Приложение 1. Положение о порядке постановки на учет, хранении и списании вычислительной и оргтехники и программного обеспечения

Приложение 1

к распоряжению Мэра г.Сургута

от 31 мая 2000 г. N 1513

Положение
о порядке постановки на учет, хранении и списании вычислительной и оргтехники
и программного обеспечения

I. Порядок приобретения ВТ и постановка на учет

1.1. Процесс приобретения и ввода в эксплуатацию средств ВТ, ЛВС и ПО состоит из следующих этапов:

- планирование работ по закупке и вводу в эксплуатацию новых средств ВТ и ПО, монтаж и реконструкцию ЛВС и замене морально устаревшего и достигшего предельного состояния оборудования, модернизацию и обновление ПО;

- планирование работ по закупке комплектующих, расходных материалов и ЗИП;

- разработка исходных требований и спецификаций;

- рассмотрение и экспертиза проектной документации для ЛВС;

- заключение договоров с подрядными организациями и поставщиками оборудования;

- технический надзор за монтажно-наладочными работами;

- постановка на баланс оборудования и ЛВС.

1.2. Планирование объемов закупаемой ВТ и ПО, модернизации рабочих мест, реконструкции и строительства ЛВС производит комитет по информационным ресурсам на основании заявок, поступивших от подразделений администрации города. Планы работ на следующий год согласовываются до 1 сентября текущего года председателем комитета по информационным ресурсам и подаются на утверждение заместителю Мэра города, председателю комитета по экономике и прогнозированию.

После принятия городской Думой бюджета на следующий финансовый год планы работ, при необходимости, корректируются в соответствии с объемом средств, выделенных по соответствующим статьям.

1.3. Приобретение средств ВТ, оргтехники, комплектующих, расходных материалов и ЗИП, работы по монтажу и настройке ЛВС, в случае финансирования работ из бюджетных средств, организует администрация города на основе муниципального заказа. Формирование заявок на муниципальный заказ производит отдел формирования муниципального заказа комитета по экономике и прогнозированию. Разработку исходных требований и спецификаций по согласованию с комитетом по информационным ресурсам производят соответствующие специалисты подразделений администрации города.

1.4. Программное обеспечение приобретается в соответствии с распоряжением Мэра города от 12.01.98 г. N 77 "О порядке проведения работ по информатизации предприятий и организаций бюджетной сферы".

1.5. Согласование и утверждение технических заданий на проектирование и проектной документации производится комитетом по информационным ресурсам.

1.6. После проведения тендера администрацией города или ее подразделением с поставщиком (подрядчиком) заключается договор на поставку оборудования и (или) монтаж ЛВС.

1.7. Надзор за монтажом и реконструкцией ЛВС осуществляет представитель комитета по информационным ресурсам и представитель эксплуатирующего подразделения из числа наиболее подготовленных специалистов.

1.8. Входной контроль получаемой техники производит МУ "Информационный центр "АСУ-город" на основании договоров с администрацией города. Полученные средства ВТ проходят проверку на соответствие конфигурации, работоспособность, и на изделие заполняется формуляр, согласно приложению 1. В соответствии с руководящими документами по защите информации корпус, при необходимости, опечатывается мастичной печатью или голографической защитной наклейкой.

1.9. Полученное оборудование и имущество, относящееся к основным фондам, администрацией города передаются получателю оборудования по извещению ф. N 280 и накладной ф. 18 к.т. и закрепляются за материально-ответственным лицом получателя.

1.10. Нематериальные активы (программное обеспечение, проектная документация и т.п.) передаются администрацией города получателю по акту приема-передачи и накладной ф 18 к.т. и ставятся на баланс в соответствии с приказом Минфина РФ от 29.07.98г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (с изменениями от 30.12.99г.).

1.11. В случае модернизации ПО, закупки модулей для расширения сферы применения информационной системы, дополнительных лицензий и т.п. стоимость модернизации добавляется к стоимости основного компонента ПО.

1.12. Распределение закупленных средств ВТ между подразделениями администрации города производится распоряжением Мэра города. Распоряжение готовит комитет по информационным ресурсам на основании планов модернизации.

1.13. Распределение и перемещение средств ВТ в подразделениях администрации города производится приказом руководителя подразделения и запись об этом заносится в формуляр изделия.

II. Формуляр изделия

2.1. Формуляр является документом, удостоверяющим основные параметры и технические характеристики оборудования, отражающим техническое состояние данного оборудования и содержащим сведения по его эксплуатации (техобслуживание, виды ремонтов, замена составных частей и деталей и другие данные за период эксплуатации).

2.2. Ответственным за сохранность формуляра и правильное его ведение является лицо, ответственное за учет и хранение материальных ценностей.

2.3. Ведение формуляра обязательно по всем разделам. Все записи в формуляре производятся отчетливо и аккуратно. Все записи по комплектности и замене составных частей должны быть заверены печатью структурного подразделения администрации города. Подчистки и незаверенные исправления не допускаются.

2.4. Формуляр заполняется на все изделия вычислительной и оргтехники, включая компьютеры, системные блоки, мониторы, принтеры, концентраторы (хабы), коммутаторы (свичи), маршрутизаторы, ксероксы и т.п. В случае постановки на баланс компьютеров в составе монитора, системного блока и клавиатуры, формуляр ведется на компьютер в той комплектации, как он принят на баланс. В противном случае формуляр ведется по отдельности на каждое изделие.

2.5. Для локально-вычислительных сетей формуляр ведется по отдельности на кабельную систему и активное оборудование.

2.6. Раздел 2 формуляра заполняется при получении изделия от изготовителя изделия или продавца организацией, ответственной за техническое обслуживание вычислительной техники.

2.7. Разделы 3 и 4 формуляра заполняются подразделением администрации города, ответственным за учет и хранение материальных ценностей.

2.8. Разделы 5, 6 и 7 формуляра заполняются организацией, ответственной за техническое обслуживание вычислительной техники.

2.9. Ответственность за содержание записей в соответствующих разделах формуляра несут лица, ответственные за учет, хранение и техническое обслуживание вычислительной техники. Формуляр ведется до момента окончания эксплуатации изделия и сдается вместе с ним на склад. Срок хранения формуляра после списания изделия принимает орган, ответственный за списание.

III. Организация учета, хранения и списания оборудования, программного обеспечения, материалов и запасного имущества

3.1. В администрации города и ее структурных подразделениях организуется неснижаемый запас запчастей и расходных материалов.

3.2. Перечень и количество неснижаемого запаса расходных материалов, подлежащих хранению на складе, определяется руководителем подразделения, исходя из месячной потребности и условий снабжения. Данный перечень согласуется с комитетом по информационным ресурсам.

3.3. Расходные материалы и детали ЗИП подлежат списанию в установленном порядке на основании актов ремонта или актов на установку.

3.4. К средствам ВТ применяется механизм ускоренной амортизации в соответствии с письмом Министерства экономики РФ от 17.01.2000 г. N МВ-32/6-51.

3.5. Срок службы (ресурс) персональных компьютеров составляет 5 лет с момента приобретения. Техническое освидетельствование персональных компьютеров производится через три года и через пять лет после начала эксплуатации с составлением актов технического состояния средств вычислительной техники согласно приложению 2.

3.6. Средства ВТ по истечении сроков службы или хранения, морально устаревшие, достигшие предельного состояния списываются с баланса структурного подразделения администрации города по актам комиссии, назначенной руководителем подразделения. В комиссию включаются специалисты, знающие списываемую аппаратуру и способные правильно оценить ее техническое состояние.

3.7. При определении технического состояния средств ВТ, подлежащих списанию, комиссия обязана:

- оценить состояние средств ВТ, установить степень и причины износа, имеющиеся дефекты, послужившие, основанием для списания этих средств;

- установить календарную продолжительность эксплуатации;

- дать заключение в акте о целесообразном использовании списываемого оборудования;

- составить акт технического состояния по установленной форме (приложение 2).

3.8. Акт на списание оборудования составляется в двух экземплярах. К акту прилагается формуляр, все разделы которого должны быть полностью оформлены, заверены подписью должностных лиц и скреплены печатью подразделения администрации города. После утверждения первый экземпляр акта направляется в бухгалтерию, где он служит основанием для списания указанных в акте средств, второй передается в комитет по информационным ресурсам.

3.9. Списание утраченных средств ВТ, а также пришедших в негодность по причинам стихийных бедствий и пожара, производится по акту после проведения соответствующего расследования.

3.10. Оборудование после списания передается на склад хозяйственно-эксплуатационного управления администрации города для дальнейшего использования.

Решение о дальнейшем использовании оборудования, как после списания, так и после снятия оборудования с эксплуатации по другим причинам, принимает председатель комитета по информационным ресурсам.

3.11. Стоимость нематериальных активов списывается равными долями в течение срока действия нематериального актива. Срок действия нематериальных активов определяется комитетом по информационным ресурсам по каждому продукту отдельно.

3.12. Досрочное списание нематериальных активов производится после проведения экспертизы в случаях:

- невозможности сопряжения ядра программного продукта с ядром более высокого уровня;

- невозможности произвести сопряжение отдельных автоматизированных рабочих мест и (или) локальных баз данных в единую структуру;

- прекращение поддержки программного продукта производителем;

- снятие с эксплуатации оборудования, на операционных системах которого работало прикладное программное обеспечение.

Экспертизу проводит комитет по информационным ресурсам.