Приложение

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 12 сентября 2011 г. N 2628

Положение
об управлении общего обеспечения деятельности Администрации города

1. Общие положения

1.1. Управление общего обеспечения деятельности Администрации города (далее по тексту - управление) является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа город Сургут - Администрации города Сургута.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом муниципального образования городской округ город Сургут, иными муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.3. Управление не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности.

1.4. Местонахождение управления: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Сургут, улица Энгельса, 8.

1.5. Финансирование расходов на содержание управления осуществляется за счет средств бюджета города в пределах утвержденных ассигнований.

2. Цели управления

Управление создано в целях реализации организационного и документационного обеспечения деятельности Администрации города.

3. Функции управления

3.1. Готовит проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления.

3.2. Ежеквартально готовит проект плана работы Администрации города на основании предложений, представленных высшими должностными лицами Администрации города, структурными подразделениями Администрации города, проект распоряжения об утверждении плана работы Администрации города и осуществляет контроль за его выполнением.

3.3. Готовит проект повестки аппаратного совещания Администрации города и передает его на подпись высшему должностному лицу, курирующему деятельность управления.

3.4. Направляет участникам аппаратного совещания Администрации города повестку аппаратного совещания в электронном виде.

3.5. Ведет протокол аппаратного совещания Администрации города.

3.6. Осуществляет контроль за выполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах совещаний при высших должностных лицах Администрации города, если участниками совещания являются представители структурных подразделений Администрации города, общее руководство которыми осуществляется двумя и более высшими должностными лицами Администрации города.

3.7. Осуществляет посредством автоматизированной информационной системы "Кодекс: Документооборот" общий контроль:

3.7.1. За выполнением:

- муниципальных правовых актов;

- документов органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поступающих в Администрацию города с контрольными сроками исполнения;

- постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города;

- поручений Главы города;

- поручений высших должностных лиц Администрации города;

- протокольных поручений Думы города, депутатов Думы города;

- обращений депутатов, комиссий и комитетов Думы города;

- писем государственных органов;

- других писем и обращений.

3.7.2. За своевременным и полным рассмотрением обращений граждан. При необходимости разрабатывает и представляет предложения о принятии дополнительных мер по обеспечению их рассмотрения.

3.8. Вносит Главе города предложения о снятии с контроля и продлении сроков выполнения постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города.

3.9. Осуществляет подготовку ежемесячной информации о ходе выполнения распорядительных документов.

3.10. Готовит аналитический отчет Главе города по состоянию исполнения документов на 01 января и 01 июля текущего года.

3.11. Ежемесячно готовит информацию об исполнительской дисциплине.

3.12. Корректирует проекты постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города, высших должностных лиц Администрации города в соответствии с правилами и нормами русского языка с учетом функционально-стилистических особенностей официально-делового стиля и общих требований к оформлению муниципальных правовых актов и своевременно представляет их на подпись Главе города и заместителям главы Администрации города.

3.13. Осуществляет контроль за прохождением проектов муниципальных правовых актов и сроками их согласования.

3.14. Осуществляет регистрацию принятых муниципальных правовых актов, их размножение и рассылку.

3.15. Осуществляет предоставление муниципальных нормативных правовых актов в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры с целью включения муниципальных нормативных правовых актов в Региональный регистр нормативных правовых актов.

3.16. Осуществляет взаимодействие с прокуратурой города по вопросам предоставления проектов муниципальных нормативных правовых актов, копий муниципальных правовых актов.

3.17. Осуществляет запись и организует прием граждан по личным вопросам Главой города, высшими должностными лицами Администрации города совместно с помощниками соответствующих должностных лиц.

3.18. Осуществляет учет и регистрацию писем и обращений граждан в автоматизированной информационной системе "Кодекс: Документооборот".

3.19. Организует в течение рабочего дня внутренний прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений Администрации города и организаций города.

3.20. Анализирует обращения граждан, ежеквартально готовит информацию о количестве и характере обращений граждан Главе города, при необходимости готовит материал на их продление или снятие с контроля.

3.21. Осуществляет подготовку и проведение "прямой телефонной линии":

3.21.1. Ежемесячно составляет и представляет на утверждение высшему должностному лицу Администрации города, курирующему деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации города, график работы "прямой телефонной линии".

3.21.2. Ежемесячно передает утвержденный график для опубликования в управление информационной политики Администрации города.

3.21.3. Ежемесячно рассылает утвержденный график должностным лицам, принимающим участие в работе "прямой телефонной линии".

3.22. Регистрирует обращения, поступившие в Администрацию города через стационарные ящики "Ваше мнение", контролирует их исполнение.

3.23. Изучает наградные материалы и представляет их для рассмотрения на заседании комиссии по наградам при Главе города.

3.24. Оформляет необходимые документы о представлении к награждению наградами и почетными званиями Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Тюменской области, наградами полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе.

3.25. Оформляет городские награды: звание "Почетный гражданин города Сургута", знак "За заслуги перед городом Сургутом", Почетную грамоту Главы города, Благодарственное письмо Администрации города.

3.26. Организует оформление и вручение благодарственных писем высших должностных лиц Администрации города.

3.27. Организует подготовку документов о занесения организаций и жителей города на Доску Почета города Сургута.

3.28. Осуществляет организационное обеспечение деятельности комиссии по наградам при Главе города.

3.29. Осуществляет учет и контроль за вручением государственных наград Российской Федерации, своевременно отчитывается за вручение указанных наград в соответствующий уполномоченный орган.

3.30. Осуществляет учет награжденных, формирует базы данных о награждении граждан города.

3.31. Обрабатывает поступающие, отправляемые и внутренние документы, ведет их регистрацию, информационно-справочную работу по документам посредством автоматизированной информационной системы "Кодекс: Документооборот".

3.32. Организует своевременное рассмотрение и подготовку поступающих документов на рассмотрение Главе города и высшим должностным лицам Администрации города.

3.33. Разрабатывает номенклатуру дел Администрации города, согласовывает ее с архивным отделом Администрации города, передает на утверждение Главе города.

3.34. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, организует оперативное хранение документов и сдает их в архив в соответствии с установленным порядком.

3.35. Организует обеспечение Администрации города и ее структурных подразделений необходимыми бланками, визитными и другими карточками, телефонными справочниками, иной печатной типографской продукцией.

3.36. Организует компьютерное изготовление, копирование, оперативное размножение документов, разработку и изготовление бланков документов.

3.37. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Администрации города.

3.38. Организует подписку на газеты и журналы для Администрации и ее структурных подразделений.

3.39. Разрабатывает мероприятия (методические рекомендации, правила, положения и т.д.) по совершенствованию форм и методов работы с документами.

3.40. Проводит проверку состояния дел в структурных подразделениях Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию управления, согласно графику, утвержденному заместителем главы Администрации города, курирующим деятельность управления.

3.41. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы города и высших должностных лиц Администрации города.

3.42. Координирует деятельность приемных руководителей структурных подразделений Администрации города, разрабатывает методические рекомендации по организации их деятельности.

3.43. Организует документооборот между Главой города, Думой города, Контрольно-счетной палатой города, Администрацией города.

3.44. Организует процесс согласования в Администрац