Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации города

Приложение

к распоряжению Администрации г. Сургута

от 29 декабря 2006 г. N 2574

Инструкция
по делопроизводству в Администрации города

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города (далее - Инструкция) определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера в Администрации города и ее структурных подразделениях (далее - Администрация города).

1.2. Правовой основой положений Инструкции являются действующее законодательство Российской Федерации, нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Устав муниципального образования городской округ город Сургут, Регламент Администрации города, Положение об управлении общего обеспечения деятельности Администрации города, иные муниципальные правовые акты.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации города осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города (далее - Управление).

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города возлагается на руководителей подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.6. Сотрудники Администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

1.7. Передача документов сторонним организациям допускается после получения официального запроса в адрес Администрации города с разрешения руководства.

1.8. При уходе работника, отвечающего за делопроизводство, в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) функции по ведению делопроизводства передаются замещающему его сотруднику.

1.9. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации города, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Управленческая деятельность Администрации города выражается посредством издания муниципальных правовых актов и иных организационно-распорядительных документов. Основными муниципальными правовыми актами в Администрации города являются:

- постановления и распоряжения Главы города;

- постановления и распоряжения Администрации города;

- распоряжения высших должностных лиц;

- приказы руководителей структурных подразделений.

2.1.2. Постановления Главы города, Администрации города издаются по вопросам, затрагивающим права, свободы, обязанности человека и гражданина, носящим публичный характер, связанным с социально-экономическим развитием, безопасностью города, использованием городской собственности, финансовых ресурсов, с осуществлением отдельных государственных полномочий.

По вопросам организации работы Администрации города издаются распоряжения.

2.1.3. Структурные подразделения Администрации города, высшие должностные лица готовят проекты постановлений, распоряжений, решений Думы города во исполнение законодательных актов субъекта Федерации, поручений Главы города, высших должностных лиц.

2.1.4. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений должно соответствовать требованиям Регламента Администрации города, настоящей Инструкции, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

2.1.5. Подготовка проекта поручается соответствующим подразделениям Администрации города или конкретным должностным лицам.

2.1.6. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, решений Думы города, их согласование с заинтересованными лицами несут руководители структурных подразделений Администрации города и должностные лица, их подготовившие.

2.2. Требования к оформлению проектов муниципальных правовых актов.

2.2.1. Проекты муниципальных правовых актов печатаются шрифтом 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице проекта в правом верхнем углу печатается слово "Проект", под ним через один интервал с выравниванием по левой границе указывается:

- "Вносится Главой города" - для проектов решений Думы города;

- "Подготовлен (наименование структурного подразделения)" - для постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города.

2.2.2. Проекты документов имеют следующие реквизиты:

- наименование организации - муниципальное образование городской округ город Сургут, Администрация города, Глава города, заместитель главы Администрации города - печатается прописными буквами и выравнивается по центру;

- наименование вида документа (решение Думы города, распоряжение, постановление) печатается прописными буквами и выравнивается по центру;

- заголовок печатается от границы левого поля. Заголовок должен быть кратким, соответствующим содержанию проекта документа, отвечающим на вопрос "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится.

- текст проекта документа содержит констатирующую и постановляющую части. Изложение должно быть последовательным, исключающим возможность его двусмысленного толкования. Поставленные задачи должны быть конкретными с четким указанием на то, что должно быть сделано, в какой срок, кто исполнитель, обеспеченными необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству. Если предписываемые действия требуют финансового или материального обеспечения в постановляющей части проекта указываются источники такого обеспечения. При подготовке проекта муниципального правового акта необходимо учитывать ранее принятые решения по данному вопросу, не допускать повторений и противоречий с действующим законодательством.

Не допускается употребление сокращенных слов, названия предприятий и организаций приводятся полностью в строгом соответствии с их официальным названием.

Если проект муниципального правового акта издается на основе других правовых актов, констатирующая часть оформляется предложениями, начинающимися выражениями "В соответствии:, на основании:", при этом указываются наименование правового акта, автор, дата, номер, заголовок. Если в правовой акт вносились изменения, то после заголовка в скобках указывается дата внесения последнего изменения. Например: ": (с изменениями от 24.05.2006)".

2.2.3. Текст проекта постановления (распоряжения) содержит, как правило, констатирующую и постановляющую части и может иметь приложения. Констатирующая часть излагается кратко, не превышая 1/3 документа. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может отсутствовать.

2.2.4. Констатирующая и постановляющая части проекта документа разделяются двоеточием, текст постановляющей части начинается с новой строки. Констатирующая и постановляющая части не разделяются в случае, если постановляющая часть состоит из одного пункта.

2.2.5. Постановляющая часть документа излагается в повелительной форме.

Если постановляющая часть предполагает различные по характеру предписываемые действия, она делится на пункты. Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию и включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимосвязаны. Пункт может разбиваться на подпункты, однако не следует помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса. Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Пункты и подпункты постановляющей части нумеруются арабскими цифрами, номер подпункта состоит из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта (1.1., 1.2., 1.3., и т.д.) Каждый пункт или подпункт заканчивается точкой.

2.2.6. Пункты постановляющей части проекта документа могут начинаться:

- с указания исполнителя (структурного подразделения Администрации города, предприятия, организации с указанием фамилии и инициалов руководителя) и конкретного предписываемого действия ("Департаменту финансов (Трефилова М.А.) разработать :");

- с указания предписываемого действия, а затем исполнителя ("Запретить руководителям структурных подразделений:");

- с указания действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем ("Утвердить состав:");

- в каждом пункте постановляющей части проекта, предписывающего какие-либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения;

- предписания формулируются в категоричной форме и выражаются глаголом в неопределенной форме (подготовить, установить, обеспечить, обязать и т.д.). Не допускается использование неконкретных расплывчатых выражений, проверка исполнения которых затруднена.

2.2.7. При необходимости в проекте документа указываются:

- дата введения в действие документа;

- указание о признании утратившими силу распорядительных документов или их отдельных пунктов;

- указание об отмене распорядительных документов или отдельных пунктов;

- поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа ("Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города:").

2.2.8. При утверждении состава комиссии фамилия, имя, отчество указываются полностью.

2.2.9. В постановляющей части проекта документа фамилия, имя, отчество физических лиц указываются полностью.

2.2.10. Постановляющая часть документа может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение. Приложение является неотъемлемой частью документа. При наличии приложений к проекту документа в тексте делается на них обязательная ссылка.

Приложение к распорядительному документу оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова:

Приложение N 1

к постановлению

Администрации города

от ___________N _____

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

2.2.11. На обратной стороне последнего листа проекта документа указывается:

- перечень согласующих лиц;

- в чей адрес должен быть разослан документ;

- фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя документа.

2.2.12. К проекту документа прилагается в обязательном порядке пояснительная записка.

Пояснительная записка к проекту документа печатается шрифтом 14 на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - печатается прописными буквами, выравнивается по центру;

- заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом;

- подпись руководителя структурного подразделения, готовившего проект решения;

- дата подписания пояснительной записки.

2.3. Порядок согласования проектов документов

2.3.1. Проект муниципального правового акта подлежит обязательному согласованию.

2.3.2. Лист согласования содержит список должностных лиц для обязательного согласования проекта:

- заместитель главы Администрации города, курирующий управление общего обеспечения деятельности Администрации города;

- заместитель главы Администрации города, курирующий структурное подразделение, подготовившее документ;

- руководитель структурного подразделения, подготовившего проект;

- руководитель юридической службы Администрации города;

- руководитель финансового органа Администрации города или заместитель главы Администрации города, курирующий финансовую сферу деятельности, при условии, если в проект внесены вопросы, требующие финансового обеспечения;

- руководители структурных подразделений Администрации города, если им в указанном проекте предусматриваются поручения или задания.

2.3.3. Виза согласования проекта документа состоит из личной подписи должностного лица и даты согласования.

2.3.4. Замечания по проекту документа оформляются в письменном виде на отдельном листе. В листе согласования делается отметка "Прилагаются замечания". В случае краткого замечания допускается его изложение на листе согласования.

2.3.5. Исполнитель проекта документа обязан рассмотреть все замечания и с учетом их обоснованности доработать текст проекта документа и вновь представить должностному лицу, внесшему замечания, для повторного визирования и отметки "Замечания сняты".

2.3.6. Если в процессе согласования были внесены изменения принципиального характера либо большое количество поправок, проект перепечатывается и визируется заново.

2.3.7. При подготовке проекта постановления или распоряжения о внесении изменений в заголовке указываются дата, номер, название документа, в который вносятся изменения. Наименование проекта постановления или распоряжения всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе ("О внесении изменения:", "О внесении изменений:"). Если в документ уже вносились изменения ранее, они указываются в первом пункте постановляющей части. Например:

"1. Внести в распоряжение Администрации города от 07.12.2005 N 3224 "О продлении действия договоров по муниципальному заказу" (с изменениями от 27.12.2005 N 3556, от 21.03.2006 N 655, 10.04.2006 N 746) следующие изменения:".

Изменения вносятся только в основной правовой акт. Изложение всего документа в новой редакции в целом не допускается. К проекту документа прикладываются копия документа, в который вносятся изменения, и объяснительная записка за подписью руководителя структурного подразделения с указанием причин, по которым вносятся изменения.

2.3.8. Если замечания не принимаются, то исполнитель готовит заключение по замечаниям. Заключение подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившим проект.

2.3.9. Срок рассмотрения проектов документов не должен превышать трех рабочих дней одним согласующим. В указанный срок согласующее лицо обязано согласовать проект с замечаниями и (или) предложениями к проекту либо без них.

2.3.10. После согласования проекта документа заместителем главы Администрации города, курирующем управление общего обеспечения деятельности Администрации города, проект со всеми необходимыми документами направляется в управление для оформления и последующей передачи на подпись Главе города либо высшему должностному лицу Администрации города.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке документов работники Администрации города и ее структурных подразделений обязаны соблюдать правила оформления реквизитов.

2.4.1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование.

Название структурного подразделения входит в состав наименования организации - автора документа.

Сокращенное наименование организации приводят в том случае, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.4.2. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагают на бланке письма. Справочные данные включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, другие сведения по усмотрению организации.

2.4.3. Наименование вида документа, составленного организацией, должно быть определено уставом (положением о подразделении) и должно соответствовать наименованию видов документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и т.д. Распорядительные документы Администрации города издаются со следующими названиями: распоряжение, постановление, приказ. В письме наименование вида документа не указывается.

2.4.4. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные пометки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну дату.

Используются два способа написания даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 25 июня 2005 г. следует оформлять: "25.06.2005".

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 июня 2005 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

2.4.5. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования документа, должности подписавшего. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

2.4.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответом на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

2.4.7. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

2.4.8. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:

                                Управление общего обеспечения

                                деятельности Администрации города

                                Отдел наград

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией:

                                 Начальнику управления

                                 В.А. Амелиной

или

                                 Управление общего обеспечения

                                 деятельности Администрации города

                                 Отдел делопроизводства и контроля

                                 Главному специалисту Е.Л. Румянцевой

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:

                                Начальнику правового управления

                                А.Г. Лазареву

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия следует указывать обобщенно. Например:

                                 Руководителю структурного

                                 подразделения

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

В соответствии с действующими Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата - наименование организации (юридического лица) или фамилия, имя, отчество для физических лиц;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название области, края, автономного округа, республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес.

2.4.9. Гриф утверждения документа

ГАРАНТ:

См. приложение к пункту 2.4.9 Инструкции

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель учреждения

_______________И.И. Иванов

"_____"_____________2006 г.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (Утверждена, Утверждены, Утвержден) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

2.4.10. Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

2.4.11. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", например: "О создании:.."; "О выделении:" и т.д. или на вопрос "Чего? Кого?", например: "Должностной регламент муниципального служащего".

Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится. Печатается заголовок от левой границы текста без отступа.

2.4.12. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.4.13. Отметка о наличии приложений

Приложения должны иметь все необходимые реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметка о наличии приложения, указанного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение: 1. Положение о ..... на 5 л. в 2 экз.

                 2. Правила ......... на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо от 00.00.0000 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

2.4.14. Подпись документа

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссий, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.

2.4.15. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Глава города

     Личная подпись   А.Л. Сидоров

     Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Российской академии

     от 05.06.2006 N 1222

или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания

     от 00.00.000 N 00

2.4.16. Визы согласования - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (далее - виза).

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность, подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Начальник правового управления

     Личная подпись          А.Г. Лазарев

     Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Начальник правового управления

     Личная подпись      А.Г. Лазарев

     Дата

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.4.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск печати размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

2.4.18. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, распоряжения, приказы), размноженные экземпляры рассылаемых документов заверяются печатью Администрации города или печатью структурного подразделения Администрации города.

2.4.19. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2.4.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.4.21. Отметка о поступлении документа в Администрацию города содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

2.4.22. Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку, проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Администрации города.

2.5. Требования к текстам документов

2.5.1. Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Главное требование - текст документа должен быть понятен адресату.

Деловое письмо желательно посвящать одному вопросу. Основное правило составления документа - коротко и просто. Следует стремиться к тому, чтобы письмо занимало не более одной страницы.

2.5.2. Анкета - это форма представления документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков.

Таблица - форма представления текста, документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк выражаются существительными в именительном падеже единственного числа.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

2.5.3. Документы должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых языковых оборотов.

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например,

- не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

- не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения.

2.6. Бланки документов

2.6.1. Для изготовления официальных документов используются бланки документов.

Бланк документа - это лист бумаги установленного формата с набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

2.6.2. Для изготовления бланков используется белая бумага формата А4 (размер А4 - 210х297).

ГОСТ 6.30-2003 устанавливает минимальные размеры служебных полей на документах независимо от того, оформлен документ на бланке или без бланка (в миллиметрах):

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

При разработке бланков для изготовления документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле устанавливается в 20 мм, а при разработке бланков документов длительного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения левое поле устанавливается в 30 мм.

2.6.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

2.6.4. Для Администрации города, ее структурных подразделений должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа;

- бланки должностных лиц.

2.6.5. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:

- герб города;

- наименование организации;

- дата документа;

- место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя следующие реквизиты:

- герб города;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

В бланках конкретных видов документов указываются следующие реквизиты:

- герб города;

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- делаются отметки для размещения даты документа и регистрационного номера.

В структурных подразделениях используются общие бланки и бланки писем для оформления документов за подписью руководителя структурного подразделения и бланки приказов.

2.6.6. Реквизиты бланка размещают двумя способами: центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границы зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

2.6.7. Состав видов и форм бланков, применяемых в Администрации города, по представлению управления общего обеспечения деятельности Администрации города, утверждаются руководителем, курирующим его.

2.6.8. Бланки документов Администрации города и ее структурных подразделений должны использоваться по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам и организациям.

2.6.9. Введение в обращение о мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города. Соответствующие предложения вносятся управлением вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и т.д.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали (подчеркивается) - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименование должности, инициалы, фамилии присутствующих. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги шрифтом 14 и имеют следующие реквизиты.

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, шрифтом размером 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" линейкой.

Дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.7.2. Докладная записка

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении каких-либо заданий, планов, указаний, работ. Направляются докладные записки от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

- внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения, и

- внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов. К таким реквизитам относятся:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись составителя (с указанием должности).

В тексте докладной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях которые необходимо предпринять по мнению составителя. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном в варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации.

2.7.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

- документы, как правило, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений документа;

- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Объяснительные записки, относящиеся к первой группе, оформляются на общем бланке структурного подразделения. Объяснительные записки второй группы имеют следующую специфику: текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

2.7.4. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Законодательство выдвигает ряд требований к оформлению этого документа.

Доверенность должна оформляться на бланке Администрации города. На доверенности должна стоять подпись руководителя, а также печать Администрации города. В документе обязательно должна быть указана дата выдачи. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года с даты выдачи. В доверенности следует писать наименование того лица, которое ее выдало, и лица, которому ее выдали. Если одна из сторон является юридическим лицом, то необходимо указать не только его наименование, но и представителя, который действует от его имени. Для физического лица нужно дополнительно указывать паспортные данные.

При необходимости следует писать, куда именно выдается доверенность (название учреждения, организации и т.д.). В случае, когда для осуществления переданных полномочий потребуется подпись доверенного лица, в доверенности удостоверяется образец подписи. Если в доверенности не указано иного, то она может быть передоверена другому лицу.

2.7.5. Акт - документ, подтверждающий факты, события.

Необходимые реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа;

- дата, номер;

- заголовок;

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подписи.

Акт состоит из двух частей:

- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;

- цели, задачи, суть проведенной работы.

2.7.6. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, оформляется только на бланке письма.

Наиболее часто используются следующие виды писем: письмо-запрос, сопроводительное письмо, письмо-ответ.

Письмо должно составляться по одному вопросу. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты или документы, послужившие основанием для создания документа. Во второй части излагаются просьбы и предложения.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

2.7.7. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

- аналитические;

- отчетные;

- информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации, в третьей - выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел. Они составляются по запросу и представляются в установленное время.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки оформляются на бланке, подписываются руководителем и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

- полноты и достоверности фактов и сведений;

- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон);

- точности датирования;

- соблюдения уровня подписания.

Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные

Справки финансового характера подписываются Главой города или лицом, исполняющим обязанности главы Администрации города в период отсутствия Главы города и главным бухгалтером, а в структурных подразделениях - руководителем и главным бухгалтером.

2.7.8. Телеграмма оформляется на обычном листе бумаги. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа, через два интервала, прописными буквами.

Первый экземпляр отправляется на телеграф, второй - передается в бухгалтерию. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ, условно обозначается слово "номер" - НР. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в Администрации или структурном подразделении, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

2.7.9. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образуют документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и инструкциями их работников.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Администрацию города и ее структурные подразделения осуществляется средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистами управления общего обеспечения деятельности Администрации города.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в программе Lotus Notes. В правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит наименование организации, дату и регистрационный номер.

3.3.2. Документы, полученные работниками Администрации города от должностных лиц других организаций в адрес Главы города, заместителей главы Администрации города, подлежат обязательной передаче для регистрации в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

3.3.3. Документы, адресованные руководству Администрации города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в управлении, а затем направляются адресату.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в управление, где в регистрационную карточку вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.3.5. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.6. При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.7. Документы в электронном виде, поступающие в Администрацию города и ее структурные подразделения, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются в соответствии с требованиями регистрации документов согласно инструкции.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые Администрацией города, передаются почтовой, электрической и курьерской связью.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя управления общего обеспечения деятельности Администрации города.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Конверты, уведомления оформляются структурными подразделениями. При отправке свыше 5 документов составляется реестр.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в отдел делопроизводства и контроля управления общего обеспечения деятельности Администрации города, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения в соответствии с рассылкой, указанной в проекте документа.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в контрольно-регистрационной карточке и журнале рассылки документов.

3.6. Работа исполнителей с документами

3.6.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Администрации города или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

3.6.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

- о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю);

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);

- о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и поступления.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из управления общего обеспечения деятельности Администрации города в структурное подразделение новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

4.1.5. Документы регистрируются в программе Lotus Notes.

4.1.6. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса документопотока и порядкового номера.

4.1.7. Регистрация документов-ответов осуществляется в карточках инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.1.8. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этой организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.1.9. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Администрации города и ее структурных подразделениях создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученных при регистрации, поступает в поисковую систему.

4.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.д.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в исковом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Администрации города и ее структурных подразделений.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Администрации города и ее структурных подразделениях определяется Регламентом Администрации города.

5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.3. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

5.4. Контроль исполнения обеспечивается управлением общего обеспечения деятельности Администрации города.

5.5. Управление еженедельно представляет заместителю главы Администрации города, курирующему деятельность управления, информацию о находящихся на контроле документах.

В структурных подразделениях специалисты, отвечающие за обеспечение контроля документов, представляют аналогичную информацию руководителю.

5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

5.7. Срок исполнения документа указывается в самом документе или поручении (резолюции). Отсутствие конкретного срока исполнения означает, что документ должен быть исполнен в течение месяца со дня его регистрации. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.8. Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания.

5.9. При необходимости продления срока исполнения поручения исполнитель, не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения, представляет на имя руководителя письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями по новому сроку исполнения и/или составу соисполнителей.

5.10. Об изменении срока исполнения документов исполнитель ставит в известность отдел делопроизводства и контроля управления общего обеспечения деятельности Администрации города. Эти данные в обязательном порядке вносятся в учетные формы.

5.11. В случае временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) работник, ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своего непосредственного начальника о всех имеющихся у него документах и поручениях, передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию с непосредственным начальником - другому работнику.

5.12. Если поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоит пометка "отв.", "свод", "созыв".

Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного поручения, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов.

5.12. Соисполнители поручения представляют письменный ответ на запрос ответственного исполнителя не позднее чем за пять дней до даты истечения срока исполнения поручения.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.13. Ответственный исполнитель письменно информирует высшее должностное лицо, давшее ему поручение, о ходе и результатах исполнения поручения, а также сообщает о результатах заинтересованных лиц.

5.14. Поручение снимается с контроля на основании резолюции высшего должностного лица.

Информация о снятии поручения с контроля доводится до исполнителя отделом делопроизводства и контроля.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатуры дел

ГАРАНТ:

См. приложение к пункту 6.1 Инструкции

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации города и ее структурных подразделениях, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Администрации города.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного отдела.

6.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления общего обеспечения Администрации города, согласовывается с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа и утверждается (не позднее конца текущего года) Главой города. Согласовывается номенклатура дел с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Администрации города.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления общего обеспечения деятельности Администрации города. Второй экземпляр используется в управлении в качестве рабочего. Третий - применяется в архивном отделе. Четвертый - в Управлении по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации города.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации города.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращений наименований структурных подразделений.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида документа употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.)

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на который составлены планы (отчеты).

     Например: Годовые планы финансовых мероприятий.

               Годовые  статистические  отчеты  о   расходах на

               содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры срок хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению.

6.1.14. Если в течение года в Администрации города и ее структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в управление общего обеспечения деятельности Администрации города для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города.

6.2.5. При формировании дел следует соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

7. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации города и ее структурных подразделений являются собственностью Администрации города и после проведения экспертизы ценности по истечению срока хранения на месте подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в городской архив включает работу управления и лиц, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного городского фонда.

7.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права экспертной комиссии, а также организации их работы определяются положением, которое утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства под непосредственным методическим руководством архивного отдела Администрации города.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного срока хранения для передачи в архив; отбор дел с временным сроком хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, описи не составляются на дела временного хранения (до 10 лет).

7.1.10. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.11. Описательная часть описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела (тома, части); дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

7.1.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

7.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

ГАРАНТ:

См. приложение к пункту 7.1.13 Инструкции

7.1.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.15. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного документа в структурном подразделении.

7.1.16. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Передача дел производится только по описям.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного срока хранения передаются в архив не позднее чем через пять лет после завершения их завершения делопроизводством.

7.2.3. Дела временного хранения передаче в архив не подлежат, как правило, они хранятся в структурном подразделении.

7.2.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.