Приложение

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 11 июня 2008 г. N 1600

3. Функции управления

3.1. Готовит проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления.

3.2. Ежеквартально готовит проект плана работы Администрации города на основании предложений, представленных структурными подразделениями, проект распоряжения об утверждении плана работы Администрации города и осуществляет контроль за его выполнением.

3.3. Готовит проект повестки дня аппаратного совещания Администрации города и передает его на подпись высшему должностному лицу, курирующему деятельность управления.

3.4. Уведомляет участников аппаратного совещания Администрации города о месте, времени его проведения в письменной форме или телефонограммой.

3.5. Ведет протокол аппаратного совещания Администрации города.

3.6. Осуществляет контроль за выполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах совещаний при высших должностных лицах Администрации, в случае, если участниками совещания являются представители структурных подразделений Администрации, общее руководство которыми осуществляется двумя и более высшими должностными лицами Администрации города.

3.7. Осуществляет посредством автоматизированной программы Lotus Notes общий контроль

3.7.1. За выполнением:

- муниципальных правовых актов;

- документов органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поступающих в Администрацию города с контрольными сроками исполнения;

- постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города;

- поручений Главы города;

- поручений высших должностных лиц Администрации города;

- обращений депутатов Думы города;

- писем государственных органов;

- других писем и обращений.

3.7.2. За своевременным и полным рассмотрением обращений граждан. При необходимости разрабатывает и представляет предложения о принятии дополнительных мер по обеспечению их рассмотрения.

3.8. Вносит Главе города предложения о снятии с контроля и продлении сроков выполнения постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города.

3.9. Осуществляет подготовку ежемесячной информации о ходе выполнения распорядительных документов.

3.10. Готовит аналитический отчет Главе города по состоянию исполнения документов на 01 января и 01 июля текущего года.

3.11. Ежемесячно готовит информацию об исполнительской дисциплине.

3.12. Корректирует проекты постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города в соответствии с правилами и нормами русского языка, требованиями муниципальных правовых актов к оформлению служебной документации и своевременно представляет их на подпись Главе города и заместителям главы Администрации города.

3.13. Ведет запись граждан на прием к Главе города, высшим должностным лицам Администрации города.

3.14. Осуществляет учет и регистрацию писем и обращений граждан по учетно-контрольным карточкам с использованием электронного носителя.

3.15. Организует совместно с помощниками прием граждан по личным вопросам Главой города, первым заместителем главы Администрации города, заместителями главы Администрации города.

3.16. Организует в течение рабочего дня внутренний прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений Администрации города и организаций города.

3.17. Анализирует обращения граждан, ежеквартально готовит информацию о количестве и характере обращений граждан Главе города, при необходимости готовит материал на их продление или снятие с контроля.

3.18. Осуществляет подготовку и проведение "прямой телефонной линии":

3.18.1. Ежемесячно составляет и представляет на утверждение высшему должностному лицу, курирующему деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации города, график работы "прямой телефонной линии".

3.18.2. Ежемесячно передает утвержденный график для опубликования в информационно-аналитическое управление.

3.18.3. Ежемесячно рассылает утвержденный график должностным лицам, принимающим участие в работе "прямой телефонной линии".

3.19. Регистрирует обращения, поступившие в Администрацию города через стационарные ящики "Ваше мнение", контролирует их исполнение.

3.20. Изучает наградные материалы и представляет их для рассмотрения на заседании комиссии по наградам при Главе города.

3.21. Оформляет необходимые документы о представлении к награждению наградами и почетными званиями Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Тюменской области, наградами полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе.

3.22. Оформляет городские награды: звание "Почетный гражданин города Сургута", знак "За заслуги перед городом Сургутом", Почетную грамоту Главы города, Благодарственное письмо Администрации города.

3.23. Организует оформление и вручение благодарственных писем высших должностных лиц Администрации города.

3.24. Осуществляет организационное обеспечение деятельности комиссии по наградам при Главе города.

3.25. Осуществляет учет и контроль за вручением государственных наград Российской Федерации, своевременно отчитывается за вручение этих наград в соответствующий уполномоченный орган.

3.26. Осуществляет учет награжденных, формирует базу данных о награждении граждан города.

3.27. Обрабатывает поступающие, отправляемые и внутренние документы, ведет их регистрацию, информационно-справочную работу по документам посредством автоматизированной системы делопроизводства Lotus Notes.

3.28. Организует своевременное рассмотрение и подготовку поступающих документов на рассмотрение Главе города и высшим должностным лицам Администрации города.

3.29. Разрабатывает номенклатуру дел Администрации города, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Главе города.

3.30. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, организует оперативное хранение документов и сдает их в архив в соответствии с установленным порядком.

3.31. Организует обеспечение Администрации города и ее структурных подразделений необходимыми бланками, визитными и другими карточками, телефонными справочниками, иной печатной типографской продукцией. Организует изготовление вывесок на кабинеты.

3.32. Организовывает компьютерное изготовление, копирование, оперативное размножение документов, разработку и изготовление бланков документов.

3.33. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Администрации города.

3.34. Оформляет направления в гостиницу для командированных в Администрацию города.

3.35. Организует подписку на газеты и журналы для Администрации города и ее структурных подразделений.

3.36. Разрабатывает мероприятия (методические рекомендации, правила, положения и т.д.) по совершенствованию форм и методов работы с документами.

3.37. Вносит предложения о необходимости проведения обучающих семинаров в отношении специалистов приемных высших должностных лиц и руководителей структурных подразделений Администрации города, ответственных лиц за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

3.38. Проводит проверку состояния дел в структурных подразделениях Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию управления, согласно графику, утвержденному высшим должностным лицом, курирующем деятельность управления.

3.39. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы города и высших должностных лиц Администрации города.

3.40. Координирует деятельность приемных руководителей структурных подразделений Администрации города, разрабатывает методические рекомендации по организации их деятельности.

3.41. Организует переписку Администрации города и ее структурных подразделений с Думой города.

3.42. Организует работу по составлению, изменению и дополнению списков кандидатов в присяжные заседатели Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.43. Осуществляет организационное и техническое обеспечение подготовки и проведения муниципальных выборов, местного референдума, выборов депутатов различного уровня.

3.44. Для реализации целей своего создания управление осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа город Сургут.