Приложение 2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города

Приложение 2

к распоряжению Мэра г.Сургута

от 2 октября 2003 г. N 3195

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии
администрации города

I. Общие положения

1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия администрации города (далее - комиссия).

1.2. В своей деятельности комиссия руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, Перечнем типовых управленческих документов, обязующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения, от 2001 года и настоящим Положением.

1.3. Состав комиссии утверждается распоряжением Мэра города из числа сотрудников структурных подразделений администрации города, дела которых включены в номенклатуру администрации города.

II. Основные задачи комиссии

Основными задачами комиссии являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях администрации города.

III. Функции комиссии

В соответствии с возложенными задачами комиссия выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатуры дел и других нормативно-методических документов.

3.2. Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение.

3.3. Рассматривает и принимает решение об одобрении:

- проектов номенклатуры дел (сводной и по структурным подразделениям администрации города);

- годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также дел временного хранения (свыше 10 лет), подлежащих передаче в архив администрации города;

- описей дел, подлежащих передаче на государственное хранение, которые направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа;

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, которые в установленном порядке направляются на рассмотрение в Управление по делам архивов Администрации Ханты-Мансийского автономного округа.

3.4. Осуществляет контроль в структурных подразделениях администрации города за формированием дел и качеством подготовки документов к передаче в архив в соответствии с делопроизводством.

IV. Права комиссии

Комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам:

- разработки номенклатуры и формирования дел в соответствии с делопроизводством;

- экспертизы ценности документов;

- розыска недостающих дел постоянного хранения;

- личного состава;

- упорядочения и оформления документов.

4.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в соответствии с делопроизводством.

4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей архивного отдела.

4.4. Комиссия имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

V. Организация работы комиссии

5.1. Комиссия работает по плану, утвержденному управляющим делами администрации города.

5.2. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

5.3. Решения комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются Мэром города.

5.4. На секретаря комиссии возлагается протоколирование заседаний комиссии, документирование деятельности комиссии, формирование дел, образовавшихся в результате ее деятельности.