Приложение. Инструкция о порядке хранения конкурсной и иной документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального образования город окружного значения Сургут

Приложение

к распоряжению Мэра г.Сургута

от 31 января 2001 г. N 214

Инструкция
о порядке хранения конкурсной и иной документации, относящейся к проведению
конкурсов на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг для нужд
муниципального образования город окружного значения Сургут

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок и сроки хранения документации, относящейся к проведению конкурсов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд муниципального образования город окружного значения Сургут до принятия соответствующего закона.

1.2. В соответствии с пунктом 5.13. Положения о муниципальном заказе в муниципальном образовании город окружного значения Сургут, принятым решением городской Думы от 07.12.2000 г. N 317-IIГД, обязанность по обеспечению сохранности документации возлагается на организаторов конкурсов (комитет по экономике и прогнозированию администрации города, рабочие группы в структурных подразделениях администрации города).

1.3. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

Конкурсная документация - формы заявки на участие в торгах (конкурсах), разработанные организатором конкурса с учетом необходимых критериев отбора победителя и передаваемые участникам торгов (конкурсов) за установленную плату.

Хранению подлежат заполненные формы конкурсной документации с приложениями (пункт 6.1. Положения о муниципальном заказе в муниципальном образовании город окружного значения Сургут), представленные на конкурс его участниками.

Срок хранения - срок, установленный настоящей Инструкцией, в течение которого организатором конкурса обеспечивается сохранность документов, исчисляемый с 1 января года, следующего за годом, к которому относится данный документ.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

II. Основные требования к формированию дел, подлежащих хранению

2.1. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов в данном деле.

2.2. Заголовок дела состоит из элементов, располагающихся в следующей последовательности:

- название вида дела (конкурс, его название, дата проведения, переписка и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

- название организации (структурного подразделения), которой адресованы документы;

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела.

2.3. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дело только исполненные документы;

- проверять правильность оформления каждого документа: наличие подписей, даты, з аверительной надписи на копии и т.п.;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года;

- приложения, независимо от их дат, присоединять к тем документам, к которым они относятся.

Приложения большого объема следует формировать в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

2.6. Заполненные формы конкурсной документации, относящиеся к конкретному конкурсу, приложения к ним, а также заявки структурных подразделений на проведение данного конкурса формируются в отдельное дело.

2.7. Протоколы решений комиссий за соответствующий год, расположенные по порядку, составляют содержание отдельного дела.

2.8. Переписка систематизируется в хронологической последовательности:

- документ-ответ помещается за документом-запросом, входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления.

III. Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки хранения

3.1. Документы, связанные с формированием реестра муниципального заказа:

- проекты муниципальных заказов структурных подразделений на соответствующий финансовый год - срок хранения 1 год;

- сводный проект муниципального заказа на соответствующий финансовый год - срок хранения 3 года.

3.2. Документы, относящиеся к проведению конкурсов:

- заполненные формы конкурсной документации с приложения ми, заявки структурных подразделений на размещение муниципальных заказов, оформленное в установленном порядке объявление о проводимых торгах - срок хранения 1 год;

- протоколы решений отраслевых комиссий - срок хранения 3 года;

- протоколы согласований центральной конкурсной комиссией - срок хранения 3 года.

3.3. Статистические и другие виды отчетности - срок хранения 3 года.

3.4. Переписка - срок хранения 1 год.

3.5. Акты уничтожения - срок хранения 3 года.

3.6. Фотоматериалы, компьютерные дискеты и диски, предоставляемые на конкурс, аудио- и видеокассеты с записью заседаний комиссий срок хранения 1 год.

IV. Порядок уничтожения документов по истечении сроков хранения

4.1. По истечении каждого календарного года организатор конкурсов формирует перечень документации, подлежащей уничтожению по сроку хранения. Руководитель структурного подразделения, в составе которого осуществляет свою деятельность организатор конкурсов, назначает своим приказом ответственных лиц, обязанных уничтожить документацию согласно перечню.

4.2. Оформленные и утвержденные руководителем структурного подразделения акты уничтожения подлежат хранению.