Раздел VIII. Составление номенклатуры дел

Раздел VIII. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в деле, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

8.2. Номенклатура дел составляется каждым органом администрации района по форме согласно приложению 9 к Инструкции самостоятельно. После утверждения сводной номенклатуры дел органы администрации района получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе администрации района, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел, за предшествующие годы.

8.4. Утверждённая сводная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае существенных изменений в структуре и полномочиях администрации района. Если таких изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 01 января следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в опись дел постоянного хранения по году согласования.

8.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования органов администрации района.

8.6. В номенклатуру дел включаются все дела и документы, отражающие документированные участки работы администрации района. Не включаются печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.

8.7. Каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения органа администрации района и порядкового номера дела в пределах органа администрации района.

8.8. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления, распоряжения главы района;

- постановления, распоряжения администрации района;

- приказы отраслевых органов администрации района;

- протоколы заседаний коллегий, комиссий, документы к ним;

- планы;

- отчёты и другое.

8.9. Заголовок дела должен кратко и чётко формулировать род дела (переписка) или вид документа (постановление), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчёты), (переписка с коммерческими предприятиями) и т.п.

8.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел.