением по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (отделом связи) на основании предварительных заявок или служебных записок руководителей подразделений. В государственных органах при необходимости также осуществляется звукозапись проводимых мероприятий.

Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитную ленту (аудиокассету) и выполняется в архивном и диктофонном варианте. Звукозапись некоторых мероприятий производится только в диктофонном варианте.

Расшифровка и распечатка диктофонной звукозаписи мероприятий осуществляются после их завершения.

10.4.2. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограммы, размагничиваются сразу после ее подготовки.

10.4.3. Архивная звукозапись производится на магнитную ленту, которая имеет свой порядковый номер. Перед началом или сразу после окончания мероприятия лента регистрируется в специальном журнале, где указываются название мероприятия, место проведения, время начала и окончания, скорость записи, порядковый номер ленты, фамилия работника, ответственного за звукозапись.

10.4.4. В необходимых случаях по служебной записке организаторов проводимых мероприятий осуществляется прослушивание или перезапись архивной звукозаписи.

Архивная магнитофонная лента проводимых мероприятий хранится отдельно в соответствии со своими порядковыми номерами. Размагничивание архивных звукозаписей производится, как правило, по истечении 1 месяца со дня проводимого мероприятия.

ХI. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов

11.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

11.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм.

11.3. В Правительстве Московской области, государственных органах используются круглые гербовые и негербовые печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

11.4. Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях регламентируется Законом Московской области N 9/99-ОЗ "О гербе и флаге Московской области" (с изменениями, внесенными Законами Московской области N 58/99-ОЗ, 6/2001-ОЗ).

11.5. Любое изображение на печатях и штампах святого Георгия Победоносца, поражающего копьем Змия, не соответствующее описанию герба Московской области, является искаженным изображением герба Московской области.

11.6. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Правительства, государственных органов, производится с разрешения их руководителей.

11.7. В Правительстве имеются одна большая, одна малая гербовые мастичные печати и одна металлическая гербовая печать, в государственных органах одна гербовая мастичная печать.

11.8. Подлинность подписей должностных лиц на документах Правительства удостоверяется большой гербовой печатью, на наградных документах - малой гербовой печатью Правительства, на документах государственного органа - гербовой печатью государственного органа.

11.9. Подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверениях членов Правительства Московской области и подписи министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области на удостоверениях работников аппарата Правительства заверяются оттиском металлической гербовой печати.

11.10. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в приложении N 37.

11.11. Аппарат Правительства, государственные органы при необходимости в установленном порядке имеют право изготовлять простые круглые мастичные печати (без изображения герба Московской области), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

11.12. Рассылаемые копии постановлений Правительства, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области заверяются печатью "Аппарат Правительства Московской области. Протокольный отдел".

11.13. На документах по личному составу аппарата Правительства, доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется печать "Аппарат Правительства Московской области. Отдел кадров".

11.14. На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать "Для пакетов".

11.15. Для обеспечения оперативной доставки документов используются штампы "Весьма срочно" ("В. срочно"), "Срочно", "Вручить немедленно".

11.16. Оказание методической помощи, согласование образцов печатей и штампов подразделений аппарата Правительства, государственных органов осуществляются общим отделом.

11.17. В аппарате Правительства размещает и исполняет заказ по изготовлению печатей и штампов Управление по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области.

11.18. Все печати и штампы регистрируются в общем отделе и выдаются подразделениям аппарата Правительства под расписку в журнале.

11.19. В подразделениях аппарата Правительства, государственных органах печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

11.20. Контроль за правильностью учета печатей и штампов в аппарате Правительства осуществляет общий отдел, в государственных органах - должностные лица, назначенные руководителями.

11.21. Об утере печати или штампа в подразделениях аппарата Правительства незамедлительно ставятся в известность заведующий общим отделом, в государственных органах - их руководители.

11.22. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел, службы делопроизводства государственных органов, где они уничтожаются по акту в установленном порядке.

11.23. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений аппарата Правительства, в государственных органах - на их руководителей.

ХII. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.
Порядок передачи дел в архив

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в Правительстве, государственных органах, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел Правительства Московской области (приложение N 38) составляется общим отделом на основе номенклатур дел подразделений аппарата Правительства при методической помощи Центрального государственного архива Московской области. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел общего отдела, второй - используется в качестве рабочего, третий - в архиве общего отдела, четвертый - в Центральном государственном архиве Московской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Названиями разделов номенклатуры дел Правительства, государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и ведомственными архивами.

12.1.2. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

12.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, нормативные правовые и распорядительные акты Правительства, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

12.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.1.5. Утвержденная номенклатура дел Правительства, государственного органа хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области не реже чем раз в 5 лет.

12.2. Формирование дел

12.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в аппарате Правительства формируются децентрализованно, т.е. в подразделениях аппарата Правительства, в государственных органах - по распоряжению их руководителей.

Формированием дел в подразделениях аппарата Правительства занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется общим отделом.

12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

12.3. Экспертиза ценности документов

12.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Правительства создается постоянно действующая экспертная комиссия аппарата Правительства (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, разработанным на основании типового положения, утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по делам архивов Московской области и утвержденным министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области.

В государственных органах также создаются экспертные комиссии, утверждаемые распорядительными документами государственного органа.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

12.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (раздел 12.5) и акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 39).

12.4. Оформление дел

12.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.

12.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (приложение N 40);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 41);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.

12.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись "имеются документы за ____ годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

12.5. Составление описей дел

12.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения N 42, 43). На дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются. Описи дел в подразделениях аппарата Правительства, в государственных органах составляются работником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит ведомственный архив и по которой передаются дела в Центральный государственный архив Московской области.

12.5.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается ведомственным архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.

12.5.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения и передается в архив.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела, правильность нумерации листов дела, наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела.

В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.

12.6. Хранение и использование документов архива

12.6.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Руководители подразделений аппарата Правительства и государственных органов обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

12.6.2. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

12.6.3. Архивы аппарата Правительства, государственных органов могут выдавать работникам для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.

12.7. Передача дел в архив и использование документов архива

12.7.1. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в аппарате Правительства, государственных органах образуются ведомственные архивы. Деятельность архивов регламентирована Законом Московской области "Об архивном фонде Московской области и архивах" и Основными правилами работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2002).

12.7.2. В архив передаются дела по утвержденному графику постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Дела со сроком хранения до 3 лет в архив не передаются.

12.7.3. Прием каждого дела в архиве производится по описям (приложения N 42, 43) в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы - картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

В случае ликвидации (реорганизации) государственного органа при отсутствии правопреемника документы передаются на государственное хранение в архивные учреждения Московской области по принадлежности.

Порядок эвакуации документов в аппарате Правительства, государственных органах при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями аппарата Правительства, государственных органов, государственных учреждений Московской области.

Приложение N 1
к п. 3.1.5 Инструкции

Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и другие издания.

2. Документы на иностранных языках без перевода.

3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки.

6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

7. Документы без подписей.

Приложение N 2
к п. 4.1 Инструкции

                                  Журнал

                        учета входящих документов

Вх. N  (индекс) и дата документа	Корреспондент, дата и номер (индекс) поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении

                                                    (формат А3)

Приложение N 3
к п. 4.1 Инструкции

                                  Журнал

                        учета исходящих документов

N  (индекс) и дата документа	Кому направлен (адресат)	Краткое содержание	Отметка об исполнении, N дела, в которое подшита копия

(формат А3)

Приложение N 4
к п. 3.2.6 Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                                Телеграмма

                                          Кому

                                          (должность, инициалы, фамилия)

                                          Адрес

                                          (с указанием почтового индекса)

     Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Губернатор

Московской области                                            Б.В. Громов

------------------------------------------------------------------

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"___" ________ 2002 г.

Исп.: _________

Тел.: _________

Приложение N 5
к п. 3.2.6 Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                       Правительственная телеграмма

                                          Кому

                                          (должность, инициалы, фамилия)

                                          Адрес

                                          (с указанием почтового индекса)

     Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Губернатор

Московской области                                            Б.В. Громов

------------------------------------------------------------------

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"___" ________ 2002 г.

Исп.: _________

Тел.: _________

Приложение N 6
к п. 3.2.7 Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                                Телеграмма

                                                                По списку

     Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Губернатор

Московской области                                            Б.В. Громов

------------------------------------------------------------------

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"___" ________ 2002 г.

Исп.: _________

Тел.: _________

   Расчет рассылки к исх. ________________ от ____________________

N п/п	Кому	Адрес
1	Президенту Республики Бурятии (фамилия, имя, отчество)	670001, г. Улан-Удэ, ул. Сухэ-Батора, д. 9
2	Губернатору Кемеровской области (фамилия, имя, отчество)	650099, г. Кемерово, проспект Советский, д. 62
3	Главе администрации Алтайского края (фамилия, имя, отчество)	656035, г. Барнаул, проспект Ленина, д. 59

Наименование должности

исполнителя                                     ____________ И.О. Фамилия

                                                 (подпись)

"___" __________ 200_ г.

Приложение N 7
к п. 3.2.7 Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                                Телеграмма

                              Схема сто девять

                                                     Главе муниципального

                                                              образования

     Текст телеграммы ___________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Губернатор

Московской области                                            Б.В. Громов

------------------------------------------------------------------

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"___" ________ 2002 года

Приложение N 8
к п. 4.5 Инструкции

                 Лист-расписка о выдаче документа из дела

N, дата документа	Дата выдачи и кому выдан документ (подпись, расшифровка подписи)	Дата возврата (до какого числа выдан документ)	Ф.И.О. и должность сотрудника, выдавшего документ

                                                              (формат А5)

Приложение N 9
к Инструкции

Перечень
бланков, используемых при подготовке и оформлении нормативных правовых
и распорядительных актов, служебных документов (писем)

1. Постановление Правительства Московской области.

2. Письмо Правительства Московской области.

3. Постановление Губернатора Московской области.

4. Распоряжение Губернатора Московской области.

5. Письмо Губернатора Московской области.

6. Распоряжение Вице-губернатора Московской области.

7. Письмо Вице-губернатора Московской области.

8. Распоряжение первого заместителя Председателя Правительства Московской области.

9. Письмо первого заместителя Председателя Правительства Московской области.

10. Распоряжение заместителя Председателя Правительства Московской области.

11. Письмо заместителя Председателя Правительства Московской области.

12. Распоряжение министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

13. Приказ министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

14. Письмо министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

15. Письмо министра Правительства Московской области.

16. Приказ министра Правительства Московской области.

17. Распоряжение центрального исполнительного органа государственной власти Московской области (министерства, комитета, главного управления).

18. Письмо центрального исполнительного органа государственной власти Московской области (министерства, комитета, главного управления).

19. Письмо первого заместителя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

20. Письмо аппарата Правительства Московской области.

21. Приказ первого заместителя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

22. Приказ заместителя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

23. Протокол Правительства Московской области.

24. Письмо секретариата Губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области.

25. Письмо советника Губернатора Московской области.

Приложение N 10
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                          Правительство

                       Московской области

                          Постановление

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 11
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                 Правительство Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/---                    ---\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 12
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                            Губернатор

                        Московской области

                          Постановление

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 13
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                            Губернатор

                        Московской области

                           Распоряжение

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 14
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                            Губернатор

                        Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/---                    ---\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 15
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                         Вице-губернатор

                       Московской области

                           Распоряжение

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 16
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                         Вице-губернатор

                        Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/---                    ---\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте документа допущена опечатка. Вместо слов "к п. 5.2.1 Инструкции" следует читать "к п. 5.1.2 Инструкции"

Приложение N 17
к п. 5.2.1 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                 Первый заместитель Председателя

                 Правительства Московской области

                           Распоряжение

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 18
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                 Первый заместитель Председателя

                 Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/---                    ---\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 19
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                     Заместитель Председателя

                 Правительства Московской области

                           Распоряжение

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 20
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                          Заместитель Председателя

                     Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/----                  ----\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 21
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

            Министр Правительства Московской области -

               Руководитель аппарата Правительства

                        Московской области

                           Распоряжение

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 22
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

            Министр Правительства Московской области -

               Руководитель аппарата Правительства

                        Московской области

                              Приказ

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 23
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

            Министр Правительства Московской области -

               Руководитель аппарата Правительства

                        Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/--                      --\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 24
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                             Министр

                 Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/---                    ---\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 25
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                   Первый заместитель министра

                Правительства Московской области -

               руководителя аппарата Правительства

                        Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/--                      --\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 26
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                             Аппарат

                 Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-67-09, факс 928-98-12

------------------------------------------------------------------

______________ N ___________

На N _________ от __________

/--                      --\

|                          |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 27
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                   Первый заместитель министра

                Правительства Московской области -

               руководителя аппарата Правительства

                        Московской области

                              Приказ

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 28
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                Заместитель министра Правительства

            Московской области - руководителя аппарата

                 Правительства Московской области

                              Приказ

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 29
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\  Утвержден

                           |   Герб   |  распоряжением Губернатора

                           |Московской|  Московской области

                           | области  |  от 06.10.2000 N 954-РГ

                           \----------/

                 Правительство Московской области

                             Протокол

                    ___________ N ___________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 30
к п. 5.2.7 Инструкции

                        Образец листа согласования

     Проект представил:

     Должность руководителя

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Проект согласовали:

     Вице-губернатор Московской области

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Первые заместители Председателя

     Правительства Московской области

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Заместитель Председателя

     Правительства Московской области

     (в соответствии с распределением

     обязанностей)

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Министр Правительства Московской

     области - руководитель аппарата

     Правительства Московской области

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Министры Правительства Московской

     области (в соответствии

     с распределением обязанностей)

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Правовое управление аппарата

     Правительства Московской области

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Руководители центральных

     и территориальных исполнительных

     органов государственной власти,

     Московской области, государственных

     органов и государственных учреждений

     Московской области и других

     организаций (по определению Правового

     управления аппарата Правительства

     Московской области)

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Исполнитель:

     Должность

     Подпись, дата                          (инициалы, фамилия)

     Телефон

     Примечание. При   наличии   большого   числа  согласующих   органов,

организаций и лиц лист согласования  может  быть  продолжен и оформляется

на втором листе без указания  граф  "Проект  представлен" и "Исполнитель"

либо составляется дополнительный  лист  согласования  согласно приложению

N 31 к ст. 5.2.8 Инструкции.

Приложение N 31
к п. 5.2.8 Инструкции

                     Дополнительный лист согласования

         ________________________________________________________

                          (заголовок документа)

Название органа (министерство, комитет, главное управление и т.д.)	Должность, инициалы, фамилия руководителя, с которым согласован документ	Дата согласования, номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование
Например:
Управление Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Московской области	Руководитель Управления (инициалы, фамилия)	Письмо от 20.12.2000 N 105 (без замечаний) или Письмо от 20.12.2000 N 105 (с замечаниями) Замечания учтены или Письмо от 20.12.2000 N 105 (с замечаниями) Замечания не учтены

Исполнитель:

Название должности       (подпись)        И.О. Фамилия

                                    Дата

Приложение N 32
к п. 6.6 Инструкции

                  Таблица контроля исполнения поручений

N  п/п	Кому дано поручение	Срок исполн.	Содерж. поручен.	Состояние исполнения	Исп.	Исп. с опозд.	Срок не истек	Снято с исп.	Не исп. в срок	Заключение руководства (предложения по контролю)
					Для автоматизированного учета

Приложение N 33
к п. 8.1.1 Инструкции

| | - 1,8 см - не менее 1 см 2,5 см | | | Герб 2,2 см Московской | области Правительство Московской области 103070, Москва, Старая пл., 6 тел. 206-67-09, факс 928-98-12 ------------------------------------------------------------ ____________ N _________ /---- ----\ На N _______ от ________ | Адресат | - 8,0 см - Отметка /---- ----\ о | Заголовок | контроле к тексту - 7,5 см - от 2,5 см от 1,25 см -- -- -- -- до 3,0 см до 2,25 см Текст документа Отметка о наличии приложения Подпись Отметка об исполнителе | Отметка об исполнении документа | 1,5 см и направлении его в дело не менее | 2 см | | 1 см |

Приложение N 34
к п. 8.3.14 Инструкции

/----------\ | Герб | |Московской| | области | \----------/ Секретариат заместителя Председателя Правительства Московской области Заведующий секретариатом "___" _________ 2002 г. к N _____________

                       Бланк для поручений

                           (формат А6)

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 35
к п. 9.1.3 Инструкции

                                   Журнал

                   учета отправляемой служебной информации

                        средствами факсимильной связи

N  п/п	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, город	Количество листов	Дата и время поступления материала	Роспись сотрудника, сдавшего материал	Кто и когда принял переданную информацию		Отметка о возврате материала
						Дата и время	Ф.И.О.

Приложение N 36
к п. 9.1.3 Инструкции

                                  Журнал

                        учета принятых факсограмм

N  п/п

Адрес корреспондента, его фамилия, телефон

Дата и время

Количество листов

Наименование документа

Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя

Роспись получателя

Приложение N 37
к п. 11.10 Инструкции

Примерный перечень документов, на которые ставится
гербовая печать

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы).

3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).

4. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и др.).

5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

6. Командировочные удостоверения.

7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

9. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные-сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

10. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

11. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

12. Смета расходов (на содержание аппарата Правительства Московской области, государственного органа).

13. Соглашения, договоры, подписанные Губернатором Московской области от имени Правительства Московской области, руководителями государственных органов.

14. Постановления, распоряжения, подписанные Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, министрами Правительства Московской области.

15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).

16. Удостоверения работников.

17. Штатное расписание аппарата Правительства, государственных органов.

Приложение N 38
к п. 12.1.1 Инструкции

Правительство                  УТВЕРЖДАЮ

Московской области

Номенклатура дел               Наименование должности

________ N _________           руководителя

На _____________ год

                               ___________

                                (подпись)   (расшифровка подписи)

                               ___________

                                 (дата)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Заведующий общим отделом  (подпись)    Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО                           СОГЛАСОВАНО

Экспертная комиссия аппарата       ЭПК Управления по делам архивов

Правительства Московской области   Московской области

Протокол от _________N_______      Протокол от ________N__________

Итоговая запись  о  категориях  и   количестве   дел,   заведенных

в ______ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 5 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Итоговые сведения переданы в архив

Заведующий общим отделом    (подпись)        (инициалы, фамилия)

_____________

   (дата)

Приложение N 39
к п. 12.3.3 Инструкции

Наименование организации

                                                                Утверждаю

                                                   Наименование должности

                                                             руководителя

                                       ____________ (расшифровка подписи)

                                        (подпись)

                                                              ___________

                                                                 (дата)

                             Акт N _________

                      ______________________________

                           (место составления)

                  О выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

     На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся

в деятельности  организаций,  с  указанием  сроков  хранения  отобраны  к

уничтожению как  не  имеющие  научноисторической  ценности  и  утратившие

практическое значение документы согласно номенклатуре дел _______________

_________________________________________________________________________

N  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за _____ год	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части и номера статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого ____________________________ дел за _________________ год

     Описи дел  постоянного  хранения  за  ________________________  годы

утверждены, по личному составу  согласованы  с  ЭПК  ЦГАМО  (протокол  от

____________________ N _________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                   Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Одобрено

Протокол ЭК

от _______ N _________

Председатель комиссии

__________________________

__________________________         ___________    _______________________

      (должность)                   (подпись)      (расшифровка подписи)

Члены комиссии

__________________________

__________________________         ___________    _______________________

      (должность)                   (подпись)      (расшифровка подписи)

Документы измельчены и уничтожены

__________________________

__________________________         ___________    _______________________

      (должность)                   (подпись)      (расшифровка подписи)

________________

    (дата)

Приложение N 40
к п. 12.4.2 Инструкции

                     Лист-заверитель дела N ________

     В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листа(ов)

                                       (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ______________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

             /--------------------------------------\

             |Особенности  физического|Номера листов|

             |состояния и формирования|             |

             |------------------------+-------------|

             |            1           |      2      |

             \--------------------------------------/

___________________________    _____________     ________________________

  Наименование должности          подпись          расшифровка подписи

  лица, составившего                               (инициалы, фамилия)

  заверительную надпись

_______________

    (дата)

Приложение N 41
к п. 12.4.2 Инструкции

                             Внутренняя опись

                     документов дела N ______________

N  п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого _________________________________________________ документов

                          (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _______________________________

                                             (цифрами и прописью)

___________________________    _____________     ________________________

Наименование должности            подпись           расшифровка подписи

лица, составившего                                  (инициалы, фамилия)

внутреннюю опись документов

дела

_______________

    (дата)

Приложение N 42
к п. 12.5.1 Инструкции

                                                                Утверждаю

_____________________________  Наименование должности

(название структурного         руководителя структурного

 подразделения)                подразделения

                               ___________ (расшифровка подписи)

                                (подпись)

                               ___________

                                 (дата)

                                Опись N 1

                         дел постоянного хранения

                             за _________ год

N  п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено ___________________________________________

                                  (цифрами и прописью)

дел  с N _________________ по N _____________________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности   (подпись)     Расшифровка подписи

составителя описи

____________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО

Заведующий общим отделом

___________ Расшифровка подписи

 (подпись)

___________

  (дата)

Передал _________________________ дел и __________________________

          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных форм к документам

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения  (подпись)   Расшифровка подписи

___________

  (дата)

Принял __________________________ дел и __________________________

          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных форм к документам

Наименование должности

работника, ответственного

за архив                      (подпись)   Расшифровка подписи

___________

  (дата)

Приложение N 43
к п. 12.5.1 Инструкции

                                                                Утверждаю

______________________________

    (название структурного     Наименование должности

        подразделения)         руководителя структурного

                               подразделения

                               ___________ (расшифровка подписи)

                                (подпись)

                               ___________

                                 (дата)

                                Опись N 1

                          дел по личному составу

                          (временного хранения)

                              за _______ год

N  п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено ___________________________________________

                                  (цифрами и прописью)

дел с N __________________ по N _____________________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи          (подпись)     Расшифровка подписи

____________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО

Заведующий общим отделом

___________ Расшифровка подписи

 (подпись)

___________

  (дата)

Передал _________________________ дел и __________________________

          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных форм к документам

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения              (подпись)     Расшифровка подписи

___________

  (дата)

Принял __________________________ дел и __________________________

          (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных форм к документам

Наименование должности

работника, ответственного

за архив                    (подпись)    Расшифровка подписи

___________

  (дата)

Приложение N 44
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\

                           |   Герб   |

                           |Московской|

                           | области  |

                           \----------/

               Министерство имущественных отношений

                        Московской области

113162, Москва, ул Лестева, 18      тал. 954-39-83, факс 954-52-60

------------------------------------------------------------------

_____________ N ________________

На N _________ от ______________

/--                          --\

|                              |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 45
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\

                           |   Герб   |

                           |Московской|

                           | области  |

                           \----------/

                 Комитет по поддержке и развитию

                    малого предпринимательства

                        Московской области

129090, Москва, Астраханский пер., 8           тел./факс 280-17-37

------------------------------------------------------------------

_____________ N ________________

На N _________ от ______________

/--                          --\

|                              |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 46
к п. 3.2.4 Инструкции

                           /----------\

                           |   Герб   |

                           |Московской|

                           | области  |

                           \----------/

                        Министр транспорта

                 Правительства Московской области

109074, Москва, Славянская пл., 2/5, стр. 5  тел. 785-80-21, факс 785-80-37

---------------------------------------------------------------------------

_____________ N ________________

На N ________ от _______________

/---                        ---\

|                              |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 47
к п. 5.1.2 Инструкции

                           /----------\

                           |   Герб   |

                           |Московской|

                           | области  |

                           \----------/

                     Министерство транспорта

                        Московской области

                           Распоряжение

                   ____________ N ____________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 48
к п. 5.1.2 Инструкции

                        Министр транспорта

                 Правительства Московской области

                              Приказ

                   ____________ N ____________

                            г. Москва

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 49
к п. 3.2.4 Инструкции

           Секретариат Губернатора Московской области -

          Председателя Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6       тел. 206-60-87, факс 206-01-76

------------------------------------------------------------------

_____________ N ________________

На N ________ от _______________

/---                        ---\

|                              |

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 50
к п. 3.2.4 Инструкции

/----------\ | Герб | |Московской| | области | \----------/ Секретариат Губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области Заведующий секретариатом "___" ________ 200_ г. к N ____________

                       Бланк для поручений

                          (формат А6)

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 51
к п. 3.2.4 Инструкции

                          /----------\

                          |   Герб   |

                          |Московской|

                          | области  |

                          \----------/

                            Советник

                  Губернатора Московской области

103070, Москва, Старая пл., д. 6       тел.           факс

------------------------------------------------------------------

_____________ N ________________

На N ________ от _______________

     Примечание. Изображение герба Московской области в красном цвете.

Приложение N 52
к п. 10.3.1 Инструкции

                                  Заказ

                        на подготовку стенограммы

_________________________________________________________________________

                        (наименование мероприятия)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Состоится _____________________

          _____________________                 (время начала)

             (число, месяц)

в помещении _____________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Ориентировочная продолжительность _______________________________________

Заказчик _______________________________

               (фамилия, И.О.)

Дата ___________________                   Телефон ______________________