Приложение. Порядок организации электронного документооборота при размещении муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки"

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 21 декабря 2011 г. N 3969

Порядок
организации электронного документооборота
при размещении муниципального заказа с использованием электронной
цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки"

С изменениями и дополнениями от:

10 сентября 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок организации электронного документооборота при размещении муниципального заказа с использованием электронной цифровой подписи в информационной системе "Горзакупки" (далее - порядок) определяет общие принципы организации информационного обмена электронными документами с электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) при согласовании пакетов конкурсной документации, документации об аукционе в электронной форме (далее - документация на проведение торгов), запросе котировок в информационной системе "Горзакупки".

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 10 сентября 2012 г. N 2634 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Понятия, используемые в настоящем порядке, употребляются в значениях, определенных постановлением Администрации города от 21.05.2012 N 3562 "Об утверждении регламента организации муниципального заказа в муниципальном образовании городской округ город Сургут" (далее - Регламент).

1.3. Электронные документы (далее ЭД), участвующие в документообороте в информационной системе "Горзакупки" должны быть подписаны ЭЦП в соответствии с настоящим порядком.

Перечень документов, подписываемых ЭЦП, приведен в разделе 2 настоящего порядка.

1.4. На рабочие места (персональные компьютеры) пользователей, участвующих в электронном документообороте, должны быть установлены сертифицированные средства криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), предназначенные для защиты ЭД и осуществления функции отображения ЭД в его оригинальном виде, а также процедуру подписи ЭД с помощью ЭЦП и проверки ЭЦП.

1.5. Все пользователи, имеющие право подписи в процессе создания и обмена ЭД, должны быть обеспечены ключами и сертификатами ЭЦП, позволяющими идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить авторство, подлинность и целостность ЭД, подписанного ЭЦП.

1.6. При работе с ЭД должна обеспечиваться возможность его воспроизведения на бумажном носителе с сохранением всех реквизитов в соответствии с правилами оформления бумажных документов.

1.7. Ответственность за содержание реквизитов и правильность оформления ЭД несет владелец ЭЦП, подписавший ЭД. Владельцем ЭЦП является заказчик, в соответствии с регламентом организации муниципального заказа, по участникам согласования - лица, утверждаемые руководителем соответствующего структурного подразделения.

1.8. Общие вопросы организации защиты информации и разбора конфликтных ситуаций при использовании ЭЦП регламентированы порядком.

1.9. При работе в информационной системе "Горзакупки" передается, хранится и обрабатывается как конфиденциальная, так и общедоступная информация. Конфиденциальная информация подлежит защите в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", иными нормативными правовыми актами, устанавливающими режим защиты, хранения и использования конфиденциальной информации. Для обеспечения целостности, достоверности и юридической значимости информации в системе используются средства ЭЦП.

Требования настоящего порядка не распространяются на порядок накопления, обработки, хранения и передачи ЭД, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

2. Виды документов, подписываемые ЭЦП

2.1. Документы, подписываемые ЭЦП руководителя заказчика:

- заявка на размещение муниципального заказа;

- документация на проведение торгов, запроса котировок с приложением проекта контракта;

- обоснование начальной (максимальной) цены контракта (цены лота);

- информация об установленных критериях оценки заявок на участие в конкурсе в соответствии с абзацем 3 п. 5.1 раздела 5 порядка;

- извещение о проведении торгов, запроса котировок;

- изменения, вносимые в документацию на проведение торгов;

- извещение об отмене торгов;

- извещение о проведении предварительного отбора.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 10 сентября 2012 г. N 2634 пункт 2.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Проекты контрактов, подготовленные правовым управлением Администрации города (далее - ПУ) для СП подписываются ЭЦП специалистов либо начальников соответствующих отделов ПУ.

3. Участники, задействованные в системе обмена ЭД

3.1. При взаимодействии в системе обмена ЭД задействованы участники согласования и участники размещения заказа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 10 сентября 2012 г. N 2634 в пункт 3.1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.1. Участники согласования - структурные подразделения Администрации города, осуществляющие согласование пакета документов для размещения муниципального заказа в соответствии с п. 4.2.1 раздела 4 порядка.

К участникам согласования относятся:

- департамент по экономической политике Администрации города (далее - ДЭП);

- департамент финансов Администрации города (далее - ДФ);

- ПУ, в части согласования проектов контрактов, подготовленных структурными подразделениями Администрации города со статусом юридического лица;

- управление связи и информатизации (далее - УСиИ).

Для заказчиков, подведомственных куратору, осуществляется дополнительное согласование куратором в соответствии с п. 4.1.2 настоящего порядка.

Для СП осуществляется дополнительное согласование управлением бюджетного учета и отчетности Администрации города (далее - УБУиО) в соответствии с разделом 5 настоящего порядка.

3.1.2. Участники размещения заказа - структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения, участвующие в процессе обмена ЭД.

К участникам размещения заказа относятся:

- заказчики;

- кураторы, в части совместных торгов для подведомственных заказчиков;

- ПУ, в части проектов контрактов, подготовленных для СП;

- СП;

- МКУ "КМЦ", в части проектов контрактов, подготовленных для муниципальных учреждений;

- Муниципальное казенное учреждение "ИЦ "АСУ-город" (далее - МКУ "ИЦ "АСУ-город".

4. Организация обмена данными в электронном виде при
размещении муниципального заказа

4.1. Подача заявок на размещение муниципального заказа.

4.1.1. Своевременное формирование муниципального заказа в соответствии с планом-графиком проведения закупок обеспечивают заказчики. Состав пакета электронных документов, формируемых заказчиками, и количество участников его согласования зависит от вида закупки и статуса заказчика.

В составе пакета ЭД заявка на размещение заказа, документация на проведение торгов, запроса котировок, проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта визируются ЭЦП. После визирования документов пакет регистрируется в системе со статусом "на согласовании".

4.1.2. Подача заявок заказчиками, для которых в соответствии с Регламентом определены кураторы, осуществляется в следующем порядке:

- заказчики через систему электронного документооборота направляют пакет ЭД, подписанный ЭЦП, куратору.

- куратор проверяет ЭД на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ и согласовывает, после чего пакет регистрируется в системе со статусом "на согласовании". Срок согласования пять рабочих дней.

4.2. Согласование пакета документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 10 сентября 2012 г. N 2634 в пункт 4.2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.1. Согласование пакета ЭД происходит одновременно всеми участниками согласования (за исключением кураторов) в информационной системе "Горзакупки".

В согласовании участвуют следующие участники:

- ДФ	подтверждает согласование пакета документов в случае наличия бюджетных ассигнований в размере, требуемом для выполнения муниципального заказа
- ПУ	подтверждает согласование пакета документов в случае соответствия проекта контракта законодательству о размещении заказов и техническому заданию в части контрактов, подготовленных структурными подразделениями Администрации города со статусом юридического лица
- УСиИ	подтверждает согласование пакета документов в случае, если размещение муниципального заказа относится к сфере информатизации и связи
- ДЭП	подтверждает согласование пакета документов, в случае соответствия технического задания, проекта контракта, обоснования начальной (максимальной) цены контракта (цены лота) законодательству о размещении заказов, наличие согласований всех согласующих сторон

Срок проведения согласования ограничен и составляет пять рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

После регистрации в системе пакета документов система автоматически оповещает посредством электронной почты всех участников процесса согласования о начале согласования. Каждому из участников предоставляется доступ к документам пакета в режиме "только чтение", вносить изменения в структуру и содержание согласуемых документов запрещается.

В процессе согласования каждый из участников рассматривает соответствующие ему документы. Результатом рассмотрения документов является либо отметка о согласовании, либо замечания к составу, структуре или содержимому документов.

Система фиксирует дату и время создания замечаний, наименование участника, сделавшего замечание, описание замечания. Внесенное замечание сохраняется в системе в виде отдельного объекта, связанного с соответствующим документом. Система оповещает заказчиков о поступлении замечаний.

4.2.2. Срок устранения замечаний заказчиком ограничен и составляет пять рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). После устранения замечаний пакет документов передается на согласование повторно.

4.2.3. Срок повторного согласования составляет три рабочих дня, а для куратора - пять рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

В случае нарушения срока устранения замечаний, предусмотренного п. 4.2.2 раздела 4 настоящего порядка срок для повторного согласования составляет пять рабочих дней.

4.2.4. В случае возникновения у участников согласования спорных вопросов после повторного согласования по пакету документов ДЭП собирает совещание, куда приглашаются участники согласования, участники размещения муниципального заказа. Срок урегулирования разногласий два рабочих дня.

4.2.5. При возникновении у заказчика необходимости внесения изменений в пакет документов, заказчик формирует соответствующий пакет документов и направляет его на согласование в соответствии с п. 4.2.1. Срок согласования составляет три рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 10 сентября 2012 г. N 2634 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Организация обмена данными в электронном виде при размещении
муниципального заказа для муниципального заказчика - Администрации города

5.1. При размещении муниципального заказа для нужд муниципального заказчика - Администрации города СП направляют в СЭД пакет документов (заявку на размещение муниципального заказа, техническое задание, обоснование начальной (максимальной) цены контракта) для согласования.

При проведении открытого конкурса кроме документов, указанных в абзаце втором настоящего пункта, СП направляют информацию, подписанную руководителем, об установленных критериях оценки заявок на участие в конкурсе, их содержании и значимости в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10.09.2009 N 722 "Об утверждении Правил оценки заявок на участие в конкурсе на право заключить государственный или муниципальный контракт (гражданско-правовой договор бюджетного учреждения) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд заказчиков".

5.2. После регистрации в системе пакета документов система автоматически оповещает посредством электронной почты всех участников процесса согласования о начале согласования. Каждому из участников предоставляется доступ к документам пакета в режиме "только чтение", вносить изменения в структуру и содержание согласуемых документов запрещается.

В процессе согласования каждый из участников рассматривает соответствующие ему документы. Результатом рассмотрения документов является либо отметка о согласовании, либо замечания к составу, структуре или содержимому документов.

Система фиксирует дату и время создания замечаний, наименование участника, сделавшего замечание, описание замечания.

5.3. ДФ, ДЭП, УСиИ, в случае, если предмет размещения муниципального заказа относится к сфере информатизации и связи, УБУиО одновременно согласовывают пакет документов. Срок согласования ограничен и составляет пять рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе со следующего рабочего дня).

5.4. При наличии замечаний пакет документов поступает в СП для устранения замечаний. Срок их устранения ограничен и составляет пять рабочих дней.

5.5. После устранения замечаний пакет документов поступает в ДФ, ДЭП, УСиИ, в случае, если предмет размещения муниципального заказа относится к сфере информатизации и связи, УБУиО для повторного согласования. Срок повторного согласования составляет три рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе со следующего рабочего дня).

5.6. Согласованный пакет документов направляется в ПУ для подготовки проекта контракта. Срок подготовки - пять рабочих дней.

5.7. При наличии у специалистов ПУ замечаний к пакету документов, он поступает в СП для устранения замечаний. Срок их устранения ограничен и составляет пять рабочих дней.

5.8. После устранения СП замечаний, подготовленных ПУ, согласование осуществляется в соответствии с п.5.1 - 5.3 настоящего порядка.

5.9. После подготовки проекта контракта пакет документов, включая проект контракта, поступает в ДЭП и УБУиО для согласования. Срок согласования - три рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе со следующего рабочего дня).

5.10. При наличии замечаний к проекту контракта их устранение осуществляется специалистами ПУ в течение трех рабочих дней.

При наличии замечаний к пакету документов, за исключением проекта контракта, пакет документов поступает в ПУ, после чего ПУ направляет его в СП для устранения замечаний. Срок их устранения ограничен и составляет пять рабочих дней.

5.11. В случае поступления пакета документов в СП в соответствии с абзацем вторым п.5.10 настоящего порядка согласование осуществляется в соответствии с п.5.1 - 5.3 настоящего порядка, при этом срок подготовки контракта ПУ ограничен и составляет три рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе со следующего рабочего дня).

5.12. В случае нарушения срока устранения замечаний, срок для согласования составляет пять рабочих дней (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе со следующего рабочего дня).

5.13. В случае возникновения у участников согласования спорных вопросов после повторного согласования по пакету документов ДЭП собирает совещание, куда приглашаются участники согласования, участники размещения муниципального заказа. Срок урегулирования разногласий два рабочих дня.

5.14. При возникновении у заказчика необходимости внесения изменений в пакет документов, заказчик формирует соответствующий пакет документов и направляет его на согласование в соответствии с настоящим порядком. Срок согласования составляет три рабочих дня (в случае, если заявка поступила не позднее 12:00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня).

6. Передача информации о размещении муниципального заказа
в информационную систему "Горзакупки"

6.1. После согласования пакета документов всеми участниками согласования размещение информации на официальных сайтах посредством информационной системы "Горзакупки" осуществляет департамент по экономической политике.

7. Формирования отчетов в информационной системе "Горзакупки"

7.1. Системой предусмотрено формирование отчетов, включающих количество поданных заказчиком заявок за определенный период времени, по статусам:

- согласовано;

- возвращено с замечаниями, с разбивкой по заказчикам, либо по видам нарушений;

- количество нарушений сроков согласования за определенный период времени с разбивкой по участникам согласования.

8. Порядок хранения и уничтожения пакетов ЭД, подписанных ЭЦП

8.1. Пакеты электронных документов, подписанные ЭЦП, хранятся в ИС "Горзакупки" в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях (по открытым торгам - 3 года, по запросу котировок - 3 года).

Вместе с пакетами ЭД хранятся сертификаты ключей пользователей, которыми были подписаны эти документы, а также соответствующие СКЗИ, позволяющие проверить целостность файлов и достоверность ЭЦП.

8.2. Пакеты ЭД, подписанные ЭЦП, установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены в установленном порядке.

ИС "Горзакупки" формирует перечень документов, подлежащих уничтожению. Перечень формируется в виде таблицы, в которой отражаются следующие параметры: наименование закупки, наименование заказчика, вид закупки, дата закупки, срок хранения, объем (количество листов).

8.3. Ответственность за хранение ЭД (создание резервных копий файлов и баз данных) несет МКУ "ИЦ "АСУ-город". Резервное копирование осуществляется ежедневно, два раза в день.

9. Организация и контроль эксплуатации системы ЭД

9.1. Исполнение функций по организации эксплуатации системы электронного документооборота с использованием ЭЦП при размещении муниципального заказа, а также по контролю за состоянием безопасности использования ЭЦП в информационных системах и сетях Администрации города возлагается на УСиИ.