Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Сургута

Приложение

к распоряжению Мэра г.Сургута

от 3 марта 2003 г. N 521

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Сургута

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Сургута (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, нормативно-правовыми документами администрации города.

1.2. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами несекретного характера, обращениями граждан и юридических лиц во всех структурных подразделениях администрации города. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации города и ее структурных подразделений. Все работники ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Дисциплинарную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных Инструкцией правил и порядок работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации города.

1.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

1.6. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми Мэром города.

1.8. Передача служебных документов и их копий сторонним организациям допускается только с разрешения управляющего делами администрации города, в структурных подразделениях - с разрешения руководителей. 1.9. При уходе ответственного за делопроизводство работника в отпуск (отъезд в командировку, увольнение, перемещение) имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

1.10. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются управлением общего обеспечения деятельности администрации города.

2. Составление и оформление отдельных видов документов

2.1. Документирование управленческой деятельности администрации города.

2.1.1. Управленческая деятельность администрации города выражается посредством издания нормативно - правовых документов.

Основными нормативно-правовыми актами администрации города являются постановления и распоряжения Мэра города. Они действуют на территории города и обязательны для исполнения всеми должностными лицами, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями.

2.1.2. Постановления принимаются по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей города, выполнения основных направлений плана экономического, социального развития и бюджета города.

2.1.3. Распоряжения принимаются в целях разрешения оперативных вопросов.

2.2. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений.

2.2.1. Составление и оформление постановлений и распоряжений должно отвечать требованиям настоящей Инструкции, инструкции по подготовке и оформлению проектов постановлений и распоряжений Мэра города, Регламента администрации города, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

2.2.2. Подготовка проекта поручается соответствующим подразделениям администрации города или конкретным должностным лицам.

2.2.3. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными лицами несут руководители структурных подразделений администрации города и должностные лица, их подготовившие.

2.2.4.Требования при подготовке проекта:

- заголовок документа начинается с предлога "О" или "Об" (о чем), должен быть предельно кратким, соответствующим его содержанию;

- изложение содержания - точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования;

- поставленные задачи - конкретными, с четким указанием на то, что должно быть сделано, в какой срок, кто исполнитель, обеспеченными необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не противоречить действующему законодательству. Объем документа не более 2-3 страниц;

- не допускается употребление сокращенных слов, названия предприятий, организаций приводятся полностью в строгом соответствии с их официальным наименованием;

- текст документа начинается словами: "В целях...", "В связи..." и т.п. Если проект документа издается на основе других правовых актов, констатирующая часть оформляется предложениями, начинающимися выражениями "В соответствии..., на основании...", при этом указываются наименование правового акта, автор, дата, номер, заголовок. Если в документ вносились изменения или дополнения, то после заголовка в скобках указывается дата их внесения. Например: в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа от 08.05.1998 N 26-оз "О муниципальной службе в Ханты-Мансийском автономном округе" (с изменениями от 24.05.1999 и от 27.12.1999);

- в проекте учитываются ранее принятые по данному вопросу документы (если таковые имеются), не допускаются повторения и противоречия с ними;

- наличие всех приложений, на которые имеются ссылки в проекте.

2.2.5. Текст проекта постановления (распоряжения) содержит, как правило, констатирующую и постановляющую части и может иметь приложения. Констатирующая часть излагается кратко, не превышая 1/3 документа. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может отсутствовать.

2.2.6. Констатирующая и постановляющая части проекта документа разделяются двоеточием, текст постановляющей части начинается с новой строки. Констатирующая и постановляющая части не разделяются в случае, если постановляющая часть состоит из одного пункта.

2.2.7. Постановляющая часть документа излагается в повелительной форме.

Если постановляющая часть предполагает различные по характеру предписываемые действия, она делится на пункты. Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию и включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимосвязаны. Пункт может разбиваться на подпункты, однако не следует помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса. Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Пункты и подпункты постановляющей части нумеруются арабскими цифрами, номер подпункта состоит из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта (1.1., 1.2., 1.3., и т.д.) Каждый пункт или подпункт заканчивается точкой.

2.2.8. Пункты постановляющей части проекта документа могут начинаться:

- с указания исполнителя (структурного подразделения администрации города, предприятия, организации с указанием фамилии и инициалов руководителя) и конкретного предписываемого действия. Например: департаменту финансов (Трефилова М.А.) разработать...;

- с указания предписываемого действия, а затем исполнителя (Запретить руководителям структурных подразделений...);

- с указания действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем ("Утвердить состав...);

- в каждом пункте постановляющей части проекта документа, предписывающего какие-либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения;

- предписания формулируются в категоричной форме и выражаются глаголом в неопределенной форме (подготовить, установить, обеспечить, обязать и т.д.). Не допускается использование неконкретных расплывчатых выражений, проверка исполнения которых затруднена.

2.2.9. При необходимости в проекте документа указываются:

- дата введения в действие документа;

- указание о признании утратившими силу распорядительных документов или их отдельных пунктов;

- указание об отмене распорядительных документов или отдельных пунктов;

- поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа (Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя Мэра города...).

2.2.10. При утверждении состава комиссии фамилия, имя, отчество указываются полностью.

2.2.11. В постановлениях и распоряжениях названия предприятий, организаций, учреждений указываются полностью в строгом соответствии с их официальным наименованием. В постановляющей части проекта документа фамилия, имя, отчество физических лиц указываются полностью.

2.2.12. Постановляющая часть документа может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение. Приложение является неотъемлемой частью документа.

В правом верхнем углу располагаются слова:

                                                     Приложение 1

                                                     к постановлению Мэра города

                                                     от ______________N ________

Далее следует заголовок. Приложение к проекту документа подписывается исполнителем.

2.3. Порядок согласования проектов документов

2.3.1. Проект документа подлежит обязательному согласованию. Состав заинтересованных сторон, с которыми необходимо согласовать проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, осуществляющим подготовку проекта документа, и может быть дополнен руководителем юридической службы администрации города.

Проект визируется руководителем структурного подразделения администрации города, готовившим документ, заместителем Мэра города, осуществляющим общее руководство данной отраслью, юридической службой соответствующего структурного подразделения администрации города, руководителем юридической службы администрации города, управляющим делами администрации города.

2.3.2. Виза согласования проекта документа состоит из личной подписи должностного лица и даты согласования.

2.3.3. Замечания по проекту документа, мотивы несогласия с проектом или отдельными его пунктами оформляются в письменном виде на отдельном листе. В визе согласования делается отметка "прилагаются замечания". В случае краткого замечания допускается его изложение на листе согласования.

2.3.4. Исполнитель проекта документа обязан рассмотреть все замечания и с учетом их обоснованности доработать текст проекта, затем представить должностному лицу, внесшему замечания, для повторного визирования и отметки "замечания сняты".

2.3.5. Документ перепечатывается и визируется заново, если в процессе согласования были внесены изменения принципиального характера либо большое количество поправок.

2.3.6. Если замечания не принимаются, исполнитель готовит заключение по замечаниям. Заключение подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, и прикладывается к проекту документа.

2.3.7. При подготовке проекта постановления или распоряжения о внесении изменений или дополнений в заголовке указываются дата, номер, название документа, в который вносятся изменения, дополнения. К проекту документа прикладываются копия документа, в который вносятся изменения, и объяснительная записка за подписью руководителя структурного подразделения с указанием причин, по которым вносятся изменения.

2.3.8. Проект постановления (распоряжения), подготовленный с нарушением установленного порядка и не прошедший соответствующего согласования, возвращается в структурное подразделение администрации города, готовившее данный проект.

2.4. Информационно-справочные документы

2.4.1. В деятельности администрации города создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, протоколы, информации, докладные записки, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, акты.

2.4.2. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, оформляется только на бланке письма.

Наиболее часто используются три вида писем: письмо - запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо. Письмо должно составляться по одному вопросу. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты или документы, послужившие основанием для создания документа. Во второй части излагаются просьбы или предложения.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

2.4.3. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера, и справки, удостоверяющие юридический факт, и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

Обе группы справок оформляются на общем бланке администрации или структурного подразделения в соответствии с установленными стандартами.

Справки финансового характера подписываются Мэром города и бухгалтером, а в структурных подразделениях руководителем и главным бухгалтером.

2.4.4. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.

Реквизиты протокола: вид документа (протокол), наименование структурного подразделения, дата, номер документа, заголовок, текст, подписи. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). В краткой форме протокола фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

2.4.5. Акт - документ, подтверждающий факты, события. Реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт состоит из двух частей:

- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;

- цели, задачи, суть проведенной работы.

2.4.6. Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, заголовок, отражающий содержание, дата, текст, подпись. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст, как правило, делится на две части. Первая - констатирующая или описательная, где описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты. Во второй части излагаются просьбы и предложения. Внутреннюю докладную записку, подаваемую руководителю, оформляют на простом листе бумаги по типу общего бланка, ее подписывает составитель.

2.4.7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

- документы, как правило, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Объяснительные записки, относящиеся к первой группе, оформляются на общем бланке структурного подразделения. Объяснительные записки второй группы имеют следующую специфику: текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

2.4.8. Телеграмма оформляется на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах, на одной стороне листа, через два интервала, прописными буквами.

Первый экземпляр отправляется на телеграф, второй передается в бухгалтерию. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче.

Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинаний (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ, условно обозначается слово "номер" - НР. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в администрации или структурных подразделениях, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

2.4.9. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов в администрации города используют следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- справочные данные о структурном подразделении;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в структурное подразделение;

- идентификатор электронной копии документа.

3.2. Требования к оформлению документов

3.2.1. Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о данном подразделении.

3.2.2. Справочные данные о структурном подразделении: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты.

3.2.3. Наименование вида документа, составленного или изданного структурным подразделением, регламентируется положением о структурном подразделении и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительных документов).

В письме наименование вида документа не указывают.

3.2.4. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) дата утверждения.

Нормативно-правовые акты, изданные совместно с другими органами исполнительной власти, должны иметь соответствующие номера и единую дату.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2003 года следует оформлять 05.01.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты в финансовых документах, например: 5 января 2003 года.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. В некоторых ответственных или чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 21 сентября 2003 года 20.00.

3.2.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и номера дела по номенклатуре дел. Порядковые номера присваиваются в пределах каждого вида документов в течение календарного года. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

3.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражение типа: "На ваше письмо от ________ N _____ сообщаем...".

3.2.7. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.

3.2.8. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа должен состоять из слова утверждаю (без кавычек и двоеточий), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Первый заместитель

                                     Мэра города

                                     ____________Д.В.Макущенко

                                     "____"___________ 2003

Документ может быть утвержден коллегиальным органом. Решение об утверждении заносится в протокол заседания. Утверждение документов может осуществляться распорядительными документами. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов утвержден (утверждена, утвержены или утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

3.2.9. Резолюция.

Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручений, срок исполнения, подпись и дату. На документе не должно быть более четырех резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.2.10. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем? о ком? В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчеркиваются, шрифт не выделяется.

3.2.11. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.2.12. Тексты документов составляются на русском языке.

Тексты оформляются в виде анкет, таблиц, связного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (администрация предлагает).

3.2.13. Отметку о наличии приложений оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение:  1. Положение об Управлении на 5 л. в 1 экз.

                  2. Правила подготовки и оформления документов

                     Управления на 7 л. 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут: Приложение - с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                              Приложение 1

                                              к распоряжению

                                              Мэра города

                                              от __________N ____

3.2.14. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности. При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

     Мэр города Сургута                          Глава Сургутского района

        А.Л.Сидоров                                     А.В.Сарычев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

3.2.15. Гриф согласования документа состоит из слов согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Директор департамента финансов

     администрации города

     ______________  М.А.Трефилова

     23.01.2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:

     СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

     Письмо департамента           или             Протокол заседания

     образования и науки                           координационного

                                                   совета

     от 30.01.2003 N  451                          от 21.02.2003 N  25

3.2.16. Согласование документа сопровождается визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Например:

     Начальник правового управления

     __________________А.Г.Лазарев

     "____"_________200

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник правового управления                А.Г.Лазарев

     25.01.2003

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы могут быть оформлены как на документе, так и на отдельном листе согласования.

3.2.17. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

3.2.18. Копии документов заверяются для придания им юридической силы. Администрация города или структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, которые создаются в самой администрации или структурных подразделениях. Копия документа заверяется руководителем или уполномоченными должностными лицами. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

     Подпись

     Верно

     Специалист отдела        Личная подпись          Е.Л.Румянцева

     06.02.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению администрации или структурного подразделения.

3.2.19. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилия, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     Петров

     9244567

3.3. Требования к бланкам документов.

3.3.1. Документы должны оформляться на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов А4 и А5. Форматы по ГОСТ 9327-60:

     - А4 210х297

     - А5 148х210

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое (в распорядительных документах - 30);

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

3.3.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при подготовке конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением герба города Сургута.

3.3.3. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

3.3.4. В администрации города установлены следующие бланки документов:

- общий бланк;

- бланки распорядительных документов (распоряжения, постановления Мэра и администрации города, решения городской Думы).

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов.

3.3.5. Документы изготавливаются при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки не на бланке (заявления, объяснительная записка и т.д.).

3.3.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют в середине верхнего поля листа.

4. Требования к текстам документов

4.1. Тексты документов администрации города рекомендуется разделять на две части. В первой указываются основания, цели, причины составления документа, во второй излагаются выводы, решения, просьбы, предложения.

Текст документа может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщается основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть. Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

4.2. В постановлениях, распоряжениях, в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа (постановляю, предлагаю, прошу).

4.3. В распорядительных документах коллегиальных органов (коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем)

4.4. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

4.5. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, комиссия установила, в состав управления входят).

4.6. В письмах используется форма изложения текста:

- от первого лица множественного числа (просим представить, направляем для сведения);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (администрация не возражает, управление считает возможным).

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота.

5.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

5.2. Организация доставки документов.

5.2.1. Доставка документов в администрацию осуществляется средствами почтовой, курьерской связи, лично заявителями. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам средств связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.3.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям

5.3.2. Прием и первичная обработка документов производится в управлении общего обеспечения деятельности администрации города. При приеме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений, конверты с надписью "лично" не вскрываются. При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты уничтожаются кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа.

На полученном документе в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в администрацию города.

5.3.3. После регистрации документы передаются Мэру города и его заместителям согласно Регламенту администрации.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются руководству администрации вместе с поступившим документом. После возвращения документов от руководства содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей переносятся в компьютерный банк данных. Затем документы передаются непосредственно исполнителям. В случае необходимости документ ставится на контроль.

5.3.4. Размножение, оформление, учет и рассылка документов администрации осуществляется работниками управления общего обеспечения деятельности администрации города.

5.3.5. Прием и передача входящих, исходящих документов администрации осуществляется с обязательной отметкой в автоматизированной системе "Lotus Notes ".

5.3.6. Исходящие документы подписываются руководством администрации и регистрируются в управлении общего обеспечения деятельности администрации города. Письма для регистрации в управлении общего обеспечения деятельности администрации города представляются в трех экземплярах: первый отправляется адресату, второй остается в управлении, третий передается в структурное подразделение. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Конверты, уведомления оформляются структурными подразделениями. При отправке свыше 5 документов составляется реестр. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Для доставки документов в срочном порядке могут привлекаться работники структурных подразделений.

6. Регистрация документов

6.1. Регистрация документов администрации осуществляется управлением общего обеспечения деятельности администрации города. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.

6.2. Каждый документ регистрируется в администрации только один раз.

6.3. При регистрации на документе проставляется регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера. Порядковыми номерами распорядительных документов и протоколов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документа, которые им присваиваются в рамках календарного года.

6.4. Журналы (картотеки) регистрации всех категорий документов являются справочным аппаратом к документам администрации.

7. Контроль исполнения документов

7.1. Основные требования к организации контроля исполнения документов.

7.1.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.

7.1.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "контроль".

7.1.4. Контроль за исполнением документов организует управляющий делами администрации города.

7.1.5. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет управление общего обеспечения деятельности администрации города.

7.1.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

7.2. Сроки исполнения документов

7.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации или даты подписания (утверждения) документа.

7.2.2. Сроки исполнения документов определяются руководителем. Исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков, установленных законодательством, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

- остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

7.2.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его исполнение имеет право только автор документа.

7.3. Организация контроля исполнения

7.3.1. Контроль исполнения документов в администрации города осуществляется по системе АКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

7.3.2. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

7.3.3. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем все контролируемые документы.

7.3.4. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

- задания последующих лет - не реже одного раза в год;

- задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до исполнения срока.

Все напоминания исполнителям и информации фиксируются в контрольных карточках.

7.3.5. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению служба документационного обеспечения. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата.

7.3.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщение результатов заинтересованным организациям и лицам.

7.3.7. Управление общего обеспечения деятельности администрации города на основании ежемесячных информаций, полученных от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины.

8. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан и организация
работы по приему граждан

8.1. Ответственность за правильную организацию работ по рассмотрению обращений граждан, поступающих в администрацию города, возлагается на управляющего делами и управление общего обеспечения деятельности администрации города.

Обращения граждан, поступающие в администрацию города, регистрируются в управлении общего обеспечения деятельности администрации города.

Обращение - это изложенное в устной или письменной форме предложение, жалоба, ходатайство граждан.

Предложение - вид обращения гражданина (группы граждан), направленного на улучшение организации деятельности органов местного самоуправления, их должностных лиц, решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни.

Заявление - вид обращения гражданина (группы граждан) в органы местного самоуправления, к их должностным лицам по вопросам реализации принадлежащих ему (ей) или другим гражданам конституционных прав, свобод и законных интересов.

Жалоба - вид обращения гражданина по поводу восстановления его либо другого лица (лиц) прав, свобод и законных интересов, нарушенных действиями (бездействием) юридических и физических лиц.

Ходатайство - официальная просьба гражданина, общественной организации или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определенного статуса, прав и свобод.

Петиция - вид коллективного обращения граждан в органы местного самоуправления о необходимости проведения общественных реформ.

8.2. Рассмотрение письменных обращений граждан.

8.2.1. На каждое обращение заполняется отдельное дело, в котором указываются фамилия и инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления обращения, откуда поступило и кому передано на рассмотрение, мотивированный ответ.

8.2.2. Обращения, адресованные Мэру города, передаются на рассмотрение Мэру города, в других случаях обращения передаются на рассмотрение заместителям Мэра города согласно Регламенту администрации.

8.2.3. Существуют следующие обращения граждан:

личные - от конкретного заявителя;

коллективные - от группы граждан, объединенных общими интересами (работа, проживание в одном доме, микрорайоне и др.);

анонимные - обращение лица (группы лиц) без указания фамилии, имени, отчества, адреса, даты, личной подписи.

Анонимные обращения, как правило, не подлежат регистрации и соответственно рассмотрению.

Анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы.

8.2.4. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Повторные обращения граждан, как правило, ставятся на контроль.

Обращения одного и того же автора, по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

8.2.5. Срок рассмотрения обращений граждан не должен превышать 30 дней со дня регистрации, если в резолюции не указан другой срок исполнения. Обращения, не требующие дополнительной проверки и изучения, рассматриваются в течение 15 дней. Обращения, поступившие от военнослужащих, рассматриваются в течении 15 и 7 дней соответственно. Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата направления письменного ответа заявителю и полное выполнение резолюции.

8.2.6. Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется от даты регистрации письма в управлении общего обеспечения деятельности администрации города. При невозможности исполнения обращения в указанные сроки, необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.

Продлить срок рассмотрения обращения может только руководитель, заместитель руководителя или управляющий делами администрации города, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом обратившемуся лицу.

8.2.7. Для продления срока рассмотрения обращения необходимо подготовить справку с указанием проделанной работы за установленный период по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложений по продлению срока рассмотрения.

Справка должна быть подготовлена на бланке структурного подразделения и подписана руководителем или лицом официально его замещающим.

8.2.8. Обращение может быть зарегистрировано, но не рассмотрено по существу, если:

- обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- обращение направлено лицом, которое признано недееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц).

В этих случаях лицу, направившему обращение, направляется ответ с указанием одной из перечисленных причин.

8.2.9. В ответах на письменные обращения граждан не допускаются:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных в обращении вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в обращении вопросов;

- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом обратившемуся лицу.

8.2.9. Если рассмотрение обращения поручено группе лиц и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

8.2.10. Если в поручении по обращению несколько исполнителей, то они не позднее, чем за 5 дней до истечения срока ответа на обращение, представляют ответственному исполнителю справки для составления ответа.

8.2.11. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.

8.2.12. В случае, если на обращениях стоит отметка "Подлежит возврату", такие обращения при ответе подлежат возврату в сектор по работе с населением управления общего обеспечения деятельности администрации.

8.2.13. В ответах о результатах рассмотрения обращений граждан необходимо:

- сослаться на номер и дату карточки обращения сектора по работе с населением;

- кратко изложить содержание обращения гражданина (указать фамилию, имя, отчество);

- если в обращении поставлено несколько вопросов, ответ строится раздельно по каждому рассмотренному вопросу, абзацы нумеруются арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим существо поставленного вопроса;

- при невозможности решения вопроса в установленный законодательством срок, изложить причины задержки и срок окончательного разрешения (для снятия обращения с контроля - дополнительно сообщить об окончательных результатах разрешения);

- указать виновных должностных лиц, дать оценку их действиям, послуживших причиной для возникновения обращения, сообщить о мерах взыскания (в случае отсутствия виновных - изложить ответ на данный вопрос по существу со ссылкой на законодательство Российской Федерации и нормативные акты).

8.3. Организация работы по приему граждан.

8.3.1. Мэр города, его заместители, управляющий делами ведут прием граждан по личным вопросам согласно Регламенту администрации.

Запись на прием производится специалистами сектора по работе с населением совместно с помощниками соответствующих должностных лиц. Учет приема посетителей и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по учетно-контрольным карточкам и с использованием электронного носителя.

Управление общего обеспечения деятельности администрации города ежеквартально анализирует и представляет Мэру города информацию о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения их обращений.

8.3.2. Личный прием граждан в структурных подразделениях администрации города включает следующее:

- назначение дня приема граждан по личным вопросам руководителем подразделения;

- запись населения на прием;

- ведение делопроизводства по обращениям граждан;

- осуществление контроля за исполнением поручений руководителей по рассмотрению обращений граждан, принятых на личном приеме;

- оказание консультативно-правовой помощи гражданам;

- информирование руководителей по итогам обращений граждан.

8.3.3. Запись граждан на прием осуществляет специалист приемной руководителя.

8.3.4. На каждого заявителя, обратившегося на личный прием, вводятся данные в компьютер с распечаткой карточки приема.

8.3.5. Руководитель, ведущий прием, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает в карточке приема аннотацию вопроса обращения.

8.3.6. В случае необходимости руководитель вправе запрашивать от заявителя дополнительные материалы.

8.3.7. По результатам приема и визы руководителя специалист вводит указанные реквизиты в базу данных и направляет материалы с личного приема исполнителям.

8.3.9. Устные и письменные обращения граждан, поступившие во время личного приема, контролируется специалистом приемной.

8.3.10. Поручение снимается с контроля руководителем, если:

- вопрос решен положительно;

- дан обоснованный отказ;

- дано разъяснение на все поставленные заявителем вопросы.

8.3.11. В карточке личного приема делается отметка об исполнении:

"Решено положительно", "Дано разъяснение", "Отказано", срок исполнения (количество дней).

9. Особенности оформления, порядок подготовки и передачи документов,
передаваемых по каналам факсимильной связи

9.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копий.

9.2. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов.

9.3. Отправляемые документы должны соответствовать следующим правилам:

- документ должен быть подлинником или заверенной копией, с четким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;

- объем передаваемого за один сеанс документа не должен превышать 5 листов;

- запрещается передавать по телефаксу документы с грифом "Для служебного пользования".

9.4. Подписанный документ регистрируется в управлении общего обеспечения деятельности администрации города, на нем делается отметка "факс", после чего направляется адресату.

9.5. Работа с факсограммой производится как с обычным входящим документом.

9.6. Ответственность за содержание информации и оформление документа, передаваемого по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал, на руководителя соответствующего подразделения администрации.

9.7. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

10. Оформление документов с помощью печатных устройств.
Копировально - множительные работы

10.1. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.

10.1.1. Печатание документов администрации производится в машинописном бюро.

10.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы в порядке поступления. Срочные материалы печатаются вне очереди.

Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления общего обеспечения деятельности администрации по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

10.1.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, аккуратно, на одной стороне листа. Небрежно и неразборчиво написанные материалы для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления. Использование новых и заимствованных слов должно быть оправданным.

10.2. Копировально-множительные работы.

10.2.1. Копировально-множительные работы производятся в копировально-множительном бюро. На размножение сдаются только служебные документы.

10.2.2. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

10.2.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры-подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

10.2.4. Структурные подразделения администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение документов самостоятельно.

11. Составление номенклатуры и формирование дел

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для установления сроков их хранения, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве администрации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура дел оформляется по форме, установленной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

11.1.2. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением и передается в управление общего обеспечения деятельности администрации города, где разрабатывается сводная номенклатура дел администрации. Сводная номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и через архивный отдел администрации города направляется на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов Правительства ХМАО.

Согласованная номенклатура дел утверждается Мэром города.

11.1.3. Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях администрации. Если таких изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в опись дел постоянного хранения по году согласования.

11.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации являются наименования структурных подразделений администрации, расположенные в соответствии с утвержденной организационной структурой администрации.

11.1.5. В сводную номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, отражающие документированные участки работы администрации города.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.

11.1.6. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения администрации.

11.1.7. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления, распоряжения Мэра города;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы и т.д.

11.1.8. Заголовок дела должен кратко и четко формулировать род дела (переписка) или вид документа (постановление), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчеты), корреспондентов (переписка с коммерческими предприятиями).

11.1.9. Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.

11.1.10. На начало года в структурных подразделениях администрации заводятся дела, предусмотренные номенклатурой, на которых указываются номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела.

11.1.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

11.2. Формирование дел.

11.2.1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

11.2.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера, и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;

- дело не должно содержать более 250 листов;

- дела документов с постоянным сроком хранения формируются только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно Мэром города или заместителями, исполняющими обязанности Мэра города;

- документы аппарата администрации группируются в дела за один календарный год.

Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

11.2.3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того или иного вопроса, по хронологии (по датам подписания, поступления, исполнения).

11.2.4. При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы находятся в начале дела.

11.2.5. Постановления и распоряжения располагаются в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

11.2.6. В администрации города создаются и отдельно формируются три вида распоряжений:

- распоряжения по основной деятельности - срок хранения постоянно;

- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет;

- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

11.2.7. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

11.2.9. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

11.2.10. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

Переписка с вышестоящими учреждениями группируется по вопросам.

11.2.11. Справки, информации, отчеты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность администрации, формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно".

12. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

12.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.

12.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов администрации, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов и передачу дел в управление общего обеспечения деятельности администрации, а затем в архивный отдел.

12.1.2. Экспертиза ценности документа - это определение политического, исторического, практического и иного значения документов в целях отбора их на хранение и установления срока хранения.

12.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации (ЭК). Она назначается распоряжением Мэра города в составе 3-5 человек. Членами комиссии являются работники аппарата администрации города и ее подразделений , хорошо знающие делопроизводство. Руководит работой комиссии управляющий делами администрации города. На заседание экспертной комиссии может приглашаться в качестве эксперта начальник архивного отдела администрации города. Работа комиссии организуется в соответствии с положением о ней, утвержденным Мэром города и согласованным с архивным отделом.

Экспертная комиссия руководствуется в работе методическими указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на постоянное хранение и уничтожение является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения и сводная номенклатура дел администрации.

Экспертная комиссия администрации осуществляет следующие функции:

- рассматривает проект номенклатуры дел;

- организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный отдел, описи дел по личному составу и направляет их на утверждение и согласование ЭПМК управления по делам архивов Правительства Ханты-Мансийского автономного округа;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Заседания экспертной комиссии протоколируются.

12.1.4. Отбор документов к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются ЭК администрации, подписываются председателем ЭК и утверждаются Мэром города.

Уничтожение включенных в акт документов производится администрацией после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК Управления по делам архивов Правительства ХМАО.

12.2. Оформление дел.

12.2.1. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление листа-заверителя дела.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твердую обложку , листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке указывается количество листов в деле.

12.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются , но на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

12.2.3. По окончании делопроизводственного года в структурных подразделениях администрации на обложки дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности или копийности документов в деле.

12.3. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.

12.3.1. По окончании делопроизводственного года в структурных подразделениях администрации производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения , предназначенный для передачи в архивный отдел, утверждается ЭПМК Управления по делам архивов Правительства ХМАО через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства. Например, в 2001 году должны быть представлены описи дел за 1998 год.

12.3.2. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным отделом.

12.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК администрации, после утверждения ЭПМК Управления по делам архивов Правительства ХМАО утверждается Мэром города.

12.3.4. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист. На титульном листе пишется официальное название организации - фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности с указанием дат и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью Мэра города.

12.3.5. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией администрации города.

12.4. Обеспечение сохранности документов.

12.4.1. В администрации ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

12.4.2. При смене работника, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается Мэром города.

12.4.3. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения управляющего делами администрации.

12.4.4. Дела постоянного хранения в течение 5 лет хранятся в администрации, а затем сдаются на хранение в архивный отдел. Дела по личному составу хранятся в администрации города 75 лет.