Приложение. Положение об общем отделе администрации города

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 26 августа 1999 г. N 2787

Положение
об общем отделе администрации города

I. Общие положения

1.1. Общий отдел обеспечивает организацию прохождения муниципальной службы и соблюдение правового положения муниципальных служащих, осуществляет функции работы с документами в администрации города и является структурным подразделением администрации города.

В своей работе общий отдел подчиняется Мэру города и непосредственно управляющему делами.

1.2. Общий отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- действующими нормативными актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа;

- Уставом города, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города и администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, настоящим Положением.

1.3. Отдел работает во взаимодействии с аппаратом администрации города и его структурными подразделениями.

1.4. Отдел имеет три печати: общего отдела, кадровой службы, протокольной части.

II. Основные задачи отдела

2.1. Основной задачей отдела является обеспечение четкой организации работы с документами в администрации города и его структурных подразделениях.

2.2. По поручению Мэра города отдел совместно с заместителями Мэра города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений, в пределах их компетенции, осуществляет подбор и расстановку кадров в администрации города.

2.3. Участвует в разработке и подготовке вопросов организации муниципальной службы, штатного расписания администрации города, положений о структурных подразделениях и функциональных обязанностях их работников.

III. Функции отдела

Общий отдел выполняет следующие функциональные обязанности:

3.1. Готовит предложения Мэру города по совершенствованию штатного расписания департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации города.

3.2. Ведет учет муниципальных служащих, а также муниципальных служащих, включаемых в резерв для выдвижения на вышестоящие должности муниципальной службы, готовит необходимые документы для присвоения муниципальным служащим квалификационных разрядов.

3.3. Обеспечивает работу конкурсной комиссии и проведение конкурсов на замещение вакантных муниципальных должностей муниципальной службы.

3.4. Готовит проекты распоряжений Мэра города по вопросам прохождения муниципальными служащими муниципальной службы.

3.5. Оформляет прием, перевод и увольнение работников администрации города, листки временной нетрудоспособности, командировочные удостоверения, все виды отпусков, назначение пенсий, выдает справки о трудовой деятельности, вносит изменения в личные дела и трудовые книжки работающих.

3.6. Отдел готовит соответствующие материалы для представления работников к поощрениям, награждениям, аттестации, привлечения к дисциплинарной ответственности.

3.7. Проводит отбор и направление работников администрации в учебные заведения для повышения их квалификации и переподготовки.

3.8. Совместно с руководителями структурных подразделений обеспечивает выполнение сотрудниками Правил внутреннего трудового распорядка.

3.9. Обеспечивает четкую организацию работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.

З.10. Составляет номенклатуру дел, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Мэру города.

3.11. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их, организует оперативное хранение документов и сдачу их в архив в соответствии с установленным порядком.

3.12. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих и отправку исходящих документов.

3.13. Ведет картотеку (журнал) учета прохождения документов.

3.14. Осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции, за соблюдением инструкции по делопроизводству.

3.15. Доводит до сведения структурных подразделений администрации города, предприятий, организаций и учреждений, должностных лиц постановления и распоряжения администрации города, выдает копии, выписки и справки по этим документам.

3.16. Ведет справочно-информационную работу по документам администрации города, хранящимся в протокольной части и местном архиве.

3.17. Получает корреспонденцию по почте.

3.18. Оформляет и отправляет телеграммы.

3.19. Проверяет по поручению управляющего делами состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации города.

3.20. Участвует в разработке инструкции по делопроизводству и приложений к ней, регламента работы и документов по вопросам делопроизводства.

3.21. Организует изготовление всех видов бланков администрации города, удостоверений личности, визитных и других карточек, вывесок на кабинеты, телефонных справочников и других материалов, сопутствующих организации делопроизводства в администрации.

3.22. Содействует изготовлению печатной продукции в период подготовки и проведения выборов в органы государственной власти, местного самоуправления и референдумов.

3.23. Готовит на рассмотрение Мэра города и должностных лиц администрации полученную корреспонденцию.

3.24. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, принимает меры по устранению неисправностей пишущих машин, множительной техники.

3.25. Участвует в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, вносит предложения по сокращению документооборота.

3.26. Подсчитывает объем документооборота в администрации города, анализирует и представляет Мэру города итоговые данные подсчета в табличной форме.

3.27. Осуществляет контроль за правильным составлением и оформлением документов, использованием печатей, штампов, бланков.

3.28. Оказывает методическую помощь в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации города.

3.29. Оформляет командировочные документы, направления в гостиницу для приезжающих в командировку в администрацию города.

3.30. Составляет график дежурства ответственных работников администрации города на период праздничных дней.

3.31. Организует хранение выборной документации в соответствии с установленным порядком.

3.32. Обеспечивает учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации города, подготовку и передачу их в архив в соответствии с действующими правилами.

IV. Права и обязанности отдела

4.1. Общий отдел имеет право:

4.1.1. Запрашивать от руководителей структурных подразделенийадминистрации города необходимые материалы и сведения, касающиеся вопросов работы с кадрами и делопроизводства.

4.1.2. Проводить проверки состояния делопроизводства и организации работы кадровых служб структурных подразделений администрации города.

4.1.3. Осуществлять координацию работы по организации порядка прохождения муниципальной службы, выполнению прав и обязанностей муниципальных служащих.

4.2. Общий отдел обязан:

4.2.1. Осуществлять свою работу на основе квартальных планов администрации города.

4.2.2. Обеспечивать хранение и порядок ведения личных дел и трудовых книжек.

4.2.3. Соблюдать в работе служебную и государственную тайны.

4.2.4. Повышать профессиональный уровень сотрудников отдела, четко и внимательно осуществлять работу с людьми.

V. Ответственность отдела

5.1. Сотрудники отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей настоящим Положением и служебными обязанностями в соответствии с действующим законодательством.

VI. Структура отдела

6.1. Возглавляет общий отдел начальник отдела. Начальник отдела имеет право:

- проверять в структурных подразделениях состояние делопроизводства и вносить предложения по его улучшению;

- вносить предложения по плановой аттестации работников администрации города;

- осуществлять контроль за правильным хранением и использованием печатей, штампов, бланков в структурных подразделениях администрации города;

- принимать участие в разработке штатных расписаний администрации города и его структурных подразделений.

6.2. Структура и штатное расписание общего отдела утверждается Мэром города по представлению управляющего делами.

6.3. Структура общего отдела обеспечивает эффективное выполнение целей и задач по указанным направлениям и включает в себя:

- сектор по работе с кадрами;

- канцелярию;

- протокольную часть;

- машинописное бюро.

6.3.1. Положения о структурах, входящих в состав общего отдела утверждаются управляющим делами.

6.4. Изменения штатного расписания общего отдела производятся Мэром города по согласованию с управляющим делами.

VII. Порядок создания, упразднения отдела

7.1. Создание, упразднение общего отдела проводится Мэром города при изменении структуры и штатного расписания администрации города.