Приложение 1. Положение о ведомственном архиве городского поселения Новоаганск

Приложение 1
к распоряжению администрации
городского поселения Новоаганск
от 13 мая 2011 г. N 101

Положение о ведомственном архиве городского поселения Новоаганск

1. Общие положения

1.1. Положение о ведомственном архиве городского поселения Новоаганск (далее - Архив) определяет организацию работы и компетенцию ответственного специалиста отдела организации деятельности администрации городского поселения за ведение архивного дела в целях реализации администрацией городского поселения полномочий по формированию архивных фондов городского поселения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.2. Архив создан в соответствии с законодательством Российской Федерации с целью эффективной организации архивного дела в администрации городского поселения.

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами, нормативными документами Федерального архивного агентства (Росархив), Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре", нормативными документами Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом поселения, решениями Совета депутатов городского поселения, постановлениями и распоряжениями администрации городского поселения, Положением об Архиве.

1.4. Архив в своей деятельности подотчетен заместителю главы городского поселения. Оперативное управление, координацию и контроль деятельности Архива осуществляет начальник отдела организации деятельности администрации городского поселения.

1.5. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации городского поселения, Советом депутатов городского поселения, подведомственными учреждениями. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений городского поселения.

1.6. Архив взаимодействует с архивным отделом администрации Нижневартовского района и Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в целях соблюдения на территории городского поселения федерального и окружного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.7. Архив имеет простую круглую печать для заверения: архивных справок, копий и выписок из документов; штампы.

2. Состав документов Архива

2.1. В Архив поступают:

2.1.1. Законченные делопроизводством администрации городского поселения и Совета депутатов городского поселения документы постоянного срока хранения, до передачи их на муниципальное хранение, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.1.2. Документы по личному составу учреждений-предшественников.

2.1.3. Документы по личному составу ликвидированных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении администрации городского поселения.

3. Цели и задачи Архива

3.1. Архив создан в целях:

3.1.1. Реализации вопроса местного значения по формированию архивных фондов поселения.

3.1.2. Удовлетворения прав граждан и организаций на получение архивной информации.

3.2. Основными задачами Архива являются:

3.2.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в Архиве.

3.2.3. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, на постоянное хранение в архивный отдел администрации Нижневартовского района в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.2.4. Выдача документов в установленном порядке из Архива, контроль за движением фондов и дел.

3.2.5. Осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве администрации городского поселения, Совета депутатов городского поселения и подведомственных учреждений.

4. Функции Архива

4.1. В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие основные функции:

4.1.1. Прием упорядоченных документов от структурных подразделений администрации городского поселения, Совета депутатов городского поселения, ликвидированных подведомственных учреждений - источников комплектования Архива.

4.1.2. Учет и обеспечение сохранности принятых в Архив документов.

4.1.3. Ведение книги учета поступления и выбытия документов.

4.1.4. Составление и представление на рассмотрение экспертной комиссии администрации городского поселения и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры годовых разделов описей дел постоянного хранения администрации городского поселения и по личному составу.

4.1.5. Подготовка актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов приема-передачи дел постоянного хранения в архивный отдел администрации Нижневартовского района.

4.1.6. Организация информационного обслуживания структурных подразделений администрации городского поселения, Совета депутатов городского поселения, подведомственных учреждений, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведение учета и анализа использования.

4.1.7. Представление, в установленном федеральным законодательством порядке, информации по архивным документам по запросам граждан и организаций.

4.1.8. Выдача в установленном порядке архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов.

4.1.9. Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации городского поселения, Совете депутатов городского поселения, подведомственных учреждениях.

4.1.10. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям администрации городского поселения, Совету депутатов городского поселения, подведомственным учреждениям в работе с документами.

4.1.11. Организация работы постоянной экспертной комиссии согласно Положению о ней.

4.1.12. Проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.

4.1.13. Организация работы по составлению номенклатуры дел администрации городского поселения.

4.1.14. Разработка муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.15. Выполнение других функций Архива в пределах представленных ему полномочий.

5. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

5.1. Представлять администрацию городского поселения по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации городского поселения, Совете депутатов городского поселения, подведомственных учреждениях.

5.3. Запрашивать от структурных подразделений администрации городского поселения, Совета депутатов городского поселения, подведомственных учреждений сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

5.4. Требовать от структурных подразделений администрации городского поселения, Совета депутатов городского поселения, подведомственных учреждений своевременной передачи в Архив документов в упорядоченном состоянии. В случае утраты документов, требовать их поиска или объяснительной записки об их отсутствии.

6. Организация работы и ответственность Архива

6.1. Специалист, ответственный за Архив, является работником администрации городского поселения, в должностной инструкции которого прописаны обязанности по ведению Архива.

6.2. Специалист, ответственный за Архив:

6.2.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

6.2.2. Отчитывается о работе Архива и о состоянии дел Архива перед главой городского поселения, заместителем главы городского поселения.

6.3. При смене специалиста, ответственного за Архив, производится прием-передача документов и оформляется актом приема-передачи документов.