Распоряжение Губернатора Московской области от 5 августа 2008 г. N 314-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области"

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2009 г.

В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Правительства Московской области, установления единого порядка ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 сентября 2008 года.

2. Руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, государственных учреждений Московской области, министру Правительства Московской области - руководителю аппарата Правительства Московской области Агапову Р.В. обеспечить соблюдение Инструкции в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области.

3. Управлению по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (Манушкин Ю.А.) обеспечить изготовление Инструкции в необходимом количестве.

4. Признать утратившими силу с 1 сентября 2008 года:

распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2002 N 1193-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

распоряжение Губернатора Московской области от 30.06.2006 N 395-РГ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области".

5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области Агапова Р.В.

Губернатор

Московской области

Б.В. Громов

Инструкция
по делопроизводству в исполнительных органах
государственной власти Московской области, государственных
органах Московской области
(утв. распоряжением Губернатора Московской области
от 5 августа 2008 г. N 314-РГ)

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2009 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Московской области, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и устанавливает единые правила работы со служебными документами в высшем исполнительном органе государственной власти Московской области - Правительстве Московской области, аппарате Правительства Московской области, центральных и территориальных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - государственные органы).

1.2. Настоящая Инструкция является примерной для государственных учреждений Московской области, реализующих отдельные функции государственного управления (далее - государственные учреждения).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.

Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения с информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах и государственных учреждениях Московской области, утвержденным Правительством Московской области и настоящей Инструкцией.

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в государственных органах возлагается на их руководителей.

1.6. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в государственных органах и государственных учреждениях осуществляют специальная комиссия, создаваемая Губернатором Московской области, и уполномоченные исполнительные органы государственной власти Московской области в соответствии с законодательством.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Общие правила подготовки и оформления документов

В процессе подготовки документов на бланках необходимо соблюдать следующие правила оформления с указанием обязательных реквизитов: герб Московской области, наименование государственного органа, справочные данные о государственном органе, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования документа, визы согласования документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.1.1. Воспроизведение герба Московской области является обязательным реквизитом в документах. Герб Московской области воспроизводится в соответствии с Законом Московской области "О гербе Московской области" на бланках строгой отчетности установленного образца, изготовляемых типографским способом.

2.1.2. Наименование государственного органа.

Наименование государственного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать официальному его наименованию, закрепленному в положении о нем.

При оформлении реквизита "Справочные данные о государственном органе" указываются почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты.

2.1.3. Наименование вида документа.

Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, план, отчет, заявление, письмо, договор (соглашение).

2.1.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) датой является дата утверждения. Этапы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение и т.д.) датируются.

Если документ подлежит принятию двумя и более государственными органами, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в их тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок вступления их в силу.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются словесно-цифровым способом, например, 12 августа 2008 г. или цифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например, 12.08.2008). При ссылке в тексте на нормативный правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "постановление... от 21.07.2008 N..." "письмо... от 12.08.2008 N...".

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например, 08.05.2008.

При обозначении в документах временного периода, например, план на 2004-2008 гг., второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...", например: "с 2004 по 2008 гг.", "за период с 01.08.2008 по 31.12.2008", "по состоянию на 15.07.2008". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с. г." и "т. г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается, например: "в ноябре 2008 года", а не "в ноябре месяце 2008 года". Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой, например: "в I квартале 2008 года". Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2008 года".

2.1.5. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению государственного органа индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте - цифровым обозначением, присваиваемым документу при его регистрации, и др.

2.1.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

2.1.7. Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа.

2.1.8. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     Согласовано 

     Министр экономики Правительства

     Московской области                Личная подпись        И.О. Фамилия

                                       дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

     Согласовано

     Письмо Российской академии

     медицинских наук

     от 30.05.2008 N 451-805

или

     Согласовано

     Протокол заседания координационного

     совета Главного управления региональной

     безопасности Московской области

     от 20.06.2008 N 10

2.1.9. Визы согласования документа.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Министр экономики Правительства

     Московской области                 Личная подпись       И.О. Фамилия

                                        дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

     Министр экономики Правительства    Замечания прилагаются

     Московской области                 Личная подпись       И.О. Фамилия

                                        дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, лицом, визирующим документ, датируются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в государственном органе, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

В случае если подлинник документа отправляют из государственного органа, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению государственного органа полистное визирование документа и приложения к нему.

Порядок согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 2.6.10-2.6.11 настоящей Инструкции.

2.1.10. Адресат.

Документы адресуют в государственные органы, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

Наименования государственного органа, организации и их структурных подразделений указываются в именительном падеже, например:

                                 Аппарат Правительства Московской области

                                 Управление кадров

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:

                                 Министерство потребительского рынка

                                 и услуг Московской области

                                 Заместителю министра

При адресовании документа руководителю государственного органа или организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                 Генеральному директору

                                 ОАО "Мосэнерго"

                                 И.О. Фамилия

     или

                                 Главе Раменского муниципального района

                                 И.О. Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

                                 Главам муниципальных образований

                                 Московской области

     или

                                Руководителям структурных подразделений

                                аппарата Правительства Московской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                               ГУП Московской области "Автохозяйство"

                               1-й Дорожный проезд, д. 6а, Москва, 117545

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                 Храмцову В.И.

                                 ул. Пролетарская, д. 5, кв. 36

                                 г. Химки, Московская область, 141400

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам, для их отправки применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

2.1.11. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                         Утверждаю

                                         Министр экономики

                                         Правительства Московской области

                                         (подпись)           И.О. Фамилия

                                          дата

При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

     Утверждаю                           Утверждаю

     Губернатор Московской области       Губернатор Тверской области

     (подпись)        И.О. Фамилия       (подпись)      И.О. Фамилия

       дата                               дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", из наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа, например:

     Утверждено

     Приказом Росархива

     от 16.04.2008 N 101

2.1.12. Резолюция.

Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.

Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках для поручений формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложения N 37, 53). В случае если резолюция оформляется на документе, то она должна проставляться не на текстовой его части.

В резолюции определяются государственные органы, организации, их структурные подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей или наименования государственных органов, их структурных подразделений, сторонних организаций, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

     Петрову В.Ю.

     Никитину П.С.

     Прошу принять срочные меры.

     Доложить к 19.08.2008

     Личная подпись

     Дата

или

     Министерство культуры Московской области

     Администрация Лотошинского муниципального района

     Просьба рассмотреть вопросы,

     находящиеся в Вашей компетенции,

     и о результатах сообщить заявителям

     Личная подпись

     Дата

При наличии нескольких исполнителей и если нет поручения конкретному исполнителю, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.1.13. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий предмет, которому посвящен документ. Заголовок должен быть кратким и отвечать на вопрос "о чем?". Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

2.1.14. Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.1.15. Текст документа.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа и государственного органа-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй, заключительной части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New RomaN размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, Times DL размером N 12, 13, 14 и межстрочный интервал одинарный или полуторный.

2.1.16. Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми актами и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется после текста, например:

     Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

                 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющей приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: письмо Министерства финансов Московской  области  от  17

                 июля   2008 г.  N 01-4/172  и  приложение  к нему, всего

                 на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

     Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная

                 почта" в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:

     Приложение: согласно описи на 3 л.

В приложении к нормативному правовому акту и распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: "Приложение N " с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                            Приложение N 1

                                            к постановлению Правительства

                                            Московской области

                                            от 23.07.2008 N 601/27

2.1.17. Подпись документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

     Начальник Управления

     по связи и информатизации            (подпись)          П.В. Сергеев

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Начальник управления               (подпись)            А.В. Сидоров

     Главный бухгалтер                  (подпись)           Е.Д. Брынкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

     Заместитель директора                  Заместитель директора

     по научной работе                      по охране труда

     (подпись)    Ю.Г. Демидов              (подпись)   К.И. Игнатьев

Если должностное лицо, на подпись которому представляется проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

     Председатель комиссии              (подпись)          И.Б. Гайдай

     Члены комиссии                     (подпись)          К.М. Артемьева

                                        (подпись)          С.В. Нелюбин

                                        (подпись)          В.А. Филатов

2.1.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.1.19. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения, например:

     Подпись                  (инициалы, фамилия)

     Верно

     Начальник Управления кадров

     аппарата Правительства Московской области (подпись)     И.О. Фамилия

     дата

При пересылке копии с документа в другие государственные органы, организации или выдаче ее на руки физическим лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.

2.1.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с применением размера шрифта N 10, 11, 12 и включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

     А.В. Ямова

     975 41 51

2.1.21. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа и проставляется в виде штампа в правом нижнем углу.

2.1.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

     Заявителю дан ответ

     от 26.08.2008 N 03-15/131

     В дело (подпись)               (инициалы и фамилия)

     27.08.2008

     или

     Издан приказ от 28 мая 2008 N 120

     "О создании экспертной комиссии".

     В дело N 01-46.

     (подпись)                (инициалы и фамилия)

     29.05.2008

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения государственного органа, в котором исполнен документ, или исполнителем документа.

2.1.23. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в государственном органе.

2.2. Нормативные правовые акты

Нормативные правовые акты Московской области издаются на основе и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области.

Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

К нормативным правовым актам Московской области относятся Устав Московской области; законы Московской области; договоры Московской области с федеральными органами государственной власти по вопросам разграничения полномочий; договоры Московской области с другими субъектами Российской Федерации; договоры Московской области в сфере внешнеэкономических и международных связей; постановления Московской областной Думы; постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер; постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер, и иные нормативные правовые акты Московской области.

Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важнейших принципиальных задач, направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, правил.

Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области по вопросам, находящимся в их компетенции, вправе принимать распоряжения, имеющие нормативный характер, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, законам Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.

Распоряжения центральных исполнительных органов государственной власти Московской области действуют на всей территории Московской области и обязательны для государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, а также органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, юридических и физических лиц.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Нормативные правовые акты Московской области должны быть официально опубликованы в порядке, установленном законом Московской области.

Неопубликованные нормативные правовые акты Московской области применению не подлежат, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральными законами.

Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными государственными органами и организациями, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других государственных органов. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника нормативного правового акта.

Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений государственного органа с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба государственного органа.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими государственными органами, могут создаваться рабочие группы.

В процессе работы над проектом нормативного правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При подготовке нормативных правовых актов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New RomaN Cyr размером N 12, в том числе для оформления табличных материалов, 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты.

Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими государственными органами, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими государственными органами.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта.

Если при подготовке нормативного правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации и законодательству Московской области, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы государственного органа.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или лицом, исполняющим его обязанности.

Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:

наименование органа (органов), издавшего нормативный правовой акт;

наименование вида нормативного правового акта и его название;

дата подписания (утверждения) нормативного правового акта и его номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего нормативный правовой акт.

Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими государственными органами, должен иметь соответствующие номера и единую дату.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату регистрации является обязательным.

2.3. Распорядительные документы

Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ.

Распоряжения принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.

Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области (далее - Вице-губернатор), первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе, имеют обязательную силу для должностных лиц, государственных органов и организаций, которым распоряжение адресовано.

Приказ принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.

Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности государственных органов.

Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие структурные подразделения государственных органов на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке.

Текст распоряжения и приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения и приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если распоряжение и приказ издаются на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

Если распоряжение и приказ изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.4. Организационные документы

Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции государственных органов, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия их структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о государственных органах, их структурных подразделениях, правила, инструкция, структура, штатное расписание, должностной регламент государственных гражданских служащих Московской области, замещающих должности в государственных органах (далее - государственные гражданские служащие, сотрудники).

2.4.1. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции государственного органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Положение о государственном органе, структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение о государственном органе имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и основные задачи, полномочия, организация деятельности.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами и должны иметь названия. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.4.2. Должностной регламент

Текст должностного регламента государственного гражданского служащего носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения должностного регламента в действие является дата его утверждения (если в тексте не указана другая дата).

Должностной регламент доводится до сведения государственного гражданского служащего под расписку.

2.5. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная и служебная записки, стенограмма, план, отчет, объяснительная записка, заявление и др.

2.5.1. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Если постановление (решение) прилагается к протоколу, то его текст не печатается, а делается запись "постановление (решение) N... прилагается".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

2.5.2. Служебные письма

Служебные письма в государственных органах готовятся:

как ответы о выполнении поручений Губернатора Московской области, Правительства Московской области;

как исполнение поручений Губернатора Московской области и Правительства Московской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и Правительства Московской области;

как ответы на запросы юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например, "Министерство считает...", "Управление наград рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Изготовление бланков писем с воспроизведением герба Московской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.

Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах.

2.5.3. Докладная, служебная и объяснительная записки

Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной и служебной записок может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Докладные и служебные записки должны регистрироваться в подразделениях лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и передаваться по назначению строго по внутреннему реестру. Второй экземпляр с визами исполнителя остается в подразделении.

Записки, составляемые сотрудниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.5.4. Заявление

Заявление - это вид обращения гражданина, выражающего его просьбу о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Заявления, составляемые сотрудниками, могут быть оформлены как рукописным, так и печатным способами на стандартном листе бумаги. Заявление должно быть подписано собственноручно сотрудником.

2.5.5. Стенограмма

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

2.5.6. План

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

2.5.7. Отчет

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

2.5.8. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

2.6. Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов

2.6.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе (далее - нормативные правовые акты и распорядительные документы) государственные органы руководствуются Регламентом Правительства Московской области, настоящей Инструкцией, Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, рекомендованных Советом Государственной Думы.

2.6.2. Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготовляемых типографским способом в установленном порядке (приложения N 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26), протоколы заседаний Правительства Московской области оформляются на бланках установленной формы (приложение N 30).

В государственных органах нормативные правовые акты и распорядительные документы (распоряжения, приказы) оформляются на бланках, утверждаемых руководителями соответствующих государственных органов (приложения N 51, 52).

Текст печатается на одной стороне листа.

Использование ксерокопий бланков запрещено.

2.6.3. Совместные нормативные правовые акты и распорядительные документы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу государственных органов (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне).

2.6.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых актов и распорядительных документов являются:

воспроизведение герба Московской области в соответствии с Законом Московской области "О гербе Московской области" на бланках в верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа (должностного лица)";

наименование государственного органа (должностного лица) - автора документа;

наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ);

дата, регистрационный номер, место принятия документа;

заголовок;

текст документа;

подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

лист согласования;

печать.

2.6.5. Датой принятия нормативного правового акта и распорядительного документа является дата его подписания.

Внесение каких-либо изменений в подписанные нормативные правовые акты и распорядительные документы запрещается.

2.6.6. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текстовая часть нормативных правовых актов и распорядительных документов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых актов и распорядительных документов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами и распорядительными документами Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых актов и распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование государственного органа (должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер (например: "В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 23.01.2004 N 12-ПГ "Об утверждении Положения об аппарате Правительства Московской области" постановляю).

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д. Не допускается для обозначения процентов использовать символ "%" (например: "Ежемесячная надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и специальный режим работы устанавливается в размере до ста процентов (включительно)".

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом "постановляю", постановлений Правительства Московской области - словами "Правительство Московской области постановляет", после которых ставится двоеточие.

Если содержание нормативного правового акта и распорядительного документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

В постановляющей (распорядительной) части нормативного правового акта и распорядительного документа в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт нормативного правового акта и распорядительного документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например: "Министру здравоохранения Правительства Московской области Семенову В.Ю....". Если в качестве исполнителя указывается государственный орган или его структурное подразделение, то должность руководителя не пишется, например: "Министерству здравоохранения Московской области...".

2.6.7. Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов должны содержать пункты, предусматривающие:

поручения членам Правительства Московской области или руководителям государственных органов по осуществлению контроля за исполнением нормативного правового акта или распорядительного документа;

сроки исполнения поручений;

указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для нормативных правовых актов и распорядительных документов, затрагивающих вопросы защиты прав и свобод человека и гражданина);

указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу нормативных правовых актов и распорядительных документов (пунктов нормативных правовых актов и распорядительных документов) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ отменяет их или какие-то их положения;

указания о снятии с контроля ранее принятого нормативного правового акта и распорядительного документа в случае его выполнения либо если новый нормативный правовой акт и распорядительный документ издаются взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый нормативный правовой акт и распорядительный документ влекут за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого нормативного правового акта и распорядительного документа либо представляются одновременно в виде отдельного проекта нормативного правового акта и распорядительного документа.

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения, в правом верхнем углу делается надпись "приложение" с указанием вида нормативного правового акта и распорядительного документа, его даты и номера по форме:

                                           Приложение

                                           к постановлению (распоряжению)

                                           Губернатора Московской области

                                           от _____________ N ___________

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (например, приложение N 1, приложение N 2 и т.д.).

Если в тексте нормативного правового акта и распорядительного документа записано: "утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

                                    Утвержден

                                    (в роде и числе, соответствующем виду

                                    документа)

                                    постановлением Губернатора Московской

                                    области

                                    (или постановлением Правительства

                                    Московской области)

                                    от _____________ N ___________

Последний лист каждого приложения на оборотной стороне визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

Если в нормативном правовом акте и распорядительном документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование в именительном падеже, после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Инструкция)".

2.6.8. Наименования упоминаемых в нормативном правовом акте и распорядительном документе государственных органов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным в их правоустанавливающих документах.

2.6.9. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов устанавливаются Регламентом Правительства Московской области.

Проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов, поступившие на согласование в аппарат Правительства Московской области, вместе с реестром передачи на согласование проекта документа (приложение N 54) регистрируются и далее передаются на согласование Управлением документационного обеспечения аппарата Правительства Московской области (далее - Управление документационного обеспечения). После окончания согласования в аппарате Правительства Московской области проект документа с реестром возвращается Управлением документационного обеспечения исполнителю.

2.6.10. Согласование проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется путем визирования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта нормативного правового акта и распорядительного документа (но не на приложении к ним) согласно прилагаемому образцу (приложение N 33).

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих государственных органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с заголовком "Продолжение листа согласования..." (с указанием наименования проекта документа).

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная подпись, дата).

2.6.11. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим государственным органам, организациям и должностным лицам, за исключением проектов, передаваемых по реестру на согласование в аппарат Правительства Московской области.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующем государственном органе (организации).

На основании полученных письменных ответов от согласующих государственных органов (организаций) исполнитель в листе согласования, если он имеет продолжение, делает отметку "согласовано письмом" (с указанием даты и номера письма) либо оформляет к проекту дополнительный лист согласования с приложением подлинных письменных ответов.

В дополнительном листе согласования указываются:

наименование согласующего органа;

должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение N 34).

2.7. Правила внесения изменений в нормативные правовые акты и распорядительные документы

2.7.1. Внесением изменений в нормативные правовые акты:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц не вступившего в силу нормативного правового акта;

новая редакция структурной единицы нормативного правового акта;

дополнение структурной единицы нормативного правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами нормативного правового акта;

приостановление действия нормативного правового акта или его структурных единиц;

продление действия нормативного правового акта или его структурных единиц.

Изменения всегда вносятся только в основной нормативный правовой акт. Вносить изменения в основной нормативный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его нормативный правовой акт недопустимо.

При внесении изменений в нормативные правовые акты изменяемый текст заключается в кавычки.

Вносимые в нормативные правовые акты изменения должны излагаться последовательно (попунктно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Нумерация разделов, глав и других структурных единиц нормативного правового акта должна быть сквозной. Недопустимо изменять нумерацию разделов, глав и других структурных единиц нормативного правового акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц.

В нормативных правовых актах (положениях, программах):

разделы и главы нумеруются римскими или арабскими цифрами (например, разделы III и IV, глава 5);

подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2);

пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют и при необходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1);

подпункты нумеруются арабскими цифрами через точку (например, 2.3.1.4), арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, например: 1), в).

2.7.2. Внесение изменений в обобщенной форме в нормативный правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается.

По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы нормативного правового акта, которая изменяется.

Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в один пункт нормативного правового акта или его структурную единицу. Если в пункт или его структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:

Например:

В пункте 1 постановления Губернатора Московской области от 20.07.2001 N 207-ПГ "Об установлении именных стипендий "Подмосковье" (с изменениями, внесенными постановлениями Губернатора Московской области от 06.05.2002 N 97-ПГ, от 22.11.2002 N 255-ПГ) слова "трех минимальных размеров оплаты труда" заменить словами "600 (шестьсот) рублей".

или

Пункт 1 постановления Губернатора Московской области от 15.01.2005 N 2-ПГ "О проезде сотрудников органов внутренних дел, осуществляющих охрану общественного порядка на территории Московской области" после слов "имеют право бесплатного проезда" дополнить словами "по предъявлении служебного удостоверения".

2.7.3. При дополнении нормативного правового акта пунктами или подпунктами в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых пунктов или подпунктов.

Например:

дополнить пунктом 4 следующего содержания:

"4. Надбавка к должностному окладу за квалификационный разряд определяется в размере надбавки к должностному окладу за квалификационный разряд, которая была установлена на день увольнения с муниципальной должности или должности муниципальной службы".

или

пункт 14 дополнить подпунктом "д" следующего содержания:

"д) составлять протоколы об административных правонарушениях".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции нормативного правового акта (без оговорки в тексте проекта).

2.7.4. В целях сохранения структуры нормативных правовых актов:

дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;

при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы нормативного правового акта, к которой относится абзац (независимо от объема структурной единицы);

при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

2.7.5. Структурная единица нормативного правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы.

2.7.6. Изложение структурной единицы нормативного правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

2.7.7. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".

Например:

цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126";

цифры "35" заменить цифрами "45".

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".

Например:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

2.7.8. Нумерация глав, разделов и других структурных единиц нормативных правовых актов должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация каждого раздела или отдельная нумерация глав каждого раздела.

Недопустимо изменять нумерацию структурных единиц нормативного правового акта при внесении в них изменений и признании утратившими силу структурных единиц нормативного правового акта.

Если дополнения вносятся в конец нормативного правового акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию структурных единиц (например, последней была глава 5 - дополнить главой 6; последним был пункт 7 - дополнить пунктом 8).

Если нормативный правовой акт дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями

                       1         3                1             1

     (например, глава 5 , пункт 3 , подпункт 5.3.1 , подпункт "б ").

     Например:

     Внести  в  постановление   Правительства   Московской   области   от

31.05.2005 N 353/20 "О дополнительных мерах  по  созданию  аптечной  сети

Московской области" следующее изменение:

                         2

     Дополнить пунктом 2  следующего содержания:

       2

     "2 .  Рекомендовать   главам   муниципальных  образований  Московской

области  до  передачи  в  собственность  Московской  области   помещений,

указанных  в  пункте  1  настоящего  постановления,  предоставлять  их  в

безвозмездное  пользование  аптечным  организациям,  осуществляющим  меры

социальной  поддержки  жителям  Московской  области  в   соответствии   с

действующим   законодательством   в   части   дополнительного   льготного

лекарственного обеспечения".

2.7.9. Обозначения подпунктов при ссылках на них печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках.

Например:

подпункт "б" пункта 2 изложить в следующей редакции:

"б) посредством проведения агитационных публичных мероприятий;".

2.7.10. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами.

Например:

абзац второй пункта 2;

в соответствии с абзацем первым пункта 3.

При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

Ссылки в нормативных правовых актах могут даваться на нормативные правовые акты только высшей или равной юридической силы. Ссылки на нормативные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются.

В тексте нормативных правовых актов недопустимы ссылки на нормативные предписания других нормативных правовых актов, которые в свою очередь являются отсылочными.

2.7.11. Для приведения нормативных правовых актов в соответствие с вновь принятым нормативным правовым актом Российской Федерации или нормативным правовым актом Московской области, устранения множественности норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении законодательства в соответствие с вновь принимаемым нормативным правовым актом путем признания нормативных правовых актов (их структурных единиц) утратившими силу.

2.7.12. Перечень нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть:

самостоятельной структурной единицей в проекте нормативного правового акта, устанавливающим новое правовое регулирование;

самостоятельной структурной единицей или структурными единицами в проекте нормативного правового акта о внесении изменений в нормативные правовые акты;

в нормативном правовом акте о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов.

2.7.13. Перечень нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один нормативный правовой акт, противоречащий новому нормативному правовому акту, в связи с которым составляется данный перечень, и не были включены для признания утратившими силу ни один нормативный правовой или его часть, сохраняющие свое значение.

2.7.14. Если в нормативном правовом акте остался один пункт или структурная единица после того, как остальные утратили силу, и он (она) подлежит признанию утратившим силу, то необходимо признавать утратившим силу весь нормативный правовой акт полностью, а не только один этот пункт или структурную единицу.

2.7.15. Если в нормативном правовом акте имеются структурные единицы, которыми признавались утратившими силу ранее изданные нормативные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный нормативный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких структурных единиц.

2.7.16. В перечне нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только нормативные правовые акты, которые действовали до принятия нового нормативного правового акта, но также нормативные правовые акты по данному вопросу, которые ранее фактически утратили силу либо поглощены последующими нормативными правовыми актами, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.

2.7.17. В нормативных правовых актах признаются утратившими силу следующие структурные единицы: раздел, глава, пункт, подпункт, абзац, строка в таблице (т.к. они содержат правовые нормы, являются структурными единицами и влияют на структуру в целом и пересчету не подлежат).

2.7.18. В нормативных правовых актах исключаются предложения, слова, цифры (т.к. они не являются их структурными единицами и не влияют на их структуру, несмотря на то, что предложение может содержать правовую норму).

2.7.19. Если нормативный правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, то применяется термин "отменить".

2.7.20. Если в структурные единицы нормативного правового акта, структурированного не по правилам, например, существовал пункт 1 абзаца пятого (абзацы пунктов не имеют), ранее вносились изменения соответственно с использованием неправильного названия действующей структурной единицы, то при внесении в него очередных изменений следует придерживаться ранее используемого названия структурной единицы, т.е. изменения будут вноситься в пункт 1 абзаца пятого нормативного правового акта.

2.7.21. Структуры нормативного правового акта должны быть единообразные, все структурные единицы которых должны быть пронумерованы, за исключением преамбулы и понятийного аппарата.

В одном нормативном правовом акте при обозначении подпунктов следует придерживаться одного обозначения структурных единиц (например, одновременное обозначение подпунктов строчными буквами с круглой скобкой и арабскими цифрами с круглой скобкой не допускается).

2.7.22. Правила внесения изменений в распорядительные документы аналогичны правилам внесения изменений в нормативные правовые акты.

2.7.23. При подготовке проектов законов Московской области и внесении в них соответствующих изменений необходимо руководствоваться правилами, содержащимися в Сборнике образцов документов, принимаемых Московской областной Думой.

2.8. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых актов и распорядительных документов

2.8.1. Подготовленные и согласованные проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов на бланке со всеми приложениями с пояснительной запиской, пресс-релизом (к проекту постановления Правительства Московской области), оформленным реестром передачи на согласование проекта (приложение N 54), списком рассылки на бумажном и электронном носителях (дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в Управление документационного обеспечения.

Управление документационного обеспечения передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на подпись в секретариат Губернатора Московской области.

Распоряжения Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе после их подписания сдаются исполнителем в Управление документационного обеспечения для оформления, тиражирования и рассылки.

2.8.2. Постановление Правительства Московской области после доработки представляется исполнителем в Правовое управление аппарата Правительства Московской области (далее - Правовое управление) для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи заседания Правительства Московской области. После повторного визирования в Правовом управлении проект постановления Правительства Московской области сдается исполнителем в Управление документационного обеспечения для передачи на подпись Губернатору Московской области в установленном порядке.

2.8.3. Подписанное Губернатором Московской области постановление (распоряжение) возвращается в Управление документационного обеспечения для оформления, тиражирования и рассылки.

Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в специальных журналах регистрации установленной формы в течение календарного года (приложение N 57).

Регистрация постановлений Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через дробь) номера протокола заседания Правительства Московской области. Пример: 41/2, где "41" - порядковый номер постановления, а "2" - номер протокола заседания.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московской области, "РГ" - распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" - распоряжение Вице-губернатора Московской области.

Регистрация распоряжений первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".

Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

2.8.4. Документы, подготовленные совместно двумя или более государственными органами, после согласования представляются в установленном порядке на подпись и регистрацию в количестве экземпляров, равном числу государственных органов, подготовивших документ. Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документов каждого органа, проставляемых в порядке указания авторов в документе (через дробь).

2.8.5. Подписанные документы тиражируются согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение трех дней.

Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляются по согласованию с исполнителем.

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных экземпляров нормативных правовых актов и распорядительных документов может быть произведена только по согласованию с автором документа, Правовым управлением аппарата Правительства Московской области и с разрешения министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

2.8.6. В Управлении документационного обеспечения по каждому выпущенному нормативному правовому акту и распорядительному документу создается электронная версия и электронная карточка с использованием автоматизированной системы, а также оформляется кодификационная карточка для формирования информационно-поисковой картотеки.

2.8.7. Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов после их тиражирования и рассылки хранятся в Управлении документационного обеспечения в течение двух календарных лет, а затем передаются в отдел хранения, комплектования и использования архивных документов Управления по обеспечению деятельности.

2.8.8. Оформление и заверение соответствия копии нормативного правового акта и распорядительного документа его подлиннику осуществляются в Управлении документационного обеспечения по документам, хранящимся в Управлении документационного обеспечения в течение последних двух лет, либо в Управлении по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области (далее - Управление по обеспечению деятельности).

2.8.9. Порядок подготовки и согласования проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Губернатору Московской области, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, Регламентом Правительства Московской области и Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области.

2.8.10. В государственных органах договоры (соглашения) регистрируются и хранятся в службах делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел и регламентами государственных органов, за исключением договоров (соглашений), подписанных от имени Правительства Московской области.

2.9. Бланки документов

2.9.1. Оформленные документы государственных органов должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 36).

Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мм).

Внутренняя переписка ведется без использования бланков.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

2.9.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.

2.9.3. Установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

2.9.4. Введение в обращение по мере необходимости иных видов бланков документов осуществляется Губернатором Московской области или руководителем государственного органа.

2.10. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

2.10.1. Порядок использования герба Московской области и его воспроизведения на бланках регламентируется Законом Московской области "О гербе Московской области" (приложение N 9).

Установлены следующие размеры герба Московской области, воспроизводимого на бланках в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях:

полный герб Московской области - 21 х 28 мм;

коронованный гербовый щит - 16 х 30 мм;

гербовый щит - 18 х 22 мм.

Бланки документов с воспроизведением герба Московской области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

2.10.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.

2.10.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

     наименование вида гербового бланка;

     дата поступления, номер сопроводительного документа;

     наименование организации - поставщика гербовых бланков;

     количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

     наименование вида гербового бланка;

     количество экземпляров;

     номера гербовых бланков;

     наименование  структурного  подразделения  -   получателя   гербовых

бланков;

     расписка в получении;

     примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

2.10.4. Подготовленные для изготовления образцы гербовых бланков государственных органов обязательно согласовываются в аппарате Правительства Московской области.

2.10.5. Контроль за изготовлением гербовых бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области, аппарата Правительства Московской области, учет и выдача их структурным подразделениям аппарата Правительства Московской области и государственным органам возлагаются на Управление по обеспечению деятельности.

2.10.6. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области, аппарата Правительства Московской области в структурных подразделениях аппарата Правительства Московской области обеспечивает Управление по обеспечению деятельности.

2.10.7. В государственных органах контроль за учетом, использованием, хранением гербовых бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области и гербовых бланков государственных органов возлагается на службы делопроизводства или на сотрудников, назначенных руководителями.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Основными видами документации являются входящие, исходящие, внутренние документы.

3.1.2. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебная переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в государственных органах с обязательным учетом документов, зарегистрированных в их структурных подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

3.2. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции в адрес государственных органов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

3.3. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции

3.3.1. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений, а также наличие необходимых реквизитов документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Управление документационного обеспечения принимает документы, поступающие для Губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области и его заместителей, министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе, структурных подразделений аппарата Правительства Московской области.

3.3.2. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов.

Конверты (бандероли) с корреспонденцией с пометкой "Лично" регистрируются в специальном журнале и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.3.3. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналах (на карточках). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты и входящего регистрационного номера. Отметка должна проставляться не на текстовой части документа.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например: 1569 - номер первого документа (по определенному вопросу), второй по этому же вопросу будет зарегистрирован за N 1569/1, третий - за N 1569/2 и т.д.

Ответы на поручения регистрируются по тому же принципу, но через тире. Например: поручение дано по N 1569, первый поступивший на него ответ будет за N 1569-1; второй - за N 1569-2 и т.д.

3.3.4. Документы без указания

конкретного адресата предварительно рассматриваются в Управлении документационного обеспечения, службами делопроизводства государственных органов, а затем направляются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

требующие обязательного рассмотрения членами Правительства Московской области, руководителями государственных органов;

направляемые непосредственно в соответствующие их структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Если в структурном подразделении выяснилось, что документ не входит в компетенцию данного структурного подразделения и должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует срочно вернуть в Управление документационного обеспечения, службу делопроизводства государственного органа.

3.3.5. После рассмотрения членами Правительства Московской области, руководителями государственных органов документы с их резолюциями возвращаются соответственно в Управление документационного обеспечения и службы делопроизводства государственных органов для дальнейшего их направления на исполнение согласно резолюции.

Резолюция руководителя по исполнению документа содержит конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.

Текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов вносятся сотрудниками в информационный банк данных согласно утвержденному Порядку работы в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Московской области 2 апреля 2009 г. N 147-РГ подраздел 3.3 раздела III настоящей Инструкции дополнен пунктом 3.3.5.1

3.3.5.1. Документы с резолюциями Губернатора Московской области передаются на исполнение только в копиях, подлинники документов остаются в Управлении документационного обеспечения

3.3.6. Документы в аппарате Правительства Московской области, направляемые Управлением документационного обеспечения на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются одновременно на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов передается в Управление документационного обеспечения соответствующим структурным подразделением аппарата Правительства Московской области, руководителем которого дано поручение.

3.3.7. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация (предложения) от других соисполнителей направляется к нему.

3.3.8. На документах с поручениями, не требующих ответа, но подлежащих возврату в государственные органы, перед отправкой ставится штамп "Подлежит возврату".

В аппарате Правительства Московской области ответы на поручения, данные руководителями, направляются в Управление документационного обеспечения, в государственных органах - в службы делопроизводства с возвратом документа, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).

3.3.9. Поступившие в Правительство Московской области документы после первичной обработки и регистрации в Управлении документационного обеспечения передаются в день их поступления Губернатору Московской области, Вице-губернатору Московской области, первым заместителям Председателя Правительства Московской области, первым заместителям Председателя Правительства Московской области - министрам Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области - министрам Правительства Московской области, министру Правительства Московской области - постоянному представителю Губернатора Московской области в Московской областной Думе, министру Правительства Московской области - руководителю аппарата Правительства Московской области и его заместителям, структурным подразделениям аппарата Правительства Московской области или направляются в государственные органы по вопросам, отнесенным к их компетенции.

3.3.10. Доставка корреспонденции в секретариаты Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области и министру Правительства Московской области - постоянному представителю Губернатора Московской области в Московской областной Думе осуществляется сотрудниками Управления документационного обеспечения по установленному графику, срочная корреспонденция передается немедленно.

Сотрудники структурных подразделений аппарата Правительства Московской области, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в Управление документационного обеспечения и забирают документы из него 2 раза в день (в 10.00 и 15.00). О поступивших срочных документах после 15.00 Управление документационного обеспечения информирует структурные подразделения аппарата Правительства Московской области по телефону. Отправка пакетов с документами через фельдъегерскую службу осуществляется в 9.30 и 14.00.

В государственных органах доставка и отправка корреспонденции осуществляются по графику, утвержденному руководителем государственного органа.

Документы, направляемые структурными подразделениями аппарата Правительства Московской области в Управление документационного обеспечения, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту (если документ имеет более одной страницы печатного текста), отметку о наличии приложения, фамилию исполнителя и телефон.

При сдаче документов в Управление документационного обеспечения сотрудники структурных подразделений аппарата Правительства Московской области должны в обязательном порядке информировать сотрудников этого Управления о наличии срочных документов.

Все документы в аппарате Правительства Московской области между структурными подразделениями передаются и принимаются по реестру на передачу корреспонденции в Управление документационного обеспечения (приложение N 55).

3.3.11. Списанные в дело и сданные в Управление документационного обеспечения документы формируются в дела текущего архива и хранятся 2 года (текущий и предыдущий).

При необходимости дела выдаются из текущего архива сотрудникам под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.

3.3.12. Поступившие телеграммы принимаются в Управлении документационного обеспечения и в службах делопроизводства государственных органов под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностным лицам.

3.3.13. Поступившие обращения граждан принимаются Управлением документационного обеспечения и после первичной обработки передаются по журналу в Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области для их последующей регистрации и рассмотрения в соответствии с Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, утвержденным Губернатором Московской области.

3.3.14. При приеме и передаче документов по каналу факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается в отдел связи Управления по обеспечению деятельности с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение года;

подлежащий передаче материал регистрируется в журнале учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (приложение N 38). Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать документы с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования";

поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в журнале установленной формы (приложение N 39), вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

3.3.15. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.16. Документы, поступающие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес государственных органов, осуществляются соответствующим структурным подразделением государственного органа по указанию их руководителей.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются настоящей Инструкцией и с учетом функционирующих технических и программных средств в государственных органах.

3.4. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

3.4.1. Документы, отправляемые государственными органами, передаются фельдъегерской, почтовой и электрической связью.

3.4.2. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется Управлением документационного обеспечения и службами делопроизводства государственных органов.

3.4.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяются правильность оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений.

Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием его инициалов и фамилии, номера телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне листа документа в левом нижнем углу.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

3.4.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - постоянным представителем Губернатора Московской области в Московской областной Думе, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области (приложения N 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29).

Документы, оформленные на бланках письма аппарата Правительства Московской области (приложение N 28), подписываются первым заместителем министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, заместителями министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, руководителями структурных подразделений аппарата Правительства Московской области, на бланках секретариата Губернатора Московской области подписываются заведующим секретариатом Губернатора Московской области (приложение N 32), на бланках советника Губернатора Московской области подписываются советниками Губернатора Московской области (приложение N 31).

В государственных органах исходящие документы оформляются на бланках государственных органов и подписываются соответствующими должностными лицами (приложения N 47-50).

3.4.5. Телеграммы на отправку принимаются сотрудниками Управления документационного обеспечения и службами делопроизводства государственных органов правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием точного адреса, перед которым обязательно проставляется номер (индекс) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения N 4-7).

Текст телеграммы должен быть предельно сжатым, без переноса слов, по возможности без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается его содержание).

3.4.6. Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в соответствующее телеграфное отделение, а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

Если телеграмма адресуется более чем в 4 адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы (приложение N 6).

При рассылке телеграммы с одним и тем же текстом главам муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема сто девять" (приложение N 7).

3.4.7. Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области - министрами Правительства Московской области и передаются в приоритетном порядке (приложение N 5).

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа. Например: "предлагаю...", "прошу...", "считаю целесообразным...".

3.5.3. Внутренняя переписка ведется на стандартных листах без использования бланков с символикой Московской области.

3.6. Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных (тиражированных) экземпляров.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством государственных органов, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8. Организация работы с документами в структурных подразделениях

3.8.1. Организация и ведение делопроизводства в государственных органах, прием и учет поступивших документов осуществляются их службами делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в государственных органах, подключенных к автоматизированным системам, ведется в соответствии с технологией этой системы и утвержденным руководителем государственного органа порядком работы в ней. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК) либо посредством записей в журналах установленной формы (приложения N 2, 3).

3.8.2. Поступившие документы передаются службами делопроизводства руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение сотруднику под расписку в используемой учетной форме. При ознакомлении с документом сотрудники проставляют свою подпись на документе либо на специальном листе ознакомления.

Руководители структурных подразделений государственных органов организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден 21.12.2007", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.

На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа руководителем структурного подразделения государственного органа проставляется отметка "В дело" с указанием даты списания, подписи и фамилии должностного лица, списавшего документ в дело.

Службы делопроизводства периодически, не реже одного раза в месяц сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными зарегистрированных за подразделением документов и составляют сводку о ходе исполнения документов.

3.8.3. Подготовленный ответ вместе с исполняемым документом передается исполнителем на подпись руководителю структурного подразделения государственного органа, а после подписания направляется для регистрации и отправки. Копия ответа вместе с входящим документом, на который был дан ответ (или его копией), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений государственного органа.

3.8.4. Формирование и ведение дел в структурных подразделениях государственных органов осуществляются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе VI настоящей Инструкции.

3.8.5. При работе с документами в структурных подразделениях государственных органов необходимо руководствоваться следующими требованиями:

сотрудники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате ими служебного документа составляется акт при участии руководителя соответствующего структурного подразделения, где работает сотрудник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у сотрудника;

не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение N 8);

при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

3.9. Особенности обращения с документами, изданиями и машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа <*>

3.9.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности государственных органов, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях и машинных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного доступа (далее - конфиденциальная информация), определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

3.9.2. Прием, учет (регистрация) и отправка документов, изданий и машинных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой "Для служебного пользования":

учитываются поэкземплярно;

на обороте последнего листа каждого экземпляра документа должны быть указаны количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и его контактный телефон, фамилия машинистки (если документ печатался в машинописном бюро), дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет; черновики уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" ("Для служебного пользования");

передаются сотрудникам структурных подразделений под расписку;

пересылаются государственным органам, организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

3.9.3. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

3.9.4. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Дела с пометкой "Для служебного пользования" подлежат полному оформлению.

3.9.5. Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

3.9.6. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

3.9.7. Проверка наличия документов, дел, изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение материалов с пометкой "Для служебного пользования".

В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка их наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

3.9.8. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

3.9.9. Машинные носители информации с конфиденциальной информацией учитываются в журнале (карточке) учета машинных носителей информации с проставлением учетных реквизитов. На машинных носителях информации (дискетах, магнитооптических дисках и т.д.), содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" и т.д.) проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте.

3.9.10. Учет (регистрация) отпечатанных с помощью средств вычислительной техники документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном для бумажных носителей информации, установленным настоящей Инструкцией.

3.9.11. Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования":

передаются другим исполнителям под расписку в журнале учета машинных носителей информации или по карточке учета;

уничтожаются по акту.

3.9.12. Порядок рассылки, уничтожения, передачи, проверки наличия машинных носителей информации, проведения расследований по фактам утраты машинных носителей информации, снятия пометки "Для служебного пользования" с машинных носителей информации и т.д. является таким же, как и для документов, содержащих конфиденциальную информацию.

3.9.13. Контроль за порядком обращения с конфиденциальной информацией осуществляют структурные подразделения (штатные специалисты) или сотрудники, на которых возложены обязанности по защите информации государственных органов Московской области.

IV. Поисковая система по документам

4.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в государственных органах создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

4.2. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания, передачи и отправления.

4.3. Для создания поисковых систем и достижения совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование государственного органа (организации, автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, подписавшее документ;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

вид передачи документа и т.д.

4.4. В автоматизированных системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам или по контексту.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

5.2. Контролю исполнения подлежат нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.

5.3. Руководители государственных органов возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения поручений за собой.

5.4. Организация контроля включает:

распределение задач и организацию взаимодействия между государственными органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;

осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых актов и распорядительных документов или контролируемых мероприятий;

обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых актов и распорядительных документов;

проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;

обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения мероприятий.

5.5. Руководитель, на которого возложен контроль, при постановке задачи сотруднику, осуществляющему непосредственно контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в какие конечные сроки должен быть получен, разъясняет задачи соисполнителей и порядок взаимодействия с ними; отдает указания о порядке запроса у исполнителей (служебной запиской или устно) данных о ходе исполнения контролируемого мероприятия или документа.

5.6. Сотрудники, осуществляющие контроль, заносят сведения о контролируемом мероприятии в систему автоматизированного документооборота и делопроизводства или в таблицу контроля исполнения поручений (приложение N 35), контрольную карточку или контрольное дело (далее - контрольная карточка).

Впоследствии в контрольные карточки заносятся сведения обо всех разрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросу документах (или их копии).

5.7. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах и распорядительных документах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно трехдневный или десятидневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

5.8. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:

для доработки рассмотренного проекта документа - до пяти рабочих дней;

исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, - до одного месяца.

5.9. Контрольный орган в контрольные сроки должен получить документированную или устную информацию о ходе выполнения нормативного правового акта и распорядительного документа или контролируемого мероприятия.

Документированные данные (письмо, факсограмма, электронная почта) и содержание сведений, представленных устно (по телефону), заносятся в контрольную карточку.

Исполнители поручений Губернатора Московской области через секретариаты или ответственных за контроль должностных лиц еженедельно представляют в секретариат Губернатора Московской области оперативную информацию об исполнении поручений (приложение N 56), в том числе и по устным докладам Губернатору Московской области, принятым решениям по ним, или копии документов с докладами, по которым приняты решения.

5.10. По истечении срока и проведении всех мероприятий контрольный орган докладывает результаты своей работы по контролируемому вопросу вышестоящему руководителю для получения его резолюции - "выполнено, с контроля снять" или "продолжить контроль до устранения недостатков".

5.11. Снятие с контроля нормативных правовых актов и распорядительных документов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.

В зависимости от оценки руководителя процесс контроля продолжается или контрольная карточка закрывается и хранится в контрольном органе.

5.12. Доклад о состоянии исполнения документов руководителю осуществляется с установленной им периодичностью - еженедельно или ежемесячно.

При этом по указанию руководителя доклад может быть полным или сокращенным (только по мероприятиям с нарушенными сроками исполнения).

Доклад, как правило, включает:

докладную записку со сводным анализом состояния исполнения документов в сфере ответственности руководителя с указанием общих причин вскрытых недостатков, тенденций развития исполнения документов и предлагаемых мер по исправлению положения;

статистический анализ состояния исполнения документов по структурным подразделениям, подчиненным данному руководителю, за отчетный период или нарастающим итогом обычно с начала года;

таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками исполнения.

5.13. Контроль за выполнением нормативных правовых актов Российской Федерации, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти организуется аналогичным образом.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Главного архивного управления Московской области.

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве в государственных органах с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел аппарата Правительства Московской области (приложение N 41) составляется отделом хранения, комплектования и использования архивных документов Управления по обеспечению деятельности на основе номенклатуры дел структурных подразделений аппарата Правительства при методической помощи Главного архивного управления Московской области. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в отдел хранения, комплектования и использования архивных документов Управления по обеспечению деятельности. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела хранения, комплектования и использования архивных документов, второй - используется в качестве рабочего.

Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов.

6.1.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

6.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех структурных подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, нормативные правовые акты и распорядительные документы Правительства Московской области, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

6.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.1.5. Утвержденная номенклатура дел государственного органа хранится в электронном виде для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Главного архивного управления Московской области не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры государственного органа разрабатывается новая номенклатура дел.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в аппарате Правительства Московской области формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях аппарата Правительства Московской области, в государственных органах - по решению их руководителей.

Формированием дел в структурных подразделениях аппарата Правительства Московской области занимаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется отделом хранения, комплектования и использования архивных документов Управления по обеспечению деятельности.

6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

6.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках и отпусках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива соответствующего государственного органа.

При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования государственного органа, наименования его структурного подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.

6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 43);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 44);

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с архивом организации на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.

6.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись "имеются документы за... годы". При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

6.4. Составление описей дел

6.4.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения N 45, 46). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются, Описи дел в структурных подразделениях государственных органов составляются сотрудником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архива государственного органа.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит архив государственного органа и по которой передаются дела в один из государственных архивов Московской области.

6.4.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи сквозной за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается архивом организации;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.

6.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив.

При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.

В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.

6.5. Хранение и использование документов в структурных подразделениях

6.5.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Руководители структурных подразделений государственных органов обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в закрытых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

6.5.2. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

6.5.3. Архивы государственных органов могут выдавать сотрудникам для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Правительства Московской области создается постоянно действующая экспертная комиссия Правительства Московской области (далее - ЭК), которая осуществляет свою деятельность на основании положения, утвержденного министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области и согласованного с Главным архивным управлением Московской области. Данное положение разрабатывается на основании Примерного положения о постоянно действующей ЭК учреждения, организации, предприятия, утвержденного Росархивом от 19.01.1995 N 2.

В государственных органах также создаются экспертные комиссии, утверждаемые распорядительными документами государственного органа.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

7.1.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, ведомственного перечня и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

7.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению (приложение N 42).

7.2. Передача дел в архив и использование документов архива

7.2.1. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в государственных органах образуются архивы. Деятельность архивов регламентирована Основными правилами работы архивов организаций.

7.2.2. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются в архив по утвержденному графику. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив государственного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

7.2.3. Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии сотрудников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов. При реорганизации государственных учреждений Московской области путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Главным архивным управлением Московской области.

При ликвидации государственных органов документы, включенные в состав Архивного фонда Московской области, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный архив.

Порядок эвакуации документов в государственных органах при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями государственных органов.

VIII. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов

8.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

8.2. Диаметр большой круглой гербовой печати составляет 38-42 мм, малой гербовой печати 25-29 мм, металлической гербовой печати 21-23 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.

8.3. В государственных органах используются круглые гербовые и негербовые печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

8.4. Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях регламентируется Законом Московской области "О гербе Московской области".

8.5. В Правительстве Московской области имеются одна большая, одна малая гербовые мастичные печати и одна металлическая гербовая печать, в государственных органах - одна гербовая мастичная печать.

8.6. Подлинность подписей должностных лиц на документах Правительства Московской области удостоверяется большой гербовой печатью, на наградных документах - малой гербовой печатью Правительства Московской области, на документах государственного органа - гербовой печатью государственного органа.

8.7. Подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверениях членов Правительства Московской области и подписи министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области на удостоверениях государственных гражданских служащих Московской области, замещающих должности в аппарате Правительства Московской области, заверяются оттиском металлической гербовой печати.

8.8. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в приложении N 40.

8.9. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности государственных органов, производится с разрешения их руководителей.

8.10. Рассылаемые копии постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области - министров Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе заверяются печатью "Аппарат Правительства Московской области. Управление документационного обеспечения".

8.11. На документах по личному составу аппарата Правительства Московской области, доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется печать "Аппарат Правительства Московской области. Управление кадров".

8.12. При отправке корреспонденции с грифом "ДСП" на пакетах проставляется печать "Для пакетов".

8.13. Для обеспечения оперативной доставки документов используются штампы "Весьма срочно" ("В. срочно"), "Срочно", "Вручить немедленно".

8.14. Оказание методической помощи, согласование образцов печатей и штампов в государственных органах осуществляет аппарат Правительства Московской области.

8.15. В государственных органах печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

8.16. Контроль за правильностью учета печатей и штампов в аппарате Правительства Московской области осуществляет Управление по обеспечению деятельности, в государственных органах - должностные лица, назначенные руководителями.

8.17. Об утере печати или штампа в государственных органах незамедлительно ставятся в известность их руководители.

8.18. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату и уничтожаются по акту в установленном порядке.

8.19. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в Правительстве Московской области возлагаются на руководителей структурных подразделений аппарата Правительства Московской области, в государственных органах - на их руководителей.

     ---------------------------------------------

<*> В соответствии с постановлением Правительства Московской области от 27.11.2002 N 573/46 "Об утверждении Положения о порядке обращения с информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах и государственных учреждениях Московской области" (с изменениями, внесенными постановлением Правительства Московской области от 15.01.2007 N 15/51).

Приложение N 1
к Инструкции

Перечень
документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации

1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и др. издания.

2. Документы на иностранных языках без перевода.

3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительны телеграммы и открытки.

6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

7. Документы без подписей.

Приложение N 2
к Инструкции

                                  Журнал

                        учета входящих документов

N (индекс) и дата документа	Корреспондент, дата и номер (индекс) поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении

                                                              (формат А3)

Приложение N 3
к Инструкции

                                  Журнал

                        учета исходящих документов

N (индекс) и дата документа	Кому направлен (адресат)	Краткое содержание	Отметка об исполнении (N  дела, в которое подшита копия)

                                                              (формат А3)

Приложение N 4
к Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                                Телеграмма

                                            Кому

                                           (должность, инициалы, фамилия)

                                            Адрес

                                          (с указанием почтового индекса)

     Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность                                                    И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"_____" ___________ 200_ г.

Исп.: ______________

Тел.: ______________

Приложение N 5
к Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                       Правительственная телеграмма

                                           Кому

                                          (должность, инициалы, фамилия)

                                           Адрес

                                          (с указанием почтового индекса)

     Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность                                                    И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"_____" ___________ 200_ г.

Исп.: ______________

Тел.: ______________

Приложение N 6
к Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                                Телеграмма

                                                                По списку

    Текст телеграммы

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность                                                    И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"_____" ___________ 200_ г.

Исп.: ______________

Тел.: ______________

     Список адресов к исх. __________________ от ________________________

N п/п	Кому	Адрес
1	Президенту Республики Бурятии (фамилия, имя, отчество)	670001, г. Улан-Удэ, ул. Сухэ-Батора, д. 9
2	Губернатору Кемеровской области (фамилия, имя, отчество)	650099, г. Кемерово, проспект Советский, д. 62
3	Главе администрации Алтайского края (фамилия, имя, отчество)	656035, г. Барнаул, проспект Ленина, д. 59

Наименование должности

исполнителя                                    _____________ И.О. Фамилия

                                                  (подпись)

"_____" ___________ 200_ г.

Приложение N 7
к Инструкции

                                                                    Место

                                                                авансовой

                                                                   печати

                                Телеграмма

                             схема сто девять

                                                     Главе муниципального

                                                              образования

    Текст телеграммы ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность                                                    И.О. Фамилия

_________________________________________________________________________

103070, г. Москва, Старая площадь, д. 6

"_____" ___________ 200_ г.

Приложение N 8
к Инструкции

                              Лист-расписка

                        о выдаче документа из дела

N, дата документа	Дата выдачи и кому выдан документ (подпись, расшифровка подписи)	Дата возврата (до какого числа выдан документ)	Ф.И.О. и должность сотрудника, выдавшего документ

                                                              (формат А5)

Приложение N 9
к Инструкции

Перечень
бланков, используемых при подготовке и оформлении
нормативных правовых и распорядительных актов, служебных
документов (писем)

1. Постановление Правительства Московской области.

2. Письмо Правительства Московской области.

3. Постановление Губернатора Московской области.

4. Распоряжение Губернатора Московской области.

5. Письмо Губернатора Московской области.

6. Распоряжение Вице-губернатора Московской области.

7. Письмо Вице-губернатора Московской области.

8. Распоряжение первого заместителя Председателя Правительства Московской области.

9. Письмо первого заместителя Председателя Правительства Московской области.

10. Распоряжение первого заместителя Председателя Правительства Московской области - министра финансов Правительства Московской области.

11. Письмо первого заместителя Председателя Правительства Московской области - министра финансов Правительства Московской области.

12. Распоряжение заместителя Председателя Правительства Московской области.

13. Письмо заместителя Председателя Правительства Московской области.

14. Распоряжение заместителя Председателя Правительства Московской области - министра транспорта Правительства Московской области. Правительства Московской области - министра транспорта Правительства Московской области.

15. Письмо заместителя Председателя

16. Распоряжение министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

17. Приказ министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

18. Письмо министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области.

19. Письмо аппарата Правительства Московской области.

20. Письмо министра Правительства Московской области - постоянного представителя Губернатора Московской области в Московской областной Думе.

21. Протокол Правительства Московской области.

22. Письмо советника Губернатора Московской области.

23. Письмо секретариата Губернатора Московской области.

24. Письмо центрального исполнительного органа государственной власти Московской области (министерства, комитета, главного управления).

25. Распорядительные документы руководителя центрального исполнительного органа государственной власти Московской области.

Приложение N 10
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                               Правительство

                            Московской области

                               Постановление

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание. Многоцветный полный герб Московской области 21 x 28 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 11
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                     Правительство Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

    Примечание. Многоцветный полный герб Московской области 21 x 28 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 12
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                                Губернатор

                            Московской области

                               Постановление

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

    Примечание. Многоцветный полный герб Московской области 21 x 28 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 13
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                                Губернатор

                            Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

    Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 14
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                                Губернатор

                            Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

    Примечание. Многоцветный полный герб Московской области 21 x 28 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 15
к Инструкции

                                /----------\                   Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                              Вице-губернатор

                            Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

    Примечание: Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 16
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                              Вице-губернатор

                            Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный полный герб Московской области 21 x 28 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 17
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                      Первый заместитель председателя

                     Правительства Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 18
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                      Первый заместитель председателя

                     Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 19
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                      Первый заместитель Председателя

                    Правительства Московской области -

                             министр финансов

                     Правительства Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 20
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                      Первый заместитель Председателя

                    Правительства Московской области -

                             министр финансов

                     Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 21
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                         Заместитель председателя

                     Правительства Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 22
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                         Заместитель председателя

                     Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 23
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                         Заместитель председателя

                    Правительства Московской области -

                            министр транспорта

                     Правительства Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 24
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                         Заместитель председателя

                    Правительства Московской области -

                            министр транспорта

                     Правительства Московской области

109074, Москва, Славянская пл., д. 2/5, стр. 5            тел. 785-80-20,

                                                           факс 785-80-37

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание.  Многоцветный  коронованный  гербовый   щит   Московской

области 16 x 30 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 25
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                Министр Правительства Московской области -

                    руководитель аппарата Правительства

                            Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание. Одноцветный рисунок гербового щита Московской области  в

красном цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 26
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                Министр Правительства Московской области -

                    руководитель аппарата Правительства

                            Московской области

                                  Приказ

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание. Одноцветный рисунок гербового щита Московской области  в

красном цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 27
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                Министр Правительства Московской области -

                    руководитель аппарата Правительства

                            Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 28
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                                  Аппарат

                     Правительства Московской области

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-67-09, факс 628-98-12

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 29
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                Министр Правительства Московской области -

                   постоянный представитель Губернатора

                            Московской области

                        в Московской областной Думе

103070, Москва, Старая пл., 6              тел. 606-68-63, факс 606-68-87

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 30
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                     Правительство Московской области

                                 Протокол

                         ___________ N ___________

                                 г. Москва

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 31
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                                 Советник

                      Губернатора Московской области

103070, Москва, Старая пл., д. 6             тел.            факс

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 32
к Инструкции

                                /----------\                    Утвержден

                                |   Герб   |    распоряжением Губернатора

                                |Московской|           Московской области

                                | области  |       от 27.09.2007 N 622-РГ

                                \----------/

                                Секретариат

                      Губернатора Московской области

103070, Москва, Старая пл., д. 6           тел. 624-73-69, факс 606-02-06

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 33
к Инструкции

                                 Образец

                            листа согласования

     Проект представил:

     Должность руководителя

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Проект согласовали:

     Вице-губернатор Московской области

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Первые заместители Председателя

     Правительства Московской области

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Заместитель Председателя

     Правительства Московской области

     (в соответствии с распределением обязанностей)

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Министр Правительства Московской области -

     руководитель аппарата Правительства

     Московской области

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Министры Правительства Московской области

     (в соответствии с распределением обязанностей)

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Правовое управление аппарата

     Правительства Московской области

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Руководители центральных и территориальных

     исполнительных органов государственной власти

     Московской области, государственных органов

     и государственных учреждений Московской области

     и других организаций (по определению Правового

     управления аппарата Правительства Московской

     области)

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Исполнитель:

     Должность

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     телефон

     Юридическая служба исполнительных органов

     государственной власти Московской области,

     государственных органов и государственных

     учреждений Московской области и других организаций

     Подпись, дата                                    (инициалы, фамилия)

     Примечание. При   наличии  большого   числа   согласующих   органов,

организаций и лиц лист согласования может быть продолжен и оформляется на

втором листе без указания графы  "Проект  представил"  либо  составляется

дополнительный лист согласования согласно приложению N 34.

Приложение N 34
к Инструкции

                     Дополнительный лист согласования

_________________________________________________________________________

                           (заголовок документа)

Название органа (министерство, комитет, главное управление и т.д.)	Должность, инициалы, фамилия руководителя, с которым согласован документ	Дата согласования, номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование
Например: Управление Федеральной налоговой службы по Московской области	Руководитель Управления (инициалы, фамилия)	Письмо от 20.05.2008 N 105 (без замечаний) или Письмо от 20.05.2008 N 105 (с замечаниями) Замечания учтены или Письмо от 20.05.2008 N 105 (с замечаниями) Замечания не учтены

    Исполнитель:

    Должность

    Подпись, дата                                     (инициалы, фамилия)

Приложение N 35
к Инструкции

                                 Таблица

                      контроля исполнения поручений

N  п/п	Кому дано поручение	Срок исполнения	Содержание поручения	Состояние исполнения	Исполнено	Исполнено с опозданием	Срок не истек	Снято с исполнения	Не исполнено в срок	Заключение руководства (предложения по контролю)
					Для автоматизированного учета

Приложение N 36
к Инструкции

| | - 1,8 см - | 1 см | | не менее 2,5 см | | | Гербовый щит | 2,2 см Московской | | области Аппарат Правительства Московской области 103070, Москва, Старая пл., 6 тел. 606-67-09, факс 928-98-12 ------------------------------------------------------------------- ____________ N _________ /---- ----\ | АДРЕСАТ | - 8,0 см - На N _______ от ________ Отметка /---- ----\ о | ЗАГОЛОВОК | контроле к тексту - 7,5 см - 2,0 см 1,0 см -- -- -- -- Текст документа Отметка о наличии приложения ПОДПИСЬ Отметка об исполнителе | Отметка об исполнении документа | N бланка 2,0 см 1,5 см и направлении его в дело не менее (000000*) - - | 2 см | | | 2 см

Приложение N 37
к Инструкции

/----------\ | Герб | |Московской| | области | \----------/ Заместитель министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области Инициалы, фамилия "__" _____________ 200_ г. к N _____________

                            Бланк для поручений

                                (формат А6)

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете.

Приложение N 38
к Инструкции

                                  Журнал

            учета отправляемой служебной информации средствами

                            факсимильной связи

N п/п	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, город	Количество листов	Дата и время поступления материала	Подпись сотрудника, сдавшего материал	Кто и когда принял переданную информацию		Отметка о возврате материала
						Дата и время	Ф.И.О.

Приложение N 39
к Инструкции

                                  Журнал

                        учета принятых факсограмм

N п/п

Адрес корреспондента, его фамилия, телефон

Дата и время

Количество листов

Наименование документа

Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя

Подпись получателя

Приложение N 40
к Инструкции

Примерный перечень
документов, на которые ставится гербовая печать

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы).

3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).

4. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и др.).

5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

6. Командировочные удостоверения.

7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

9. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

10. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

11. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

12. Смета расходов (на содержание аппарата Правительства Московской области, государственного органа Московской области).

13. Соглашения, договоры, подписанные Губернатором Московской области от имени Правительства Московской области, руководителями государственных органов Московской области.

14. Постановления, распоряжения, подписанные Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области, первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области - руководителем аппарата Правительства Московской области, министрами Правительства Московской области.

15. Протоколы заседаний Правительства Московской области.

16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).

17. Удостоверения работников.

18. Штатное расписание аппарата Правительства Московской области, государственных органов Московской области.

Приложение N 41
к Инструкции

Аппарат Правительства                                           Утверждаю

Московской области

                                                   Наименование должности

Номенклатура дел                                             руководителя

_____________ N _____

На __________ год                          _________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

                                           __________

                                             (дата)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Заведующий отделом по хранению,

комплектованию и использованию

архивных документов

Управления по обеспечению деятельности   (подпись)    Расшифровка подписи

Одобрено                                                      Согласовано

Экспертная комиссия аппарата            ЭПК Главного архивного управления

Правительства Московской области                       Московской области

Протокол от ________ N _________            Протокол от _____ N _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		Переходящих	С отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 5 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

     Итоговые  сведения  переданы  в  Центральный  государственный  архив

Московской области.

Заведующий отделом по хранению, комплектованию

и использованию архивных документов

Управления по обеспечению деятельности      (подпись) (инициалы, фамилия)

____________

   (дата)

Приложение N 42
к Инструкции

Наименование организации

                                                                Утверждаю

                                                   Наименование должности

                                                             руководителя

                                        ___________ (расшифровка подписи)

                                         (подпись)

                                        ____________

                                           (дата)

                              Акт N ________

                   _____________________________________

                            (место составления)

       О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся

в деятельности  организаций,  с  указанием  сроков  хранения  отобраны  к

уничтожению как не  имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие

практическое значение документы согласно номенклатуре дел _______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

N  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за _____ год	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части и номера статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого ______________________________________ дел за ___________ год.

     Описи дел постоянного хранения за _________________ годы УТВЕРЖДЕНЫ,

по личному составу согласованы с ЭПК ЦГАМО (протокол от ______ N ______).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Одобрено

Протокол ЭК

от __________ N _______

Председатель комиссии

____________________

____________________ _______________ ____________________________________

    (должность)         (подпись)            (расшифровка подписи)

     Члены комиссии

____________________

____________________ _______________ ____________________________________

    (должность)         (подпись)            (расшифровка подписи)

     Документы измельчены и уничтожены

____________________

____________________ _______________ ____________________________________

    (должность)         (подпись)            (расшифровка подписи)

____________________

     (дата)

Приложение N 43
к Инструкции

                      Лист-заверитель дела N ______

     В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листа(ов)

                                      (цифрами и прописью)

______________________________  ______________  _________________________

(наименование должности лица,     (подпись)        (расшифровка подписи

 составившего заверительную                         (инициалы, фамилия)

          надпись)

____________

   (дата)

Приложение N 44
к Инструкции

                             Внутренняя опись

                         документов дела N ______

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого __________________________________________________ документов.

                         (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________________________

                                             (цифрами и прописью)

______________________________  ______________  _________________________

(наименование должности лица,    (подпись)         (расшифровка подписи

  составившего внутреннюю                            (инициалы, фамилия)

   опись документов дела)

____________

   (дата)

Приложение N 45
к Инструкции

                                                                Утверждаю

                                                   Наименование должности

---------------------                           руководителя структурного

Название структурного                                       подразделения

подразделения                           ___________ (расшифровка подписи)

                                         (подпись)

                                        ___________

                                           (дата)

                                Опись N 1

                         дел постоянного хранения

                           за ____________ год

N  п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данную опись внесено __________ дел с N ___ по N ____, в том числе

                           (цифрами

                          и прописью)

     литерные номера:

     пропущенные номера:

     Наименование должности

     составителя описи            (подпись)           Расшифровка подписи

____________

   (дата)

Согласовано

Заведующий отделом по хранению, комплектованию

и использованию архивных документов

Управления по обеспечению деятельности

____________ Расшифровка подписи

  (подпись)

____________

   (дата)

     Передал __________________________________ дел

               (цифрами и прописью)

и _________________________ регистрационно-контрольных форм к документам.

      (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения        (подпись)           Расшифровка подписи

____________

   (дата)

     Принял ________________________ дел и ______________________________

           (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

     регистрационно-контрольных форм к документам.

Наименование должности

работника, ответственного

за архив                          (подпись)           Расшифровка подписи

____________

   (дата)

Приложение N 46
к Инструкции

                                                                Утверждаю

                                                   Наименование должности

---------------------                           руководителя структурного

Название структурного                                       подразделения

подразделения                         _____________ (расшифровка подписи)

                                         (подпись)

                                      _____________

                                          (дата)

                                Опись N 1

               дел по личному составу (временного хранения)

                         за ________________ год

N  п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данную опись внесено __________ дел с N ___ по N ____, в том числе

                            (цифрами

                          и прописью)

     литерные номера:

     пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                 (подпись)           Расшифровка подписи

____________

   (дата)

Согласовано

Заведующий отделом по хранению, комплектованию

и использованию архивных документов

Управления по обеспечению деятельности

____________ Расшифровка подписи

  (подпись)

____________

   (дата)

Передал __________________________________ дел

               (цифрами и прописью)

и _________________________ регистрационно-контрольных форм к документам.

      (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения        (подпись)           Расшифровка подписи

____________

   (дата)

Принял __________________________ дел и _________________________________

           (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных форм к документам.

Наименование должности

работника, ответственного

за архив                          (подпись)           Расшифровка подписи

____________

   (дата)

Приложение N 47
к Инструкции

                                /----------\

                                |   Герб   |

                                |Московской|

                                | области  |

                                \----------/

                   Министерство строительного комплекса

                            Московской области

105064, Москва, Земляной Вал, д. 36        тел. 916-14-56, факс 917-82-82

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 48
к Инструкции

                                /----------\

                                |   Герб   |

                                |Московской|

                                | области  |

                                \----------/

                  Комитет по развитию предпринимательства

                            Московской области

129090, Москва, Астраханский пер., д. 8    тел. 680-72-71, факс 680-86-66

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 49
к Инструкции

                                /----------\

                                |   Герб   |

                                |Московской|

                                | области  |

                                \----------/

                                  Главное

                   управление региональной безопасности

                            Московской области

143407, Московская область, г. Красногорск-7,        тел. 8-498-602-04-27

бульвар Строителей, д. 1                            факс: 8-498-602-05-43

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 50
к Инструкции

                                /----------\

                                |   Герб   |

                                |Московской|

                                | области  |

                                \----------/

                             Министр экономики

                     Правительства Московской области

143407, Московская область, г. Красногорск-7,        тел. 8-498-602-18-00

бульвар Строителей, д. 1                            факс: 8-498-602-17-40

                                                  E-mail: minec@mosreg.ru

_________________________________________________________________________

_________________ N ________________

На N ____________ от _______________

/----                         -----\

|                                  |

|                                  |

     Примечание. Многоцветный гербовый щит Московской области 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 51
к Инструкции

                                /----------\

                                |   Герб   |

                                |Московской|

                                | области  |

                                \----------/

                          Министерство экономики

                            Московской области

                               Распоряжение

                         ___________ N ___________

                            Московская область

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 52
к Инструкции

                                /----------\

                                |   Герб   |

                                |Московской|

                                | области  |

                                \----------/

                             Министр экономики

                     Правительства Московской области

                                  Приказ

                         ___________ N ___________

                            Московская область

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете 18 x 22 мм.

                                                                  000000*

Приложение N 53
к Инструкции

/----------\ | Герб | |Московской| | области | \----------/ Секретариат Губернатора Московской области Заведующий секретариатом "__" _____________ 200_ г. к N _____________

                            Бланк для поручений

                                (формат А6)

     Примечание. Одноцветный гербовый щит Московской  области  в  красном

цвете.

Приложение N 54
к Инструкции

                                  Реестр

                     передачи на согласование проекта

_________________________________________________________________________

  (название нормативного правового акта или распорядительного документа)

_________________________________________________________________________

         (название государственного органа, представившего проект)

Фамилия, И.О. согласующего документ лица с указанием должности или структурного подразделения	Сроки согласования		Согласование
	План по регламенту	Факт	Начало дата и подпись принявшего документ на согласование	Окончание дата и подпись получившего документ после согласования
1	2	3	4	5
Вице-губернатор Московской области И.О. Фамилия
Первые заместители Председателя Правительства Московской области И.О. Фамилия
Заместители Председателя Правительства Московской области И.О. Фамилия
Министр Правительства Московской области - руководитель аппарата Правительства Московской области И.О. Фамилия
Правовое управление аппарата Правительства Московской области И.О. Фамилия

     Заполнение столбцов:

     1. Список лиц, с которыми  должен  быть  согласован  данный   проект

(заполняется исполнителем).

     2. Срок согласования  документа  согласно  регламенту   (заполняется

исполнителем).

     3. Срок  фактического  согласования  документа  (заполняется   после

согласования исполнителем).

     4. Подпись работника структурного подразделения, принявшего документ

на согласование своим руководителем.

     5. Подпись  лица   (исполнителя  или  работника  отдела    служебной

корреспонденции), получающего документ после согласования.

Приложение N 55
к Инструкции

                                 Аппарат Правительства Московской области

                                                Структурное подразделение

_______________ 2008 г.                                            Индекс

    (дата)                                     структурного подразделения

                                  Реестр

                 на передачу корреспонденции в управление

                       документационного обеспечения

N  п/п	Регистрационный номер документа	Примечание	Подпись

Приложение N 56
к Инструкции

     Заведующему секретариатом _______________________

                          Оперативная информация

       от Министерства __________________________ Московской области

     о ходе исполнения служебных документов с поручениями Губернатора

                            Московской области

               по состоянию на "___" ____________ 200___ г.

N  п/п	Номер документа, дата	Краткое содержание документа и поручения Губернатора	Срок исполнения поручения	Сведения о проделанной работе по исполнению поручения Губернатора	Решение по информации

Исполнитель

________________________________

"__" _________ 200__ г.

Приложение N 57
к Инструкции

                                  Журнал

       регистрации _________________________________________________

                    (наименование вида нормативного правового акта

                             и распорядительного документа)

                               на 200___ год

N п/п	Название нормативного правового акта и распорядительного документа	Дата регистрации	Дата рассылки