Приложение 2. Порядок организации электронного документооборота при размещении муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки"

Приложение 2
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 27 декабря 2010 г. N 7329

Порядок организации электронного документооборота при размещении
муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи
в информационной системе "Горзакупки"

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок организации электронного документооборота при размещении муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки" (далее - порядок) определяет общие принципы организации информационного обмена электронными документами с электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) при согласовании пакетов конкурсной документации, документации об аукционе, в том числе об аукционе в электронной форме, запросе котировок в информационной системе "Горзакупки".

1.2. Электронные документы (далее ЭД), участвующие в документообороте в информационной системе "Горзакупки" должны быть подписаны ЭЦП в соответствии с настоящим порядком.

Перечень документов, подписываемых ЭЦП, приведен в разделе 2 настоящего порядка.

1.3. На рабочие места (персональные компьютеры) пользователей, участвующих в электронном документообороте, должны быть установлены сертифицированные средства криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), предназначенные для защиты ЭД и осуществления функции отображения ЭД в его оригинальном виде, а также процедуру подписи ЭД с помощью ЭЦП и проверки ЭЦП.

1.4. Все пользователи, имеющие право подписи в процессе создания и обмена ЭД, должны быть обеспечены ключами и сертификатами ЭЦП, позволяющими идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить авторство, подлинность и целостность ЭД, подписанного ЭЦП.

1.5. При работе с ЭД должна обеспечиваться возможность его воспроизведения на бумажном носителе с сохранением всех реквизитов в соответствии с правилами оформления бумажных документов.

1.6. Ответственность за содержание реквизитов и правильность оформления ЭД несет владелец ЭЦП, подписавший ЭД. Владельцем ЭЦП является заказчик, в соответствии с регламентом организации муниципального заказа, по участникам согласования - лица, утверждаемые руководителем соответствующего структурного подразделения.

1.7. Общие вопросы организации защиты информации и разбора конфликтных ситуаций при использовании ЭЦП регламентированы порядком.

1.8. При работе в информационной системе "Горзакупки" передается, хранится и обрабатывается как конфиденциальная, так и общедоступная информация. Конфиденциальная информация подлежит защите в соответствии с требованиями Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", иными нормативными правовыми актами, устанавливающими режим защиты, хранения и использования конфиденциальной информации. Для обеспечения целостности, достоверности и юридической значимости информации в системе используются средства ЭЦП.

Требования настоящего порядка не распространяются на порядок накопления, обработки, хранения и передачи ЭД, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

2. Виды документов, подписываемые ЭЦП:

- заявка на размещение муниципального заказа;

- конкурсная документация (документации об аукционе, в том числе об аукционе в электронной форме), запрос котировок с приложением проекта муниципального контракта;

- извещение о проведении торгов, запроса котировок;

- изменения, вносимые в конкурсную документацию (документации об аукционе, в том числе об аукционе в электронной форме);

- извещение об отмене торгов;

- извещение о проведении предварительного отбора.

При взаимодействии в системе обмена ЭД будут задействованы следующие участники:

Участники согласования:

- департамент по экономической политике;

- департамент финансов;

- правовое управление;

- управление связи и информатизации.

Участники размещения заказа:

- заказчики;

- кураторы;

- СП - структурные подразделения согласно регламенту организации муниципального заказа;

- МУ "ИЦ "АСУ-город".

3. Организация обмена данными в электронном виде при
размещении муниципального заказа.

3.1. Подача заявок на размещение муниципального заказа.

3.1.1. Своевременное формирование муниципального заказа обеспечивают заказчики. Состав пакета электронных документов, формируемых заказчиками и количество участников его согласования зависит от вида закупки.

В составе пакета ЭД заявка на размещение заказа, конкурсная документация (документация об аукционе, в том числе об аукционе в электронной форме), запрос котировок визируются ЭЦП. После визирования документов пакет регистрируется в системе со статусом "на согласовании".

3.1.2. Подача заявок заказчиками, для которых в соответствии с регламентом организации муниципального заказа определены кураторы, осуществляется в следующем порядке:

- заказчики через систему электронного документооборота направляют пакет ЭД, подписанный ЭЦП, куратору.

- куратор проверяет ЭД на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ и согласовывает, после чего пакет регистрируется в системе со статусом "на согласовании". Срок согласования три рабочих дня.

3.1.3. Подача заявок при размещении муниципального заказа для нужд заказчика - Администрации города, осуществляется в следующем порядке:

- СП через систему электронного документооборота направляет заявку и техническое задание, подписанное ЭЦП, в правовое управление для подготовки проекта муниципального контракта. Срок подготовки пять дней;

- правовое управление направляет подготовленный проект контракта в управление бюджетного учёта и отчётности на согласование. Срок согласования 2 рабочих дня. После согласования проект контракта поступает в правовое управление.

- правовое управление крепит к заявке и техническому заданию подготовленный контракт, подписанный ЭЦП, после чего пакет регистрируется в системе со статусом "на согласовании".

В данном случае пакет электронных документов согласовывается департаментом финансов и департаментом по экономической политике, управлением связи и информатизации, в случае, если размещение заказа относится к сфере информатизации и связи.

Порядок согласования аналогичен п. 3.2.

3.2. Согласование пакета документов.

Согласование пакета ЭД происходит одновременно всеми участниками согласования в информационной системе "Горзакупки".

В согласовании участвуют следующие подразделения:

- Департамент финансов (ДФ)	подтверждает согласование пакета документов в случае наличия бюджетных ассигнований в размере, требуемом для выполнения муниципального заказа
- Правовое управление (ПУ)	подтверждает согласование пакета документов в случае соответствия проекта муниципального контракта законодательству о размещении заказов и техническому заданию
- Управление связи и информатизации (УСИ)	подтверждает согласование пакета документов в случае, если размещение муниципального заказа относится к сфере информатизации и связи
- Департамент по экономической политике (ДЭП)	подтверждает согласование пакета документов, в случае соответствия технического задания, проекта муниципального контракта законодательству о размещении заказов, наличие согласований всех согласующих сторон

Срок проведения согласования ограничен и составляет 5 рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 14:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

После регистрации в системе пакета документов система автоматически оповещает посредством электронной почты всех участников процесса согласования о начале согласования. Каждому из участников предоставляется доступ к документам пакета в режиме "только чтение", вносить изменения в структуру и содержание согласуемых документов запрещается.

В процессе согласования каждый из участников рассматривает соответствующие ему пакета документов. Результатом рассмотрения документов является либо отметка о согласовании, либо замечания к составу, структуре или содержимому документов.

Система фиксирует дату и время создания замечаний, наименование участника, сделавшего замечание, описание замечания. Внесенное замечание сохраняется в системе в виде отдельного объекта, связанного с соответствующим документом. Система оповещает заказчиков о поступлении замечаний.

3.2.1. Срок устранения замечаний заказчиком ограничен и составляет пять рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 14:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). По истечению указанного срока в принятии заявки будет отказано. После устранения замечаний пакет документов передается на согласование повторно.

Устранение замечаний при размещении муниципального заказа для нужд муниципального заказчика - Администрации города, осуществляется в следующем порядке:

- замечания в части заявки и технического задания устраняет СП;

- замечания в части проекта муниципального контракта устраняет правовое управление.

3.2.2. Срок повторного согласования составляет 3 рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 14:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

Повторное согласование проводится в порядке, предусмотренном п. 3.2. настоящего порядка.

В случае возникновения у участников согласования спорных вопросов после повторного согласования по пакету документов департамент по экономической политике собирает совещание, куда приглашаются участники согласования, участники размещения муниципального заказа. Срок урегулирования разногласий два рабочих дня.

3.2.3. При возникновении у заказчика необходимости внесения изменений в пакет документов, заказчик формирует соответствующий пакет документов и направляет его на согласование в соответствии с п. 3.1. Срок согласования составляет три рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 14:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

3.2.3. Порядок формирования отчетов в информационной системе "Горзакупки".

Системой предусмотрено формирование следующих отчетов:

- количество поданных заказчиком заявок за определенный период времени, из них:

- согласовано;

- возвращено с замечаниями, с разбивкой по Заказчикам, либо по видам нарушений;

- количество нарушений сроков согласования за определенный период времени с разбивкой по участникам согласования.

3.3. Передача информации о размещении муниципального заказа в информационную систему "Горзакупки".

После согласования пакета документов всеми участниками согласования размещение информации на официальных Интернет-сайтах посредством информационной системы "Горзакупки" осуществляет департамент по экономической политике.

4. Порядок хранения и уничтожения пакетов ЭД, подписанных ЭЦП

4.1. Пакеты электронных документов, подписанные ЭЦП, хранятся в ИС "Горзакупки" в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях (по открытым торгам - 3 года, по запросу котировок - 1 год).

Вместе с пакетами ЭД хранятся сертификаты ключей пользователей, которыми были подписаны эти документы, а также соответствующие СКЗИ, позволяющие проверить целостность файлов и достоверность ЭЦП.

4.2. Пакеты ЭД, подписанные ЭЦП, установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены в установленном порядке.

ИС "Горзакупки" формирует перечень документов, подлежащих уничтожению. Перечень формируется в виде таблицы, в которой отражаются следующие параметры: наименование закупки, наименование заказчика, вид закупки, дата закупки, срок хранения, объем (количество листов).

4.3. Ответственность за хранение ЭД (создание резервных копий файлов и баз данных) несет муниципальное учреждение "ИЦ "АСУ-город". Резервное копирование осуществляется ежедневно, два раза в день.

5. Контроль за исполнением требований порядка

5.1. Исполнение функций по организации эксплуатации системы электронного документооборота с использованием ЭЦП при размещении муниципального заказа, а также по контролю за состоянием безопасности использования ЭЦП в информационных системах и сетях Администрации города возлагается на управление связи и информатизации.