Приложение 2. Руководство по составлению программного отчета

Приложение 2
к договору о гранте
от ____________N ____

Руководство по составлению
программного отчета

Настоящее руководство содержит основные требования, предъявляемые Администрацией города к программным (содержательным) отчетам получателей гранта. Содержащаяся в программных отчетах информация необходима уполномоченному органу Администрации города для мониторинга выполнения условий договора о гранте, а также для оценки степени успешности проекта (программы) и его воздействия на местное сообщество. Руководство содержит подробные рекомендации по составлению промежуточных и итоговых программных отчетов.

Представление отчетов должно осуществляться в сроки, указанные в договоре о гранте. Небольшое отклонение от указанных сроков возможно, однако получатель гранта обязан уведомить о любых предполагаемых задержках по представлению отчета. Отчеты должны быть представлены в печатном виде. Сдает отчет руководитель проекта (программы) в комитет молодежной политики департамента культуры, молодежной политики и спорта (уполномоченный орган Администрации города).

Текущий (промежуточный) отчет

1. Текущий (промежуточный) отчет направлен на представление уполномоченному органу Администрации города оперативной информации о ходе выполнения проекта (программы).

2. Текущий (промежуточный) отчет должен быть структурирован в соответствии с планом-графиком выполнения проекта (программы).

3. Текущий (промежуточный) отчет содержит аналитическую оценку каждого пункта ожидаемых результатов. По мере реализации проекта (программы), необходимо сообщать о ходе выполнения мероприятий и их непосредственных результатах. Вы должны показать, что реально изменилось после каждого из проведенных мероприятий, вплоть до завершения проекта (программы) в целом.

4. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать приложения с документами,подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта (программы):

- для курсов, семинаров - это программа семинара, экземпляр материалов, которые получили участники, резюме ведущих с контактной информацией, список ведущих семинара с контактной информацией, анализ оценочных анкет и 2-3 заполненные анкеты;

- для брошюр, буклетов, бюллетеней и других изданий - экземпляр каждого издания, список рассылки, отзывы читателей и рецензии экспертов;

- для всех публикаций в СМИ о проекте (программе) - ксерокопии статей, аудио или видео кассеты;

- для пунктов публичного доступа к сети Интернет - списки пользователей с электронными адресами, адреса WWW - страниц;

- при приобретении оборудования, экипировки, формы, атрибутики - ксерокопии платежных документов на приобретение или изготовление;

- другая информация в рамках содержания проекта (программы).

5. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать информацию о коррективах,внесенных в проект (программу) за отчетный период, их обоснование (изменение команды исполнителей, тематики, целевой группы и географии проекта (программы), сумм расходов по утвержденным статьям бюджета и т.д.).

Примечание: существенное изменение конкретных мероприятий, запланированных по проекту (программе) должно быть сначала одобрено уполномоченным органом Администрации города. Такие изменения согласовываются отдельным запросом.

6. Отчет должен отражать только ту деятельность, которая происходит в рамках проекта (программы). Чтобы проинформировать комитет молодежной политики департамента культуры, молодежной политики и спорта Администрации города о Вашей общей работе в целом, необходимо вынести эту информацию в отдельный раздел отчета "Дополнительная информация".

7. Если в рамках проекта (программы) Вы сотрудничаете с другими организациями (например, проводите совместные семинары, массовые мероприятия ит.п.), необходимо объяснить, что делала каждая организация и что оплачивала каждая из организаций.

8. Текущие (промежуточные) отчеты должны представляться в соответствии с утвержденным графиком.

9. Последний промежуточный отчет и итоговый отчет по проекту (программе) - это разные документы, хотя представляться могут одновременно.

Итоговый аналитический отчет

1. В заключительном отчете по проекту (программе) необходимо представить краткую обобщающую информацию по всем мероприятиям проекта (программы) с приведением количественных показателей (например, охват детей, подростков, молодежи - n чел., количественный охват педагогического состава - n чел., обслуживающего персонала - n чел.). По основным мероприятиям проекта (программы): обучено - n чел. по теме "_______", издано буклетов, пособий - n экз., проведено - n часов тренингов, консультаций, занятий на тему "__________",было организованно - n соревнований, походов, иных мероприятий на тему "_____________", проведено - n оздоровительных мероприятий, процедур (при наличии таковых и т.д.).

2. В отчет необходимо включить отзывы участников проекта (программы), местных СМИ о проекте (программе) в целом и о конкретных мероприятиях; анализ результатов анкетирования участников проекта (программы) - получателей услуг о качестве проведенных мероприятий в рамках проекта (программы) в целом.

3. Итоговый отчет о реализации проекта (программы) должен также содержать отчет о деятельности организации за прошедший год по реализации проекта (программы), заявленной на конкурс и отражать следующие позиции:

- информация о контингенте участников по категориям;

- количественный охват участников, в том числе детей, подростков и молодежи;

- основной текст информационно-аналитического материала о проведенных мероприятиях с указанием путей развития (сопровождается приложениями графиков и диаграмм, фотографий).

4. Основное внимание при составлении итогового отчета необходимо уделить следующим вопросам:

- каково влияние гранта на развитие данного направления деятельности организации (в том числе, как следствие, необходим анализ изменений в спектре объема предоставляемых услуг, профессионализме, уровне работы организации по данному направлению). Оцените потенциал организации (в сравнении до и после гранта);

- проведите анализ изменений в целевой группе программы (до и после гранта);

- обратите внимание, какие услуги пользовались наибольшим спросом, какие качественные изменения произошли в деятельности участников проекта (программы) в результате ее реализации (тут необходимо привести количественные данные о получателях услуг, например, какое количество детей, подростков, молодежи в результате реализации проекта смогли решить свои проблемы). Представьте информацию, подтверждающую выводы;

- приведите конкретные примеры произошедших в результате реализации проекта (программы) сдвигов в работе (деятельности) целевой группы проекта (программы).Очень важно показать, что изменилось в жизни конкретных детей, подростков или молодежи в результате деятельности по проекту (программе). Это может быть изложенная "история успеха", как наглядное свидетельство достигнутого положительного эффекта в результате выполненного проекта (программы);

- оцените перспективы дальнейшего развития или продолжения проекта (программы), жизнеспособность проекта (программы), перспективы выхода ее на самофинансирование. Укажите, какова финансовая стратегия организации по развитию проекта (программы).

5. Учитывается:

- содержательная проработанность отчета;

- аналитичность отчета (показ динамики развития основных направлений в графиках и диаграммах);

- результативность и эффективности деятельности по основным направлениям проекта (программы).

                                                       Образец титульного листа

                                          программного (содержательного) отчета

Программный отчет по проекту (программе)

Договор о гранте от "_____"____________________ 200 ___ г. N ___________________

Период отчетности: _____________________________________________________________

Название проекта (программы: ___________________________________________________

Название объединения и (или) организации:_______________________________________

Руководитель проекта (программы): ______________________________________________

                                             (Ф.И.О. полностью, должность)

Подпись руководителя проекта (программы):_____________________________________

Подпись руководителя объединения и (или) организации:_________________________

Дата:_____________________

Тел.:_______________________