Раздел 6. Порядок оформления отдельных видов документов

Раздел 6. Порядок оформления отдельных видов документов

6.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа администрации района в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, Законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Сургутского района и муниципальными правовыми актами района по вопросам, отнесённым к их полномочиям.

Порядок внесения проектов приказов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливается приказом руководителя соответствующего органа администрации района.

6.2. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо готовится, как ответ о выполнении поручений, как сопроводительное письмо, как ответ на запросы различных организаций и частных лиц, как инициативные письма.

6.2.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

6.2.2. Объем текста служебного документа (письма) не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема информация оформляется приложением к письму.

6.2.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

6.2.4. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем отраслевого органа администрации района.

6.2.5. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами в порядке, установленном настоящей Инструкции.

6.3. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки финансового характера подписываются главой района и (или) уполномоченным должностным лицом администрации района, а в органах администрации, являющихся юридическими лицами его руководителем и главным бухгалтером.

6.4. Протокол - документ на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, выступлений, собраний. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствующих (или отсылка к прилагаемому списку присутствующих);

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из раздела, соответствующих пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Примерная форма протокола представлена в приложении 6 к настоящей Инструкции.

6.5. Акт - документ, подтверждающий факты, события.

Реквизиты акта: наименование органа администрации района, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт состоит из двух частей:

- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;

- цели, задачи, суть проведённой работы.

Примерная форма акта представлена в приложении 7 к настоящей Инструкции.

6.6. Служебная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

6.7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию делятся на две группы:

- документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

6.8. Телефонограмма оформляется в соответствии с приложением 8 к настоящей Инструкции.

6.9. Положение - документ, устанавливающий статус, полномочия, функции, права, обязанности и ответственность органа администрации района.