Приложение 4. Руководство по составлению программного (содержательного) отчета

Приложение 4

к договору о Гранте

от __________ N ________

                        Руководство по составлению

                  программного (содержательного) отчета

     Настоящее руководство содержит  основные  требования,  предъявляемые

Администрацией  города  к  программным    отчетам   получателей   гранта.

Содержащаяся в программных  отчетах  информация  необходима  департаменту

культуры,  молодежной  политики  и  спорта   Администрации     города для

мониторинга выполнения условий договора о  гранте,  а  также  для  оценки

степени  успешности программы (проекта)  и  его  воздействия  на  местное

сообщество. Руководство содержит подробные  рекомендации  по  составлению

промежуточных и итоговых программных отчетов.

     Представление отчетов должно осуществляться  в  сроки,   указанные в

договоре о гранте. Небольшое отклонение  от  указанных  сроков  возможно,

однако  получатель  гранта  обязан  уведомить  о   любых   предполагаемых

задержках по представлению отчета.  Отчеты  должны  быть   представлены в

печатном виде. Сдает отчет руководитель программы (проекта) в  управление

культуры   департамента   культуры,   молодежной   политики   и    спорта

Администрации города.

     Промежуточный отчет

     1.  Промежуточный  отчет  направлен  на  представление  департаменту

культуры, молодежной политики и спорта Администрации  города  оперативной

информации о ходе выполнения программы (проекта).

     2. Промежуточный отчет должен быть структурирован в  соответствии  с

планом-графиком выполнения программы (проекта).

     3. Промежуточный отчет содержит аналитическую оценку каждого  пункта

ожидаемых  результатов.  По  мере  реализации  программы   (проекта) надо

сообщать не только о ходе выполнения мероприятий  и  их  непосредственных

результатах, но и о постепенных, качественных изменениях, происходящих  в

результате  реализации  программы  (проекта).  Вы  должны   показать, что

реально изменилось после каждого из проведенных  мероприятий,  вплоть  до

завершения программы (проекта) в целом.

     4. Промежуточный отчет должен содержать  приложения  с  документами,

подтверждающими фактическое выполнение мероприятий программы (проекта):

     -  для  курсов,  семинаров  -  это  программа  семинара,   экземпляр

материалов, которые  получили  участники,  резюме  ведущих  с  контактной

информацией, список ведущих семинара  с  контактной  информацией,  анализ

оценочных анкет и 2-3 заполненных анкеты;

     - для брошюр, буклетов, бюллетеней  и  других  изданий  -  экземпляр

каждого издания, список рассылки, отзывы читателей и рецензии экспертов;

     - для всех публикаций в  СМИ  о  программе  (проекте)  -  ксерокопии

статей, аудио или видео кассеты;

     -  для  пунктов  публичного  доступа  к  сети  Интернет   -   списки

пользователей с электронными адресами, адреса WWW - страниц;

     - приобретение оборудования, экипировки, формы, атрибутики смены для

детского  лагеря,  площадки  -   ксерокопии   платежных     документов на

приобретение или изготовление;

     - другая информация в рамках содержания программы (проекта).

     5. Промежуточный отчет должен содержать  информацию  о  коррективах,

внесенных  в  программу  (проект)  за  отчетный  период,  их  обоснование

(изменение команды исполнителей, изменение  тематики,  изменение  целевой

группы и географии программы  (проекта),  изменение  сумм     расходов по

утвержденным статьям бюджета и т.д.).

     Примечание:   существенное   изменение    конкретных    мероприятий,

запланированных по программе  (проекту),  должно  быть  сначала  одобрено

департаментом  культуры,  молодежной  политики  и  спорта   Администрации

города. Такие изменения согласовываются отдельным запросом.

     6. Отчет должен отражать только ту деятельность, которая  происходит

в рамках программы (проекта). Чтобы проинформировать управление  культуры

департамента культуры, молодежной политики и спорта Администрации  города

о Вашей общей  работе  в  целом,  необходимо  вынести  эту   информацию в

отдельный раздел отчета "Дополнительная информация".

     7. Если в рамках программы  (проекта)  Вы  сотрудничаете  с  другими

организациями  (например,   проводите   совместные   семинары,   массовые

мероприятия и т.п.) необходимо объяснить, что делала  каждая  организация

и что оплачивала каждая из организаций.

     8. Промежуточные  отчеты  должны  представляться  в   соответствии с

утвержденным графиком. Последний промежуточный отчет и итоговый отчет  по

программе (проекту) в целом это  разные  документы,  хотя  представляться

могут одновременно.

     Итоговый аналитический отчет

     1.  В  заключительном  отчете  по  программе  (проекту)   необходимо

представить краткую обобщающую информацию по всем мероприятиям  программы

(проекта)  с  приведением  количественных  показателей  (например,  охват

детей, подростков, молодежи n чел.; количественный охват  педагогического

состава n чел.; обслуживающего персонала n чел. по основным  мероприятиям

программы (проекта): обучено n чел. по теме "_______",  издано  буклетов,

пособий n экз., проведено n часов  тренингов,  консультаций,  занятий  на

тему  "__________",   организованно   n   соревнований,   походов,   иных

мероприятий  на  тему  "_____________",   проведено   n   оздоровительных

мероприятий, процедур (при наличии таковых и т. д.).

     2.  В  отчет  необходимо  включить   отзывы   участников   программы

(проекта), местных СМИ о программе  (проекте)  в  целом  и  о  конкретных

мероприятиях; анализ  результатов    анкетирования  участников  программы

(проекта) - получателей  услуг,  о  качестве  проведенных   мероприятий и

программы (проекта) в целом.

     3. Итоговый отчет о  реализации  программы  (проекта)  должен  также

содержать отчет о деятельности организации за прошедший год по реализации

программы (проекта), заявленной на конкурс и отражать следующие позиции:

     - информация о контингенте  участников по категориям;

     - количественный охват детей, подростков и молодежи;

     -   основной   текст   информационно-аналитического      материала о

проведенных  мероприятиях  с  указанием  путей  развития  (сопровождается

приложениями графиков и диаграмм, фотографий).

     4. Основное внимание при  составлении  итогового  отчета  необходимо

уделить следующим вопросам:

     - каково влияние гранта на развитие данного направления деятельности

организации (в том числе как  следствие,  необходим  анализ   изменений в

спектре объема предоставляемых  услуг,  профессионализме,  уровне  работы

организации по данному направлению). Оцените потенциал  организации    (в

сравнении  до и после гранта);

     - проведите анализ изменений в целевой группе программы (до и  после

гранта);

     - обратите внимание, какие услуги пользовались  наибольшим  спросом,

какие  качественные  изменения  произошли   в   деятельности   участников

программы (проекта) в результате ее реализации (тут  необходимо  привести

количественные данные о  получателях  услуг,  например  какое  количество

детей, подростков, молодежи в результате реализации  программы  (проекта)

смогли решить  свои  проблемы).  Представьте  информацию,  подтверждающую

выводы;

     - приведите конкретные примеры произошедших в результате  реализации

программы  (проекта)  сдвигов  в  работе  (деятельности)  целевой  группы

программы  (проекта),  Очень  важно  показать,  что  изменилось   в жизни

конкретных детей, подростков или молодежи, в результате  деятельности  по

программе (проекту). Это может  быть  изложенная  "история   успеха", как

наглядное свидетельство достигнутого положительного эффекта в  результате

выполненной программы (проекта);

     - оцените перспективы дальнейшего развития или продолжения программы

(проекта), жизнеспособность программы (проекта), перспективы выхода ее на

самофинансирование. Укажите, какова финансовая стратегия  организации  по

развитию программы (проекта).

     5. Учитывается:

     - содержательная проработанность отчета;

     - аналитичность отчета (показ динамики развития основных направлений

в графиках и диаграммах);

     -  результативность  и  эффективность   деятельности   по   основным

направлениям программы;

     Образец титульного листа

     программного

     (содержательного отчета)

                       Программный отчет по проекту

     Договор о гранте N _________________________________________________

     Период отчетности __________________________________________________

     Название проекта ___________________________________________________

     Название организации _______________________________________________

     Руководитель проекта _______________________________________________

                                 (Ф.И.О. полностью, должность)

     Подпись руководителя проекта _______________________________________

     Подпись руководителя организации ___________________________________

     Дата _____________________

     Тел. _______________________