Приложение. Положение об управлении общего обеспечения деятельности администрации города

Приложение

к распоряжению Администрации г. Сургута

от 18 апреля 2003 г. N 1116

Положение
об управлении общего обеспечения деятельности администрации города

I. Общие положения

1.1. Управление общего обеспечения деятельности администрации города (далее - управление) обеспечивает организацию прохождения муниципальной службы, соблюдение правового положения муниципальных служащих, осуществляет функции работы с обращениями граждан и документами в администрации и является структурным подразделением администрации города.

В своей работе управление подчиняется Мэру города и действует под общим руководством управляющего делами администрации города.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующими нормативными актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа, Уставом муниципального образования город окружного значения Сургут, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города, администрации города, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, настоящим Положением.

1.3. Управление имеет три печати:

- управления общего обеспечения деятельности администрации города;

- кадровой службы;

- протокольной части.

II. Основные задачи

2.1. Основной задачей управления является обеспечение организации работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.

2.2. Подготовка проектов основных мероприятий администрации города, контроль за их выполнением.

2.3. Доработка проектов постановлений и распоряжений Мэра города, администрации города для передачи на подпись Мэру города, первому заместителю Мэра города и заместителям Мэра города (в случае возложения на них исполнения обязанностей Мэра города).

2.4. Осуществление подбора и расстановки кадров в администрации города по поручению Мэра города совместно с заместителями Мэра города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

2.5. Участие в разработке и подготовке вопросов организации муниципальной службы, штатного расписания администрации города, положений о структурных подразделениях и функциональных обязанностях их работников.

2.6. Ведение учета, регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан, организация их рассмотрения и разрешения, а также прием граждан по личным вопросам Мэром города и заместителями Мэра города.

III. Функции управления

Управление выполняет следующие функции:

3.1. Участвует в разработке и проведении организационных мероприятий администрации города.

3.2. Готовит проекты основных мероприятий администрации города на основании предложений, представленных структурными подразделениями администрации города и контролирует их выполнение.

3.3. Обеспечивает сбор и обобщает предложения структурных подразделений администрации города в план работы Думы Ханты-Мансийского автономного округа, организует сбор предложений и замечаний по внесенным в повестку дня заседаний Думы Ханты-Мансийского автономного округа проектов нормативно-правовых актов.

3.4. Готовит аппаратные совещания при Мэре города, контролирует выполнение мероприятий, принятых на них.

3.5. Дорабатывает окончательные варианты постановлений и распоряжений Мэра города, администрации города, корректирует их, обеспечивает своевременность представления их на подпись Мэру города, первому заместителю и заместителям Мэра города в установленном порядке.

3.6. Обеспечивает контроль за выполнением:

- документов органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа, поступающих в администрацию с контрольными сроками исполнения;

- постановлений, распоряжений Мэра города, администрации города, поручений Мэра города;

- ежеквартальных основных мероприятий администрации города.

3.7. Вносит Мэру города предложения о снятии с контроля и продлении сроков выполнения постановлений или распоряжений Мэра города, администрации города.

3.8. Готовит ежемесячные информации о ходе выполнения распорядительных документов.

3.9. Готовит аналитические отчеты Мэру города по состоянию исполнения документов на 1 января и 1 июля.

3.10. Проводит анализ исполнительной дисциплины аппарата, структурных подразделений администрации города.

3.11. Обеспечивает контроль за выполнением п. 7 ст.54 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

3.12. Готовит предложения Мэру города по совершенствованию штатного расписания департаментов, управлений, комитетов, отделов администрации города, состоящих в штате.

3.13. Ведет учет муниципальных служащих администрации города и ее структурных подразделений, а также муниципальных служащих, включаемых в резерв для выдвижения на вышестоящие должности муниципальной службы, готовит необходимые документы для присвоения муниципальным служащим квалификационных разрядов.

3.14. Обеспечивает работу конкурсной комиссии и проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.

3.15. Готовит проекты распоряжений Мэра города по вопросам прохождения муниципальными служащими муниципальной службы.

3.16. Оформляет прием, перевод и увольнение работников администрации города, листки временной нетрудоспособности, командировочные удостоверения, все виды отпусков, формирует документы для назначения пенсий, выдает справки о трудовой деятельности, вносит изменения в личные дела и трудовые книжки работающих.

3.17. Готовит соответствующие материалы для:

- представления работников к поощрениям, награждениям;

- прохождения аттестации;

- привлечения к дисциплинарной ответственности.

3.18. Проводит отбор и направление работников администрации в учебные заведения для повышения их квалификации и переподготовки.

3.19. Обеспечивает выполнение сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка совместно с руководителями структурных подразделений.

3.20. Организует учет и регистрацию писем и обращений граждан по учетно-контрольным карточкам с использованием электронного носителя.

3.21. Контролирует рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан в установленные законодательством сроки.

3.22. Организует совместно с заместителями Мэра города прием граждан по личным вопросам.

3.23. Организует в течение рабочего дня прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений администрации города, организаций города.

3.24. Планирует и организует работу "прямой телефонной линии" заместителей Мэра города, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации города.

3.25. Обеспечивает четкую организацию работы с документами в администрации города и ее структурных подразделениях.

3.26. Составляет номенклатуру дел, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Мэру города.

3.27. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их, организует оперативное хранение документов и сдачу их в архив в соответствии с установленным порядком.

3.28. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих и отправку исходящих документов.

3.29. Ведет учет прохождения документов.

3.30. Осуществляет документационное обеспечение администрации города, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство по работе с документами и обучение работников основам делопроизводства.

3.31. Доводит до сведения структурных подразделений администрации города, организаций, должностных лиц постановления и распоряжения администрации города, выдает копии, выписки и справки по этим документам.

3.32. Ведет справочно-информационную работу по документам администрации города, хранящимся в управлении и местном архиве.

3.33. Получает корреспонденцию на почте.

3.34. Оформляет и отправляет телеграммы.

3.35. Проверяет состояние делопроизводства и работу с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города согласно графику, утвержденному управляющим делами.

3.36. Разрабатывает инструкции по делопроизводству и работе с письмами и обращениями граждан.

3.37. Организует изготовление всех видов бланков администрации города, удостоверений личности, визитных и других карточек, вывесок на кабинеты, телефонных справочников.

3.38. Готовит на рассмотрение Мэра города и должностных лиц администрации города полученную корреспонденцию.

3.39. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов, ведет контроль за своевременным проведением профилактических работ пишущих машин и множительной техники.

3.40. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, вносит предложения по сокращению документооборота.

3.41. Осуществляет контроль за правильным составлением и оформлением документов, использованием печатей, штампов, бланков.

3.42. Оказывает методическую помощь и содействие в организации контроля и ведении делопроизводства по письмам и обращениям граждан структурным подразделениям администрации города.

3.43. Оформляет командировочные документы, направления в гостиницу для приезжающих в командировку в администрацию города.

3.44. Составляет график дежурства ответственных работников администрации города на период праздничных дней.

3.45. Обеспечивает учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации города, подготовку и передачу их в архив в соответствии с действующими правилами.

3.46. Организует подписку на газеты и журналы для структурных подразделений администрации города.

IV. Права и обязанности управления

4.1. Управление имеет право:

4.1.1. Получать от структурных подразделений администрации города:

- предложения по планированию деятельности администрации города;

- предложения в проект годового плана Думы Ханты-Мансийского автономного округа;

- предложения в проекты законов Ханты-Мансийского автономного округа;

- проекты постановлений и распоряжений Мэра города, администрации города;

- информации о ходе выполнения постановлений, распоряжений Мэра города, администрации города, поручений Мэра города;

- сведения о направлении информации структурными подразделениями о выполнении документов, поступающих через канцелярию администрации города с отметкой "контроль".

4.1.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений администрации города материалы и сведения, необходимые в работе с кадрами, по делопроизводству и с письмами и обращениями граждан.

4.1.3. Проводить проверки состояния делопроизводства и работы с письмами и обращениями граждан, организации работы кадровых служб структурных подразделений администрации города.

4.1.4. Осуществлять координацию работы всех структурных подразделений по организации порядка прохождения муниципальной службы, выполнению прав и обязанностей муниципальных служащих.

4.1.5. Ставить вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения обращений граждан, волоките, бюрократическом отношении к нуждам и запросам граждан.

4.2. Управление обязано:

4.2.1. Осуществлять свою работу в соответствии с организационно-техническими мероприятиями администрации города.

4.2.2. Обеспечивать хранение и порядок ведения личных дел и трудовых книжек.

4.2.3. Соблюдать в работе служебную и государственную тайну.

4.2.4. Повышать профессиональный уровень сотрудников отдела.

V. Ответственность управления

5.1. Работники управления несут полную ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на управление Положением функций и задач.

5.2. Возложение на управление функций, не предусмотренных настоящим Положением, допускается в исключительных случаях с письменного поручения Мэра города.

IV. Структура управления

6.1. Возглавляет управление начальник. Начальник управления имеет право:

- проверять в структурных подразделениях состояние делопроизводства и вносить предложения по его улучшению;

- вносить предложения по плановой аттестации работников администрации города;

- осуществлять контроль за правильным хранением и использованием печатей, штампов, бланков в структурных подразделениях администрации города;

- принимать участие в разработке штатных расписаний и должностных инструкций администрации города и его структурных подразделений.

6.2. Структура и штатное расписание управления утверждается Мэром города по представлению управляющего делами.

6.3. Структура управления обеспечивает эффективное выполнение целей и задач, указанных в Положении и включает в себя:

- отдел делопроизводства и контроля;

- кадровую службу;

- службу по работе с населением;

- машинописное бюро.

Положения о структурах, входящих в состав управления утверждаются управляющим делами.

6.4. Изменения штатного расписания управления производятся Мэром города по согласованию с управляющим делами.

VII. Порядок создания, упразднения управления

Создание, упразднение управления проводится Мэром города при изменении структуры и штатного расписания администрации города.