Приложение 2 к договору о гранте. Руководство по сопоставлению программного (содержательного) отчета

Приложение 2

к договору о гранте

Руководство по сопоставлению программного (содержательного) отчета

Настоящее руководство содержит основные требования, предъявляемые Администрацией города к программным отчетам получателей гранта. Содержащаяся в программных отчетах информация необходима Администрации города для мониторинга выполнения условий договора о гранте, а также для оценки степени успешности проекта и его воздействия на местное сообщество. Руководство содержит подробные рекомендации по составлению промежуточных и итоговых программных отчетов.

Предоставление отчетов должно осуществляться в сроки, указанные в договоре о гранте. Небольшое отклонение от указанных сроков возможно, однако получатель гранта обязан уведомить о любых предполагаемых задержках по предоставлению отчета. Отчеты должны быть предоставлены в печатном виде. Сдает отчет руководитель проекта в управление координации внешних и общественных связей Администрации города.

Промежуточный отчет

1. Промежуточный отчет направлен на предоставление Администрации города оперативной информации о ходе выполнения проекта.

2. Промежуточный отчет должен быть структурирован в соответствии с планом-графиком выполнения проекта.

3. Промежуточный отчет содержит аналитическую оценку каждого пункта ожидаемых результатов. По мере реализации проекта надо сообщать не только о ходе выполнения мероприятий и их непосредственных результатах, но и постепенных качественных изменениях, происходящих в результате развития проекта. Вы должны показать, что реально изменилось после каждого из проведенных мероприятий, насколько это возможно до завершения проекта в целом.

4. Промежуточный отчет должен содержать приложения с документами, подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта:

- для курсов и семинаров это программа семинара; экземпляр материалов, которые получили участники, резюме ведущих с контактной информацией, список ведущих семинара с контактной информацией, анализ оценочных анкет и 2-3 заполненных анкеты;

- для консультаций это копия журнала учета консультаций с контактной информацией;

- для брошюр и бюллетеней и других изданий - экземпляр каждого издания, список рассылки, отзыв читателей и рецензии экспертов;

- для пунктов публичного доступа к сети Интернет - списки пользователей с электронными адресами, адреса WWW - страниц;

- базы данных и компьютерные архивы предоставляются на дискетах;

- для всех публикаций в СМИ о проекте или в рамках проекта - ксерокопии статей, аудио или видео кассеты;

- другая необходимая информация, зависящая от содержания проекта.

5. Промежуточный отчет должен содержать информацию о коррективах, внесенных в проект за отчетный период, и их обоснование (изменение команды исполнителей, изменение тематики занятий, изменение целевой группы и географии проекта, изменение сумм расходов по утвержденным статьям бюджета и т.д.)

Примечание: существенное изменение конкретных мероприятий, запланированных по проекту должно быть сначала одобрено Администрацией города. Такие изменения согласовываются отдельным запросом.

6. Отчет должен отражать только ту деятельность, которая происходит в рамках проекта. Чтобы проинформировать управление координации внешних и общественных связей Администрации города о Вашей общей работе в целом, необходимо вынести эту информацию в отдельный раздел отчета "Дополнительная информация".

7. Если в рамках проекта Вы сотрудничаете с другими организациями (например, проводите совместные семинары), необходимо объяснить, что делала организация и что оплачивала каждая организация.

8. Промежуточные отчеты должны представляться в соответствии с утвержденным графиком. Последний промежуточный отчет и итоговый отчет по проекту в целом это разные документы, хотя представляться они могут одновременно.

Итоговый аналитический отчет

В заключительном отчете по проекту необходимо представить краткую обобщающую информацию по всем мероприятиям проекта с приведением количественных показателей (например, по теме "________" обучено или проконсультировано ___ человек, предоставлено ___ часов консультаций; распространено пособие в ___ организаций и т.д.). Необходимо включить отзывы участников программы, местных СМИ о проекте в целом и о конкретных мероприятиях; анализ результатов анкетирования участников проекта (получателей услуг) о качестве проведенных мероприятий.

Примечание: в дополнение и подтверждение фактов, изложенных в аналитической части отчета, необходимо сделать приложения, состоящие из "фактической" информации (копии публикаций, отзывов, заполненные анкеты и качестве мероприятий, другие материалы, подтверждающие факты, изложенные в аналитической части).

Основное внимание при составлении итогового отчета необходимо уделить следующим вопросам.

Влияние гранта на институциональное развитие организации (в том числе, как следствие, необходим анализ изменений в спектре и объеме предоставляемых услуг, профессионализме и уровне работы организации). Оцените потенциал организации (в сравнении до и после гранта).

Произведите анализ изменений в целевой группе проекта (до и после гранта). Обратите внимание, какие услуги пользовались наибольшим спросом.

Необходимо выяснить: каково долговременное влияние проекта на решаемую в рамках гранта проблему, какие качественные изменения произошли в деятельности участников проекта в результате реализации проекта. Необходимо привести количественные данные (например, в результате проведенных консультаций какое количество благополучателей смогли решить свои проблемы). Представьте информацию, подтверждающую выводы.

Оцените перспективы дальнейшего развития и продолжения проекта по истечении срока исполнения проекта, на который предоставлен грант. Оцените жизнеспособность проекта и перспективы его выхода на самофинансирование, какова финансовая стратегия организации по развитию проекта.

Приведите конкретные примеры произошедших в результате проекта качественных сдвигов в работе (деятельности) целевой группы проекта. Очень важно показать, что изменилось в жизни конкретных людей в результате деятельности по проекту. Изложенная "история успеха" будет наглядным свидетельством достигнутого положительного эффекта в результате выполненного проекта.

Сроки представления отчета

Итоговый отчет представляется в управление координации внешних и общественных связей Администрации города в течение одного месяца с даты окончания реализации проекта.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Образец

                       Программный отчет по проекту

Договор о гранте N ______________________________________________________

Период отчетности________________________________________________________

Название проекта_________________________________________________________

Название организации_____________________________________________________

Руководитель проекта_____________________________________________________

Подпись руководителя проекта_____________________________________________

Подпись руководителя организации_________________________________________

Дата__________________________

Тел.__________________________