Приложение N 2. Положение об архивном секторе управления бухгалтерского учета и контроля администрации городского округа Электросталь Московской области

Приложение N 2
к постановлению Главы
городского округа Электросталь
Московской области
от 4 июля 2008 г. N 456/6

Положение
об архивном секторе управления бухгалтерского учета
и контроля администрации городского округа Электросталь
Московской области

1. Общие положения

1.1. Архивный сектор управления бухгалтерского учета и контроля администрации городского округа Электросталь Московской области (далее - Архив) в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется администрацией городского округа Электросталь Московской области и является структурным подразделением управления бухгалтерского учета и контроля администрации городского округа и подчиняется в своей деятельности начальнику управления.

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Московской области Архив входит в систему Главного архивного управления Московской области (далее - ГАУ МО), взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и осуществляет отдельные государственные полномочия в области архивного дела, которыми наделена администрация городского округа Электросталь Московской области в соответствии с Законом Московской области "Об архивном деле в Московской области" от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ и Договором об отношениях и сотрудничестве Главного архивного управления Московской области с администрацией городского округа Электросталь Московской области по наделению администрации городского округа Электросталь Московской области отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, относящихся к собственности Московской области, находящихся на территории городского округа Электросталь Московской области от 06.06.2007 N 145.

1.2. Архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними нормативными и иными правовыми актами Московской области, Уставом городского округа Электросталь, решениями Совета депутатов городского округа Электросталь, постановлениями и распоряжениями главы городского округа и администрации городского округа Электросталь, приказами и инструкциями Федерального архивного агентства Российской Федерации, ГАУ МО и настоящим Положением.

1.3. Положение об Архиве утверждается постановлением главы городского округа Электросталь Московской области.

1.4. Архив обеспечивает сохранность, ведет учет, осуществляет комплектование и использование документов Архивного фонда Московской области, организационно-методическое руководство ведомственными архивами.

1.5. Архив хранит документы Архивного фонда Московской области, отнесенные к муниципальной форме собственности, постоянно, а также осуществляет временное хранение документов, отнесенных к собственности Московской области, в соответствии с наделением администрации городского округа отдельными государственными полномочиями по их хранению, комплектованию, учету и использованию.

2. Состав документов

2.1. Архив хранит:

2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда Московской области и по личному составу, отнесенные к собственности Московской области (образовавшиеся в деятельности городских органов государственной власти и управления, государственных организаций до 01.01.1994), находящиеся на территории городского округа.

2.1.2. Документы, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий (далее - организации), отнесенных к муниципальной собственности.

2.1.3. Документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.

2.1.4. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды Архива.

2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы частной формы собственности поступают на хранение в Архив на основе договора, заключенного между собственником документов и администрацией городского округа.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Московской области, хранящихся в Архиве, независимо от формы собственности.

3.2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Московской области, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

3.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, использование документов Архива.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования Архива, содействие городским организациям различных форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.5. Контроль за соблюдением организациями - источниками комплектования, другими собственниками документов Архивного фонда Московской области, законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Московской области, главы и администрации городского округа в области архивного дела на территории городского округа.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в ГАУ МО по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.2. Разрабатывает и по согласованию с ГАУ МО представляет на утверждение администрации городского округа список организаций - источников комплектования Архива, ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве.

4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.5. Информирует органы местного самоуправления и организации о составе и содержании документов Архива, выполняет их запросы.

4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении; в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы Архива организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения.

4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования, а также по поручению ГАУ МО - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности и государственной собственности Московской области; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций.

4.8. Вносит на рассмотрение администрации городского округа предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, созданию объединенных ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.

4.9. Информирует администрацию городского округа, ГАУ МО о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об Архивном деле.

4.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, о ведомственных и межведомственных архивных экспертных комиссиях.

4.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии ГАУ МО поступившие от организаций описи дел постоянного хранения; рассматривает и представляет для согласования в ГАУ МО описи дел долговременного хранения и по личному составу, номенклатуры дел организаций - источников комплектования Архива.

4.12. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.

4.13. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива; выдает в установленном порядке организациям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов.

4.14. Внедряет в практику работы Архива прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. Получать от организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.2. Проверять ведомственные и межведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций независимо от их ведомственной принадлежности.

5.3. Давать в пределах своей компетенции организациям обязательные для исполнения указания по устранению недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией городского округа, ее структурными подразделениями, по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

5.5. Ставить вопрос перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Московской области ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

6. Организация работы

6.1. Архив возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, назначаемый и освобождаемый от должности главой городского округа по согласованию с ГАУ МО.

6.2. Начальник Архива:

6.2.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

6.2.2. Отчитывается о работе Архива перед начальником управления бухгалтерского учета и контроля администрации городского округа, ГАУ МО.

6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Архива в оборудовании и материалах, а также организует целевое использование субвенций, выделяемых из бюджета Московской области.

6.2.4. Решает вопросы выдачи документов организациям во временное пользование для работы исследователей в помещении Архива.

6.3. Деятельность Архива организуется на основе годового плана работы, утвержденного первым заместителем главы администрации городского округа Электросталь.

6.4. Архив осуществляет свою работу в контакте с органами местного самоуправления, организациями, представителями общественности.

6.5. Архив содержится за счет городского бюджета и субвенции, выделяемой из бюджета Московской области на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела; пользуется гербовой печатью администрации городского округа для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

Архив имеет собственную печать, которую использует для заверения ксерокопий документов.

Штатная численность Архива устанавливается главой городского округа Электросталь Московской области по согласованию с ГАУ МО.

6.6. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного хранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других необходимых для работы Архива условий осуществляет администрация городского округа.

6.7. При смене начальника Архива прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации городского округа и ГАУ МО. Акт приема-передачи утверждается первым заместителем главы администрации городского округа и представляется в ГАУ МО.

6.8. Ликвидация или реорганизация Архива осуществляется на основании постановления главы городского округа Электросталь Московской области по согласованию с ГАУ МО.