Приложение. Положение об общем отделе администрации города

Приложение
к распоряжению Мэра г. Сургута
от 16 августа 2001 г. N 2196

Положение
об общем отделе администрации города

1. Общие положения

1.1. Общий отдел обеспечивает организацию прохождения муниципальной службы, соблюдение правового положения муниципальных служащих, осуществляет функции работы с обращениями граждан и документами в администрации и является структурным подразделением администрации города.

В своей работе общий отдел подчиняется Мэру города и действует под общим руководством управляющего делами администрации города.

1.2. Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующими нормативными актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа, Уставом города, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города и администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, настоящим Положением.

1.3. Отдел имеет три печати:

- общего отдела;

- кадровой службы;

- протокольной части.

2. Основные задачи

2.1. Основной задачей отдела является обеспечение четкой организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.

2.2. По поручению Мэра города отдел совместно с заместителями Мэра города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений, в пределах их компетенции, осуществляет подбор и расстановку кадров в администрации города.

2.3. Участвует в разработке и подготовке вопросов организации муниципальной службы, штатного расписания администрации города, положений о структурных подразделениях и функциональных обязанностях их работников.

2.4. Ведет учет, регистрацию предложений, заявлений и жалоб граждан, организует их рассмотрение и разрешение, а также прием граждан Мэром города и заместителями Мэра города по личным вопросам.

3. Функции отдела

Общий отдел выполняет следующие функции:

3.1. Готовит предложения Мэру города по совершенствованию штатного расписания департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации города, состоящих в штате.

3.2. Ведет учет муниципальных служащих администрации города и ее структурных подразделений, а также муниципальных служащих, включаемых в резерв для выдвижения на вышестоящие должности муниципальной службы, готовит необходимые документы для присвоения муниципальным служащим квалификационных разрядов.

3.3. Обеспечивает работу конкурсной комиссии и проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.

3.4. Готовит проекты распоряжений Мэра города по вопросам прохождения муниципальными служащими муниципальной службы.

3.5. Оформляет прием, перевод и увольнение работников администрации города, листки временной нетрудоспособности, командировочные удостоверения, все виды отпусков, формирует документы для назначения пенсий, выдает справки о трудовой деятельности, вносит изменения в личные дела и трудовые книжки работающих.

3.6. Отдел готовит соответствующие материалы для представления работников к поощрениям, награждениям, прохождения аттестации, привлечения к дисциплинарной ответственности.

3.7. Проводит отбор и направление работников администрации в учебные заведения для повышения их квалификации и переподготовки.

3.8. Совместно с руководителями структурных подразделений обеспечивает выполнение сотрудниками Правил внутреннего трудового распорядка.

3.9. Организует учет и регистрацию писем и обращений граждан по учетно-контрольным карточкам с использованием электронного носителя.

3.10. Контролирует рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан в установленные законодательством сроки.

3.11. Организует совместно с помощником Мэра города и заместителями Мэра города прием граждан по личным вопросам.

3.12. Организует в течение рабочего дня прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений администрации города, организаций города.

3.13. Планирует и организует работу "прямой телефонной линии" заместителей Мэра города, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации города.

3.14. Обеспечивает четкую организацию работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.

3.15. Составляет номенклатуру дел, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Мэру города.

3.16. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их, организует оперативное хранение документов и сдачу их в архив в соответствии с установленным порядком.

3.17. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих и отправку исходящих документов.

3.18. Ведет картотеку (журнал) учета прохождения документов.

3.19. Осуществляет документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства.

3.20. Доводит до сведения структурных подразделений администрации города, организаций, должностных лиц постановления и распоряжения администрации города, выдает копии, выписки и справки по этим документам.

3.21. Ведет справочно-информационную работу по документам администрации города, хранящимся в протокольной части и местном архиве.

3.22. Получает корреспонденцию на почте.

3.23. Оформляет и отправляет телеграммы.

3.24. Проверяет состояние делопроизводства и работу с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города согласно графику, утвержденному управляющим делами.

3.25. Разрабатывает инструкции по делопроизводству и работе с письмами и обращениями граждан.

3.26. Организует изготовление всех видов бланков администрации города, удостоверений личности, визитных и других карточек, вывесок на кабинеты, телефонных справочников.

3.27. Содействует изготовлению печатной продукции в период подготовки и проведения выборов в органы государственной власти, местного самоуправления, а также референдумов.

3.28. Готовит на рассмотрение Мэра города и должностных лиц администрации города полученную корреспонденцию.

3.29. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, ведет контроль за своевременным проведением профилактических работ пишущих машин и множительной техники.

3.30. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, вносит предложения по сокращению документооборота.

3.31. Анализирует и представляет Мэру города итоговые данные подсчета объема документооборота в администрации города.

3.32. Осуществляет контроль за правильным составлением и оформлением документов, использованием печатей, штампов, бланков.

3.33. Оказывает методическую помощь в организации и ведении делопроизводства по письмам и обращениям граждан структурным подразделениям администрации города.

3.34. Оформляет командировочные документы, направления в гостиницу для приезжающих в командировку в администрацию города.

3.35. Составляет график дежурства ответственных работников администрации города на период праздничных дней.

3.36. Организует хранение выборной документации в соответствии с установленным порядком.

3.37. Обеспечивает учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации города, подготовку и передачу их в архив в соответствии с действующими правилами.

3.38 Организует подписку на газеты и журналы для структурных подразделений администрации города.

4. Права и обязанности отдела

Общий отдел имеет право:

4.1.1. Запрашивать от руководителей структурных подразделений администрации города материалы и сведения, необходимые в работе с кадрами, по делопроизводству и с письмами и обращениями граждан.

4.1.2. Проводить проверки состояния делопроизводства и работы с письмами и обращениями граждан, организации работы кадровых служб структурных подразделений администрации города.

4.1.3. Осуществлять координацию работы всех структурных подразделений по организации порядка прохождения муниципальной службы, выполнению прав и обязанностей муниципальных служащих.

4.1.4. Ставить вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения обращений граждан, волоките, бюрократическом отношении к нуждам и запросам граждан.

4.2. Общий отдел обязан:

4.2.1. Осуществлять свою работу на основе квартальных планов администрации города.

4.2.2. Обеспечивать хранение и порядок ведения личных дел и трудовых книжек.

4.2.3. Соблюдать в работе служебную и государственную тайны.

4.2.4. Повышать профессиональный уровень сотрудников отдела.

5. Ответственность отдела

5.1. Работники отдела несут полную ответственность за невыполнение или надлежащее выполнение возложенных на отдел настоящим Положением функций и задач.

5.2 Возложение на отдел функций, не предусмотренных настоящим Положением, допускается в исключительных случаях с письменного поручения Мэра города.

6. Структура отдела

6.1. Возглавляет общий отдел начальник отдела.

Начальник отдела имеет право:

- проверять в структурных подразделениях состояние делопроизводства и вносить предложения по его улучшению;

- вносить предложения по плановой аттестации работников администрации города;

- осуществлять контроль за правильным хранением и использованием печатей, штампов, бланков в структурных подразделениях администрации города;

- принимать участие в разработке штатных расписаний и должностных инструкций администрации города и его структурных подразделений.

6.2. Структура и штатное расписание общего отдела утверждается Мэром города по представлению управляющего делами.

6.3. Структура общего отдела обеспечивает эффективное выполнение целей и задач, указанных в Положении, и включает в себя:

- сектор по работе с кадрами;

- сектор писем и обращений граждан;

- машинописное бюро.

Положения о структурах, входящих в состав общего отдела утверждаются управляющим делами.

6.4. Изменения штатного расписания общего отдела производятся Мэром города по согласованию с управляющим делами.

7. Порядок создания, упразднения общего отдела

7.1. Создание, упразднение общего отдела проводится Мэром города при изменении структуры и штатного расписания администрации города.