Приложение 3. Руководство по составлению финансового отчета

Приложение 3

к договору о гранте

от __________ N ________

              Руководство по составлению финансового отчета

     1. Настоящее руководство содержит основные требования, предъявляемые

Администрацией  города   к   финансовым   отчетам     получателей гранта.

Содержащаяся  в  финансовых  отчетах  информация  необходима   управлению

бухгалтерского учета департамента культуры, молодежной политики и  спорта

Администрации города для  контроля  за  выполнением  условий   договора о

гранте по расходованию средств, которые должны осуществляться  в  строгом

соответствии  со  статьями  утвержденного  бюджета  проекта.  Руководство

содержит подробные рекомендации по составлению промежуточных  и  итоговых

финансовых отчетов.

     Представление отчетов должно осуществляться  в  сроки,   указанные в

договоре о гранте. Небольшое отклонение  от  указанных  сроков  возможно,

однако получатель гранта обязан уведомить управление бухгалтерского учета

департамента культуры, молодежной политики и спорта Администрации  города

о любых предполагаемых задержках по представлению отчета.

     Отчеты  должны  быть  представлены  в  печатном  виде.   Сдает отчет

руководитель  проекта  в  управление  бухгалтерского  учета  департамента

культуры, молодежной политики и спорта Администрации города.

     2. Все    расходы   должны    быть   подтверждены   соответствующими

документами. Название расходов и сумма, указанные  в  реестре  финансовых

операций  (бюджете  программы  (проекта),  должны  строго     совпадать с

названием расходов и суммой, указанной в платежном документе.

     Если оплата за выполненные работы в рамках использования гранта была

выдана по платежной ведомости, в  отчете  о  расходах  указывается  общая

сумма средств,  которые  были  выданы  получателю  по  данной  ведомости.

Ведомость должна содержать подписи всех получателей. Перечисленные налоги

необходимо указывать в отчете о расходах, отдельно  приложить  ксерокопии

платежных поручений. Если указанная в первичном документе  сумма  состоит

из нескольких источников, необходимо обязательно  указать  на  ксерокопии

платежного документа сумму средств гранта: в том  числе  __________рублей

из средств по договору о гранте от "____" _________ N  _____.

     3. Отчетными документами являются ксерокопии:

     3.1. Кассовый чек, товарный чек.

     3.2. Платежное поручение.

     3.3. Счет, счет-фактура, накладная.

     3.4. Договоры (в том числе и трудовые), акты.

     3.5. Расчетные ведомости по заработной плате.

     3.6. Платежные ведомости.

     На всех платежных документах должно быть написано название  и  адрес

организации,  продающей  товар.  Если  Вы  оплачиваете  через    банк, то

необходимо  представить  копии   платежных   требований   или   платежных

поручений.

     4. Рекомендуется  для  финансового  отчета  и  реестра  использовать

специальную форму.

     5. Банковские реквизиты должны быть тщательно  проверены.  Если  они

меняются, срочно сообщайте в департамент культуры, молодежной политики  и

спорта Администрации города.

     6. Не разрезайте документы.  Делайте  ксерокопии  на  полных  листах

(формат А4).

     7. Обязательно указывайте название статьи утвержденного бюджета.

     8. Перемещение средств между статьями без  согласования  разрешается

только в случаях, когда перемещаемая сумма не превышает 5 %  утвержденной

статьи. Перемещение средств, превышающее 5% (до 10% утвержденной  суммы),

возможно лишь после письменного запроса получателя гранта  и  письменного

одобрения  управления    бухгалтерского  учета   департамента   культуры,

молодежной политики и спорта Администрации города.  Перемещение  средств,

превышающее указанный уровень, а  также создание новой  статьи  расходов,

возможно лишь после письменного запроса получателя гранта  и  письменного

одобрения  руководителя  департамента  культуры,  молодежной   политики и

спорта.

     9.  Изменения  утвержденного  бюджета  должны  быть    согласованы с

департаментом культуры, молодежной политики и спорта Администрации города

в письменной форме за 15 дней.

     10. Финансовый отчет за последний период выполнения гранта  является

итоговым.

     11. Все необходимые документы направляются по адресу: улица  Энгель-

са, 8, тел. 522-223, 522-222.

     Образец

 СОГЛАСОВАНО                                      УТВЕРЖДАЮ

 Начальник                                        директор департамента

 управления культуры                              культуры, молодежной

                                                  политики и спорта

 ______________А.Л. Литвин                        _________И.К. Голушко

 "____"______________2007 г.                      "___"____________2007 г.

                             ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

     Название организации:

     ____________________________________________________________________

     Название проекта:

     ____________________________________________________________________

     Договор о гранте от ____________ N ________

     Реестр финансовых операций по гранту

Статья бюджета	Платежи	Порядковый номер копии документа	Фактически израсходован- ная сумма (в руб.)	Утвержденная сумма (в руб.)
Общие расходы
- расходные материалы	канцтовары бумага "Canon" 20 пачек	5, 6, ... т.д. 7, 8, ... т.д.	2 000 1 500	2 000 1 500
- расходы на связь	оплата интернет	9, 20, ... т.д.	9 000	9 000
Итого
	Всего расходов

     Руководитель организации __________________________

     Руководитель проекта______________________________

     Дата "____" ________________ 200__ г.                    М.П.